辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理路徑淺述

朱媛媛

摘 要：在我國(guó)科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛運(yùn)用于醫(yī)院檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，改變了醫(yī)院檔案管理的工作方式。在辦公自動(dòng)化環(huán)境中，醫(yī)院的檔案管理工作改革迫在眉睫，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作形式不能夠適應(yīng)當(dāng)下的辦公環(huán)境，無(wú)法提高檔案管理效率，不能夠保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性、有效性?；诖?，本文簡(jiǎn)要闡述了辦公自動(dòng)化的概念及辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，分析了辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理原則，對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理路徑進(jìn)行深入探究。

關(guān)鍵詞：辦公環(huán)境;自動(dòng)化;醫(yī)院檔案;管理路徑

檔案管理工作是醫(yī)院日常管理工作中的重要內(nèi)容，是為醫(yī)院開(kāi)展其他管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性工作，為醫(yī)院內(nèi)各個(gè)科室醫(yī)務(wù)人員、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)制定醫(yī)院管理與發(fā)展計(jì)劃的重要資料來(lái)源。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理工作逐漸發(fā)生變化，呈現(xiàn)出多種問(wèn)題，比如：缺乏管理標(biāo)準(zhǔn)與體系、工作人員專業(yè)素養(yǎng)不足、網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題等。面對(duì)這些問(wèn)題，要想進(jìn)一步提高醫(yī)院的檔案管理工作水平，適應(yīng)自動(dòng)化辦公環(huán)境，凸顯時(shí)代優(yōu)勢(shì)，就要分別從信息技術(shù)的運(yùn)用、觀念的轉(zhuǎn)變、網(wǎng)絡(luò)安全的加強(qiáng)、人才的培養(yǎng)等多種方式構(gòu)建一套完善的自動(dòng)化醫(yī)院檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的高效化與現(xiàn)代化發(fā)展。

一、什么是辦公自動(dòng)化

辦公自動(dòng)化主要就是指工作人員利用多種信息技術(shù)手段，將計(jì)算機(jī)設(shè)備作為主要載體，全面搜集目標(biāo)數(shù)據(jù)，將收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納、總結(jié)、整理，是一種現(xiàn)代社會(huì)特有的事務(wù)處理方法。具體來(lái)說(shuō)，就是將醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)科室的電腦相連接，構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)體系，共享一個(gè)數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)，將各個(gè)科室的辦公數(shù)據(jù)上傳到系統(tǒng)中，再有電腦系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)總結(jié)與整理，由檔案管理工作人員對(duì)收集到的這些數(shù)據(jù)進(jìn)行定期查看、管理與保存，是一種較為高效的檔案資料管理方法。

在醫(yī)院內(nèi)部構(gòu)件辦公自動(dòng)化環(huán)境，能夠幫助工作人員提高檔案數(shù)據(jù)資料的搜集效率，提高整體工作水平，其具體應(yīng)用優(yōu)勢(shì)有以下幾點(diǎn)：

第一，能夠充分發(fā)揮醫(yī)院內(nèi)部信息傳輸與共享系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)了不同科室、辦公室之間的信息高效傳輸與共享，提高了檔案資料的使用率，能夠?yàn)獒t(yī)院構(gòu)建出良好的運(yùn)營(yíng)環(huán)境;

第二，能夠提高檔案管理的安全性。在原有的檔案管理工作中，主要是將紙質(zhì)版資料儲(chǔ)存到檔案室中，一旦發(fā)生意外，則會(huì)面臨檔案資料損毀、丟失的情況，無(wú)法保證檔案資料的安全。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，工作人員將檔案資料以數(shù)據(jù)的形式上傳到系統(tǒng)中，能夠在最大程度上保證資料資源的完整、真實(shí)，避免檔案資料被燒毀、損壞。

第三，能夠大大提高醫(yī)院檔案資料管理的科學(xué)性。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，工作人員參與檔案管理工作，全程處于自動(dòng)化環(huán)境中，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)等實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的搜集、歸納、整理、保存、調(diào)閱等，有效減少了人為參與環(huán)節(jié)，能夠提高檔案數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性，加大檔案資料的儲(chǔ)存量;還能夠在較短的時(shí)間內(nèi)有目的的調(diào)取出檔案資料，促使醫(yī)院檔案資料的利用與閱讀更具靈活性與便捷性，為醫(yī)院內(nèi)部人員開(kāi)展醫(yī)療研究與管理決策工作提供便利條件。

二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

從現(xiàn)階段的辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)，雖然已經(jīng)已經(jīng)初步構(gòu)建了自動(dòng)化環(huán)境，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作方式的轉(zhuǎn)變，提升了檔案資料的管理效率，但是仍然存在管理標(biāo)準(zhǔn)不完全、管理人員缺乏自動(dòng)化管理經(jīng)驗(yàn)、檔案管理工作混亂的情況，從而在一定程度上增加了檔案管理工作自動(dòng)化發(fā)展的難度，不能夠充分落實(shí)自動(dòng)化檔案管理制度。

一方面，隨著現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用愈發(fā)純熟，醫(yī)院的檔案管理辦公自動(dòng)化環(huán)境愈發(fā)完整，很多醫(yī)院紛紛建立起了自動(dòng)化檔案管理工作模式，提供了工作效率。但是，由于檔案管理自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)的不夠徹底，一些醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作人員對(duì)自己的權(quán)責(zé)界限不能夠明確認(rèn)知，為檔案管理工作人員開(kāi)展自動(dòng)化管理工作帶來(lái)阻礙，促使檔案管理工作流程不夠規(guī)范，在面臨突發(fā)情況時(shí)不能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)，以此降低了醫(yī)院的整體檔案管理工作水平。此外，一些醫(yī)院的自動(dòng)化辦公體系構(gòu)建不夠完善，檔案管理自動(dòng)化軟件僅為word等常見(jiàn)的辦公軟件，沒(méi)有根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際需求進(jìn)行設(shè)計(jì)與制作，缺乏專業(yè)的檔案資源搜集與管理系統(tǒng)。

另一方面，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作人員開(kāi)展工作全程在“線上”，也就是說(shuō)互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)成為必不可少且至關(guān)重要的載體，此時(shí)需要注意的就是網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題;在數(shù)據(jù)檔案資料中，很多文件都沒(méi)有特殊的簽字或者字跡，在錄入電腦系統(tǒng)之后，也是較為同一的格式，極為容易被不良分子篡改，不僅對(duì)檔案管理工作存在威脅，更是一種醫(yī)院的醫(yī)療管理隱患，不利于醫(yī)院的健康運(yùn)營(yíng)。因此，院方要加大網(wǎng)安全管理的建設(shè)力度，通過(guò)防毒軟件、防火墻、權(quán)限登錄等方式，提高網(wǎng)絡(luò)安全水平。還有就是醫(yī)院現(xiàn)階段的檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與自動(dòng)化素養(yǎng)問(wèn)題，相較于傳統(tǒng)檔案管理工作，辦公自動(dòng)化下的檔案管理工作的轉(zhuǎn)變不僅僅是工作方式、工作工具、數(shù)據(jù)資料形式的轉(zhuǎn)變，更是工作人員工作理念與思維的轉(zhuǎn)變，因此，要想更好的促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的自動(dòng)化發(fā)展，就不僅要關(guān)注工作人員的計(jì)算機(jī)處理水平與檔案管理知識(shí)，還要關(guān)注工作人員的思維觀念，若工作人員不能夠正確認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理工作，則會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作自動(dòng)化流于形式，不利于醫(yī)院檔案管理的完善與發(fā)展。

三、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理原則

首先，要遵循安全性原則。在原本的醫(yī)院檔案管理工作中，大多數(shù)的檔案資料都是紙質(zhì)版資料，或者是醫(yī)療影像資料，其存在一定的壽命，若長(zhǎng)時(shí)間存放，容易產(chǎn)生損壞、破損等情況，不利于開(kāi)展檔案資料借閱活動(dòng)。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，能夠?qū)⑦@些檔案資料將數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存起來(lái)，能夠在一定程度上提高檔案資料的準(zhǔn)確性、穩(wěn)定性。此時(shí)，工作人員需要考慮檔案在系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)中的儲(chǔ)存安全，將“安全性”作為檔案資料自動(dòng)化管理的重要指標(biāo)，以此維護(hù)醫(yī)院檔案管理穩(wěn)定。

其次，要遵循效率性原則。辦公自動(dòng)化環(huán)境下，開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作，工作效率是重要工作標(biāo)準(zhǔn)之一。工作人員要靈活運(yùn)用多種計(jì)算機(jī)技術(shù)，使用醫(yī)院提供的數(shù)據(jù)搜集與處理軟件，在較短的時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確的處理數(shù)據(jù)信息，以此提高醫(yī)院檔案管理工作效率。

最后，要遵循共享性原則。辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院的檔案資料被工作人員搜集、整理、歸納、儲(chǔ)存到系統(tǒng)中，并不是要一直“塵封”的，而是要作為醫(yī)院內(nèi)各科室、部門(mén)的工作人員開(kāi)展醫(yī)療研究活動(dòng)、學(xué)術(shù)研究活動(dòng)、重大管理決策時(shí)的重要資料。因此，在醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，工作人員要將“檔案利用”與“檔案共享”作為主要工作目標(biāo)，利用檢索工具快速查找相關(guān)資料，為醫(yī)院內(nèi)部工作人員提供便利，促進(jìn)醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展。

四、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理路徑

1.靈活運(yùn)用信息技術(shù)，構(gòu)建自動(dòng)化檔案管理體系

辦公自動(dòng)化環(huán)境下開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作，工作人員要靈活運(yùn)用信息技術(shù)，根據(jù)醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)情況、檔案管理自動(dòng)化體系構(gòu)建目標(biāo)，選擇、設(shè)計(jì)符合自身需求的檔案管理系統(tǒng)。在現(xiàn)代社會(huì)中，不同地區(qū)、不同等級(jí)的醫(yī)院對(duì)檔案資料管理與利用存在不同的需求，工作人員可以根據(jù)這一需求，選擇合適的系統(tǒng)軟件。在選擇軟件時(shí)，工作人員要盡可能的選擇經(jīng)過(guò)國(guó)家鑒定的、正規(guī)的軟件，之后記性二次開(kāi)發(fā)，以此建立能夠滿足自身醫(yī)院檔案管理需求的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部檔案資料的搜集、傳輸、共享、管理、保存、修訂與篩選，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的全程數(shù)字化處理，從而構(gòu)建規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理體系。結(jié)合上述的“缺乏標(biāo)準(zhǔn)”的問(wèn)題，要想讓醫(yī)院各個(gè)科室及檔案管理工作人員能夠“標(biāo)準(zhǔn)化工作”，就要先提出明確的管理系統(tǒng)操作標(biāo)準(zhǔn)，比如：數(shù)據(jù)錄入格式標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)等，以此保證各個(gè)科室上傳的數(shù)據(jù)資料格式統(tǒng)一，在一定程度上避免檔案管理混亂的情況出現(xiàn);還可以根據(jù)檔案資料的內(nèi)容、格式、用途等進(jìn)行統(tǒng)一管理，嚴(yán)格依照醫(yī)院的要求錄入源文件，對(duì)特殊或者極為重要的文件進(jìn)行水印標(biāo)記，并且將檔案實(shí)時(shí)傳輸?shù)礁鱾€(gè)科室的系統(tǒng)中，以此實(shí)現(xiàn)醫(yī)院統(tǒng)一自動(dòng)化辦公網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建。

2.積極主動(dòng)轉(zhuǎn)變管理觀念，構(gòu)建良好自動(dòng)化檔案管理環(huán)境

辦公自動(dòng)化環(huán)境下開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作，工作人員要積極主動(dòng)的轉(zhuǎn)變思想意識(shí)，形成現(xiàn)代化、自動(dòng)化的檔案管理觀念，以此為醫(yī)院及各個(gè)科室的工作人員提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，營(yíng)造良好的自動(dòng)化檔案管理環(huán)境。面對(duì)新的技術(shù)、管理模式與工作方式，工作人員不要一味的“被動(dòng)接受”，而是要主動(dòng)了解辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理工作變化、檔案管理目標(biāo)、檔案管理工作需求，從而有目的的提升自身的檔案管理工作能力與計(jì)算機(jī)處理能力;在能夠正確認(rèn)知檔案管理工作自動(dòng)化之后，可以聯(lián)合醫(yī)院內(nèi)的其他辦公室，比如：醫(yī)院的人力資源部門(mén)、信息部門(mén)提出檔案管理自動(dòng)化轉(zhuǎn)變下這兩個(gè)部門(mén)需要作出的配合性行為，以此進(jìn)一步提高醫(yī)院的自動(dòng)化檔案管理工作水平。

此外，院方也要積極主動(dòng)的轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)備對(duì)于構(gòu)建辦公自動(dòng)化環(huán)境的重要作用。院方喲啊根據(jù)自身實(shí)際情況，結(jié)合檔案管理工作需求，加強(qiáng)檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，比如：辦公室環(huán)境建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)化處理設(shè)備購(gòu)置、醫(yī)院內(nèi)部數(shù)據(jù)傳輸與共享網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)發(fā)與利用等，為醫(yī)院的檔案管理工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

3.堅(jiān)持落實(shí)“安全共享”原則，提高醫(yī)院自動(dòng)檔案管理體系的安全水平

辦公自動(dòng)化環(huán)境下開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作，要堅(jiān)持落實(shí)“安全性原則”與“共享性原則”，全面構(gòu)想安全、穩(wěn)定的檔案資料傳輸與利用環(huán)境，提高自動(dòng)化檔案管理體系的安全水平，促進(jìn)醫(yī)院的良性運(yùn)營(yíng)與發(fā)展。一方面，醫(yī)院要在現(xiàn)有制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提出明確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，貫徹落實(shí)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的規(guī)范化檔案管理要求，提出統(tǒng)一的管理流程、制度、注意事項(xiàng)，促使檔案管理工作人員有據(jù)可依、有章可循;要從數(shù)據(jù)資料錄入與收集環(huán)節(jié)開(kāi)始，分別提出各個(gè)科室的數(shù)據(jù)資料錄入規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、格式、項(xiàng)目數(shù)、特殊備注方式，還要提出檔案整理要求與明細(xì)，提出檔案資料存檔最低標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案資料的共享標(biāo)準(zhǔn)、條件、要求與借閱流程，以此將檔案管理與共享?xiàng)l目明確提出，在最大程度上把保證檔案資料的管理、共享規(guī)范化，避免出現(xiàn)檔案資料被隨意錄入、借閱的情況。

另一方面，要加大對(duì)檔案管理體系網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)?，F(xiàn)代化設(shè)備往往具有高效、便捷、實(shí)用的優(yōu)勢(shì)，但是由于網(wǎng)絡(luò)具有一定的開(kāi)放性，其容易發(fā)生醫(yī)院檔案資料系統(tǒng)被黑客入侵、檔案資料被盜取、檔案資料被篡改及損壞等情況，還會(huì)存在一些信號(hào)干擾、數(shù)據(jù)傳輸與儲(chǔ)存中信息失控等問(wèn)題，基于此，醫(yī)院要加大資金投入力度，構(gòu)建高標(biāo)準(zhǔn)的防火墻與防盜體系，維護(hù)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全;還要提出實(shí)名制的系統(tǒng)登錄機(jī)制與借閱制度，以此保證能夠追根溯源，找到每一個(gè)借閱檔案資料、操作檔案管理系統(tǒng)的人，提高醫(yī)院自動(dòng)檔案管理體系的安全水平。

4.不斷鍛煉檔案管理人員專業(yè)能力，構(gòu)建高素養(yǎng)自動(dòng)化檔案管理團(tuán)隊(duì)

辦公自動(dòng)化環(huán)境下開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作，醫(yī)院要想全面實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，就要不斷鍛煉檔案管理工作人員的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，以此實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作隊(duì)伍的不斷優(yōu)化與調(diào)整、不斷進(jìn)步。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，院方要明確提出醫(yī)院檔案管理工作人員的入選要求，提出具體的需要具備的計(jì)算機(jī)操作等級(jí)資格認(rèn)證、檔案管理專業(yè)知識(shí)技能水平、具體的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)或者資料管理工作經(jīng)驗(yàn)，以此提高門(mén)檻，保證醫(yī)院檔案管理工作隊(duì)伍中人才素養(yǎng)的最低標(biāo)準(zhǔn)。其次，要定期開(kāi)展內(nèi)部檔案管理工作人員的培訓(xùn)，現(xiàn)如今大多數(shù)的醫(yī)院檔案管理工作人員具備良好的專業(yè)技能與計(jì)算機(jī)能力，此時(shí)可以從道德素養(yǎng)、崗位責(zé)任感入手，定期分享優(yōu)秀工作人員案例，講解其優(yōu)秀的工作行為，以此啟發(fā)檔案管理工作人員的思想，促使其形成良好的崗位自豪感與責(zé)任感，能夠更加投入檔案管理工作。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公自動(dòng)化環(huán)境下，要想充分發(fā)揮醫(yī)院檔案管理工作的有效性，就要積主動(dòng)的推動(dòng)檔案管理工作方式的改革，進(jìn)一步突破傳統(tǒng)的工作方式屏障，轉(zhuǎn)變思想觀念，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理工作理念，奠定檔案管理工作自動(dòng)化、現(xiàn)代化發(fā)展基礎(chǔ)。在實(shí)際檔案管理工作中，工作人員要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，引進(jìn)相應(yīng)的信息技術(shù)，構(gòu)建健全的檔案管理體系，提出檔案管理制度，為工作人員提供明確的依據(jù)。醫(yī)院要加大對(duì)內(nèi)部檔案管理人才的培養(yǎng)力度，定期開(kāi)展培訓(xùn)，強(qiáng)化內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系，為檔案管理工作提供良好的外部環(huán)境。此外，醫(yī)院檔案管理工作人員要重視網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，堅(jiān)持落實(shí)“安全共享”原則，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化、高效化發(fā)展。

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（作者單位：濟(jì)寧市精神病防治院人力資源部）