試析提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

陳得雨

[摘 要] 隨著近年來經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，我國各產(chǎn)業(yè)均進入高質(zhì)量發(fā)展的良性階段。推動事業(yè)單位的長足發(fā)展成為努力的方向，不僅要對事業(yè)單位運營的效益進行嚴格把關(guān)，還要從辦公室綜合管理工作入手，通過構(gòu)筑事業(yè)單位文化建設(shè)，推進績效考核制度不斷完善，以內(nèi)外協(xié)同切實促進事業(yè)單位的有序發(fā)展。因此，文章將針對辦公室綜合管理水平提高的途徑和策略展開論述和分析，為進一步提升事業(yè)單位工作效益奠定良好的基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞] 辦公室 綜合管理 事業(yè)單位 路徑探析

中圖分類號： C962 文獻標志碼：A

一、當(dāng)前辦公室綜合管理現(xiàn)狀分析

社會發(fā)展需求的不斷拓展，對于事業(yè)單位辦公室綜合管理水平也有了更高的標準和要求，這也使得越來越多的事業(yè)單位在發(fā)展與前行中更加注重對于辦公室中樞職能作用的發(fā)揮。但是，盡管事業(yè)單位加強了對于辦公室綜合管理的重視程度，仍有部分職工無法認識到辦公室在事業(yè)單位發(fā)展與前行中的重要作用，以敷衍了事形式化的方法展開工作，不僅無法按時保量的完成辦公室年度目標任務(wù)，甚至還呈現(xiàn)出散漫的工作現(xiàn)象，嚴重影響了辦公室綜合管理水平的提升，阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。與此同時，在相關(guān)辦公人員認知誤差的影響下，對于公文管理和檔案管理工作展開的不規(guī)范、不科學(xué)，無法保證辦公室信息資料的安全性和留存性，甚至在綜合管理工作的展開過程中破壞了同其他部門的協(xié)作發(fā)展。因此，我們必須立足于當(dāng)前社會發(fā)展需求，以精細化、規(guī)范化的發(fā)展策略，進一步提高辦公室綜合管理水平，為全面推進事業(yè)單位良性發(fā)展匯聚力量。

二、提高辦公室綜合管理水平相關(guān)策略

（一）細致規(guī)范公文管理工作

眾所周知，辦公室在事業(yè)單位發(fā)展過程中扮演著一定的機動角色，承擔(dān)著整個事業(yè)單位人員調(diào)動和工作方案制定等相關(guān)職能。這也使得在辦公室綜合工作的展開過程中，少不了行文、公文等資料的下發(fā)和整理。因此，要想切實提升辦公室綜合管理水平，就必須要從公文管理入手。首先，事業(yè)單位應(yīng)建立科學(xué)規(guī)范的公文管理制度，對于收存和下發(fā)的公文嚴格按照相關(guān)執(zhí)行步驟進行整合和分發(fā)，以保證整體公文管理工作有序且規(guī)范的開展；其次，在事業(yè)單位自主印發(fā)公文的過程中，應(yīng)加強對于公文印刷、排版等管理工作力度，針對上行文或下行文對各級單位及時做好記錄。與此同時，對于事業(yè)單位在工作中所接收到的公文，應(yīng)充分保證公文的時效性，及時交與領(lǐng)導(dǎo)傳閱和批示，并針對其時間進行編號登記，及時存檔收存，以確保公文管理的保密性和可留存性。通過細致規(guī)范的公文管理工作，有效培養(yǎng)辦公室綜合管理工作人員的管理理念和行為習(xí)慣，為辦公室綜合管理水平的提升提供統(tǒng)一化、標準化的服務(wù)基石，從而進一步指引辦公室綜合管理工作順利展開[1]。

（二）有序展開檔案管理工作

檔案管理在辦公室綜合管理工作中占據(jù)著重要的比重，因此，辦公室工作人員必須要加大對于檔案管理工作的重視程度，在構(gòu)筑嚴謹檔案管理體系的基礎(chǔ)上，有效指導(dǎo)辦公室工作人員針對檔案進行分類歸檔。尤其對于辦公室綜合管理工作來說，在處理檔案信息過程中，涉及了事業(yè)單位內(nèi)部人員的私密，這就需要辦公室人員借助當(dāng)前新興的區(qū)塊鏈技術(shù)，針對檔案信息管理進行秘密傳輸和永久留存，僅持有相關(guān)提取碼的工作人員可對于檔案信息進行查閱和下載，此時更需要辦公室人員在檔案歸檔借閱的過程中做好交接和監(jiān)管，降低事業(yè)單位辦公室檔案信息的泄露風(fēng)險。除此之外，在檔案管理工作開展過程中，事業(yè)單位還應(yīng)為其提供齊全的檔案管理硬件設(shè)施，以確保所留存下的文件材料字跡清晰且無損壞，進一步保證檔案管理留存時間上的長久性。與此同時，辦公室人員在進行檔案歸檔整理的過程中，不僅要嚴格按照上級要求對檔案室文件進行整理和歸檔，還應(yīng)針對各類檔案存儲和被提取時間、流程等進行嚴格的記錄，確保在后續(xù)工作中有跡可循，以明晰有序的檔案管理工作為辦公室綜合管理工作水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)[2]。

（三）協(xié)調(diào)開展綜合工作

在辦公室綜合管理工作中，已經(jīng)逐步形成了以辦公室為核心管理職能的體系，因此，要想推進事業(yè)單位長足發(fā)展，就必須要針對辦公室綜合管理職能進行科學(xué)優(yōu)質(zhì)化的滲透和發(fā)展，指引辦公室人員在做好綜合協(xié)調(diào)工作的同時，有效整合事業(yè)單位其他科室的意見建議，促使事業(yè)單位呈現(xiàn)出整體聯(lián)動的發(fā)展趨勢。首先，辦公室人員在開展工作的過程中，可以協(xié)同領(lǐng)導(dǎo)健全會議制度，發(fā)揮辦公室內(nèi)部協(xié)調(diào)的職能，部署開展各部門專題業(yè)務(wù)會議，從而發(fā)揮辦公室的樞紐、聯(lián)動部署作用；其次，辦公室人員在綜合管理工作的開展過程中，不應(yīng)出現(xiàn)一支獨大的現(xiàn)象，而要積極加強與其他部門的溝通與聯(lián)系，可通過定期組織民主生活會或階段性匯報會議等工作，針對各部門的發(fā)展方向和現(xiàn)有問題進行協(xié)調(diào)和溝通，也可通過組織團建活動帶動事業(yè)單位良好風(fēng)氣，在充分發(fā)揮辦公室聯(lián)絡(luò)部署作用的同時，進一步促進事業(yè)單位整體、聯(lián)動發(fā)展，推進辦公室綜合管理工作高質(zhì)量發(fā)展[3]。

（四）加強人員職能考核

正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，要想進一步提高辦公室綜合管理水平，就必須要以嚴謹科學(xué)的目標考核管理制度為指引，引導(dǎo)辦公室工作人員在開展綜合服務(wù)、檔案管理等工作時，樹立“我為人人”的服務(wù)意識，啟發(fā)廣大辦公室工作人員構(gòu)建全局意識形態(tài)，進一步增強辦公室綜合管理職能水平與服務(wù)質(zhì)量。首先，辦公室在接到上級文件時，應(yīng)及時根據(jù)文件要求制定年度、季度等工作目標，制定責(zé)任到人的目標考核管理制度，精細化劃分工作任務(wù)，確保每一位辦公室人員在工作過程中能夠擁有飽滿的熱情，積極承擔(dān)起個人的職責(zé)，切實做好辦公室綜合管理工作；其次，針對辦公人員的日常工作也應(yīng)有健全的制度，如對辦公人員年度工作目標完成度、日常服務(wù)態(tài)度、群眾反饋等方面進行綜合的評估和考察，進一步提升辦公室工作人員的服務(wù)意識，在充分調(diào)動工作人員工作積極性的同時，確保辦公室綜合管理工作暢通運轉(zhuǎn)。

（五）把握文案宣傳工作

事業(yè)單位辦公室綜合管理工作的順利開展是事業(yè)單位抓好內(nèi)部管理工作的重要基礎(chǔ)，辦公室的綜合管理水平的高低在一定程度上反映了整個事業(yè)單位的管理效益。因此，在辦公室綜合管理工作的開展過程中，相關(guān)工作人員必須注重對于綜合管理工作開展的宣傳，塑造積極正向的事業(yè)單位辦公室形象；重視文案宣傳工作，積極利用當(dāng)前的新媒體網(wǎng)絡(luò)傳播平臺和微信公眾號等途徑，對于事業(yè)單位新條例或當(dāng)前社會正能量的熱點問題進行宣傳，為事業(yè)單位營造良好的工作文化氛圍。在當(dāng)前時代背景下，各企業(yè)事業(yè)單位在發(fā)展的過程中更要注重人文關(guān)懷的滲透，這就需要辦公室在綜合管理工作的展開過程中，對于事業(yè)單位舉行的活動和相應(yīng)的福利政策等內(nèi)容進行發(fā)布和宣傳，在有效營造事業(yè)單位文化氛圍的同時，增強工作人員的文化體驗，以辦公室綜合管理水平的提升為基礎(chǔ)推動事業(yè)單位的發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所述，在辦公室綜合管理工作的展開過程中，辦公人員的意識形態(tài)和服務(wù)態(tài)度起著舉足輕重的作用，因此，必須要以科學(xué)規(guī)范的人員職能考核制，針對辦公室工作人員在日常工作中的表現(xiàn)和各方反饋，全面細致地開展評價考核工作，以此為基準，有效提升辦公室工作人員的服務(wù)意識和大局意識，并在制度考核與目標制定中，有效指引并敦促辦公室人員有序開展工作，進一步保證辦公室綜合管理工作的暢通運轉(zhuǎn)。與此同時，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，群眾文化意識水平逐步提升，更要求事業(yè)單位以人文關(guān)懷為切入點開展辦公室工作，通過加強辦公室部門同其他部門的協(xié)作交流和文案宣傳力度，在有效營造事業(yè)單位良好文化氛圍的同時，以較高的辦公室綜合管理水平推進事業(yè)單位發(fā)展與進步。

參考文獻：

[1]張鳳祥.淺談企業(yè)辦公室管理存在的問題和對策分析[J].經(jīng)營管理者，2016，32：131.

[2]周先超.淺析高校辦公室業(yè)務(wù)管理的結(jié)構(gòu)優(yōu)化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，24：56+192.

[3]黎海鷹.加強辦公管理服務(wù)學(xué)院發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，23：171.