人社局檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策

陳倩倩

摘?要：人社局開(kāi)展工作會(huì)產(chǎn)生海量數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)緊密聯(lián)系著社會(huì)穩(wěn)定運(yùn)行，所以需要有效管理這些數(shù)據(jù)檔案。目前人社檔案管理中心個(gè)人檔案管理中還有一些問(wèn)題存在著，這會(huì)阻礙各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，從而應(yīng)該解決其中存在的問(wèn)題，加強(qiáng)檔案管理，因此人社檔案管理中心能夠提供更加高效、便捷的服務(wù)，以此促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。本文主要分析鎮(zhèn)江市人社檔案管理中心檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出加強(qiáng)檔案管理的對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：人社局;檔案管理;信息化

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271??【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A?【文章編號(hào)】1674-3733（2020）18-0288-01

檔案主要是記錄人們的行為，功能主要是記錄和總結(jié)。檔案管理工作會(huì)對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生影響，尤其是在人社檔案管理中心，其管理工作順利、高效開(kāi)展能夠在很大程度上推動(dòng)現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)發(fā)展。然而，隨著社會(huì)不斷發(fā)展，鎮(zhèn)江市人社檔案管理中心檔案管理工作出現(xiàn)了一些問(wèn)題，針對(duì)這樣的情況，需要重視并有效開(kāi)展檔案管理中心管理檔案的工作。

1?檔案管理工作現(xiàn)存問(wèn)題

1.1?法律文件意識(shí)需要加強(qiáng)

目前在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中還存在不規(guī)范等問(wèn)題，這一問(wèn)題出現(xiàn)的主要原因是檔案管理中心管理人員對(duì)法律文件掌握度不夠，所采用的管理手段需要逐步完善。

1.2?檔案信息查找困難

人社檔案管理中心檔案管理中，其中就業(yè)檔案是由代理檔案和失業(yè)檔案組成，存在著檔案管理不夠規(guī)范，從而會(huì)出現(xiàn)信息錄入錯(cuò)誤，出現(xiàn)張冠李戴的情況。在對(duì)相應(yīng)信息進(jìn)行查檔時(shí)，需根據(jù)姓名及身份證號(hào)碼來(lái)查找，而一些資料中人員姓名或身份證存在錯(cuò)誤，因此難以查找到這一信息。

1.3?管理信息不同步

目前檔案管理中心在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，沒(méi)有有效使用現(xiàn)代化技術(shù)，這會(huì)對(duì)部門(mén)間信息傳達(dá)產(chǎn)生影響，從而難以實(shí)現(xiàn)同步效果。這主要是因?yàn)闄n案管理中心沒(méi)有掌握和使用現(xiàn)代化管理技術(shù)，管理資金投入不足，缺少資金的支持，檔案管理工作很難提升質(zhì)量和效率[1]。由于檔案管理中心檔案管理工作不具備較高信息化程度，還存在著不具備統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題，研發(fā)的軟件不具備良好通用性，這增加了系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)的難度，經(jīng)常出現(xiàn)信息交互不同步情況，設(shè)置會(huì)在調(diào)取檔案時(shí)產(chǎn)生信息錯(cuò)誤情況，將阻礙調(diào)檔工作順利開(kāi)展。

1.4?各部門(mén)不協(xié)調(diào)

目前檔案管理中心內(nèi)部沒(méi)有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，部門(mén)間未加強(qiáng)聯(lián)系，從而很難實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案管理出現(xiàn)嚴(yán)重的比例失調(diào)問(wèn)題。還存在著就業(yè)管理檔案數(shù)量在總檔案數(shù)量占比超過(guò)50%，沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度和方式等問(wèn)題，需要進(jìn)一步加強(qiáng)其資源共享效果。

2?加強(qiáng)檔案管理工作的對(duì)策

2.1?提升檔案管理人員工作能力

檔案管理中心領(lǐng)導(dǎo)需要重視檔案管理工作，有效管理檔案處理工作，實(shí)時(shí)監(jiān)督和檢查這一工作，從而使管理人員在無(wú)形中更重視檔案管理工作。在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)相關(guān)人員也需要端正態(tài)度，準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，以此提升相關(guān)人員的檔案處理能力[2]。相關(guān)人員應(yīng)該提升自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，檔案管理中心需要在管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)上定期培訓(xùn)相關(guān)從業(yè)者，使其更加積極的參與到工作中去。

2.2?完善構(gòu)建檔案管理制度

檔案管理中心開(kāi)展檔案管理工作應(yīng)具備完善管理制度，對(duì)閱檔、借檔和調(diào)檔等內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范。在閱檔方面，管理人員需要按照查閱人的要求，進(jìn)行一定指導(dǎo)，協(xié)助其查找，并征求借閱人意見(jiàn)，以此不斷改進(jìn)工作。在需要外借的情況下，需要有領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，借閱人應(yīng)具備相應(yīng)手續(xù)，并保障檔案完好無(wú)損，不應(yīng)出現(xiàn)涂改、增刪、和圈注等情況，如果有出現(xiàn)不符合規(guī)定情況，則可以按照管理辦法來(lái)處理涉事人員。外部人員在借閱時(shí)需要持有介紹信和身份證，并需要本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。在沒(méi)有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的允許下不應(yīng)翻拍和復(fù)制檔案。不經(jīng)過(guò)管理人員同意，借閱人員不應(yīng)擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。借檔需要進(jìn)行借閱登記，并辦理相關(guān)手續(xù)，退還時(shí)需要仔細(xì)檢查，并辦理規(guī)劃手續(xù)。

2.3?加強(qiáng)檔案管理信息化

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，能夠大幅提升管理人員工作效率。因此相關(guān)責(zé)任人需要更加重視信息化，在檔案管理信息化設(shè)備方面投入充足的資金。檔案管理中心開(kāi)展檔案管理工作中應(yīng)用信息化設(shè)備能夠更加方便的儲(chǔ)存檔案資料，并且將檔案資源檢索速度提高。此外，檔案管理中心為規(guī)范化開(kāi)展檔案信息化管理，需完善信息化管理制度，確保檔案管理工作根據(jù)信息化制度規(guī)范進(jìn)行，防止發(fā)生不必要風(fēng)險(xiǎn)[3]。并培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)信息化管理人才，確保檔案管理信息化人才與實(shí)際需要符合。

2.4?應(yīng)用電子信息設(shè)備

管理中應(yīng)用電子信息化設(shè)備能夠提升工作效率，例如掃描儀、電子檔案等，能夠方便查檔，不需要取檔查，可將工作強(qiáng)度降低，并實(shí)現(xiàn)部門(mén)間的信息交互，防止信息出現(xiàn)錯(cuò)誤而產(chǎn)生不良后果，使管理工作更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，。此外也可構(gòu)建和應(yīng)用信息平臺(tái)系統(tǒng)，防止出現(xiàn)檔案信息損壞和丟失等問(wèn)題，將安全管理工作做好。

2.5?有效控制檔案監(jiān)管質(zhì)量

檔案管理中心開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)重視檔案管理的監(jiān)管工作，以此貫徹落實(shí)檔案管理中心信息化檔案監(jiān)察工作，以此加強(qiáng)制度化與提升信息服務(wù)水平，確保監(jiān)察協(xié)管員順利落實(shí)工作。此外，需要注重檔案管理庫(kù)房的防高溫、防鼠、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防盜、防光和防火等內(nèi)容。檔案庫(kù)房附近不應(yīng)放置易燃易爆物品和容易造成空氣污染的物品，不適合設(shè)置在地下或是頂層;庫(kù)房須設(shè)有防盜門(mén)窗，在條件允許情況下，可配備電子監(jiān)控設(shè)備;庫(kù)房?jī)?nèi)需要配掛防光窗簾，防止陽(yáng)光直射，使用白熾燈，防止日光燈紫外線(xiàn)破壞紙張;庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備去濕機(jī)、空調(diào)設(shè)備、吸潮劑、使庫(kù)房溫度和濕度達(dá)到平衡;配備吸塵器，以及時(shí)吸取灰塵;庫(kù)房周邊嚴(yán)禁出現(xiàn)明火，構(gòu)建防火制度，配備消防滅火設(shè)備;檔案柜上放置防蟲(chóng)和防霉藥品，防止其損害檔案，并定期進(jìn)行檢查。

2.6?重視檔案管理統(tǒng)一規(guī)劃

檔案管理中心為實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理目標(biāo)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際來(lái)統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一制定管理方案，強(qiáng)化各部門(mén)間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，合理布局檔案資源系統(tǒng)。對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行有效宣傳工作，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)重視信息化管理目標(biāo)的落實(shí)和實(shí)現(xiàn)，從而需要有效開(kāi)展管理統(tǒng)一規(guī)劃工作。

結(jié)束語(yǔ)

檔案管理中心檔案管理工作具有一定復(fù)雜性，因此開(kāi)展過(guò)程中還有一些問(wèn)題存在著，為了將管理工作的質(zhì)量和效率提升，應(yīng)該解決這些問(wèn)題。此外不斷提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)以及專(zhuān)業(yè)水平，工作人員也需要提升創(chuàng)新意識(shí)，以此創(chuàng)新管理方式，從而提升檔案管理工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]賈學(xué)燕.人社局檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策[J].神州，2019，（11）：289.

[2]符鈴珠.淺析人事檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題及解決對(duì)策[J].卷宗，2018，（5）：74.

[3]王彩玲.檔案局檔案管理工作的研究與探討[J].企業(yè)文化（中旬刊），2017，（5）：182.