機關(guān)檔案管理新模式的探討

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在各方面的應(yīng)用日益廣泛，在多個領(lǐng)域均是采用互聯(lián)網(wǎng)之間的關(guān)聯(lián)進行信息的傳輸和管理，尤其是在檔案管理方面，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)使得檔案管理變得更加便捷。當(dāng)前我國機關(guān)檔案管理機構(gòu)主要以機關(guān)檔案室為主，機關(guān)檔案室是管理基層檔案最普遍的形式，機關(guān)檔案室是收集管理檔案的機構(gòu)鑒于此，本文對機關(guān)檔案管理新模式進行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案;數(shù)據(jù)分析;管理新模式;管理風(fēng)險防范

針對機構(gòu)電子檔案在管理過程中是與工作人員個人利益以及國家機關(guān)機密息息相關(guān)的，在日常開展機關(guān)檔案管理時需要不斷完善檔案管理制度，能夠從一定程度上促進機關(guān)檔案管理模式實現(xiàn)可持續(xù)性健康發(fā)展。

1 機關(guān)檔案的定義

《規(guī)定》所稱的機關(guān)檔案，是指機關(guān)在公務(wù)活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。機關(guān)檔案主要包括以下幾個類別：1）文書、科技（科研、基建、設(shè)備）、干部人事、會計檔案;2）機關(guān)履行行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案;3）照片、錄音、錄像等音像檔案;4）機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子公文、數(shù)據(jù)庫等形式的電子檔案;5）印章、題詞、獎牌、獎?wù)碌葘嵨餀n案;6）其他檔案。

2 機關(guān)檔案數(shù)字化管理的重要性

機關(guān)檔案一般是指具有原始性和法律性效用的檔案材料，主要是國家機關(guān)、企事業(yè)單位等在工作活動中所形成的文件資料以及人事檔案等檔案信息。機關(guān)檔案理部門是保存和辦理機關(guān)檔案的重要部門機構(gòu)，這是從事檔案管理人員的基本工作。機關(guān)檔案管理工作是與機關(guān)單位利益以及工作人員個人利益具有緊密聯(lián)系的，既需要承擔(dān)檔案管理工作，同時還需要確保檔案管理質(zhì)量。實行分級、分專業(yè)管理國家檔案的工作原則，能夠?qū)覚n案開展分專業(yè)分層管理，這種專業(yè)機關(guān)檔案室是基于該原則構(gòu)建的，能夠從一定程度上利于在專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)，確保檔案的完整性，安全性，也利于實現(xiàn)規(guī)范化檔案管理。

3 機關(guān)檔案工作的主要任務(wù)

貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，并將本單位和本系統(tǒng)檔案管理的規(guī)章制度報檔案行政管理部門備案;制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃;對機關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，對所屬機構(gòu)的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo);負責(zé)管理機關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開工作;負責(zé)機關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關(guān)及所屬機構(gòu)檔案信息一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件電子檔案規(guī)范管理;接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;負責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn)，開展檔案宣傳、教育活動;對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關(guān)提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關(guān)提出處理建議。

4 機關(guān)檔案管理存在的問題

1）電子檔案保存存在的問題。機關(guān)檔案室是機關(guān)重要的內(nèi)部組織之一，是由機關(guān)內(nèi)部資源進行經(jīng)費分配的，由于不同機關(guān)其職權(quán)不同，因此在財力支配方面也會存在差異，機關(guān)電子檔案主要儲存于計算機相應(yīng)路徑中，包括硬盤，光盤，U盤等，這些硬盤保存期為5年左右，相比一些紙質(zhì)版檔案來說保存時間顯著縮短，同時電子儲存原件使用周期較短，制造材料穩(wěn)定性差，很容易受到火、水的損害。其次，在讀取和使用電子檔案時需要依靠計算機軟件，互聯(lián)網(wǎng)，通常儲存計算機無法使用時，也無法正常讀取電子檔案信息。

2）檔案綜合管理條件受限。綜合檔案管理建立在對實體檔案管理的基礎(chǔ)上進行檔案的收集、甄選和歸檔保管等一系列工作。實體檔案要做到清晰的分類和分區(qū)存放，占用空間資源較大，對檔案存放空間要求較高，沒有合理的空間布局，就無法實現(xiàn)細膩的分類以及對檔案資料的順利查閱。

3）檔案專職管理人員配備不足，兼職工作人員素質(zhì)不夠。檔案專職管理人員配備不足，兼職工作人員缺少主動意識、專業(yè)意識分散在基建、科研、醫(yī)療、設(shè)備等科室部門的兼職檔案員對檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，因此工作缺乏提前介入意識、專業(yè)意識、主動意識，從而增加了檔案管理工作的難度，降低了檔案管理工作效率。

5 機關(guān)檔案管理新模式——數(shù)字化管理措施

1）提高機關(guān)檔案管理員工作的能力和創(chuàng)新性。由紙質(zhì)版到電子檔案的變化也從一定程度上標(biāo)志著檔案管理發(fā)展，對于從事相關(guān)工作的管理人員提出了更高的管理創(chuàng)新要求，培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識，倡導(dǎo)管理工作內(nèi)容和工作方式的創(chuàng)新性，為提高檔案專業(yè)人員信息化工作的能力，進一步在崗位職責(zé)中規(guī)范電子文件歸檔與電子檔案管理的相關(guān)工作，檔案管理部門需要定期對從事檔案管理的工作人員進行制度技術(shù)培訓(xùn)，而工作人員還需要積極配合參與檔案管理部門舉辦的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高自身的管理能力，適應(yīng)新時代的管理者，更好地服務(wù)本單位。當(dāng)然在基于創(chuàng)新意識下，需要按照檔案管理程序有序開展檔案的管理歸檔、保存，進而能夠避免由于人為因素導(dǎo)致出現(xiàn)檔案遺漏問題，確保檔案的完整性，安全性。

2）重視電子檔案，承認法律效力?！兑?guī)定》在第四章第二十三條明確規(guī)定，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，并在《規(guī)定》的多項條款中對電子檔案的管理提出具體要求。從整體來看，《規(guī)定》對電子檔案的管理要求呈現(xiàn)出“一般加特殊”的特點：傳統(tǒng)載體檔案的管理方法能夠滿足檔案的管理要求時，《規(guī)定》一般不再針對電子檔案作具體要求;傳統(tǒng)載體檔案管理方法在某些方面不能滿足電子檔案的管理要求時，《規(guī)定》會根據(jù)電子檔案的特殊性作出具體的規(guī)定。

3）納入整體規(guī)劃，要求同步發(fā)展。一些機關(guān)檔案工作被列入工作計劃，但很少被擺進重要議事日程，專門研究部署不夠?！兑?guī)定》在總則第六條明確規(guī)定：“機關(guān)應(yīng)加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展?！薄兑?guī)定》還進一步指出，檔案工作所需的各種經(jīng)費均應(yīng)列入機關(guān)年度財政預(yù)算。這些內(nèi)容是《條例》中從未明確規(guī)定的，彰顯出國家對機關(guān)檔案工作的高度重視。

4）加強對各部門兼職檔案工作人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)。機關(guān)檔案分散分布在各部門，在“大綜合”能力具備的前提下，明確“小分類”管理。綜合檔案專業(yè)技術(shù)人員要加強對各部門檔案兼職工作人員的培訓(xùn)，加強對各部門檔案兼職工作人員的“分類”指導(dǎo)，利用信息化手段在部門檔案資料形成過程中實現(xiàn)信息化管理和傳遞，實現(xiàn)檔案資料的信息化。加強兼職檔案工作人員對檔案管理的認識，提升管理基本技能，參加檔案基礎(chǔ)課程的培訓(xùn)，實現(xiàn)檔案資料在各科室各部門的“小分類”專業(yè)管理。

6 結(jié)束語

為了加強各級黨政和國家機關(guān)、人民團體檔案工作，推進機關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務(wù)，2018年10月11日，國家檔案局局長辦公會議審議通過并公布了《機關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局第13號令），本《規(guī)定》根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律制定，自2019年1月1日起施行。

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作者簡介

王金龍（1974-），男，湖北省十堰市，法學(xué)本科，中共黨員，十堰市文化和旅游綜合執(zhí)法支隊。