如何做好文書(shū)檔案管理工作

摘 要：隨著時(shí)代和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，文書(shū)檔案管理工作需要不斷完善，但在實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。本文對(duì)當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行探討，分析文書(shū)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，提出一些改進(jìn)方法。希望本文提出的文書(shū)檔案管理工作對(duì)策和建議對(duì)提升文書(shū)檔案管理水平具有參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;改善與創(chuàng)新;管理工作

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國(guó)機(jī)關(guān)團(tuán)體及企事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案管理工作的要求逐步提高，老式的文書(shū)檔案管理方法存在效率低、不規(guī)范等弊端，嚴(yán)重影響了文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。因此，文書(shū)檔案管理工作應(yīng)不斷完善與創(chuàng)新，提升文書(shū)檔案管理水平，以適應(yīng)新時(shí)期的新需求。

1 文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1）單位領(lǐng)導(dǎo)重視不足。目前，我國(guó)各機(jī)關(guān)團(tuán)體及企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作效率水平有所提高，但仍存在很多問(wèn)題。一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為只要管理工作不出差錯(cuò)就是管理工作做的好。但事實(shí)上，文書(shū)檔案管理工作不僅要求管理人員不出差錯(cuò)，而且要保證文書(shū)檔案管理工作的效率、提高文書(shū)檔案管理信息的準(zhǔn)確性、以及對(duì)文書(shū)檔案更改更新的及時(shí)性。因此，只有單位領(lǐng)導(dǎo)重視文書(shū)檔案管理工作，才會(huì)使文書(shū)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施和所需資金及時(shí)到位，使工作人員更有積極性，從而保障文書(shū)檔案管理工作有序地開(kāi)展并提高文書(shū)檔案管理水平。

2）文書(shū)檔案管理工作載體過(guò)于傳統(tǒng)。隨著信息科技的高速發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用得到普及，但有些企業(yè)仍缺乏科技化的文書(shū)檔案管理方法，在文書(shū)檔案管理工作量不斷增加的前提下，仍把紙張作為文書(shū)檔案管理的主要載體甚至唯一載體[1]。這使文書(shū)檔案信息不能共享，對(duì)文件檔案的調(diào)動(dòng)與查閱造成不便。運(yùn)用紙張記錄管理，不僅消耗了大量的人力物力，而且錯(cuò)誤率極高，更不容易對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行更改及更新，而且一旦出現(xiàn)了內(nèi)部機(jī)密件丟失或泄露的情況，后果不堪設(shè)想。因此，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的信息化，科技化極為重要，文書(shū)檔案管理工作效率和信息準(zhǔn)確性會(huì)極大提高。

3）文書(shū)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)且繁瑣的工作，這需要檔案管理人員具有熟練的技能和扎實(shí)的理論基礎(chǔ)。但目前，文書(shū)檔案管理人才不足且很大部分文書(shū)檔案管理人員計(jì)算機(jī)知識(shí)和管理能力薄弱，使文書(shū)檔案管理不能有效地開(kāi)展。另外，有些單位雖聘請(qǐng)了專業(yè)的文書(shū)檔案管理人才，但在其工作過(guò)程中并沒(méi)有得到更系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，使文書(shū)檔案管理人員工作與實(shí)際無(wú)法更好地結(jié)合，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作效率低、失誤率高等問(wèn)題。

2 當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作問(wèn)題的解決對(duì)策及建議

1）從上到下加強(qiáng)重視。首先，我們要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的宣傳力度，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度。只有領(lǐng)導(dǎo)者重視起來(lái)，才會(huì)對(duì)提高文書(shū)檔案管理工作效率和準(zhǔn)確性產(chǎn)生積極作用。領(lǐng)導(dǎo)者要發(fā)揮自己領(lǐng)導(dǎo)作用，鼓勵(lì)并協(xié)調(diào)好文書(shū)檔案管理人員的工作，調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，促使文書(shū)檔案管理工作有序進(jìn)行。其次，就是加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員對(duì)工作的重視。文書(shū)檔案管理對(duì)單位的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。資料的保存、調(diào)閱、借鑒等無(wú)一不寄托在文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)上。在文書(shū)檔案管理中，文書(shū)檔案管理人員要學(xué)習(xí)好文書(shū)檔案管理系統(tǒng)制度與標(biāo)準(zhǔn)，明確自身崗位的職責(zé)與要求，增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，提高工作效率，從而提升文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量。

2）加強(qiáng)文書(shū)檔案管理科技化手段，完善文書(shū)檔案管理制度。制約文書(shū)檔案管理工作有序進(jìn)行和發(fā)展有兩個(gè)因素，一個(gè)是文書(shū)檔案管理制度中缺乏科技化手段;另一個(gè)是文書(shū)檔案管理制度不完善。（1）文書(shū)檔案隨著時(shí)間增長(zhǎng)會(huì)越來(lái)越多，積壓大量的文書(shū)檔案使文書(shū)檔案的查閱極其不便，同時(shí)，文書(shū)檔案需要精細(xì)的劃分，其修改、編譯、統(tǒng)計(jì)等工作量極大。因此，不能再將紙質(zhì)文書(shū)檔案作為第一載體，紙張雖然有輕便等特點(diǎn)，但紙張一旦損壞丟失便會(huì)造成不可逆的后果。在當(dāng)今電子信息時(shí)代背景下，文書(shū)檔案管理的科技化是必然趨勢(shì)[2]?，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)文書(shū)檔案管理工作具有積極作用，在提高文書(shū)檔案管理準(zhǔn)確性、時(shí)效性的同時(shí)方便內(nèi)容的更改與更新，極大地推動(dòng)了文書(shū)檔案管理制度的準(zhǔn)確化、科技化、信息化發(fā)展。（2）加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員的管理有利于提升文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量，可以促使文書(shū)檔案管理工作人員規(guī)范且有效地開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作。在文書(shū)檔案管理工作過(guò)程中，工作人員會(huì)經(jīng)手一些有保密要求的文書(shū)檔案，這就要求文書(shū)檔案管理工作人員提高保密意識(shí)。通過(guò)規(guī)范文書(shū)檔案管理工作條例，并運(yùn)用智能化設(shè)備等方式進(jìn)行監(jiān)督，確保文書(shū)檔案管理工作人員能安全且有效地對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理。同時(shí)，為調(diào)動(dòng)文書(shū)檔案管理工作人員工作積極性，單位還可以建立健全獎(jiǎng)懲機(jī)制，完善文書(shū)檔案管理工作人員的工資制度，將文書(shū)檔案管理工作人員的切身利益和企業(yè)利益有機(jī)結(jié)合，從而提升文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量。

3）培養(yǎng)文書(shū)檔案管理人才。在新時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式滿足不了現(xiàn)代文書(shū)檔案管理的需求。這對(duì)文書(shū)檔案管理工作提出了新要求，文書(shū)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)、有序、有效地進(jìn)行需要高素質(zhì)的文書(shū)檔案管理人才[3]。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要重視文書(shū)檔案管理人才的培養(yǎng)，提高文書(shū)檔案管理工作人員的專業(yè)技能，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，還要不斷提高文書(shū)檔案管理工作人員的綜合能力和職業(yè)道德素養(yǎng)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)，統(tǒng)籌優(yōu)化能力，英語(yǔ)能力等。同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員進(jìn)行全面地培訓(xùn)和培養(yǎng)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，為文書(shū)檔案管理工作及其他工作的順利展開(kāi)奠定技術(shù)。

4）加強(qiáng)文書(shū)工作和檔案工作間的協(xié)作。在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，文書(shū)工作和檔案工作兩者間可以密切合作，從而形成一個(gè)完整的管理體系，保障文書(shū)檔案管理工作有序進(jìn)行。然而，在實(shí)際工作中，存在著文書(shū)工作和檔案工作脫節(jié)現(xiàn)象，大大降低了文書(shū)檔案管理工作效率與質(zhì)量，不利于文書(shū)檔案管理水平的提升。因此，加強(qiáng)文書(shū)工作和檔案工作之間的協(xié)作，可以使它們相互促進(jìn)，保障檔案管理有序進(jìn)行及文書(shū)檔案的安全使用效率和質(zhì)量。

3 對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新

為使文書(shū)檔案管理工作順利開(kāi)展，調(diào)動(dòng)起文書(shū)檔案管理人員的積極性，提高文書(shū)檔案管理工作效率，就要結(jié)合單位自身情況，調(diào)整文書(shū)檔案管理工作模式，并積極對(duì)文書(shū)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。首先，要在加強(qiáng)制度建設(shè)并保障好制度執(zhí)行力度的前提下，創(chuàng)新工作機(jī)制，不斷優(yōu)化文書(shū)檔案生成環(huán)節(jié)，并延伸到文書(shū)檔案的運(yùn)用環(huán)節(jié)，將文書(shū)檔案管理工作機(jī)制變成“生成——管理——運(yùn)用”有機(jī)的工作鏈條，促進(jìn)文書(shū)檔案的工作順利進(jìn)行[4]。其次，單位要優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷更新員工業(yè)務(wù)知識(shí)，提升管理人員綜合素質(zhì)。最后，要提升檔案管理的信息化水平，這可以減少出錯(cuò)率，提升管理效率，保障檔案信息的安全，從而協(xié)助管理人員更高效，更便捷地管理文書(shū)檔案的工作。

4 結(jié)語(yǔ)

如今，文書(shū)檔案管理水平不斷提升，但在實(shí)際管理工作中會(huì)遇到各種困難，文書(shū)檔案管理工作在解決困難的同時(shí)也要不斷地創(chuàng)新，合理應(yīng)用信息技術(shù)手段，優(yōu)化文書(shū)檔案的管理工作機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)高安全、高效率、高準(zhǔn)確性的文書(shū)檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

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[4]袁玉霞.適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展需要做好文書(shū)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（21）：69.

作者簡(jiǎn)介

歐艷芳（1972-），女，漢，湖南省郴州市，本科，研究方向：文書(shū)檔案管理。