淺析石油企業(yè)科研檔案管理、保密與利用

吾爾古麗·阿不都克里木 西爾娜依·吐爾遜祖 力皮亞·阿吉

[摘? ? 要] 我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，石油作為國民經(jīng)濟命脈行業(yè)，取得了驚人的成績，同時內(nèi)部檔案管理也有著相應(yīng)的創(chuàng)新變化。市場競爭日益激烈，全球石油企業(yè)都在謀求創(chuàng)新發(fā)展，諸多因素都會影響石油企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，科研檔案管理是企業(yè)中關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在助推力。文章立足信息化環(huán)境與市場發(fā)展趨勢，對新疆油田地質(zhì)檔案館的創(chuàng)新變革進行了簡單介紹，分析我國石油企業(yè)科研檔案管理、保密與利用。

[關(guān)鍵詞] 科研檔案;石油企業(yè);檔案管理

0? ? ? 前? ? 言

大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)被各個行業(yè)應(yīng)用，泄密事件也隨之增加，不少泄密案件中，網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的泄密案件超過90%。目前，新疆油田地質(zhì)檔案館對于各類科研檔案不僅進行實體資料管理，更多的是進行電子資料的管理。筆者結(jié)合工作實際，立足信息化環(huán)境與市場發(fā)展趨勢，對新疆油田地質(zhì)檔案館的創(chuàng)新變革進行了簡單介紹，分析我國我國石油企業(yè)科研檔案管理、保密與利用。

1? ? ? 檔案、科研檔案和檔案管理的發(fā)展

所謂檔案，是人類發(fā)展、科技進步中，關(guān)于思想、經(jīng)驗、成果等構(gòu)成的具有一定保存價值的原始記錄?？蒲袡n案則是對某一科研活動、成果等具有較高保存價值的原始科研信息的記錄，是科研人員在各項科研活動中獲得的第一手原始資料。

隨著社會的發(fā)展，檔案載體改變，檔案管理內(nèi)容也隨之變化。我國最早的檔案載體是“甲骨”。商代以來木制的“冊”成為重要的檔案載體。東漢造紙術(shù)被蔡倫改進之后紙質(zhì)檔案漸漸取代了木質(zhì)檔案。近代磁帶、光盤等的出現(xiàn)，使得光盤檔案、磁帶檔案等出現(xiàn)。21世紀以來，信息技術(shù)飛速發(fā)展，U盤、數(shù)字檔案漸漸出現(xiàn)。對于檔案管理有著巨大的影響，檔案管理工作由傳統(tǒng)的實體存儲向著數(shù)字化存儲和開發(fā)利用方向發(fā)展。檔案管理的變化主要變現(xiàn)為：一是由紙質(zhì)實體檔案管理為主，變?yōu)楣芾頂?shù)字檔案;二是由人工管理檔案的借閱，變?yōu)橄到y(tǒng)自動在線管理;三是檔案管理重心由保存、整理向保存、整理、保密和開發(fā)利用轉(zhuǎn)變[1]。

2? ? ?石油企業(yè)科研檔案管理的特點

2.1? ?保密性強

石油企業(yè)科研檔案管理是一項保密性極強的工作，管理的檔案資料不僅涉及企業(yè)內(nèi)部相關(guān)的生產(chǎn)、開發(fā)核心機密，而且也可能與國家能源戰(zhàn)略機密有關(guān)聯(lián)，關(guān)乎國家穩(wěn)定。例如，地底能源分布相關(guān)的檔案資料會與國家下一步能源戰(zhàn)略有關(guān);地質(zhì)勘探相關(guān)成果是由石油企業(yè)投入巨大的資源才得到的，具有極高的商業(yè)價值;地質(zhì)勘探中相關(guān)的關(guān)鍵性技術(shù)以及資源參數(shù)等都與企業(yè)穩(wěn)定和發(fā)展有極大關(guān)聯(lián)。這些都表現(xiàn)出了科研檔案管理具有極強的保密性。因此，不僅需要石油企業(yè)管理和領(lǐng)導(dǎo)對科研檔案管理給予高度重視，更要將實體檔案和數(shù)字化信息檔案的保密管理落實，確保在檔案管理與利用開發(fā)中不出現(xiàn)泄密情況。

2.2? ?專業(yè)性強

石油企業(yè)的科研是極具技術(shù)性和專業(yè)性的工作，因此其活動形成的檔案也具有相應(yīng)的專業(yè)特點?？蒲袡n案類別主要有成果檔案、實物檔案和原始檔案;檔案載體也是多樣的，如U盤、紙質(zhì)、磁盤等;檔案內(nèi)容也是極其多樣的，包含測繪信息、勘探信息、鉆井工程等。對此，石油企業(yè)科研檔案管理需要極其專業(yè)的人員，了解相應(yīng)的專業(yè)數(shù)據(jù)、技術(shù)的記錄與報告等的歸檔處理。

2.3? ?數(shù)量龐大

石油企業(yè)科研檔案涵蓋了勘探、科研、生產(chǎn)等一系列的活動內(nèi)容的記錄，具有極高的保存價值。檔案管理人員要對各種載體的資料科學(xué)歸檔，使其成為石油企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的重要資源。

2.4? ?利用率高

石油企業(yè)科研檔案包含了油氣早期勘評（區(qū)域地質(zhì)結(jié)構(gòu)勘探、石油存儲量分析等）、以及中期開發(fā)（石油開采等）和后期生產(chǎn)（原油加工處理等）的全過程原始資料的記錄?？蒲腥藛T在任何階段都有可能對前期相關(guān)資料再次查閱并參考借鑒，因此科研檔案的再次利用價值和利用頻率極高[2]。以某檔案館2019年上半年勘探相關(guān)檔案為例，檔案利用率超過80%，甚至個別檔案一周內(nèi)被多次借閱，由此可見其利用率之高。

3? ? ? 石油企業(yè)科研檔案管理中的問題與優(yōu)化措施

3.1? ?石油企業(yè)科研檔案管理中的問題

3.1.1? ?制度有待進一步完善

雖然我檔案館已建立檔案管理制度，但是制度依舊存在不完善之處，也存在執(zhí)行不嚴格現(xiàn)象，同時存在內(nèi)部監(jiān)督機制不完善等問題。例如，個別人員或部門為圖自身檔案使用方便，而將理應(yīng)統(tǒng)一集中歸檔與保存的資料獨自保存，導(dǎo)致檔案缺失，甚至是原始資料丟失。

3.1.2? ?基礎(chǔ)設(shè)施有待增強

現(xiàn)階段，單杠管理基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)包含硬件和軟件兩部分內(nèi)容。盡管該檔案館受到公司一定的重視，基礎(chǔ)設(shè)施投入有所增加，檔案管理水平和實際管理效率有待進步。同時，檔案存儲與檢索、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等我檔案館雖以建成，但是軟件系統(tǒng)有待進一步完善。

3.1.3? ?依舊存在“重開發(fā)、輕歸檔”現(xiàn)象

石油企業(yè)科研檔案是最原始的油氣開發(fā)、研究的依據(jù)，相關(guān)技術(shù)人員更加注重工程進度、質(zhì)量等一線問題，而對于資料歸檔不夠重視，通常會將歸檔遺忘，導(dǎo)致原始的第一手資料丟失，而到了后期驗收、完工時再將資料移交給資料員，待資料員審查后才發(fā)現(xiàn)資料有缺失，再次組織人員進行補充資料歸檔。這樣浪費了大量人力、物力[3]。

3.1.4? ?保密與利用的矛盾

一方面，現(xiàn)階段數(shù)字化檔案的利用需求不斷攀升，檔案使用者極其希望檔案管理部門可以為他們提供更加高效的檔案服務(wù)，可以便捷地進行查閱與研究。另一方面，數(shù)字化資料又有傳播快、易復(fù)制、傳播范圍廣等特點，導(dǎo)致石油企業(yè)科研檔案要再次利用需要經(jīng)過嚴格且較長審批流程，不能夠被使用者第一時間借閱。這些都表現(xiàn)了石油企業(yè)科研檔案管理中保密與利用的矛盾。

3.2? ?優(yōu)化石油企業(yè)科研檔案管理的措施

3.2.1? ?完善檔案管理制度

石油企業(yè)科研檔案管理制度的進一步完善，是各項檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)，檔案管理部門要不斷實踐，實時改進、完善制度。確保管理流程更加規(guī)范、標準，同時保證管理內(nèi)容更加全面、工作更加嚴密。

3.2.2? ?加大基礎(chǔ)設(shè)施投入

石油企業(yè)要重視科研檔案管理，提供足夠的經(jīng)費支持，確?？蒲袡n案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施符合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求。石油科研檔案數(shù)量極其龐大，要建設(shè)至少滿足5年以上檔案保管量的庫房，優(yōu)化檔案庫房環(huán)境，投入相關(guān)的消防安全設(shè)備，以保證實體檔案的安全;加大軟件投入，不斷研究檔案管理實際情況，盡可能確保檔案管理吸引功能進一步完善，結(jié)合市場環(huán)境，滿足眾多后湖需求;同時強化系統(tǒng)安全防御功能，確保系統(tǒng)內(nèi)檔案信息不被輕易竊取導(dǎo)致泄密[4]。

3.2.3? ?強化檔案管理人才隊伍

石油企業(yè)科研檔案管理人員不僅需要具備較強的職業(yè)素養(yǎng)（責(zé)任感、檔案管理知識等），要對于石油科研相關(guān)知識的了解，也要有較高的計算機操作能力。因此，新形勢下科研檔案管理需要層次性強、技能強且多樣的復(fù)合型檔案管理人才隊伍。石油企業(yè)要引進人才，不斷壯大、強化檔案管理人才隊伍，才能確?？蒲袡n案管理人員在完成大量檔案管理工作的同時，不斷開拓創(chuàng)新，攻克科研檔案管理、保密與利用的難題。

3.2.4? ?強化檔案密級管理

石油企業(yè)科研檔案設(shè)置密級管理限制是保障科研檔案安全的重要手段，因此要重視折現(xiàn)工作。要深入研究并鑒定科研檔案的密級，規(guī)范落實責(zé)權(quán)，以防亂鑒定、漏鑒定，減少石油企業(yè)科研檔案管理違規(guī)事件的發(fā)生。例如，新疆油田公司對外合作保密項目，相關(guān)科研檔案管理并未明晰相關(guān)檔案密級以及查閱權(quán)責(zé)，某檔案館征得領(lǐng)導(dǎo)意見之后，與各部門進行討論分析，制定明確的密級劃分標準，為項目每一份檔案設(shè)置對應(yīng)的密級。同時，對于不同密級檔案安排相應(yīng)的管理要求，對于使用層級、保存時間、審批流程，尤其是網(wǎng)絡(luò)使用等做出明確規(guī)定，在確?？蒲袡n案安全的情況下使其能夠被合理利用。對于數(shù)字化檔案信息，實際到保密項目時，要利用信息技術(shù)對相關(guān)檔案進行高級加密，確保項目不被泄密。

3.2.5? ?強化石油企業(yè)科研檔案的再次利用

3.2.5.1? ?開發(fā)檔案管理人員資源

一方面，深入挖掘檔案工作者的潛力，確保檔案的整理、收集、保存與利用涵蓋項目全過程;另一方面，推進檔案管理者有原來的管理型轉(zhuǎn)型成研究型，在對原有檔案資料進行新的歸檔處理的同時，能夠發(fā)掘其中隱藏的資源，為石油企業(yè)開發(fā)新的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)企業(yè)低投入、高收益的運營目標。

3.2.5.2? ?開發(fā)數(shù)字檔案資源

一是利用數(shù)字化技術(shù)對原始實體檔案進行轉(zhuǎn)化，將存儲于紙質(zhì)、磁盤等載體中的檔案在保持檔案資料的完整、真實和清晰的前提下，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，確保檔案使用更加便捷、高效。二是制定數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)標準，以減少檔案收集與管理中重復(fù)、遺漏等現(xiàn)象的發(fā)生，確保所歸的數(shù)字檔案更加規(guī)范、真實、精準。三是數(shù)字檔案歸檔與信息保密安全同時實施。例如，技術(shù)人員先設(shè)置涉密檔案信息系統(tǒng);培養(yǎng)具有高度保密意識和技術(shù)的人員，讓這部分人員參與檔案數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換、傳輸以及管理。在科研檔案數(shù)字化應(yīng)用中，不斷強化系統(tǒng)防御安全性能，基于信息安全技術(shù)，利用多重密碼技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)、身份鑒別技術(shù)等，不斷升級數(shù)字檔案安全防護級別。

4? ? ? 結(jié)? ? 語

總而言之，信息時代已經(jīng)來臨，社會與經(jīng)濟的發(fā)展進步離不開科學(xué)技術(shù)的推動。在各行業(yè)信息化轉(zhuǎn)型的新時期，石油企業(yè)科研檔案管理需要不斷優(yōu)化創(chuàng)新，促進科研檔案管理向著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，不論是對于石油企業(yè)自身改革，還是石油企業(yè)在國際市場中的發(fā)展，均有十分重要的意義。管理者重視科研檔案管理工作，加大對科研檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入、提升科研檔案管理人才水平、完善檔案管理制度，在確保數(shù)字檔案保密性的前提下不斷尋求科研檔案的再次利用。利用信息技術(shù)落實科研檔案管理工作，確保將石油企業(yè)科研生產(chǎn)中的大量資源與信息科學(xué)整合到統(tǒng)一管理系統(tǒng)內(nèi)，提升科研檔案管理的效率與質(zhì)量，為企業(yè)精細化管理以及穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

主要參考文獻

[1]李華.試論檔案管理工作中的保密及其利用[C]//決策論壇——企業(yè)行政管理與創(chuàng)新學(xué)術(shù)研討會，2016.

[2]侯玉霞.關(guān)于對如何做好石油企業(yè)科研檔案利用與保密工作的研究[J].中國化工貿(mào)易，2012（7）：116.

[3]袁秀云，崔素英.企業(yè)檔案管理中的保密與利用工作[J].中國科技信息，2012（2）：114.

[4]王曉瑞，武依群.淺談檔案管理中的保密工作[J].檔案，2010（4）：61.