大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案社會(huì)化服務(wù)策略研究

付煜

摘 要? 大數(shù)據(jù)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與生產(chǎn)生活聯(lián)系更為緊密，高校檔案也不例外，在推進(jìn)高校檔案社會(huì)化服務(wù)過(guò)程中也應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展，通過(guò)信息技術(shù)與高校檔案管理有效融合，提升高校檔案社會(huì)化服務(wù)水平。但當(dāng)前高校檔案社會(huì)化服務(wù)還存在館藏信息過(guò)于單一、缺少專(zhuān)業(yè)人才等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，因此有必要轉(zhuǎn)變高校檔案管理思路，加大高校檔案館藏信息收集范圍，加大對(duì)高校檔案館藏開(kāi)發(fā)力度，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)高校檔案信息化人才。

關(guān)鍵詞? 大數(shù)據(jù) 高校檔案 社會(huì)化服務(wù) 應(yīng)對(duì)策略

中圖分類(lèi)號(hào) G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2019-11-29

Abstract In the era of big data， network information technology is more closely connected with production and life， and college archives are no exception. In the process of promoting university archives social service， universities should actively adapt to the development of big data era， and improve their archives social service level through the effective integration of information technology and archives management. However， there are still some problems in the current social service of university archives， such as too single collection information and lack of professional talents. Therefore， it is necessary to change the thinking of university archives management， enlarge the collection range of university archives information， strengthen the development of archives collection in colleges and universities and cultivate professional talents of university archives information.

Keyword big data; university archives; social service; countermeasures

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校檔案社會(huì)化服務(wù)提出了更高的要求，高校檔案作為高校成長(zhǎng)和發(fā)展的客觀見(jiàn)證，是國(guó)家檔案資源的重要組成部分，是研究高校發(fā)展歷程的重要參考。大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建高校檔案社會(huì)化服務(wù)平臺(tái)，完善高校檔案社會(huì)化服務(wù)制度，提升高校檔案社會(huì)化服務(wù)水平，更好地滿足大眾需求。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案社會(huì)化服務(wù)現(xiàn)狀

1.何為高校檔案社會(huì)化服務(wù)。高校檔案社會(huì)化服務(wù)是指運(yùn)用信息技術(shù)手段將高校檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，以提升其經(jīng)濟(jì)效益和文化效益。高校作為檔案資源的重要產(chǎn)出地，很多科研成果都可以成為檔案信息資源。而這些檔案資源如果加以合理利用就可以成為推動(dòng)科技進(jìn)步、豐富百姓文化生活的重要資源。但由于高校檔案具有其特殊性，很多檔案資料都屬于保密性質(zhì)，因此在高校檔案社會(huì)化服務(wù)方面需要對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)于能公開(kāi)的信息盡量向社會(huì)公開(kāi)，為社會(huì)公眾提供服務(wù)，滿足公眾的檔案信息需求[1]63。在信息文明推動(dòng)之下，公民的信息獲取意識(shí)不斷增強(qiáng)，信息獲取手段更為便捷，對(duì)各類(lèi)信息的需求量都很大，有必要推進(jìn)高校檔案社會(huì)化服務(wù)。

2.大數(shù)據(jù)對(duì)高校檔案社會(huì)化服務(wù)的影響。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，拓展了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用范圍。一方面，為高校檔案管理工作提供了新的技術(shù)手段，提升了管理工作效率，讓高校檔案管理工作變得更為便捷。另一方面，也對(duì)高校檔案管理部門(mén)提出更高要求，與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，在信息技術(shù)推動(dòng)下，越來(lái)越多的電子檔案成為高校檔案館藏的主要資源，但電子檔案形式多樣、數(shù)量龐大，這就加劇了高校檔案管理工作的難度。特別是在供給和需求互動(dòng)方面，為了更好地滿足社會(huì)公眾的檔案信息需求，需要高校檔案社會(huì)化服務(wù)不斷提升水平和業(yè)務(wù)能力。

首先，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平提出了更高要求。電子檔案對(duì)檔案專(zhuān)職工作人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力要求較高。

其次，用戶對(duì)高校檔案社會(huì)化服務(wù)需求更為多元化。傳統(tǒng)的高校檔案社會(huì)服務(wù)主要集中在資料查閱和檔案閱覽方面，但隨著人們對(duì)信息資源需求意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，社會(huì)大眾對(duì)高校檔案信息資源需求也越來(lái)越多元化。與傳統(tǒng)檔案資源用戶相比，大數(shù)據(jù)時(shí)代的用戶更注重互動(dòng)性、開(kāi)放性，需要高校檔案管理部門(mén)與用戶之間建立更為多元化的聯(lián)系，了解當(dāng)前用戶的個(gè)性化需求。

再次，大數(shù)據(jù)為高校檔案資源的整合和分類(lèi)提供了更為便利化的條件。由于高校檔案管理與大數(shù)據(jù)融合的時(shí)間還相對(duì)較短，加之人員素質(zhì)參差不齊，這些因素在一定程度上影響了高校檔案資源管理和服務(wù)效率的提升。因此，高校有必要重視大數(shù)據(jù)的重要作用，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)和手段，對(duì)檔案資源進(jìn)行分類(lèi)、整合，提高檔案管理的效率。

二、高校檔案社會(huì)化服務(wù)自身存在的突出問(wèn)題

1.檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化水平欠缺。當(dāng)前，很多檔案管理人員仍然停留在傳統(tǒng)的檔案工作思維之中，檔案管理工作主要從歸檔和整理兩個(gè)方面入手，缺少檔案社會(huì)化服務(wù)和資源共享意識(shí)。由于高校檔案管理主要針對(duì)校內(nèi)人員，工作人員服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)形式較為單一;加之，高校主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不足，對(duì)檔案管理工作人員缺乏嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求，導(dǎo)致高校檔案專(zhuān)業(yè)化建設(shè)進(jìn)展緩慢。同時(shí)，由于部分高校檔案管理工作人員對(duì)大數(shù)據(jù)還存在一定的疑慮，認(rèn)為將所有的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化，通過(guò)大數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存和分析，一旦遭到黑客攻擊可能全部泄密，這也在一定程度上影響了高校檔案信息化建設(shè)的步伐。此外，高校對(duì)于檔案社會(huì)化服務(wù)宣傳不夠，公眾對(duì)高校檔案社會(huì)化服務(wù)內(nèi)容的了解甚少。

2.高校檔案社會(huì)化服務(wù)整體水平不高。首先，高校檔案社會(huì)化服務(wù)思路亟待改變。高校檔案社會(huì)化服務(wù)建設(shè)思路還需進(jìn)一步明確，部分高校在檔案社會(huì)化服務(wù)建設(shè)過(guò)程中只注重硬件設(shè)施建設(shè)，如為檔案部門(mén)購(gòu)置新式電腦、打印機(jī)和數(shù)字掃描設(shè)備等，但對(duì)于軟件開(kāi)發(fā)和人員隊(duì)伍建設(shè)重視程度不足，導(dǎo)致部分新設(shè)備沒(méi)有人能夠操作和應(yīng)用，很多服務(wù)項(xiàng)目難以開(kāi)展，這在一定程度上造成了資源浪費(fèi)，同時(shí)也不利于高校檔案社會(huì)化服務(wù)水平提升。其次，高校檔案社會(huì)化服務(wù)方法落后。由于檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化水平不高，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，很多社會(huì)人員到高校進(jìn)行相關(guān)檔案查詢，并沒(méi)有得到熱情的接待和周到的服務(wù)，在服務(wù)過(guò)程中更多是以窗口查詢和簡(jiǎn)單閱覽為主，服務(wù)項(xiàng)目和內(nèi)容較少。再次，高校檔案社會(huì)化服務(wù)渠道單一。高校檔案很多都是最前沿的信息技術(shù)，對(duì)推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展能夠起到重要作用，特別是企業(yè)在創(chuàng)新過(guò)程中需要與高?？蒲性核献?，而高校科研院所很多成果都會(huì)保存在高校檔案館之中，企業(yè)工作人員不得不到高校檔案館對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行查詢，但當(dāng)前高校檔案館社會(huì)化服務(wù)，主要提供的是檔案查詢和閱覽，對(duì)于最新的前沿信息技術(shù)考慮到泄密或竊取專(zhuān)利等影響，一般都需要高?？蒲性核庵蟛艜?huì)對(duì)外公開(kāi)，這不僅增大了企業(yè)信息查詢的復(fù)雜程度，同時(shí)也耽誤了寶貴時(shí)間。還有部分高校并沒(méi)有在高校網(wǎng)站開(kāi)辟專(zhuān)門(mén)窗口為社會(huì)公眾服務(wù)，也沒(méi)有構(gòu)建起高校檔案服務(wù)系統(tǒng)，社會(huì)公眾要想獲得檔案信息資源，還是需要到高校檔案館進(jìn)行人工查詢。最后，高校檔案社會(huì)化服務(wù)制度體系還不夠完善。大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案社會(huì)化服務(wù)面臨更大的挑戰(zhàn)，現(xiàn)階段部分高校檔案社會(huì)化服務(wù)并未充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的助力作用，其中一個(gè)主要的影響因素就是高校原有的檔案管理制度建設(shè)落后，與大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案社會(huì)化服務(wù)目標(biāo)存在一定的差距。同時(shí)，部分社會(huì)化服務(wù)工作內(nèi)容缺少制度支撐，導(dǎo)致工作人員在高校檔案社會(huì)化服務(wù)過(guò)程中畏首畏尾，也在一定程度上影響了服務(wù)質(zhì)量。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案社會(huì)化服務(wù)的應(yīng)對(duì)策略

高校檔案社會(huì)化服務(wù)應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代要求，充分利用大數(shù)據(jù)提供的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建高校檔案社會(huì)化服務(wù)體系，推動(dòng)高校檔案信息化現(xiàn)代化建設(shè)，更好地服務(wù)社會(huì)公眾。在具體落實(shí)過(guò)程中，一要轉(zhuǎn)變高校檔案社會(huì)化服務(wù)思路，重視專(zhuān)業(yè)人才建設(shè);二要?jiǎng)?chuàng)新高校檔案社會(huì)化服務(wù)方法，不斷拓展高校檔案社會(huì)化服務(wù)渠道;三要完善高校檔案社會(huì)化管理制度。

1.明確高校檔案社會(huì)化服務(wù)思路，重視專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。大數(shù)據(jù)時(shí)代需要高校檔案將傳統(tǒng)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，而在轉(zhuǎn)變過(guò)程中既需要政策支持，也需要資金投入。特別是在資金有限的情況下，如何實(shí)現(xiàn)高校檔案社會(huì)化服務(wù)水平提升是必須考慮的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，這就需要高校檔案社會(huì)化服務(wù)主體轉(zhuǎn)變思路，從高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)實(shí)際出發(fā)，結(jié)合高校檔案資源的現(xiàn)實(shí)情況制定短期計(jì)劃和長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。例如，可以先將教學(xué)檔案、科研檔案、學(xué)生檔案、學(xué)籍檔案等利用率比較高的資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，在此基礎(chǔ)之上圍繞社會(huì)公眾需求建立更為系統(tǒng)的檔案信息資源開(kāi)發(fā)系統(tǒng)，并向社會(huì)公眾開(kāi)放、滿足社會(huì)公眾需求。針對(duì)當(dāng)前高校檔案管理者學(xué)歷層次相對(duì)較低，能力水平參差不齊的問(wèn)題，需加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理者的系統(tǒng)培訓(xùn)，實(shí)施嚴(yán)格的考核制度，進(jìn)行競(jìng)聘上崗，將能力水平較高的派到一線服務(wù)崗位，讓水平一般的從事高校檔案的后勤管理工作。并給予一線服務(wù)崗位更多的福利待遇，更好地激發(fā)一線服務(wù)崗位工作人員的工作積極性。同時(shí)，也要從外部引進(jìn)高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才，不斷充實(shí)高校檔案專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍，更好地為社會(huì)公眾服務(wù)。

2.改進(jìn)高校檔案社會(huì)化服務(wù)方法。高校檔案內(nèi)涵豐富，既有教學(xué)科研內(nèi)容，也有科研單位的科研成果，是高校在成長(zhǎng)過(guò)程中形成的各類(lèi)信息和知識(shí)的綜合。特別是高校的科研檔案、出版物檔案、教學(xué)檔案，承載著一系列的科學(xué)文化成果，這些檔案對(duì)于科研和教學(xué)都具有重要的參考價(jià)值。因此應(yīng)該對(duì)這些檔案進(jìn)行系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，特別是要加強(qiáng)與企業(yè)合作，充分利用高校檔案信息資源優(yōu)勢(shì)，在保障知識(shí)版權(quán)和信息安全的基礎(chǔ)之上，將部分檔案資源進(jìn)行開(kāi)放，讓企業(yè)了解到當(dāng)前最前沿的科研動(dòng)態(tài)，也可以在校園官方網(wǎng)站建立連接，將具有代表性的檔案內(nèi)容進(jìn)行展覽[2]95。也可以邀請(qǐng)其他社會(huì)組織和企業(yè)到檔案管理部門(mén)進(jìn)行參觀，讓社會(huì)大眾對(duì)高校檔案社會(huì)化服務(wù)有所了解，同時(shí)也要拓展高校檔案社會(huì)化服務(wù)外延，不斷創(chuàng)新高校檔案社會(huì)化服務(wù)方法。

3.拓展高校檔案社會(huì)化服務(wù)渠道。高校檔案社會(huì)化服務(wù)渠道還相對(duì)單一，主要是由于高校檔案對(duì)于大數(shù)據(jù)利用還不夠具體，還沒(méi)有與新興媒體進(jìn)行緊密結(jié)合。傳統(tǒng)高校檔案社會(huì)化服務(wù)需要面對(duì)面進(jìn)行，甚至部分高校還需要提前預(yù)約，這也在一定程度上造成了服務(wù)渠道單一。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，智能手機(jī)越來(lái)越普及，各類(lèi)社交媒體和社交軟件成為人們進(jìn)行信息接收和交流的重要工具;在大數(shù)據(jù)時(shí)代，公民的檔案意識(shí)也在不斷增強(qiáng)，對(duì)高校檔案社會(huì)化服務(wù)提出了更高要求。因此，高校檔案管理部門(mén)應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，需要加強(qiáng)與新興媒體聯(lián)系，可以通過(guò)開(kāi)設(shè)微信公眾號(hào)、微博賬號(hào)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等多種方式主動(dòng)宣傳高校檔案，改變高校檔案在民眾中的形象。同時(shí)，在宣傳內(nèi)容上也要與時(shí)俱進(jìn)，聚焦社會(huì)熱點(diǎn)話題，推送公眾關(guān)心的內(nèi)容，將社會(huì)公眾的注意力吸引過(guò)來(lái)，主動(dòng)參與高校檔案社會(huì)化服務(wù)體系建設(shè)。

4.完善高校檔案社會(huì)化管理制度。按照國(guó)家檔案局最新制定的《歸檔文件整理規(guī)則》，完善高校檔案管理工作機(jī)制，同時(shí)對(duì)于高校檔案社會(huì)化服務(wù)管理制度進(jìn)行系統(tǒng)梳理，對(duì)于不符合高校檔案社會(huì)化服務(wù)的管理制度，要及時(shí)進(jìn)行廢除和修訂。針對(duì)在高校檔案社會(huì)化服務(wù)過(guò)程中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新矛盾，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上形成相應(yīng)的制度機(jī)制，為今后工作開(kāi)展提供依據(jù)。

總之，高校檔案管理部門(mén)要主動(dòng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的各種變化，將高校檔案社會(huì)化服務(wù)看作是一個(gè)整體，明確高校檔案社會(huì)化服務(wù)體系各部分責(zé)任，對(duì)服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)定位和服務(wù)形式進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)高校檔案信息資源進(jìn)行有效整合和開(kāi)發(fā)，提升高校檔案信息資源利用效率，更好地滿足社會(huì)大眾對(duì)高校檔案資源的需求。

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