網(wǎng)絡(luò)辦公下檔案工作的開展研究

單冰轍

摘 要：本文從做好調(diào)查研究、發(fā)現(xiàn)問題;針對(duì)矛盾，做出部署;圍繞重點(diǎn)、精心組織;發(fā)現(xiàn)短板、突破瓶頸四個(gè)方面論述了網(wǎng)絡(luò)辦公下檔案工作應(yīng)對(duì)舉措。

關(guān)鍵詞：檔案工作;應(yīng)對(duì);網(wǎng)絡(luò)辦公

習(xí)近平總書記指出：“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！?020年初，復(fù)工復(fù)產(chǎn)有序開展，檔案工作者也更加勇于擔(dān)當(dāng)、主動(dòng)作為，積極提供檔案信息資源為生產(chǎn)服務(wù)。

筆者所在的以勘測(cè)設(shè)計(jì)為主營(yíng)業(yè)務(wù)的企業(yè)，把如下方面作為檔案工作的切入點(diǎn)，在網(wǎng)絡(luò)辦公下國(guó)家檔案局、各級(jí)地方部門的部署，圍繞本單位的重點(diǎn)目標(biāo)，統(tǒng)籌落實(shí)，做好檔案管理和利用的相關(guān)工作，取得了卓有成效的成績(jī)。

1 主動(dòng)出擊、做好調(diào)研

在特殊時(shí)期，檔案工作為配合居家辦公、遠(yuǎn)程辦公的開展，檔案人員通過網(wǎng)絡(luò)、電話、微信、郵件等通訊方式，對(duì)單位內(nèi)部各部門，各項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)、業(yè)主單位開展調(diào)研，一線復(fù)工復(fù)產(chǎn)中對(duì)檔案工作的新需求，從而有針對(duì)性的制定解決方案。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)急需解決的問題，主要集中于：

1）員工居家辦公，檔案信息網(wǎng)上查詢、瀏覽、下載業(yè)務(wù)量激增，檔案工作人員應(yīng)接不暇。

2）本單位的產(chǎn)品發(fā)放工作職能由檔案室負(fù)責(zé)辦理，即把設(shè)計(jì)人員完成的圖紙、文件加蓋刻制有單位各項(xiàng)資質(zhì)的印章后，打包郵寄到各個(gè)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，在特殊期間此項(xiàng)工作受到很大影響，不能保證產(chǎn)品及時(shí)印制、發(fā)送、取件。

3）檔案現(xiàn)場(chǎng)辦公存在人員聚集的風(fēng)險(xiǎn)，由于檔案辦公區(qū)域有限，前來(lái)辦理歸檔、借閱、瀏覽、復(fù)制等的業(yè)務(wù)的需求者很難保持安全距離。

4）實(shí)體檔案利用困難，一些業(yè)務(wù)如招投標(biāo)工作，需要提供榮譽(yù)實(shí)物檔案原件、合同原件等;車輛年檢、報(bào)廢等手續(xù)的辦理也需要從檔案室提取設(shè)備檔案原件，由于實(shí)行的彈性工作時(shí)間和百分之五十工作人員到崗的現(xiàn)狀給這些實(shí)物檔案的利用造成了一定的影響。

5）產(chǎn)品不能及時(shí)歸檔。檔案工作者可以從單位的生產(chǎn)管理系統(tǒng)里提取產(chǎn)品的電子版本，但是紙質(zhì)版本需要生產(chǎn)人員預(yù)立卷后向檔案部門歸檔。

2 針對(duì)問題，做出部署

針對(duì)上述問題，檔案工作人員快速反應(yīng)、積極應(yīng)對(duì)。

在產(chǎn)品發(fā)行職能方面，檔案工作人員堅(jiān)持每天提前與相關(guān)設(shè)計(jì)部門、出版部門、EMS快遞收件人員溝通聯(lián)系，了解出版產(chǎn)品的數(shù)量及發(fā)行的特殊需求，確保每天印制的產(chǎn)品及時(shí)加蓋印章，裝箱郵寄。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，有的設(shè)代現(xiàn)場(chǎng)如文登項(xiàng)目，每周只有一天可以提取快遞，發(fā)行人員把此項(xiàng)目所有的產(chǎn)品集中于一天郵寄。豐寧項(xiàng)目部將產(chǎn)品集中自帶，為了避免幾十箱產(chǎn)品到項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)不易清點(diǎn)的弊端，發(fā)行人員細(xì)致認(rèn)真的在每箱產(chǎn)品的外包裝上標(biāo)識(shí)清楚批次、箱數(shù)、產(chǎn)品數(shù)量等信息。為了避免更多的人員接觸，一些自營(yíng)產(chǎn)品和原由項(xiàng)目部自行郵寄的產(chǎn)品、收發(fā)室負(fù)責(zé)郵寄的其他資料，檔案室也主動(dòng)承擔(dān)過來(lái)，統(tǒng)一與EMS工作人員交接。2020年第一季度共發(fā)行產(chǎn)品圖紙62168張，報(bào)告2450冊(cè)，其他文件千余份。

關(guān)鍵時(shí)期應(yīng)盡可能減少人員流動(dòng)和檔案的實(shí)體流動(dòng)，檔案管理人員充分利用電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，開展檔案的遠(yuǎn)程歸檔及利用。對(duì)于不能進(jìn)行及時(shí)歸檔的紙質(zhì)產(chǎn)品，先在信息系統(tǒng)中采集電子版本歸檔登記，待條件允許時(shí)，再提請(qǐng)相關(guān)人員補(bǔ)充歸檔紙質(zhì)文件。在檔案利用方面，倡導(dǎo)遠(yuǎn)程查檔。檔案人員將遠(yuǎn)程查詢的步驟、方式發(fā)布在院秘書群里，要求傳達(dá)至每一名員工。對(duì)于員工提出的遠(yuǎn)程瀏覽、查詢需求，及時(shí)給與電子版本的提供.在此期間負(fù)責(zé)檔案歸檔及利用的檔案工作人員人均處理網(wǎng)上咨詢2千余次，為居家辦公提供了方便。

在檔案人力資源配置方面，由于部分員工離開本市，面對(duì)激增的業(yè)務(wù)量和特殊的辦公要求，檔案人員盡量克服困難。采用A、B角色輪流制上崗，上崗期間嚴(yán)格按照要求做好各項(xiàng)相關(guān)安全防護(hù)工作，確保業(yè)務(wù)的正常辦理，檔案工作職能的正常履行。

3 圍繞重點(diǎn)、精心組織

在此期間，恰逢單位職稱評(píng)定這項(xiàng)重點(diǎn)工作急需開展，參加各級(jí)職稱評(píng)定的人員大約有百余人，每一位都需要上檔案室查檔、復(fù)制。為了避免大量人員集中辦理歸檔、查詢、調(diào)檔、借閱、利用檔案的現(xiàn)象，檔案人員有序組織有需求的相關(guān)人員進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約辦理，采用定時(shí)、定點(diǎn)分散辦公的方法，既保證了人員的安全，又完成業(yè)務(wù)的辦理，確保職稱評(píng)定工作的順利開展。

除此以外，在部門領(lǐng)導(dǎo)的部署和檔案室全體員工的共同努力下，檔案工作職能中的其他業(yè)務(wù)如科技文獻(xiàn)的管理;圖書期刊、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的采購(gòu)、發(fā)放;檔案辦公區(qū)域及檔案庫(kù)房的安全管理、消殺防菌處理;借出、歸還檔案的紫外線消毒工作;待銷產(chǎn)品的處理;涉密產(chǎn)品的申購(gòu)業(yè)務(wù);綜合管理體系的文件修訂工作均有條不紊地順利進(jìn)行。

4 發(fā)現(xiàn)短板、突破瓶頸

在網(wǎng)絡(luò)辦公的特殊情況下，檔案工作者經(jīng)歷了挑戰(zhàn)也發(fā)現(xiàn)了檔案工作的新機(jī)遇，對(duì)于突破檔案管理的瓶頸有了新的思路。下一步要把工作重點(diǎn)集中于打通電子檔案管理系統(tǒng)的堵點(diǎn)，使檔案辦公系統(tǒng)與單位生產(chǎn)管理系統(tǒng)無(wú)縫連接。針對(duì)復(fù)工復(fù)產(chǎn)期間，檔案信息檢索和文件材料歸檔業(yè)務(wù)的激增，在線人數(shù)、業(yè)務(wù)復(fù)雜程度高于平時(shí)的狀況，聯(lián)合信息中心工作人員做好電子檔案管理系統(tǒng)的超前運(yùn)維，確保檔案系統(tǒng)有效利用。并充分利用電子檔案管理系統(tǒng)的主動(dòng)推送功能，向檔案利用者推送最新的檔案信息。針對(duì)檔案利用的重點(diǎn)，將頻繁使用的檔案信息形成專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，編輯成檔案編研材料，供利用者查詢，以提高檔案信息資源檢索的速度和精準(zhǔn)度。

近年來(lái)，隨著本單位檔案信息化、數(shù)字化取得長(zhǎng)足的進(jìn)展，存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化普及率逐年提高。檔案資料的遠(yuǎn)程歸檔和檔案信息資源的查詢利用成為可能。這只是檔案信息化、數(shù)字化高效的初步展示，其更大的作用將在以后的工作中逐步彰顯。

參考文獻(xiàn)

[1]趙昀.網(wǎng)絡(luò)信息化在檔案管理中的作用分析[J].中外企業(yè)家，2016（21）：197，199.