林潔元
摘 要:目前,檔案管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位工作中很重要的環(huán)節(jié),對于維持單位人事調(diào)動和管理的科學(xué)性具有至關(guān)重要的意義。由于目前計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速,所以對于檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是符合時代發(fā)展潮流和提高檔案管理效率的明智之舉。鑒于此,本文將主要圍繞檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)為中心展開論述,并結(jié)合實際情況給出一些合理化的建議。
關(guān)鍵詞:檔案;數(shù)字化管理系統(tǒng);設(shè)計與實現(xiàn)
檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)依托于數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計,必須對于其中的檢索系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)以及統(tǒng)計分析系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)化的設(shè)計,并規(guī)范檔案數(shù)字化掃描加工服務(wù)流程,使得檔案管理工作能夠高效有序的開展,對此應(yīng)該引起有關(guān)研究人員的高度重視。
1 檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)概念闡述
檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是借助計算機(jī)的運(yùn)算和儲存功能將文字檔案進(jìn)行數(shù)字化的加工處理,繼而進(jìn)行安全存儲的計算機(jī)軟件,其主要分為三大部分即檢索系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)以及統(tǒng)計分析系統(tǒng)。在日常的檔案數(shù)字化管理過程中,主要由專業(yè)的管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入和歸檔,在需要進(jìn)行查閱檔案時,應(yīng)該通過檢索系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)鍵字詞的輸入,從而查找相應(yīng)的檔案。業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)主要分為文檔管理和檔案信息發(fā)布管理兩部分,負(fù)責(zé)將電子檔案進(jìn)行存放和借閱,是檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的核心組成部分。統(tǒng)計分析系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)對于存儲的檔案進(jìn)行后臺分析和處理,在固定時間段內(nèi)制作出相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)變化圖,供檔案數(shù)字化管理分析使用。
2 建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的意義分析
由于傳統(tǒng)的檔案管理過程主要通過紙質(zhì)檔案進(jìn)行人工管理,存在工作量較大和工作效率較低的問題,已經(jīng)被檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)逐漸取代。由于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)對于檔案的錄入保存和調(diào)取均是通過計算機(jī)軟件進(jìn)行的,只需要在計算機(jī)上操作,較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查閱具有方便快捷高效的特點。另一方面,檔案數(shù)字化管理能夠避免由于保存較長時間而產(chǎn)生檔案損壞的現(xiàn)象,具有可靠性的特點。同時,對于檔案的安全性保存只需要通過建立相應(yīng)的安全防火墻進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)防護(hù)即可實現(xiàn),無需進(jìn)行相應(yīng)的額外保護(hù)措施,極大的簡化了檔案保護(hù)工作的流程,提高了檔案保護(hù)的效率,對于檔案管理工作的不斷發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。
3 檔案數(shù)字化掃描加工服務(wù)流程說明
在對于紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化的過程中,應(yīng)該進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描加工服務(wù)流程,從而有效地將文字進(jìn)行數(shù)字化儲存和管理。其數(shù)字化掃描加工服務(wù)流程具體為,首先應(yīng)該將檔案目錄導(dǎo)入到檔案數(shù)字化加工軟件中,之后應(yīng)該通過該軟件進(jìn)行數(shù)字化處理,并生成計算機(jī)磁盤樹形文件目錄結(jié)構(gòu),在此基礎(chǔ)上,進(jìn)行最后一步的掃描檔案處理,并應(yīng)該以黑白掃描方式為主,從而保證掃描加工流程的科學(xué)有效,使文字檔案能夠順利的轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行儲存。
4 檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)的策略分析
4.1 檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中檢索系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)
為了使檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠進(jìn)行高效的檔案查閱,應(yīng)該對于檢索系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)化的設(shè)計。對此,主要應(yīng)該對于檢索系統(tǒng)的檢索全面性和檢索速度進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析,從而進(jìn)行軟件組織的架構(gòu)。同時應(yīng)該建立健全檢索系統(tǒng)軟件組織構(gòu)建的基本流程和規(guī)范,根據(jù)相應(yīng)的預(yù)期功能進(jìn)行語言的編寫,確保檢索系統(tǒng)的基本功能能夠得到相應(yīng)的實現(xiàn),促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的高效有序。
例如,針對檢索系統(tǒng)檢索速度的設(shè)計方面,首先應(yīng)該對于基本的檢索速度進(jìn)行預(yù)設(shè),如在0.3秒的時間內(nèi)完成對相應(yīng)檔案的檢索并呈現(xiàn)在檢索界面上,據(jù)此進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計。首先應(yīng)該選用運(yùn)算速度較快的芯片進(jìn)行安裝,如英特爾系列的芯片,從而使檢索速度得到硬件上的保證。同時應(yīng)該對于檢索系統(tǒng)檢索的方式進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計,如應(yīng)該將檢索系統(tǒng)的臨時檢索數(shù)據(jù)儲存在oracle數(shù)據(jù)表中,在檢索時直接使用java程序進(jìn)行數(shù)據(jù)的讀取,這樣能夠優(yōu)化傳統(tǒng)樹形索引結(jié)構(gòu)的搜索時間,有助于提高檢索的速度。同時還應(yīng)該進(jìn)行同義詞邏輯搜索的智能語言設(shè)計如OCR檢索語言,從而保證檢索系統(tǒng)的智能性,使得在部分關(guān)鍵詞輸入錯誤的時候也能夠?qū)τ跈n案進(jìn)行正確的檢索,保證檢索系統(tǒng)具有一定的容錯率。
4.2 檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)
業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)作為檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中的核心組成部分,對于維持系統(tǒng)正常的運(yùn)轉(zhuǎn)具有至關(guān)重要的作用。業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)主要分為文檔管理系統(tǒng)和檔案信息發(fā)布兩大部分,前者負(fù)責(zé)檔案的入檔、儲存、管理和共享,后者負(fù)責(zé)檔案的借閱和協(xié)查。對此,應(yīng)該建立健全業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的軟件架構(gòu),簡化處理流程,提高業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)速度,采取先進(jìn)的計算機(jī)語言進(jìn)行程序的編寫,從而使得業(yè)務(wù)管理兩大系統(tǒng)能夠維持正常高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。
例如,在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的文檔管理系統(tǒng)的組織架構(gòu)方面,應(yīng)該對于不同類型的檔案進(jìn)行不同儲存區(qū)域的歸檔管理,如對于單位檔案和部門檔案以及人事檔案應(yīng)該進(jìn)行不同磁盤的儲存,通過將業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)信息接入口與各個磁盤之間分別進(jìn)行數(shù)據(jù)節(jié)點的關(guān)聯(lián),從而建立相應(yīng)的專門數(shù)據(jù)儲存通道,通過人工判斷實現(xiàn)對于不同類型檔案的歸檔處理,便于檔案的科學(xué)儲存。在檔案信息發(fā)布系統(tǒng)的程序編寫方面,首先應(yīng)該對于現(xiàn)行文件、人事檔案、新聞公告、編研信息和影像檔案進(jìn)行分類管理,根據(jù)具體的借閱要求開展借閱工作。對此,應(yīng)該設(shè)計相應(yīng)的C語言數(shù)據(jù)運(yùn)算結(jié)構(gòu)如float數(shù)據(jù)類型進(jìn)行借閱合理性的判斷,從而開放借閱入口,保證檔案借閱管理的科學(xué)性。
4.3 檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中統(tǒng)計分析系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)
統(tǒng)計分析系統(tǒng)能夠?qū)τ跈n案數(shù)字化管理的內(nèi)部檔案進(jìn)行綜合性分析,并在固定時間段內(nèi)通過繪圖的方式呈現(xiàn)分析結(jié)果,對于用戶和管理者更好地理解檔案數(shù)據(jù)具有至關(guān)重要的作用。對此應(yīng)該將統(tǒng)計分析系統(tǒng)進(jìn)行后臺的鑲嵌設(shè)計,給予其更高的處理權(quán)限,能夠從各個檔案數(shù)據(jù)儲存磁盤區(qū)域進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)一分析,從而方便進(jìn)行統(tǒng)計與管理。
例如,在統(tǒng)計分析系統(tǒng)的程序編寫時,為了反映出各個磁盤數(shù)據(jù)儲存的實時狀況,應(yīng)該使用OA接口模塊,進(jìn)行數(shù)據(jù)的調(diào)取與分析。在查閱統(tǒng)計分析結(jié)果方面,應(yīng)該對于查閱檔案統(tǒng)計分析圖的權(quán)限進(jìn)行規(guī)范,并設(shè)置專門的登錄界面,通過不同系統(tǒng)登錄端進(jìn)行檔案分析結(jié)果的查閱。對此應(yīng)該設(shè)定不同的登錄賬號,分別給予具有檔案管理權(quán)限的工作部門,并由其自主設(shè)定登錄密碼,且必須由數(shù)字、字母以及特殊符號三種不同的字符組成,從而保證登錄的安全性。在另一方面,對于登錄檔案管理系統(tǒng)的計算機(jī)應(yīng)該進(jìn)行特定的管理,指定某一區(qū)域內(nèi)的具有管理員權(quán)限的計算機(jī)為檔案管理計算機(jī),自己從而保證登錄設(shè)備的安全性,促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的安全性得到有效提高。
5 總結(jié)
綜上所述,為了解決目前檔案管理過程中出現(xiàn)的問題,更好地促進(jìn)檔案的數(shù)字化管理。對此,應(yīng)該規(guī)范檔案數(shù)字化掃描加工服務(wù)流程,對于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中的檢索系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)以及統(tǒng)計分析系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)的設(shè)計,以保證日常檔案數(shù)字化管理工作的正常開展,促進(jìn)檔案管理業(yè)務(wù)的高效進(jìn)行。
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