新形勢(shì)下國(guó)有企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新與實(shí)踐探索

何丹

摘要：隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，現(xiàn)在的時(shí)代已經(jīng)變成了一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的時(shí)代。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展都在快速的崛起，很多行業(yè)都受到了影響，國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作者也不例外。檔案管理工作者不僅要把基礎(chǔ)的工作做好，還需要根據(jù)現(xiàn)在的發(fā)展形勢(shì)進(jìn)行一定的創(chuàng)新。本文通過(guò)分析企業(yè)檔案管理創(chuàng)新等內(nèi)容，找出更多適合檔案管理者工作的方法，希望能夠給以后檔案管理者帶來(lái)更多的幫助。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);檔案工作;管理;創(chuàng)新和實(shí)踐

國(guó)家從“十三五”開(kāi)始就已經(jīng)對(duì)檔案管理工作有了一系列的規(guī)定，規(guī)定里面提出在新形勢(shì)下的國(guó)有企業(yè)檔案管理工作上一定要有創(chuàng)新，努力給檔案工作創(chuàng)造一些新的作為。

一、檔案工作創(chuàng)新的背景

現(xiàn)在一些大城市里面都在崛起數(shù)字政府，并且越來(lái)越成熟，數(shù)字政府的推出能夠把一些紙質(zhì)文件用電子的形式來(lái)代替，加上云計(jì)算和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案工作者必須要通過(guò)自己的努力讓這個(gè)行業(yè)成功的轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新。在新形勢(shì)和十三五的背景下檔案工作現(xiàn)在要做的就是創(chuàng)新、開(kāi)放、共享，抓住改革的機(jī)會(huì)，給小康社會(huì)做出一些貢獻(xiàn)。

二、檔案基礎(chǔ)工作和檔案工作創(chuàng)新的關(guān)系

國(guó)有企業(yè)的檔案基礎(chǔ)工作就是改革的地基，如果檔案工作地基不牢固，檔案工作就會(huì)成為一個(gè)空中的樓閣。所以檔案工作創(chuàng)新一定要建立在檔案基礎(chǔ)工作之上。檔案基礎(chǔ)工作主要包括：檔案整理、檔案收集、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)等。檔案基礎(chǔ)工作要做牢固，創(chuàng)新工作就會(huì)做精。

如果在進(jìn)行檔案工作創(chuàng)新的時(shí)候忽略了檔案基本工作，那創(chuàng)新就沒(méi)有了意義。如果在創(chuàng)新之前，國(guó)有企業(yè)的檔案基本工作不扎實(shí)，就要先加強(qiáng)企業(yè)的檔案基礎(chǔ)工作，只有這樣才能真正的做好創(chuàng)新。

三、檔案創(chuàng)新的管理實(shí)踐和模式

（一）檔案收集管理的創(chuàng)新

檔案管理工作最基本的就是檔案收集，檔案收集在檔案管理工作中占據(jù)著非常重要的地位。在新形勢(shì)的背景下，檔案收集需要改變傳統(tǒng)的工作方式，不僅僅停留在發(fā)通知和檔案征集，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行改革，具體可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

（1）首先在檔案收集上可以采取填空式的收集方式。在國(guó)有企業(yè)里面企業(yè)的項(xiàng)目部門(mén)要對(duì)企業(yè)里面的項(xiàng)目發(fā)展進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕槿?，相關(guān)的檔案都需要及時(shí)的歸檔，對(duì)于應(yīng)該歸檔但是沒(méi)有歸檔的檔案需要及時(shí)的進(jìn)行追蹤，并且對(duì)信息不完整的項(xiàng)目要及時(shí)的填空和補(bǔ)全，對(duì)于缺少必要手續(xù)的檔案一定要在第一時(shí)間進(jìn)行補(bǔ)全，如果不能及時(shí)補(bǔ)全的就需要附上詳細(xì)的說(shuō)明。

（2）其次可以根據(jù)企業(yè)的需要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)適合企業(yè)的“1+1”檔案收集工作機(jī)制。“1+1”檔案收集工作機(jī)制就是在企業(yè)檔案室里面先進(jìn)行內(nèi)部分工，分工人員的工作就是對(duì)企業(yè)所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行檔案收集，其次需要另外一名員工對(duì)企業(yè)的還沒(méi)有完成工作的檔案進(jìn)行規(guī)整和收集，這樣就可以實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接，最后國(guó)有企業(yè)的例會(huì)上也可以適當(dāng)?shù)淖寵n案管理工作者來(lái)參加，檔案管理工作者參加的目的就是為了了解有些工作的具體進(jìn)度，這樣就能準(zhǔn)確的把握檔案管理的收集時(shí)機(jī)。

（3）最后根據(jù)檔案管理的要求創(chuàng)建VISIO框架和檔案管理樹(shù)形圖。創(chuàng)建VISIO框架和檔案管理樹(shù)形圖的目的就是為了更好的展現(xiàn)檔案管理，VISIO框架能夠準(zhǔn)確的標(biāo)識(shí)出企業(yè)的所有負(fù)責(zé)人，這樣方便檔案管理員收集檔案，檔案管理樹(shù)形圖能夠更好的無(wú)死角的進(jìn)行檔案監(jiān)督，避免工作出現(xiàn)漏洞。

（二）檔案管理手段的創(chuàng)新

在新形勢(shì)的背景下，檔案管理也需要進(jìn)行創(chuàng)新，主要可以從以下幾個(gè)角度進(jìn)行：

（1）固本培元、工作認(rèn)真。首先完善企業(yè)內(nèi)部的檔案管理機(jī)制，其次成立相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組里面的人員必須要做到工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，這樣才能真正形成一個(gè)完美的以領(lǐng)導(dǎo)為主、組員為輔的檔案管理體系。要想真正的改變之前的檔案管理，就需要從管理層面先改革。

（2）根據(jù)國(guó)有企業(yè)的工作設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度。在企業(yè)里面設(shè)計(jì)和檔案管理有關(guān)的獎(jiǎng)懲制度，并且定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行評(píng)價(jià)，針對(duì)評(píng)價(jià)的結(jié)果實(shí)行獎(jiǎng)懲，通過(guò)這種方式刺激人們認(rèn)真工作。

（三）檔案利用方面和信息共享的創(chuàng)新

（1）創(chuàng)新檔案信息資源共享的機(jī)制。

信息資源共享主要就是說(shuō)把兩個(gè)以上的信息機(jī)構(gòu)，通過(guò)溝通、合作的方式進(jìn)行整合，整合之后就可以把自身的優(yōu)勢(shì)和對(duì)方的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行互補(bǔ)，彌補(bǔ)自身的劣勢(shì)，這樣真正的實(shí)現(xiàn)互惠互利，讓所有的信息都能發(fā)揮出最大的作用，更好的滿足人們的需求。特別是國(guó)有企業(yè)，很多的檔案信息都有很大的作用，可以共享給其他的企業(yè)。在檔案信息共享的時(shí)候可以有兩種方式：一種就是企業(yè)內(nèi)部設(shè)置相應(yīng)的共享文件夾，在整個(gè)國(guó)有企業(yè)里面的電腦里建立共享文件夾，檔案部門(mén)就可以把一些好的資源信息放在這個(gè)共享文件夾里面，需要注意的是共享文件夾需要有不同的權(quán)限設(shè)置，這樣大家在共享文件夾里面看到的只是和自己部門(mén)有關(guān)的內(nèi)容，如果有特殊情況需要看其他部門(mén)內(nèi)容的就可以聯(lián)系檔案部門(mén)，獲取批準(zhǔn)之后才能觀看，這樣信息共享能夠幫助企業(yè)里面的人們更好的工作。其次就是建立公司檔案內(nèi)網(wǎng)，在企業(yè)網(wǎng)站里面設(shè)置檔案內(nèi)網(wǎng)，用戶可以通過(guò)上網(wǎng)找到自己需要的檔案，真正實(shí)現(xiàn)在線查詢功能。檔案內(nèi)網(wǎng)也需要設(shè)置相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)權(quán)限，對(duì)于不同級(jí)別的檔案需要有相應(yīng)的密級(jí)，目錄類(lèi)的信息是公開(kāi)的，這樣全體的企業(yè)員工都可以在這個(gè)內(nèi)網(wǎng)里面進(jìn)行查詢。如果需要看其他企業(yè)的信息，需要先進(jìn)行審批，對(duì)于一些絕密級(jí)的檔案，審批的流程就需要更加的嚴(yán)格，這樣做的目的就是能在檔案保存安全的情況下進(jìn)行信息共享。

（2）創(chuàng)新檔案服務(wù)理念和檔案利用理念。

在傳統(tǒng)模式的背景下檔案服務(wù)都是建立在本部門(mén)檔案管理方面的基礎(chǔ)上，還能夠根據(jù)自己部門(mén)的需要制定相應(yīng)的檔案服務(wù)規(guī)則，在制定的時(shí)候并沒(méi)有考慮到用戶的滿意程度，所以要想提高用戶的滿意程度，就需要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)的意識(shí)，在服務(wù)的時(shí)候堅(jiān)持以“用戶需求和用戶滿意”為主，重新研究檔案服務(wù)的方式。其次就是要對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，因?yàn)槠髽I(yè)檔案里面有很多可利用的信息，這些信息都是有一定的利用價(jià)值，在二次開(kāi)發(fā)之后就可以把這些信息更好的利用在其他的項(xiàng)目上。

（四）檔案庫(kù)房管理的創(chuàng)新

在檔案創(chuàng)新的時(shí)候，存放檔案的房間也需要進(jìn)行一定的創(chuàng)新。首先檔案室里面可以裝一些條形碼掃描器。這樣檔案管理人員通過(guò)掃描條形碼就可以把檔案的內(nèi)容直接導(dǎo)到檔案系統(tǒng)里面，每個(gè)檔案都有自己的條形碼，這樣就更方便工作人員錄入這些檔案。在檔案盤(pán)點(diǎn)的時(shí)候也可便捷，通過(guò)無(wú)線條形碼進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)的時(shí)候能夠準(zhǔn)確的掌握檔案的信息，在盤(pán)點(diǎn)工作結(jié)束之后再把掃碼器里面的數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)庫(kù)里面的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，把存在問(wèn)題的數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的處理，就可以準(zhǔn)確的顯示出所有的信息，這樣的操作方法不僅給檔案室的管理帶來(lái)方便，還讓檔案室的管理變得更具科學(xué)化和系統(tǒng)化。

四、結(jié)論

國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作對(duì)國(guó)有企業(yè)自身來(lái)說(shuō)非常的重要，能夠推動(dòng)國(guó)有企業(yè)內(nèi)部的管理能力和整體的企業(yè)能力。在新形勢(shì)的背景下，檔案管理工作已經(jīng)開(kāi)始慢慢的開(kāi)啟了屬于自己的新篇章，在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)下，國(guó)有企業(yè)在以后的時(shí)間里面更加要把自己企業(yè)的檔案管理工作重視起來(lái)，要用新的姿態(tài)來(lái)面對(duì)檔案管理工作，只有這樣才能真正的幫助檔案管理創(chuàng)新，并且真正的做到為人民服務(wù)，真正的達(dá)到國(guó)家的要求。

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