中學(xué)檔案管理工作問題與工作效率提升方式探討

劉琨

摘 要：當(dāng)年社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技快速發(fā)展，各個(gè)行業(yè)逐漸向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展教育事業(yè)不斷進(jìn)行改革，中學(xué)檔案管理工作與中學(xué)發(fā)展有直接關(guān)系，在現(xiàn)代教育改革過程中逐漸受到重視。本篇文章首先對(duì)目前中學(xué)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，然后根據(jù)實(shí)際問題提出有效的解決策略，并且立足當(dāng)前發(fā)展情況對(duì)中學(xué)檔案管理工作效率提升方式探討，希望可以為以后中學(xué)檔案管理工作實(shí)踐提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;工作問題;工作效率;提升方式

文件管理學(xué)校對(duì)中學(xué)的發(fā)展階段不可替代的作用。它使用的是在學(xué)校發(fā)生的各種形式的文字，圖形，視頻和其他記錄的一切，聲音信息，信息豐富，形式多樣，以提供真實(shí)和寶貴經(jīng)驗(yàn)的詳細(xì)信息，中學(xué)教育的發(fā)展，為高中提供可靠數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，根據(jù)教育發(fā)展的實(shí)施。因此，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理學(xué)校的重要性，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的檔案管理問題的工作和研究，探索有效的改進(jìn)方式，提高檔案管理的水平和效率。

一、中學(xué)檔案信息管理工作特點(diǎn)

檔案信息是使用數(shù)據(jù)文件，文本，表格，視頻，音頻等多種形式的學(xué)歷全日制發(fā)生的，它有一個(gè)聲音，豐富性，多樣性的特點(diǎn)。充分利用檔案可以提供準(zhǔn)確，真實(shí)的中學(xué)教育和學(xué)校發(fā)展，有價(jià)值的和可靠的信息和經(jīng)驗(yàn)。管理者和領(lǐng)導(dǎo)者能夠提高效益作為決策的依據(jù)。在那個(gè)檔案構(gòu)成大約三分鐘的關(guān)鍵作用，在教育過程高中打球，但在三段包括許多小項(xiàng)目。例如：專業(yè)檔案還包括老師的教案和工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié);每天的課程計(jì)劃和優(yōu)秀成果;院長(zhǎng)工作的注冊(cè)信息;學(xué)校的基本個(gè)人信息表;通過活動(dòng)的學(xué)校記錄等發(fā)展。正如許多物種，它是管理過程中非常困難。檔案材料的來源也比較分散，籠統(tǒng)檔案中等水平從上級(jí)機(jī)關(guān)，事業(yè)單位，學(xué)校居然教學(xué)，學(xué)校管理，學(xué)生和教師。

其中上級(jí)政府部門資料在整體占比較少，但這些數(shù)據(jù)資料都經(jīng)過詳細(xì)的記錄，相關(guān)手續(xù)比較周全，在實(shí)際查找時(shí)更加方便與簡(jiǎn)單，管理結(jié)合起來可以更加科學(xué)高效。校務(wù)、管理會(huì)計(jì)部門之間以及師生所輸出的資料占整體檔案的絕大部分，這些企業(yè)檔案更加真實(shí)、對(duì)學(xué)校教育發(fā)展也更有幫助，能夠及時(shí)準(zhǔn)確、直觀的反應(yīng)出學(xué)校的進(jìn)程。但是他們往往校內(nèi)學(xué)生對(duì)于這部分研究資料無法真正做到有效登記、處理，因此此類檔案安全管理系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)習(xí)起來較為困難。需要注意的是，中學(xué)檔案由于資金來源主要途徑多樣、內(nèi)容非常廣泛復(fù)雜，所以會(huì)出現(xiàn)多種格式，加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施陳舊、人員自身綜合能力素質(zhì)水平有待提升等問題所以也得這些檔案在實(shí)際上架操作、信息核查等工作的效率受到嚴(yán)重制約。

二、中學(xué)檔案管理工作存在的問題分析

1.檔案管理人員專業(yè)技能水平較低。社會(huì)加速發(fā)展進(jìn)程中，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)需求，中學(xué)院校不斷擴(kuò)招辦學(xué)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，隨著中學(xué)生數(shù)量的不斷增加需要更多的專業(yè)檔案管理人員，因?yàn)榇藭r(shí)需要處理的檔案數(shù)量也逐漸增多。但是就目前的中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理人員的素質(zhì)都比較低，在工作實(shí)踐中對(duì)自己的工作不負(fù)責(zé)，導(dǎo)致檔案管理工作面臨未來發(fā)展困境，不能基于實(shí)際問題提出有效策略進(jìn)行解決，除此之外，學(xué)校建設(shè)發(fā)展過程中相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理沒有高度重視，導(dǎo)致一些專業(yè)的檔案管理人員逐漸從崗位流失，長(zhǎng)期從事此職業(yè)的經(jīng)驗(yàn)豐富的人員不能長(zhǎng)久的留在崗位上，導(dǎo)致目前的檔案管理工作效率非常低。

2.中學(xué)檔案管理方式存在漏洞。當(dāng)前社會(huì)科技不斷進(jìn)步，社會(huì)很多行業(yè)在發(fā)展過程中逐漸向自動(dòng)化過渡，在當(dāng)前新的社會(huì)發(fā)展背景下利用計(jì)算機(jī)技術(shù)讓檔案管理工作的逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，運(yùn)用新的技術(shù)提升檔案管理工作的效率，有效避免了人們操作過程中遇到的一些管理難題，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)改造與管理工作帶來極大的便利，但是由于互聯(lián)網(wǎng)自身特有的開放性增加了檔案管理工作中的安全隱患，檔案資料記存在電腦終端，但是操作過程中可能會(huì)受到木馬病毒的攻擊導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，可能會(huì)出現(xiàn)檔案資料被篡改的現(xiàn)象，影響檔案資料的完整度，對(duì)后期管理工作產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。

3.中學(xué)檔案管理工作缺乏完善的制度。我國目前很多中學(xué)適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展建立檔案管理制度，但是很多制度都是流于形式上，不能真正的在檔案管理工作實(shí)踐中發(fā)揮有效作用，紙上談兵式的制度不能在管理過程中落實(shí)到實(shí)處，增加了檔案管理工作的難題。

4.重視程度不高。就目前的中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀來看，在實(shí)際管理中很多管理人員只是對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單規(guī)整、存儲(chǔ)，后續(xù)沒有其他相關(guān)完善工作，由此可知管理過程中沒有關(guān)于檔案管理的完整工作流程。中學(xué)檔案管理處于此種管理狀態(tài)下，不能讓當(dāng)然真正發(fā)揮實(shí)際作用，中學(xué)開展教育不能以檔案為指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)發(fā)展，檔案的參考作用不能有效發(fā)揮，長(zhǎng)期發(fā)展導(dǎo)致檔案管理工作缺乏規(guī)范性，實(shí)際管理中的問題也會(huì)越來越多。適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展檔案管理工作也要緊跟時(shí)代步伐，如果對(duì)當(dāng)今這種快速發(fā)展的時(shí)代中檔案管理工作現(xiàn)狀不能及時(shí)改變，不能及時(shí)給予檔案管理工作過度重視，后期實(shí)際管理中會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的不利影響。比如由于對(duì)檔案管理工作重視不夠，會(huì)導(dǎo)致直接管理人員缺乏工作積極性，日常管理水平不高，對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足不能及時(shí)進(jìn)行合理歸類，直接影響了檔案管理工作的效率，實(shí)際管理中不能基于時(shí)代發(fā)展創(chuàng)新管理方式，隨之而來面臨各種問題，所以需要在以后發(fā)展中加以重視。

5.與時(shí)代發(fā)展脫節(jié)。中學(xué)檔案管理中受多種因素影響，導(dǎo)致檔案管理還是沿著原來的傳統(tǒng)方式進(jìn)行，沒有與時(shí)代接軌，在發(fā)展過程中脫節(jié)嚴(yán)重，檔案管理實(shí)踐中沒有立足當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備和科學(xué)管理模式，經(jīng)常會(huì)出一些重要的問題丟失問題，而且由此會(huì)對(duì)教育工作開展有一定的不利影響。目前發(fā)展過程中檔案管理的傳統(tǒng)模式仍占據(jù)主導(dǎo)，不利于中學(xué)檔案管理工作時(shí)間充足，很難滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需要，中學(xué)檔案管理不能與實(shí)踐相互連接導(dǎo)致教育發(fā)展固步不前，教育事業(yè)發(fā)展緩慢。

三、中學(xué)檔案管理工作存在問題的解決措施

1.提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。中學(xué)檔案管理效率的提高與實(shí)際管理人員的素養(yǎng)有直接關(guān)系，基于此需要學(xué)校積極培養(yǎng)專業(yè)人才，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理工作人員，對(duì)檔案管理工作者開展專業(yè)培訓(xùn)，提升他們的實(shí)際工作能力，進(jìn)而達(dá)到提升檔案管理工作質(zhì)量的目的。比如，有些學(xué)校應(yīng)對(duì)當(dāng)前發(fā)展專門成立檔案管理培訓(xùn)班，請(qǐng)專家教授給工作人員講解相關(guān)知識(shí)，立足當(dāng)前中學(xué)大學(xué)管理的實(shí)際情況，創(chuàng)新工作思路解決檔案管理實(shí)際問題，保證檔案完整性。學(xué)校也可以在此方面加大宣傳力度，通過宣傳讓檔案管理工作人員轉(zhuǎn)變自身發(fā)展意識(shí)，學(xué)校組織檔案管理工作人員積極溝通，讓檔案管理工作人員能夠相互分享自己的管理經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，積極學(xué)習(xí)他人的長(zhǎng)處提升日常工作效率。

2.應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理。當(dāng)前我國社會(huì)不斷進(jìn)步，在現(xiàn)代化快速推進(jìn)的過程中信息時(shí)代迎來新的發(fā)展局面，學(xué)校當(dāng)然管理利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展。中學(xué)檔案是中學(xué)發(fā)展的理論參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案科學(xué)管理，在管理實(shí)踐中順應(yīng)時(shí)代潮流全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。當(dāng)前我國中學(xué)檔案管理工作實(shí)踐中信息資料整合利用存在一些不足，而且在信息化的時(shí)代由于各種因素的影響導(dǎo)致各種資料比較多，增加了資料處理的工作量，利用現(xiàn)代信息技術(shù)不再大量應(yīng)用紙質(zhì)材料，在物質(zhì)化操作下進(jìn)行檔案采集整合，讓實(shí)際工作人員利用系統(tǒng)對(duì)檔案資料數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，由原來傳統(tǒng)的實(shí)際資料向虛擬信息資料過渡。利用數(shù)據(jù)庫可以存儲(chǔ)大量的信息資料，改變?cè)瓉淼膶?shí)體分類方式，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息資料的做相關(guān)操作，嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律引進(jìn)先進(jìn)的機(jī)器對(duì)檔案進(jìn)行掃描裝訂，后續(xù)只需把檔案錄入系統(tǒng)，解決了檔案存儲(chǔ)空間的問題?；诨ヂ?lián)網(wǎng)科技實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化模式，中學(xué)檔案管理利用專業(yè)系統(tǒng)軟件，完成整體上的數(shù)字化建設(shè)，通過軟件快速進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，有效促進(jìn)中學(xué)檔案管理工作發(fā)展。

3.建立完善的中學(xué)檔案管理制度。適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展，學(xué)校應(yīng)該立足自己的實(shí)際情況，在遵守國家相關(guān)法律的基礎(chǔ)上制定科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度。沒有規(guī)矩不成方圓，實(shí)現(xiàn)中學(xué)方案管理向正規(guī)化方向發(fā)展，必須要制定科學(xué)系統(tǒng)的管理制度，具體工作實(shí)踐中嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，保證學(xué)校檔案管理工作能夠正常運(yùn)行。

4.重視中學(xué)檔案管理工作。中學(xué)檔案管理是與中學(xué)發(fā)展有直接聯(lián)系的，通過檔案記錄中心發(fā)展的每一個(gè)歷史階段，并且在檔案中可以查詢到相關(guān)的重大事件。讓中學(xué)學(xué)校在未來的發(fā)展中根據(jù)具體實(shí)例和數(shù)據(jù)，為現(xiàn)代化建設(shè)提供幫助，實(shí)現(xiàn)學(xué)校教育發(fā)展。比如在檔案中會(huì)詳細(xì)記錄：某中學(xué)在某年建校，在發(fā)展的幾十年里都發(fā)生過的重大事件，學(xué)校培養(yǎng)了多少人才，給國家做了多大貢獻(xiàn)等信息，這些都是學(xué)校發(fā)展歷史，與檔案管理工作密切相關(guān)，需要中學(xué)檔案管理工作者在工作中加強(qiáng)管理避免檔案資料丟失。中學(xué)學(xué)校重視大學(xué)管理工作，其實(shí)就是對(duì)學(xué)校教育自身發(fā)展的重視，同時(shí)也可以上升到中學(xué)教育的發(fā)展。因此在未來發(fā)展中需要相關(guān)部門對(duì)中學(xué)檔案管理工作給予重視，與此同時(shí)，學(xué)校方面為了保證各大管理工作的正常運(yùn)行，需要行政部門及時(shí)給予幫助，學(xué)校重視檔案管理工作改變相關(guān)工作人員的意識(shí)，讓中學(xué)帶來管理工作在實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)優(yōu)化，為中學(xué)教育發(fā)展打下基礎(chǔ)。

5.與時(shí)俱進(jìn)，讓檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代潮流。社會(huì)是不斷向前發(fā)展的，在現(xiàn)代化發(fā)展的過程中中學(xué)檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)緊跟步伐，才能與時(shí)代潮流相互適應(yīng)。中學(xué)到來是中學(xué)發(fā)展的理論依據(jù)，為中學(xué)向管理數(shù)據(jù)化發(fā)展創(chuàng)造條件，中學(xué)檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代與社會(huì)同步。在發(fā)展過程中需要改變傳統(tǒng)的發(fā)展模式，引進(jìn)新技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化智能化管理。保證住房保障管理工作正常運(yùn)行，在此基礎(chǔ)上就將節(jié)約管理成本，并且讓檔案管理像科學(xué)化方向發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)也引進(jìn)新型人才、創(chuàng)新管理模式。但是在現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的過程中，也需要看到各種新技術(shù)應(yīng)用中存在的弊端，避免在檔案管理工作實(shí)踐中受到外來攻擊，造成檔案資料的流失。

四、中學(xué)檔案管理工作工作效率提升方式探討

1.建立電子檔案庫。其中的數(shù)據(jù)，依靠現(xiàn)代化的，便捷的文件管理軟件，您可以創(chuàng)建一個(gè)可靠的海量電子檔案，與紙質(zhì)文件和同步相關(guān)的電子檔案和能源需求。同時(shí)，檔案辦公室的工作人員應(yīng)建立和完善電子化流程，貸款支持檔案，發(fā)布，提供了多種方式，在線文件檢索，以更方便地訪問各種文件信息。與此同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)須以更輕松地進(jìn)行這項(xiàng)辦公事務(wù)的綜合評(píng)估和診斷，還提供各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，便于文件建立關(guān)聯(lián)，方便地訪問電子文件的各種信息檔案管理考核管理。當(dāng)然，也有電子記錄的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，電子文件相比，該文件的傳統(tǒng)紙質(zhì)版本而言，雖然大量的信息，輸入更方便，但也有一些風(fēng)險(xiǎn)，如網(wǎng)絡(luò)故障，數(shù)據(jù)丟失所造成的計(jì)算機(jī)病毒等出現(xiàn)了問題，工作人員記錄管理學(xué)校不斷更新，以便他們的計(jì)算機(jī)知識(shí)，以靈活應(yīng)對(duì)這些問題的檔案管理。

2.增強(qiáng)管理意識(shí)，加大資金投入。在目前發(fā)展過程中對(duì)中學(xué)的管理工作不重視，主要是在意識(shí)層面上的偏差沒有及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，面對(duì)當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展?fàn)顟B(tài)，有效解決道德管理工作實(shí)際問題，需要及時(shí)對(duì)人們的錯(cuò)誤意識(shí)進(jìn)行糾正，從思想上轉(zhuǎn)變對(duì)待管理工作的不重視，在行動(dòng)上加強(qiáng)檔案管理，促進(jìn)檔案管理工作不斷優(yōu)化。中學(xué)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要積極發(fā)揮帶頭作用，引領(lǐng)工作人員做好檔案管理工作，不僅要建立健全相關(guān)的管理制度實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展，還需要在檔案管理方面加大資金投入，避免由于資金投入不足導(dǎo)致實(shí)際管理工作不能正常開展。

3.完善的學(xué)校檔案管理系統(tǒng)。學(xué)校不僅要配置一個(gè)特殊的房間，方便各種文件管理文件干燥耐久存的，而檔案管理還需要繼續(xù)提高。文件管理也是學(xué)校的一個(gè)重要部門，也應(yīng)該有健全的規(guī)章制度，應(yīng)該有一個(gè)詳細(xì)的檔案管理流程。具體到不同的檔案，管理制度，貸款案件檔案，分類整理文件，并保存系統(tǒng)等。例如，要做好檔案的統(tǒng)計(jì)組成，學(xué)校專員職位上的時(shí)間和考勤記錄管理工作;股權(quán)轉(zhuǎn)讓及時(shí)，準(zhǔn)確的注冊(cè)和接收文件，使得文件訪問的詳細(xì)表中的記錄，它可以顯著降低文件丟失的現(xiàn)象;有沒有允許借用文件系統(tǒng)中，如果確實(shí)因?yàn)楣ぷ餍枰?，文件檔案室出來，人們需要明確的信息取土，取土的目的和返回日期。

4.加大檔案信息管理技術(shù)技能和知識(shí)的培訓(xùn)力度。不能夠只是讓教學(xué)設(shè)計(jì)任務(wù)較輕的教師可以負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案資源管理會(huì)計(jì)工作，學(xué)校檔案室應(yīng)該聘請(qǐng)專業(yè)的管理研究人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析詳細(xì)的梳理，有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并做到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無誤。相關(guān)法律專業(yè)的管理服務(wù)人員以及對(duì)于中國檔案的標(biāo)注、分類、標(biāo)記、裝訂等具有不同專業(yè)的技能，學(xué)校要不定期組織開展檔案安全管理能力相關(guān)理論培訓(xùn)，以更大程度不斷加大培訓(xùn)力度來提高檔案管理部門人員的檔案管理技能。

5.提高專業(yè)素養(yǎng)，與現(xiàn)代化接軌。提升檔案管理工作效率，學(xué)校要聘任專業(yè)管理人才，并且積極引進(jìn)科學(xué)的管理方式，除此之外，學(xué)校還要組織工作人員進(jìn)行訓(xùn)練和培訓(xùn)，同時(shí)積極引進(jìn)國外先進(jìn)的技術(shù)設(shè)施，搭建檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展平臺(tái)，讓學(xué)校檔案管理與時(shí)代融合，促進(jìn)中學(xué)教育發(fā)展。

6.運(yùn)用績(jī)效考核工作制度，創(chuàng)新檔案管理工作。在現(xiàn)代化發(fā)展過程中，結(jié)合相關(guān)管理工作的經(jīng)驗(yàn)，為了提高檔案管理工作效率，可以進(jìn)行績(jī)效考核，考核工作人員的日常工作業(yè)績(jī)，激發(fā)他們?nèi)松ぷ鞯姆e極性，嚴(yán)格落實(shí)績(jī)效考核制度，讓有能力的管理人員有發(fā)展的平臺(tái)，通過績(jī)效考核實(shí)現(xiàn)人才的合理分配，優(yōu)勝劣汰增強(qiáng)工作人員素養(yǎng)。

總結(jié)

由以上論述可知，適應(yīng)當(dāng)前教育改革，讓中學(xué)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，需要立足當(dāng)前發(fā)展中的實(shí)際問題全面革新，相關(guān)人員必須轉(zhuǎn)變思想重視檔案管理工作，為中學(xué)檔案管理發(fā)展創(chuàng)造條件，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)中學(xué)教育發(fā)展。

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（作者單位：貴州省都勻一中）