文書(shū)檔案精細(xì)化管理的現(xiàn)實(shí)意義和有效對(duì)策

摘 要：當(dāng)下，檔案學(xué)研究不斷深入，檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)了許多新型的管理模式。為了更好地發(fā)揮文書(shū)檔案價(jià)值，構(gòu)建以文書(shū)檔案創(chuàng)新化、文書(shū)檔案信息化為核心的檔案管理體系，必須要從精細(xì)化的角度開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，真正打造一個(gè)全新的信息資源集散中心和管理中心。鑒于過(guò)去部分單位文書(shū)檔案管理實(shí)效低、資源開(kāi)發(fā)不足等問(wèn)題，本文重點(diǎn)就文書(shū)檔案精細(xì)化管理展開(kāi)闡述，只在進(jìn)一步打造精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的工作體系，滿足相關(guān)單位利用文書(shū)檔案的需求。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;有效對(duì)策;現(xiàn)實(shí)意義;精細(xì)化管理

1 文書(shū)檔案精細(xì)化管理概述

所謂文書(shū)檔案精細(xì)化管理，主要是指在有限的人力資源條件下縮減文書(shū)檔案管理流程，規(guī)范文書(shū)檔案管理內(nèi)容，并利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理的一種模式。文書(shū)檔案精細(xì)化管理具有以下特點(diǎn)：第一，強(qiáng)調(diào)管理內(nèi)容精細(xì)化。即文書(shū)檔案管理人員各司其職，遵守文書(shū)檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度。第二，強(qiáng)調(diào)信息化技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理目標(biāo)[1]。信息化社會(huì)，單位要實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管理的目標(biāo)，必須要借助相應(yīng)的信息技術(shù)，提升效率。

2 文書(shū)檔案精細(xì)化管理的現(xiàn)實(shí)意義

1）有利于進(jìn)一步發(fā)揮文書(shū)檔案價(jià)值。做好文書(shū)檔案精細(xì)化管理工作，有利于進(jìn)一步發(fā)揮文書(shū)檔案價(jià)值。文書(shū)檔案具有重要的憑證價(jià)值、社會(huì)價(jià)值、文化價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。只有從精細(xì)化的角度對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，才能更好地保障文書(shū)檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，為后期各項(xiàng)工作提供參考與借鑒[2]。同時(shí)，部分文書(shū)檔案具有法律效率，能夠?yàn)閱挝惶幚砑m紛和處理問(wèn)題提供憑證，進(jìn)而充分保障單位的合法權(quán)益。

2）有利于文書(shū)檔案檢索與利用。文書(shū)檔案作為單位各項(xiàng)工作重要的記錄資料，涵蓋了許多單位活動(dòng)的開(kāi)展，能夠真實(shí)反映單位各項(xiàng)工作的內(nèi)容。做好文書(shū)檔案精細(xì)化管理工作，優(yōu)化文書(shū)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)，進(jìn)一步充分利用信息技術(shù)，可以更好地發(fā)揮文書(shū)檔案的價(jià)值，讓文書(shū)檔案為單位其它工作服務(wù)。尤其是在文書(shū)檔案檢索與利用領(lǐng)域。只有做好文書(shū)檔案精細(xì)化管理，才能提升檢索效率與質(zhì)量，便于相關(guān)主體查詢利用。

3 文書(shū)檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題

1）管理制度不健全。管理制度是文書(shū)檔案精細(xì)化管理的基礎(chǔ)。如果制度不健全，那么文書(shū)檔案管理的職責(zé)劃分、管理內(nèi)容、績(jī)效考核、責(zé)任落實(shí)等都無(wú)法落實(shí)，更談不上文書(shū)檔案精細(xì)化管理[3]。一是文書(shū)檔案管理制度與當(dāng)下國(guó)家頒布出臺(tái)的規(guī)范性文件脫軌，也沒(méi)有結(jié)合單位業(yè)務(wù)工作的具體實(shí)際，導(dǎo)致具體實(shí)施過(guò)程中發(fā)生問(wèn)題。二是歸檔制度不完善，前端質(zhì)量控制工作不到位。一方面，沒(méi)有細(xì)化對(duì)文書(shū)檔案內(nèi)容資料的規(guī)定，許多文書(shū)檔案的立卷建檔質(zhì)量不高，難以確保信息資料的完整和全面。另一方面，文書(shū)檔案歸檔時(shí)限不明確，單位部分人員對(duì)于文書(shū)檔案歸檔缺乏應(yīng)有的重視，導(dǎo)致文書(shū)資料長(zhǎng)時(shí)間堆積，甚至發(fā)生損毀、丟失等問(wèn)題，不利于后期的歸檔整合。

2）信息技術(shù)的應(yīng)用度不高。當(dāng)下，部分單位應(yīng)用信息技術(shù)的意識(shí)和能力仍然有待提升，尚未充分借助大數(shù)據(jù)技術(shù)、云儲(chǔ)存技術(shù)以及其它信息技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理。一方面，單位軟硬件設(shè)施不完善。如掃描儀、微縮相機(jī)、計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)等設(shè)施老化，沒(méi)有及時(shí)更新，難以對(duì)紙質(zhì)類(lèi)文書(shū)資源進(jìn)行數(shù)字化處理。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)功能單一，無(wú)法滿足文書(shū)檔案精細(xì)化管理需求，難以對(duì)文書(shū)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)與利用。另一方面，信息技術(shù)在文書(shū)檔案共享、傳輸、挖掘、開(kāi)發(fā)、利用領(lǐng)域的應(yīng)用度不高，難以提升精細(xì)化管理水平。

3）文書(shū)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)滯后。一方面，部分單位忽視從職業(yè)技能、道德觀念、精細(xì)化意識(shí)等角度對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加之文書(shū)檔案管理工作本身機(jī)械化、固定化，進(jìn)而導(dǎo)致管理人員出現(xiàn)職業(yè)疲倦，難以適應(yīng)文書(shū)檔案精細(xì)化管理轉(zhuǎn)型的要求。另一方面，部分單位忽視從信息技術(shù)應(yīng)用角度對(duì)文書(shū)檔案管理人員予以培訓(xùn)，文書(shū)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，難以充分將信息技術(shù)融入到具體工作中。

4 文書(shū)檔案精細(xì)化管理的有效對(duì)策

1）健全管理制度，夯實(shí)精細(xì)化管理基礎(chǔ)。一是要結(jié)合國(guó)家檔案局出臺(tái)的相關(guān)規(guī)范性文件，結(jié)合本單位具體工作實(shí)際，進(jìn)一步完善文書(shū)檔案管理工作中的職責(zé)劃分、管理內(nèi)容、績(jī)效考核、責(zé)任落實(shí)等各項(xiàng)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)分塊管理、責(zé)任管理，為文書(shū)檔案精細(xì)化管理奠定基礎(chǔ)。二是要立足于《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》中相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合本單位文書(shū)檔案種類(lèi)、內(nèi)容等具體情況，出臺(tái)相應(yīng)的歸檔制度，明確歸檔范圍、資料的具體標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化歸檔時(shí)限，進(jìn)一步體現(xiàn)“嚴(yán)、細(xì)、準(zhǔn)、精”的工作理念。一方面，要明確單位文書(shū)檔案怎么管，嚴(yán)格要求相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)按照既定標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)并移交文書(shū)檔案資料，確保文書(shū)檔案歸檔過(guò)程中無(wú)遺漏、無(wú)差錯(cuò)，避免后期重新加工等問(wèn)題的發(fā)生。另一方面，要明確單位文書(shū)檔案的歸檔時(shí)限，打造檔案管理部門(mén)與其它業(yè)務(wù)部門(mén)相互協(xié)作的工作模式，確保相關(guān)文書(shū)資料第一時(shí)間送交文書(shū)檔案管理部門(mén)，真正實(shí)現(xiàn)“高標(biāo)準(zhǔn)、精細(xì)化、嚴(yán)要求”的目標(biāo)。

2）信息技術(shù)賦能文書(shū)檔案精細(xì)化管理，提升精細(xì)化管理質(zhì)量。信息化社會(huì)，單位日常工作以及內(nèi)外交流過(guò)程中產(chǎn)生的文書(shū)檔案資源不斷增加，如果仍然沿用傳統(tǒng)全手工、全線下管理的方式，不僅無(wú)法最大化地利用人力資源，而且難以朝著精細(xì)化管理的目標(biāo)轉(zhuǎn)型。為此，單位要結(jié)合信息技術(shù)的特點(diǎn)，充分將其融入文書(shū)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)。一方面，要按照精細(xì)化建設(shè)的需求，完善基礎(chǔ)設(shè)施，為文書(shū)檔案精細(xì)化管理提供軟件、硬件保障。單位要更新并引進(jìn)掃描儀、微縮相機(jī)、計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)等設(shè)施，為檔案管理人員處理紙質(zhì)類(lèi)檔案提供設(shè)備支持。另一方面，要完善文書(shū)檔案管理系統(tǒng)功能，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行挖掘，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析模型，打造文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。單位也可以探索通過(guò)云儲(chǔ)存技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行備份保存和共享，不斷提升精細(xì)化管理質(zhì)量。

3）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，全面提升隊(duì)伍綜合素質(zhì)。單位要堅(jiān)持精益求精的基本原則，牢固樹(shù)立精細(xì)化檔案管理理念，從人才培育入手，有針對(duì)性的開(kāi)展文書(shū)檔案管理人員培訓(xùn)工作，為工作開(kāi)展提供條件。一方面，從職業(yè)技能、道德觀念、精細(xì)化意識(shí)等角度對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)一步增強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員職業(yè)榮譽(yù)感、價(jià)值感，提升文書(shū)檔案管理人員的知識(shí)和技能，確保文書(shū)檔案管理人員能夠適應(yīng)新時(shí)期的文書(shū)檔案管理工作。另一方面，注重從信息技術(shù)應(yīng)用角度對(duì)文書(shū)檔案管理人員予以培訓(xùn)，充分利用案例教育、實(shí)踐模擬、理論講座等方法開(kāi)展不同專題的教育，優(yōu)化文書(shū)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，切實(shí)提升其服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)意識(shí)。

5 結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)下，單位日常工作以及內(nèi)外交流過(guò)程中產(chǎn)生了許多文書(shū)檔案資源，傳統(tǒng)的檔案管理模式很難適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，無(wú)法減輕檔案管理人員的工作壓力?；诖?，學(xué)界有學(xué)者提出了文書(shū)檔案精細(xì)化管理的概念。文章重點(diǎn)就文書(shū)檔案精細(xì)化管理進(jìn)行分析，通過(guò)本案研究可以發(fā)現(xiàn)，要做好文書(shū)檔案精細(xì)化管理工作，一是要健全管理制度，夯實(shí)精細(xì)化管理基礎(chǔ);二是要信息技術(shù)賦能文書(shū)檔案精細(xì)化管理，提升精細(xì)化管理質(zhì)量;三是要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，全面提升隊(duì)伍綜合素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

鄭曉娟（1979-），女，內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市紅山區(qū)人，本科，畢業(yè)于內(nèi)蒙古黨校，中級(jí)會(huì)計(jì)師，研究方向：財(cái)務(wù)、管理、經(jīng)濟(jì)、法律和會(huì)計(jì)等方面的理論基礎(chǔ)和實(shí)務(wù)操作能力。