機構改革背景下的機關檔案接收與管理工作探析

王巖

摘 要：在機構改革背景下，如何做好機關檔案接收與管理工作，是目前迫切需要解決和值得我們深入探討的問題。本文首先論述了機構改革背景下機關檔案接收與管理工作的重要性及流程，然后指出了機構改革背景下機關檔案接收與管理應當注意的問題，然后通過分析指出了機關檔案接收與管理工作存在的問題及原因，然后提出了解決機構改革背景下機關檔案接收與管理問題的途徑，最后對機構改革后機關檔案管理工作進行了展望。期待本文的研究能夠為機構改革背景下的機關檔案工作提供可資借鑒的參考。

關鍵詞：機構改革;機關檔案;接收;管理

自2018年機構改革方案的提出，至2020年機構改革工作的不斷推進，機關檔案的接收與管理始終都是一項重要的工作。這項工作與機構改革單位的職能撤銷、調整、合并同步進行，保證了職能部門工作的連續(xù)性和思想性?；跈n案接收與管理的重要性，如何做好這項工作就成為了在機構改革背景下迫切需要探討的問題。目前的機關檔案接收與管理中存在著一些問題，如一些單位的業(yè)務人員對檔案管理的重要性認識不夠致使檔案收集不全面、不規(guī)范，檔案在移交過程中由于交接單填寫不完全導致責任不明確和檔案的錯漏丟失，檔案移交的單位不明確，不知道檔案整理完要轉交到何處，等等。對于這些現實存在的問題，如果不能很好地加以解決，就會造成檔案資源的破環(huán)和難以挽回的損失。

一、機構改革背景下機關檔案接收與管理工作的重要性及流程

科學規(guī)范的檔案管理工作能夠有效地提升單位管理的效率，這是因為其既能夠為單位的領導層提供準確的人員崗位調整依據，也能夠為管理人員及時了解單位的整體狀況提供幫助，為廣泛開展有益合作奠定基礎。檔案管理人員只有不斷地更新管理理念、創(chuàng)新管理模式，才能做好檔案管理工作，才能夠使檔案能夠真實地、全面地反映出本單位的整體情況。近三年來，國家推行的機構改革涉及到了絕大多數的機關事業(yè)單位，撤并建是機構改革的核心內容，具有極強的專業(yè)性和保密性，因此在機構改革的背景下，如何做好機關檔案的接收與管理工作顯得尤為重要。檔案接收與管理工作做得好，就能夠給日后的查考工作提供便利;反之，就將為日后的工作帶來接續(xù)困難、無據可查等困擾。機構改革背景下機關檔案接收與管理工作的流程主要是：首先，要按照政府辦公廳印發(fā)的有關檔案工作意見，結合本市區(qū)檔案管理的實際情況，制定出詳細的機構改革期間檔案接收管理預案。然后，對涉及改革的單位進行詳細的調查摸底，掌握各單位的業(yè)務開展情況及檔案數量、管理員等的情況，并根據這些情況制定出檔案接收計劃和時間表。最后，根據改革期間檔案接收與管理預案和調查摸底結果，有針對性地對各單位的檔案做不同的檔案移交處置。

二、機構改革背景下機關檔案接收與管理應當注意的問題

第一，檔案管理部門應當提高工作的積極主動性，主動出擊，成立檔案接收與管理工作小組，制定工作預案并對涉改單位的情況進行摸底調查，為檔案的接收與管理工作打好基礎。第二，檔案管理部門應當加強對涉改單位相關人員的培訓，使他們能夠及時了解檔案局與檔案館的職責區(qū)分，并對本單位在機構改革背景下的檔案工作職責有一個明確的認知，從而避免因人員的變動和撤離而導致的檔案工作無人負責的現象。第三，涉改單位應當提高對本單位檔案管理人員的業(yè)務水平要求，督促他們加強對檔案整理原則、標準等的識記，以及對歸檔軟件的操作熟練程度，同時還要制定相關的檔案整理與處置規(guī)定，以便有效避免檔案錯漏和丟失現象的發(fā)生，確保檔案向上交接工作的順利進行。第四，檔案管理部門要在檔案交接時明確規(guī)定撤銷單位或是職能轉移單位的人員應當如何利用原單位的檔案，以此來避免日后檔案查閱時可能會出現的矛盾。

三、機關檔案接收與管理工作存在的問題及原因分析

1.機關檔案收集與整理的問題。在機構改革背景下，由于涉改單位的覆蓋范圍較大，涉及到的文件材料不僅量大，而且也較為復雜，這就使得在檔案的收集與整理過程中極易出現問題。另外，機構改革主要是單位的撤銷、合并，或者是職能的變化等，這就有可能會使一些單位的檔案管理人員出現調離變動的情況，這樣就使得檔案工作的連續(xù)性受到影響。新接手工作的檔案管理人員由于業(yè)務不熟練，就會在檔案收集整理的過程中出現整理不規(guī)范的問題。一些單位的業(yè)務人員對檔案管理的重要性認識不夠，日常不注重對業(yè)務檔案的留存，這也給檔案管理人員的歸檔工作增添了不小的麻煩。

2.機關檔案的移交和丟損問題。一是在機構改革背景下，機關檔案的移交存在著不規(guī)范的問題。例如，移交的檔案欠缺目錄、沒有檔案交接單，以及交接單的內容填寫不完全等。甚至有的機關檔案在移交的時候，并未按照國家有關撤并改單位檔案移交的有關規(guī)定進行。這些檔案移交過程中存在的交接內容不完整、交接手續(xù)不嚴密和政策執(zhí)行不到位等的問題，導致了機關檔案移交過程中極易出現錯漏的現象。二是機關檔案存在丟損的問題。一般來說，機關事業(yè)單位的業(yè)務處室所形成的歸檔材料（如文件、合同、圖片等）都是各自存放的，在機構改革背景下，這些機關事業(yè)單位的辦公處所進行了調整和變更，這就使得在搬遷過程中極易出現檔案材料的丟失和損毀問題。另外，在搬遷過程中，負責材料整理的一般也并不是檔案管理人員，因此檔案材料的存放和保管就難免會出現問題，這也是造成機關檔案丟損的重要因素。

3.機關檔案的處置問題。首先，部分機關事業(yè)單位由于在機構改革之前準備并不充分，欠缺對檔案整理相關法規(guī)和條例的了解，也未能及時地得到檔案行政管理部門的培訓和指導，就使得在檔案整理和移交過程中出現歸檔不規(guī)范、接管部門不明確和移交材料不正確等的問題。其次，一些單位由于合并成了新單位，檔案管理人員對原檔案單位的業(yè)務并不熟悉，對原檔案單位的檔案不敢進行處理，使得那一部分檔案依然處于原有的狀態(tài)并沒有更新。最后，在機構改革背景下，一些機構按照職能進行了重新的劃分，這就導致了原來隸屬于同一個卷宗內的檔案出現分離的情況，尤其是一些因職能合并而形成的職能單位往往會出現將相關的職能檔案進行移交的錯誤做法，以及撤并單位對還未辦理完畢的文件材料存有“不知如何歸檔”“該由誰來歸檔”的疑問。

四、解決機構改革背景下機關檔案接收與管理問題的途徑

1.政府相關部門要加強對機關檔案接收與管理工作的重視。首先，要加強政府相關部門領導對機關檔案接收與管理工作的重視，只有解決了主抓領導意識觀念上的重視度不足的問題，才能夠使檔案的接收與管理工作不會出現亂作為、缺位等的現象。在具體的機構改革過程中，市內各區(qū)縣有關領導應當在工作會議上強調檔案整理工作的重要性，并對區(qū)縣范圍內的涉改單位提出責任擔當的要求，使檔案能夠得到妥善的處置，檔案的接收和管理工作能夠最終順利完成。其次，政府相關部門領導還應當要求涉改單位建立健全檔案接收與管理工作的領導機制，建立單位檔案處置工作小組，同時要求涉及到并改的單位建立健全單位的檔案管理工作制度，安排專人負責檔案管理工作，切實推進檔案管理工作的規(guī)范化、制度化進程。最后，在機構改革背景下，區(qū)縣檔案局、檔案管的主要領導也應當根據區(qū)縣檔案工作會議的指示，及時地與區(qū)縣機構編制委員會辦公室聯系，提前掌握本區(qū)縣內涉改單位的職能變動情況并有針對性地做好相應的檔案處置計劃和時間安排，避免出現檔案無人管理的情況出現。

2.檔案行政管理部門要加強對涉改單位檔案管理人員的培訓。第一，對于檔案行政管理部門來說，在機構改革的過程中介入涉改單位的檔案接收與管理工作中去，加強對涉改單位檔案管理人員的業(yè)務培訓，是非常重要的舉措，這不僅是檔案行政管理部門體現自身價值的機會，也是做好機關檔案接收與管理工作的基礎。第二，檔案行政管理部門應當使涉改單位的檔案管理人員明確地知道檔案局和檔案館各自的職責范圍，檔案局對機關檔案接收與管理工作進行全程的督導和協(xié)調檔案處理歸屬爭議等事宜，而檔案館則是為接收檔案資料進館做準備，采取各項措施預防檔案遺漏失問題的出現。第三，要通過對涉改單位檔案管理人員的培訓解決他們因業(yè)務部不熟練而影響工作進度的問題，具體實施過程中，可以由檔案局或是檔案館派人在預定的地點采取全員培訓的方式，專門講解檔案收集、歸檔與管理等要求，且在做好保密工作的前提下，借用微信群或是QQ群等基于互聯網的實時溝通工具進行群內業(yè)務培訓和答疑。

3.涉改單位要依據檔案政策法規(guī)制定本單位檔案處置方案。首先，涉改單位的檔案管理人員應當熟悉并掌握國家檔案政策法規(guī)中有關撤并單位檔案管理的相關規(guī)定，并且在機構改革過程中嚴格執(zhí)行政府有關部門下發(fā)的檔案接收管理制度，始終堅持依循法律、合乎規(guī)范。其次，涉改單位還需要成立檔案接收管理工作小組，對由本單位檔案管理人員擬定的針對本單位情況的檔案處置方案進行認真的審議，通過后嚴格監(jiān)督實行。需要注意的問題主要有五點：一是這個檔案處置方案要基于國家檔案法規(guī)和政府發(fā)布的檔案接收管理制度，針對單位自身的實際職能側重情況細化工作的流程、方法步驟和解決措施等，保證責任落實到位。二是根據機構的撤并情況明確區(qū)分本單位已形成檔案和將形成檔案的歸屬方向和處置方式，如果實在區(qū)分有困難，必須及時上報上級單位妥善進行處理。三是并改單位要建立起本單位的檔案管理制度，明確對檔案接收與管理工作的基本要求，并且安排專職檔案管理人員和專門的檔案管理室，對接收到的檔案進行妥善的整理、歸檔和調用。四是嚴格遵守檔案行政管理部門制定的檔案接收與管理流程時間表，在規(guī)定的時間期限內登記備案和上報審批，同時也要制定一個應急預案，遇到緊急突發(fā)狀況無法按時完成的時候，根據預案的處理方式和流程有條不紊進行，盡量將損失降到可控范圍內。五是涉改單位在交接檔案的過程中需要明確規(guī)定檔案的密級，以便職能轉移的科室和職員能夠方便有效地查閱和利用原崗位形成的檔案。

4.涉改單位要明確檔案接收與管理的基本原則并完善交接手續(xù)。首先，涉改單位要加強本單位檔案材料的交接登記工作，一是要制定出文件材料的形成者和整理者之間進行交接的《交接登記表1》，附檔案材料明細，由交接雙方簽字確認;二是要制定檔案整理者與單位檔案管理部門之間進行交接的《交接登記表2》，附檔案材料明細，由交接雙方簽字確認;三是要根據《機關檔案工作條例》的有關規(guī)定，做出本單位的撤并改等相關檔案的處置工作方案，無論是移交檔案館的檔案，還是移交其他接收單位的檔案，都要按規(guī)定填寫《交接登記表3》，附檔案材料明細，由交接雙方簽字確認。其次，涉改單位要制定出內容全面、切實可行的《檔案管理與處置工作方案》，對檔案管理人員安排、檔案管理人員職責、檔案收集整理要求、檔案交接程序、檔案調閱權限、檔案交接時間等進行明確的表述。該《檔案管理與處置工作方案》經由涉改單位檔案工作小組審核通過后，為更加有效地保障檔案工作的順暢進行，還需要送交區(qū)縣的檔案館業(yè)務指導科進行審核，經審核通過后方可進行具體的操作。最后，涉改單位如果未完成檔案的收集整理與移交工作，那么相關的檔案管理人員是不能夠提前撤離的，并且任何檔案形成部門人員或者是檔案整理部門人員都不能夠擅自帶走或留存檔案。

五、機構改革后機關檔案管理工作展望

在實行機構改革重組后，各機關事業(yè)單位普遍會或多或少地接收到一些與主營業(yè)務相關的檔案，這在業(yè)務工作上雖然具有一定的承繼性，但由于合并改使得工作的環(huán)境和職能發(fā)生了一些變化，所以檔案管理工作后續(xù)仍然要進行一系列的協(xié)調和創(chuàng)新。第一，涉改單位在檔案行政管理部門的指導下要成立日常檔案管理工作領導小組，最大程度上維護檔案管理人員的穩(wěn)定性，以確保檔案管理工作的延續(xù)性。第二，涉改單位要根據自身職能的調整變化相應地做出檔案管理制度的調整，在措施和制度上確保檔案管理工作的順利運轉。第三，涉改單位主要領導還是要在日常工作會議上強調檔案管理的重要性，使單位的檔案形成人員、檔案整理人員和檔案管理人員都能夠對職責范圍內的檔案材料進行規(guī)范性的收集、整理和保管。第四，有條件的單位應當設立專門的檔案保管室，對室內的溫濕度進行調控，還需要加強軟硬件設施建設。第五，涉改單位的檔案管理工作要不斷創(chuàng)新思路，一是在工作理念上進行創(chuàng)新，充分發(fā)揮出檔案資源的資本價值;二是要挖掘新的檔案資源，在原有檔案資源的基礎上拓展檔案存儲的維度;三是要不斷提升檔案管理工作的信息化水平，逐步實現源頭文件的電子檔案化，提高檔案資源的管理、查閱與利用效率。第六，檔案管理部門要轉變傳統(tǒng)的服務模式，由被動的服務變?yōu)橹鲃拥姆?，主動地進行檔案資源的宣傳利用。第七，檔案管理部門還需要將原有單一的紙面查閱服務，轉化為可以利用網絡信息技術全方位進行信息查閱的服務，要大力推動基于互聯網絡、大數據和云存儲等技術的新型服務項目，徹底推動機關檔案工作的發(fā)展。

六、結語

在機構改革背景下，機關檔案接收與管理存在著一些問題。為了確保檔案在整理和轉移過程中的完整性和規(guī)范性，順利實現檔案接收與管理工作，可以從加強政府相關部門對機關檔案接收與管理工作的重視、加強檔案行政管理部門對涉改單位檔案管理人員的培訓、涉改單位要依據檔案政策法規(guī)制定本單位檔案處置方案、涉改單位要明確檔案接收與管理的基本原則并完善交接手續(xù)這四個方面入手解決。機構改革重組后，機關檔案管理工作將會在服務理念、方式和內容上發(fā)生極大的改變，網絡信息化等技術的應用將會推動機關檔案工作的進一步發(fā)展。

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（作者單位：青島市李滄區(qū)政府辦公室）