辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔探討

宋光軍

摘 要：辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的落實(shí)，可以為行政管理決策提供依據(jù)。本文以辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔特點(diǎn)為切入點(diǎn)，具體分析了辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔現(xiàn)狀及其優(yōu)化思路，旨在整體提高辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作水平和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書(shū)檔案;收集與歸檔

文書(shū)檔案是企事業(yè)單位、行政機(jī)關(guān)等在行政管理活動(dòng)中形成的以文字為主要載體的處理事務(wù)的，具有保存價(jià)值的憑證性材料。文書(shū)檔案收集與歸檔工作作為文書(shū)檔案管理工作中的基礎(chǔ)部分，要想真正意義上發(fā)揮文書(shū)檔案管理既有效能，關(guān)鍵在于做好文書(shū)檔案收集與歸檔工作，即文書(shū)檔案收集的完整性、真實(shí)性;歸檔的規(guī)范性、及時(shí)性。鑒于此，本文通過(guò)分析辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔特點(diǎn)，進(jìn)一步探討辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔現(xiàn)狀及優(yōu)化思路具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)踐價(jià)值。

1 辦公室檔案收集與歸檔工作主要特點(diǎn)概述

1）管理性和服務(wù)性。辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔客體主要以企事業(yè)單位、行政機(jī)關(guān)等組織的文書(shū)資料為主，是社會(huì)各行各業(yè)規(guī)范的、科學(xué)管理產(chǎn)物，本身也是管理內(nèi)容的重要組成部分，決定了辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作具有管理性特征。另外，文書(shū)檔案收集與歸檔工作，相比其他類(lèi)型的工作，本身具有較強(qiáng)的服務(wù)性特點(diǎn)，具體來(lái)說(shuō)就是文書(shū)檔案收集與歸檔工作，一方面要實(shí)時(shí)收集完整的行政日常管理活動(dòng)所形成的各項(xiàng)具有保存價(jià)值的文件資料;另一方面要充分發(fā)揮文書(shū)檔案的信息利用價(jià)值，為日常行政管理決策提供一系列具有價(jià)值的參考資料，以此提高管理決策的科學(xué)性、合理性[1]。

2）信息性和程序性。文書(shū)檔案內(nèi)容廣泛，具體包括企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體頒布的各類(lèi)政策法規(guī)、憑證等各項(xiàng)活動(dòng)信息，這類(lèi)信息具有一定的查證、考究?jī)r(jià)值，可以為行政管理決策提供依據(jù)，賦予了文書(shū)檔案信息性特點(diǎn)。同時(shí)，辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作包括收集、整理、歸檔、備份、利用等一系列工作程序，電子文件的收集與歸檔，具體包括登記、編號(hào)、上網(wǎng)等工作流程，辦公室文書(shū)檔案從收集到歸檔，都要嚴(yán)格按照相關(guān)程序要求進(jìn)行操作，才能保證文書(shū)檔案收集與歸檔效率和質(zhì)量[2]。

2 辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔現(xiàn)狀分析

1）收集與歸檔方式方法有待豐富。現(xiàn)階段，文書(shū)檔案收集與歸檔方式方法，主要以被動(dòng)式的收集方式為主，而檔案管理部門(mén)并沒(méi)有主動(dòng)上門(mén)收集檔案。同時(shí)，文書(shū)檔案收集前期的指導(dǎo)工作流于形式，缺乏完整的文書(shū)檔案收集意見(jiàn)。在文書(shū)檔案歸檔方面，主要以單純的人工操作為主，缺乏工作時(shí)效性，且容易人工誤操作出現(xiàn)歸檔問(wèn)題。由此可見(jiàn)，辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于單位的管理模式，具體表現(xiàn)在信息技術(shù)普及應(yīng)用不足，與現(xiàn)代自動(dòng)化辦公和信息化管理實(shí)際需求不符[3]。另外，文書(shū)檔案收集與歸檔與文書(shū)檔案產(chǎn)生部門(mén)缺乏長(zhǎng)效溝通，致使信息不對(duì)稱，也會(huì)直接影響文書(shū)檔案收集與歸檔工作效率和質(zhì)量。

2）文書(shū)檔案資料收集完整度不高。辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作中存在普遍性問(wèn)題，即文書(shū)檔案資料收集不夠完整，具體表現(xiàn)在文書(shū)檔案缺頁(yè)、文件缺印章等[4]。文書(shū)檔案本身具有內(nèi)容多、利用價(jià)值高等特點(diǎn)。而文書(shū)檔案收集與歸檔工作本身不受相關(guān)部門(mén)重視，致使相關(guān)部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔工作不夠支持。種種因素的制約，使得文書(shū)檔案資料收集不夠完整。這種情況下，辦公室文書(shū)檔案資料不完整，無(wú)法為行政管理決策提供具有價(jià)值的信息依據(jù)，從而使得辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作缺乏意義。

3）專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力有待提高。相關(guān)部門(mén)對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作支持力度不夠，而當(dāng)下辦公室日常事務(wù)繁雜，致使文書(shū)檔案資料收集與歸檔工作中存在不重視現(xiàn)象。同時(shí)，檔案工作者在具體的工作中，因理解深度不夠，使得其在文書(shū)檔案收集與歸檔工作中，普遍存在文書(shū)檔案收集有側(cè)重點(diǎn)，即重視“紅頭文件”，輕視“一般性文件”[5]。另外，辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作本身具有嚴(yán)格的要求和規(guī)范，如《文書(shū)檔案案卷格式》、《電子公文歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等。但是由于檔案管理人員重視度不足，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力缺乏，使得檔案收集和歸檔缺乏完整性和規(guī)范性。

3 辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔優(yōu)化思路分析

1）創(chuàng)新文書(shū)檔案手機(jī)與歸檔方式方法。為滿足當(dāng)下文書(shū)檔案收集與歸檔的實(shí)際需求，要重視辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作方式方法的創(chuàng)新。首先，進(jìn)一步提高文書(shū)檔案收集與歸檔的主動(dòng)性，摒棄傳統(tǒng)的文書(shū)檔案被動(dòng)收集方式，檔案工作者要提前結(jié)合檔案管理工作需求，在制定文書(shū)檔案收集指南，深入辦公室等文書(shū)檔案生產(chǎn)部門(mén)一線，加強(qiáng)與各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系，加強(qiáng)文書(shū)檔案移交業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以此整體提高文書(shū)檔案收集與歸檔質(zhì)量。其次，建立聯(lián)系機(jī)制和搭建聯(lián)系渠道，加強(qiáng)檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)之間的聯(lián)系，消除信息不對(duì)稱問(wèn)題，及時(shí)發(fā)現(xiàn)文書(shū)檔案收集與歸檔中的具體問(wèn)題，以此做好各類(lèi)文書(shū)檔案及時(shí)性收集與歸檔工作。除此之外，伴隨辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的普及，檔案管理人員需重視計(jì)算機(jī)信息技術(shù)輔助作用的發(fā)揮，以此整體提高文書(shū)檔案收集與管理工作水平。

2）完善文書(shū)檔案收集與歸檔制度。辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔之所以出現(xiàn)完整度不高的問(wèn)題，是因?yàn)槲臅?shū)檔案收集與歸檔制度缺乏。因此，檔案管理部門(mén)要建立收集制度，目的在于提高文書(shū)檔案收集工作的主動(dòng)性。文書(shū)檔案收集與歸檔管理制度的完善，要依據(jù)辦公室具體情況，并科學(xué)確定文書(shū)檔案收集范圍、歸檔流程和要點(diǎn)。如根據(jù)《文書(shū)檔案案卷格式》、《電子公文歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，制定出具體的可行的實(shí)施細(xì)則，同時(shí)明確文書(shū)檔案收集與歸檔工作的注意事項(xiàng)，為規(guī)范做好文書(shū)檔案收集與歸檔工作提供保障。

3）提升文書(shū)檔案收集與歸檔認(rèn)識(shí)和綜合素質(zhì)。首先，企業(yè)事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)隊(duì)等組織要在內(nèi)部加大文書(shū)檔案宣傳工作，不斷增強(qiáng)文書(shū)檔案管理意識(shí)，使得文書(shū)檔案收集與歸檔得到相關(guān)人員的支持和重視。如：利用特殊節(jié)點(diǎn)時(shí)間，開(kāi)展形式多樣、內(nèi)容豐富的檔案知識(shí)宣傳工作，不斷增強(qiáng)辦公室工作者的檔案意識(shí)，促使其在思想層面認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，并在實(shí)踐中積極配合做好文書(shū)檔案收集與歸檔工作。其次，加強(qiáng)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，尤其是直接參與文書(shū)檔案收集與歸檔工作人員，要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案、行政管理、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，促使相關(guān)人員可以熟練掌握文書(shū)檔案收集范圍、歸檔流程及具體的注意事項(xiàng)，能夠充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)做好文書(shū)檔案收集與歸檔工作。除此之外，企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)等組織團(tuán)體在人力、物力等方面，對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔工作予以最大限度的支持。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，辦公室文書(shū)檔案作為行政管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，做好文書(shū)檔案管理工作，對(duì)于促進(jìn)企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)等穩(wěn)健、持續(xù)發(fā)展具有積極影響。因此，辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作要立足于現(xiàn)狀，予以有效措施解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，不斷提高文書(shū)檔案收集與歸檔規(guī)范性和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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[3]焦娜.探討辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（13）：159.

[4]潘海燕.辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理的優(yōu)化措施研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（23）：155-156.

[5]劉萍.辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的相關(guān)分析[J].科技風(fēng)，2018（34）：55.