探究檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

林潔元

摘 要：目前，檔案管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位工作中很重要的環(huán)節(jié)，對(duì)于維持單位人事調(diào)動(dòng)和管理的科學(xué)性具有至關(guān)重要的意義。由于目前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，所以對(duì)于檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是符合時(shí)代發(fā)展潮流和提高檔案管理效率的明智之舉。鑒于此，本文將主要圍繞檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)為中心展開論述，并結(jié)合實(shí)際情況給出一些合理化的建議。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化管理系統(tǒng);設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)依托于數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，必須對(duì)于其中的檢索系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)以及統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)化的設(shè)計(jì)，并規(guī)范檔案數(shù)字化掃描加工服務(wù)流程，使得檔案管理工作能夠高效有序的開展，對(duì)此應(yīng)該引起有關(guān)研究人員的高度重視。

1 檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)概念闡述

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是借助計(jì)算機(jī)的運(yùn)算和儲(chǔ)存功能將文字檔案進(jìn)行數(shù)字化的加工處理，繼而進(jìn)行安全存儲(chǔ)的計(jì)算機(jī)軟件，其主要分為三大部分即檢索系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)以及統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)。在日常的檔案數(shù)字化管理過程中，主要由專業(yè)的管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入和歸檔，在需要進(jìn)行查閱檔案時(shí)，應(yīng)該通過檢索系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)鍵字詞的輸入，從而查找相應(yīng)的檔案。業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)主要分為文檔管理和檔案信息發(fā)布管理兩部分，負(fù)責(zé)將電子檔案進(jìn)行存放和借閱，是檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的核心組成部分。統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)對(duì)于存儲(chǔ)的檔案進(jìn)行后臺(tái)分析和處理，在固定時(shí)間段內(nèi)制作出相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)變化圖，供檔案數(shù)字化管理分析使用。

2 建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的意義分析

由于傳統(tǒng)的檔案管理過程主要通過紙質(zhì)檔案進(jìn)行人工管理，存在工作量較大和工作效率較低的問題，已經(jīng)被檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)逐漸取代。由于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)對(duì)于檔案的錄入保存和調(diào)取均是通過計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行的，只需要在計(jì)算機(jī)上操作，較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查閱具有方便快捷高效的特點(diǎn)。另一方面，檔案數(shù)字化管理能夠避免由于保存較長(zhǎng)時(shí)間而產(chǎn)生檔案損壞的現(xiàn)象，具有可靠性的特點(diǎn)。同時(shí)，對(duì)于檔案的安全性保存只需要通過建立相應(yīng)的安全防火墻進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)防護(hù)即可實(shí)現(xiàn)，無需進(jìn)行相應(yīng)的額外保護(hù)措施，極大的簡(jiǎn)化了檔案保護(hù)工作的流程，提高了檔案保護(hù)的效率，對(duì)于檔案管理工作的不斷發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。

3 檔案數(shù)字化掃描加工服務(wù)流程說明

在對(duì)于紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化的過程中，應(yīng)該進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描加工服務(wù)流程，從而有效地將文字進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存和管理。其數(shù)字化掃描加工服務(wù)流程具體為，首先應(yīng)該將檔案目錄導(dǎo)入到檔案數(shù)字化加工軟件中，之后應(yīng)該通過該軟件進(jìn)行數(shù)字化處理，并生成計(jì)算機(jī)磁盤樹形文件目錄結(jié)構(gòu)，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行最后一步的掃描檔案處理，并應(yīng)該以黑白掃描方式為主，從而保證掃描加工流程的科學(xué)有效，使文字檔案能夠順利的轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行儲(chǔ)存。

4 檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)的策略分析

4.1 檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中檢索系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

為了使檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠進(jìn)行高效的檔案查閱，應(yīng)該對(duì)于檢索系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)化的設(shè)計(jì)。對(duì)此，主要應(yīng)該對(duì)于檢索系統(tǒng)的檢索全面性和檢索速度進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析，從而進(jìn)行軟件組織的架構(gòu)。同時(shí)應(yīng)該建立健全檢索系統(tǒng)軟件組織構(gòu)建的基本流程和規(guī)范，根據(jù)相應(yīng)的預(yù)期功能進(jìn)行語言的編寫，確保檢索系統(tǒng)的基本功能能夠得到相應(yīng)的實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的高效有序。

例如，針對(duì)檢索系統(tǒng)檢索速度的設(shè)計(jì)方面，首先應(yīng)該對(duì)于基本的檢索速度進(jìn)行預(yù)設(shè)，如在0.3秒的時(shí)間內(nèi)完成對(duì)相應(yīng)檔案的檢索并呈現(xiàn)在檢索界面上，據(jù)此進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。首先應(yīng)該選用運(yùn)算速度較快的芯片進(jìn)行安裝，如英特爾系列的芯片，從而使檢索速度得到硬件上的保證。同時(shí)應(yīng)該對(duì)于檢索系統(tǒng)檢索的方式進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，如應(yīng)該將檢索系統(tǒng)的臨時(shí)檢索數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在oracle數(shù)據(jù)表中，在檢索時(shí)直接使用java程序進(jìn)行數(shù)據(jù)的讀取，這樣能夠優(yōu)化傳統(tǒng)樹形索引結(jié)構(gòu)的搜索時(shí)間，有助于提高檢索的速度。同時(shí)還應(yīng)該進(jìn)行同義詞邏輯搜索的智能語言設(shè)計(jì)如OCR檢索語言，從而保證檢索系統(tǒng)的智能性，使得在部分關(guān)鍵詞輸入錯(cuò)誤的時(shí)候也能夠?qū)τ跈n案進(jìn)行正確的檢索，保證檢索系統(tǒng)具有一定的容錯(cuò)率。

4.2 檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)作為檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中的核心組成部分，對(duì)于維持系統(tǒng)正常的運(yùn)轉(zhuǎn)具有至關(guān)重要的作用。業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)主要分為文檔管理系統(tǒng)和檔案信息發(fā)布兩大部分，前者負(fù)責(zé)檔案的入檔、儲(chǔ)存、管理和共享，后者負(fù)責(zé)檔案的借閱和協(xié)查。對(duì)此，應(yīng)該建立健全業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的軟件架構(gòu)，簡(jiǎn)化處理流程，提高業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，采取先進(jìn)的計(jì)算機(jī)語言進(jìn)行程序的編寫，從而使得業(yè)務(wù)管理兩大系統(tǒng)能夠維持正常高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。

例如，在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的文檔管理系統(tǒng)的組織架構(gòu)方面，應(yīng)該對(duì)于不同類型的檔案進(jìn)行不同儲(chǔ)存區(qū)域的歸檔管理，如對(duì)于單位檔案和部門檔案以及人事檔案應(yīng)該進(jìn)行不同磁盤的儲(chǔ)存，通過將業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)信息接入口與各個(gè)磁盤之間分別進(jìn)行數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)的關(guān)聯(lián)，從而建立相應(yīng)的專門數(shù)據(jù)儲(chǔ)存通道，通過人工判斷實(shí)現(xiàn)對(duì)于不同類型檔案的歸檔處理，便于檔案的科學(xué)儲(chǔ)存。在檔案信息發(fā)布系統(tǒng)的程序編寫方面，首先應(yīng)該對(duì)于現(xiàn)行文件、人事檔案、新聞公告、編研信息和影像檔案進(jìn)行分類管理，根據(jù)具體的借閱要求開展借閱工作。對(duì)此，應(yīng)該設(shè)計(jì)相應(yīng)的C語言數(shù)據(jù)運(yùn)算結(jié)構(gòu)如float數(shù)據(jù)類型進(jìn)行借閱合理性的判斷，從而開放借閱入口，保證檔案借閱管理的科學(xué)性。

4.3 檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)能夠?qū)τ跈n案數(shù)字化管理的內(nèi)部檔案進(jìn)行綜合性分析，并在固定時(shí)間段內(nèi)通過繪圖的方式呈現(xiàn)分析結(jié)果，對(duì)于用戶和管理者更好地理解檔案數(shù)據(jù)具有至關(guān)重要的作用。對(duì)此應(yīng)該將統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)進(jìn)行后臺(tái)的鑲嵌設(shè)計(jì)，給予其更高的處理權(quán)限，能夠從各個(gè)檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存磁盤區(qū)域進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)一分析，從而方便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與管理。

例如，在統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)的程序編寫時(shí)，為了反映出各個(gè)磁盤數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的實(shí)時(shí)狀況，應(yīng)該使用OA接口模塊，進(jìn)行數(shù)據(jù)的調(diào)取與分析。在查閱統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果方面，應(yīng)該對(duì)于查閱檔案統(tǒng)計(jì)分析圖的權(quán)限進(jìn)行規(guī)范，并設(shè)置專門的登錄界面，通過不同系統(tǒng)登錄端進(jìn)行檔案分析結(jié)果的查閱。對(duì)此應(yīng)該設(shè)定不同的登錄賬號(hào)，分別給予具有檔案管理權(quán)限的工作部門，并由其自主設(shè)定登錄密碼，且必須由數(shù)字、字母以及特殊符號(hào)三種不同的字符組成，從而保證登錄的安全性。在另一方面，對(duì)于登錄檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)該進(jìn)行特定的管理，指定某一區(qū)域內(nèi)的具有管理員權(quán)限的計(jì)算機(jī)為檔案管理計(jì)算機(jī)，自己從而保證登錄設(shè)備的安全性，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的安全性得到有效提高。

5 總結(jié)

綜上所述，為了解決目前檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，更好地促進(jìn)檔案的數(shù)字化管理。對(duì)此，應(yīng)該規(guī)范檔案數(shù)字化掃描加工服務(wù)流程，對(duì)于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中的檢索系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)以及統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)的設(shè)計(jì)，以保證日常檔案數(shù)字化管理工作的正常開展，促進(jìn)檔案管理業(yè)務(wù)的高效進(jìn)行。

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