檔案信息化建設(shè)的對策研究

李玲

摘要：對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)屬于檔案管理改革過程中的必經(jīng)之路，同時也是檔案管理的主要方向，此外，還能夠促進(jìn)單位持續(xù)發(fā)展。所以，檔案信息化建設(shè)決定著檔案管理工作實(shí)際實(shí)施效果。文章探究了檔案管理工作中信息化建設(shè)的主要途徑，供檔案管理人員做參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);建設(shè)對策

單位在運(yùn)行以及管理過程中，檔案管理起到的作用不容忽視，其能夠在單位做各種決策時提供可靠的信息數(shù)據(jù)，此外，還能夠通過整理以及利用各種檔案資料，促進(jìn)單位飛速發(fā)展。所以，在檔案管理時做好信息化建設(shè)工作屬于檔案管理的主要求，同時還會影響單位的進(jìn)步與發(fā)展。由此表明，單位運(yùn)用信息化手段對檔案進(jìn)行管理，能夠使檔案管理效率進(jìn)一步提高。

一、運(yùn)用信息化手段對檔案進(jìn)行管理過程中存在的不足

（一）改變了管理模式

以前在對檔案進(jìn)行管理的過程中，幾乎都是由管理人員憑借自身的經(jīng)驗(yàn)完成工作，未對檔案管理的科學(xué)性以及系統(tǒng)性加強(qiáng)重視。假如檔案管理者想運(yùn)用信息化技術(shù)對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，必須構(gòu)建明確的檔案管理模式以及流程，此外，還應(yīng)該倡導(dǎo)檔案管理者積極參與計算機(jī)培訓(xùn)，進(jìn)而更好地將檔案管理工作完成。信息化技術(shù)的運(yùn)用，使檔案管理模式發(fā)生了較大改變，傳統(tǒng)管理方式被淘汰，構(gòu)建了新管理系統(tǒng)以及流程[1]。

（二）增加了管理難度

檔案以一種信息存儲的方式存在于信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中，與傳統(tǒng)檔案存儲方式進(jìn)行比較，存在非常大的差別，信息化存儲主要是指在物理介質(zhì)上對檔案進(jìn)行存儲，與庫房中存儲不相同。信息存儲以及以后的保存工作都必須保障安全性，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)中存儲的數(shù)據(jù)信息經(jīng)常有可能被篡改或者是被竊取，所以，需要對管理系統(tǒng)進(jìn)行安全保護(hù)，同時，還要限制對檔案信息進(jìn)行訪問的用戶權(quán)限，此外，必須及時備份所有信息檔案，預(yù)防檔案遺失問題的出現(xiàn)。

（三）不具備較強(qiáng)的信息化管理意識

當(dāng)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)完成以后，需要對管理者進(jìn)行檔案管理意識以及計算機(jī)管理技能培訓(xùn)，并構(gòu)建完善的培訓(xùn)體系，針對那些不具備較強(qiáng)的責(zé)任意識以及檔案管理程序不了解的工作人員而言，必須有針對性地對他們進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)而使管理工作者擁有較高的綜合素質(zhì)[2]。

二、運(yùn)用信息化技術(shù)對檔案管理進(jìn)行建設(shè)的途徑

（一）全面構(gòu)建規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)制度

運(yùn)用信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，可以從以下幾方面入手：其一，想要將歸檔資料等完整、準(zhǔn)確的保存，那么必須構(gòu)建完善的檔案制度。其二，對保證檔案資料的制度進(jìn)行構(gòu)建，檔案管理人員必須做好每一項(xiàng)檔案歸檔工作，并詳細(xì)記錄所有檔案的具體變動情況。其三，將基礎(chǔ)管理工作認(rèn)真做好，進(jìn)而使信息化管理得以順利實(shí)施。強(qiáng)化檔案數(shù)字化設(shè)備以及信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，使檔案信息資源共享、交換以及傳輸?shù)然A(chǔ)條件得到滿足。其四，應(yīng)該對電子檔案信息的描述、管理、查詢、網(wǎng)上傳輸、存儲、標(biāo)識以及電子文件的歸檔等加強(qiáng)重視，并制定明確的標(biāo)準(zhǔn)，保證網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行與信息化檔案管理可以更加暢通和安全。其五，在檔案管理過程中合理地運(yùn)用電子文件檔案，并通過檔案管理工作時對單位的文化進(jìn)行建設(shè)。其六，想要對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，構(gòu)建完善的檔案考核制度以及檔案檢查制度極其必要。在了解檔案工作情況的基礎(chǔ)上，定期總結(jié)有價值的信息資料，從而使單位的發(fā)展具有強(qiáng)有力的信息數(shù)據(jù)做支持[3]。

（二）組建人才管理隊(duì)伍

如果想要構(gòu)建一支強(qiáng)大的信息化檔案管理人才隊(duì)伍，而且還要使此隊(duì)伍的水平、能力以及結(jié)構(gòu)符合自身信息化建設(shè)需求，并還能緊跟時代發(fā)展腳步。那么此隊(duì)伍中必須包括系統(tǒng)管理人員、測試人員、系統(tǒng)分析人員以及開發(fā)人員，并對他們進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的綜合素質(zhì)。除此之外，還應(yīng)該構(gòu)建起一支管理型人才隊(duì)伍以及復(fù)合型人才隊(duì)伍，進(jìn)而使自身的信息化檔案管理需求得到滿足。

（三）對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行構(gòu)建

實(shí)際上基礎(chǔ)設(shè)施質(zhì)量的高低，將會對信息化檔案管理造成一定影響。所以，需要先了解自身情況，然后再探究自身的實(shí)際發(fā)展需求，最后再對信息化檔案進(jìn)行建設(shè)。檔案館具體包括檔案館館藏與檔案館庫房等。通過對計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，輔助檔案管理人員實(shí)施檔案管理工作，進(jìn)而使檔案管理水平得以有效提升[4]。所以，機(jī)關(guān)單位檔案管理部門必須制定明確的管理方案，這樣檔案管理工作者將會有一個科學(xué)化的工作平臺，進(jìn)而在部門與工作人員良好溝通的基礎(chǔ)上，使檔案管理效率達(dá)到最高。

三、結(jié)語

總而言之，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被運(yùn)用到眾多行業(yè)，是現(xiàn)代化社會發(fā)展的一個主要趨勢，運(yùn)用信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，是檔案管理工作的必然選擇，如果檔案管理部門能夠合理地對信息化技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，會有很多優(yōu)勢，其一，不會再受到時間以及空間的限制，能夠?qū)崿F(xiàn)用戶共享檔案信息的目的。其二，能夠及時更新檔案信息，這樣針對特殊的信息，能夠及時歸檔儲存，檔案管理效率將會大大提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]何丹，陳禮金，柳霞.機(jī)構(gòu)改革后加強(qiáng)自然資源檔案信息化建設(shè)的若干舉措[J].浙江檔案，2020（4）：58-59.

[2]何興麗.智慧檔案館——檔案信息化建設(shè)的新階段[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（6）：71.

[3]孫迎夏.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（8）：82-83.

[4]姬海英.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略研究[J].中文信息，2020（4）：55.