探討文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

王鳳

摘 要：伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，人們對于信息化建設(shè)、辦公自動(dòng)化的需求日益增長，為了提高文書檔案管理水平，人們紛紛通過構(gòu)建文書檔案管理的辦公自動(dòng)化來實(shí)現(xiàn)對文書檔案管理工作的發(fā)展。本文將著重分析和探討文書檔案管理辦公自動(dòng)化存在的問題，并針對現(xiàn)狀提出改善文書檔案管理辦公自動(dòng)化的建議與策略。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;辦公自動(dòng)化;應(yīng)用

大數(shù)據(jù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為辦公自動(dòng)化提供了可能，現(xiàn)如今的文書檔案管理工作也逐步朝向辦公自動(dòng)化的方向發(fā)展。文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用無疑是一項(xiàng)新的突破，辦公自動(dòng)化是集中整合、匯集統(tǒng)一進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的新型文書檔案管理模式。不論是企業(yè)還是事業(yè)單位，如果想要在新的發(fā)展形勢下提高自身的綜合競爭力，就要采取科學(xué)合理的措施加強(qiáng)內(nèi)部文書檔案管理工作，這也是逐步加強(qiáng)內(nèi)部控制水平的基礎(chǔ)。

一、文書檔案管理的辦公自動(dòng)化存在的問題

1.領(lǐng)導(dǎo)重視程度明顯不夠

目前許多地區(qū)的文書檔案管理工作都受到了所謂領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)的嚴(yán)重影響。隨著國家社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷進(jìn)步，固有的文書檔案管理方案和相關(guān)規(guī)定亟待改革，但是文書檔案管理工作是隱形效益，許多管理者和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任意識(shí)不夠強(qiáng)烈，或者沒有意識(shí)到文書檔案管理對辦公管理整體質(zhì)量的影響。所以使得文書檔案管理工作一直處于不受重視的地位。具體表現(xiàn)如下：第一，文書檔案管理體系落后，缺乏權(quán)責(zé)明晰的管理制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制。第二，文書檔案管理崗位責(zé)任劃分不夠明確，沒有指定到具體的部門和人員。第三，文書檔案管理工作制度落實(shí)貫徹不夠明確、全面、仔細(xì)，沒有嚴(yán)格按照現(xiàn)有的既定制度執(zhí)行。第四，針對文書檔案管理問題和隱患沒有具體的制度去約束。第五，欠缺應(yīng)用于文書檔案管理的專項(xiàng)資金，對文書檔案管理的維護(hù)不到位。

2.管理人員問題

在目前的發(fā)展過程中，文書檔案管理人員通常會(huì)出現(xiàn)身兼數(shù)職的情況，他們無法專注地對文書檔案管理工作進(jìn)行合理安排與調(diào)度，因?yàn)榻?jīng)常會(huì)被行政后勤等繁瑣的工作占據(jù)時(shí)間，這不僅不能構(gòu)建出完整的文書檔案管理體系，還造成了我國各個(gè)企業(yè)或單位中的專業(yè)文書檔案管理人員極其匱乏的現(xiàn)狀。不得不說，這與其頻繁的工作崗位調(diào)動(dòng)與不明確的工作職能有很大關(guān)系。

3.文書檔案管理辦公自動(dòng)化存在的風(fēng)險(xiǎn)

（1）系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)

在目前的信息技術(shù)發(fā)展過程中，文書檔案管理工作應(yīng)用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)提高工作效率已是大勢所趨。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)、云計(jì)算在文書檔案管理工作中應(yīng)用可以提升采集信息、處理信息的速度，但是，辦公自動(dòng)化建設(shè)最終依賴的是一臺(tái)計(jì)算機(jī)，各項(xiàng)工作也都受這臺(tái)計(jì)算機(jī)的控制，甚至可以說，在信息化建設(shè)的背景下，各項(xiàng)工作有序進(jìn)行的基礎(chǔ)和保障都是計(jì)算機(jī)及其控制系統(tǒng)的穩(wěn)定性。因此，文書檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障或者問題，整個(gè)文書檔案管理工作都會(huì)處于癱瘓和停滯狀態(tài)。不僅如此，辦公自動(dòng)化下的文書檔案管理工作體系是呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化分布的，各個(gè)工作環(huán)節(jié)和工作部門相互聯(lián)系，就算計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)穩(wěn)定，但是一旦某個(gè)遠(yuǎn)程控制軟件出現(xiàn)故障，就會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部文書檔案管理工作整個(gè)系統(tǒng)的停滯，從而導(dǎo)致相關(guān)工作無法正常進(jìn)行，這也是文書檔案管理工作辦公自動(dòng)化的最大風(fēng)險(xiǎn)。

（2）數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)也是文書檔案管理辦公自動(dòng)化的重要風(fēng)險(xiǎn)之一。辦公自動(dòng)化背景下，各項(xiàng)檔案信息均以電子化和數(shù)據(jù)化的形式儲(chǔ)存。這種儲(chǔ)存方式首先容易被修改，且修改結(jié)果往往不留痕跡、很難檢查和監(jiān)管。這同時(shí)也是辦公自動(dòng)化背景下，文書檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)重要難題和典型特征。其次，電子化和數(shù)據(jù)化的檔案信息容易被盜取，企業(yè)和單位內(nèi)部對于自身文書檔案信息的重視程度極高，傳統(tǒng)模式的工作背景下，文書和檔案信息很難被泄露。但是在大數(shù)據(jù)背景下，如果自身的局域網(wǎng)和相關(guān)應(yīng)用軟件更新、維護(hù)不夠及時(shí)，那么辦公自動(dòng)化的文書檔案數(shù)據(jù)就很容易被盜取和泄露，這會(huì)對企業(yè)或單位的發(fā)展產(chǎn)生無法挽回的損失。最后，電子化和數(shù)據(jù)化的文檔信息還容易被覆蓋，儲(chǔ)存在磁盤或硬盤中的文書檔案信息在管理人員的使用、轉(zhuǎn)移過程中一旦被覆蓋或者刪除，就很難對其還原，這也會(huì)對文書檔案管理工作造成巨大的困難。

二、辦公自動(dòng)化的應(yīng)用對文書檔案管理的影響

1.有助于提高文書檔案管理工作效率

在目前的互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)背景下，各項(xiàng)信息和數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式地增長。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作都由人工進(jìn)行數(shù)據(jù)整理、歸納、分析的流程，這種工作流程適應(yīng)傳統(tǒng)的發(fā)展模式和經(jīng)營活動(dòng)。但在目前信息技術(shù)高速發(fā)展的年代，各個(gè)行業(yè)的交易模式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)都在發(fā)生巨大的變化。比如電子商務(wù)模式，電子商務(wù)是一種以互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)為基礎(chǔ)和媒介的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。面對這些改變，傳統(tǒng)文書檔案管理工作暴露出工作效率低、流程繁復(fù)且易受到人為因素影響的弊端，這些弊端很容易影響文書檔案信息的真實(shí)性和可靠性。

在這種情況下，增強(qiáng)對文書檔案管理的信息化建設(shè)就有助于提高企業(yè)文書檔案管理工作的速度和質(zhì)量。引入人工智能和辦公自動(dòng)化應(yīng)用軟件去進(jìn)行海量數(shù)據(jù)的整理和歸類工作，工作人員則負(fù)責(zé)更為高級(jí)的文檔管理工作，對各項(xiàng)經(jīng)營和發(fā)展信息進(jìn)行深層次的分析和檢查，從而顯著提高文書檔案管理工作的有效性。

2.有助于拓展文書檔案管理空間

在經(jīng)濟(jì)市場競爭壓力越來越大的背景下，各個(gè)行業(yè)的發(fā)展更加依賴于內(nèi)部控制管理質(zhì)量。但現(xiàn)階段的文書檔案管理工作與傳統(tǒng)文書檔案管理工作有很大差異，現(xiàn)階段所需要的文書檔案管理工作不再是對各項(xiàng)數(shù)據(jù)和信息的整理和歸納這么簡單了，企業(yè)和單位更需要文書檔案工作人員根據(jù)發(fā)展經(jīng)營信息深層次分析發(fā)展現(xiàn)狀，為企業(yè)和單位長期戰(zhàn)略規(guī)劃指引方向、提出建議。這代表著文書檔案管理工作職能的變化，那傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸納、分析整理工作由誰來做呢？在企業(yè)和單位的信息化建設(shè)相對完善的情況下，這部分文書檔案管理工作是可以由相應(yīng)信息技術(shù)代替完成的。

3.提高辦公效率

在對文書檔案信息進(jìn)行處理時(shí)，通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以有效的發(fā)揮出辦公自動(dòng)化所具有的管理功能，從而有效的提升辦公效率和對文書檔案的管理水平。在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式當(dāng)中，主要是以人工的方式來進(jìn)行相關(guān)的檔案操作，具體來說包括對檔案信息的收集、分類和整理，同時(shí)在分類時(shí)還需要對檔案信息是否存在錯(cuò)誤或者遺漏等問題進(jìn)行檢查，在記錄相關(guān)的檔案信息時(shí)，也主要是通過相關(guān)工作人員以手寫的方式來進(jìn)行完成。而在這一過程當(dāng)中，要求相關(guān)工作人員能夠做到字跡工整，嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行書寫。在統(tǒng)計(jì)檔案信息時(shí)也需要多次反復(fù)地進(jìn)行核實(shí)，從而保證檔案信息當(dāng)中不會(huì)存在相應(yīng)的錯(cuò)誤問題，因此采用傳統(tǒng)的檔案管理方式在時(shí)間、精力上具有較大的耗費(fèi)，而且無法有效的保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性。目前，通過采用相關(guān)的信息管理軟件，以計(jì)算機(jī)技術(shù)來對檔案信息進(jìn)行錄入和管理，能夠有效地完成檔案信息的收集、分類、管理、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)對文書檔案管理的辦公自動(dòng)化操作，其不僅更加的簡單快捷，而且還能夠緩解工作人員的自身壓力，有效的提升檔案管理工作的效率。

4.有助于實(shí)現(xiàn)信息共享

在傳統(tǒng)文書檔案管理工作模式當(dāng)中，無法有效的進(jìn)行信息共享，這也導(dǎo)致相關(guān)的文書檔案無法充分的發(fā)揮出自身所具有的服務(wù)功能，也無法被充分的得到利用，進(jìn)而造成了相關(guān)檔案資源的浪費(fèi)現(xiàn)象。而通過在文書檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)，并構(gòu)建出具體的文書檔案管理平臺(tái)，可以通過相關(guān)管理軟件來有效的開展檔案的分類工作，而且還能夠系統(tǒng)和規(guī)劃的對文書檔案進(jìn)行處理和整理，使其檔案目錄的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)槟夸浐蛢?nèi)容相結(jié)合的管理形式?，F(xiàn)如今，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對檔案管理載體和檔案信息進(jìn)行分離可以更好地體現(xiàn)出其所具有的兼容性特征，并確保能夠以多種形式為有效的開展管理工作，例如可以采用縱向記錄和橫向記錄相結(jié)合以及歷史記錄和現(xiàn)實(shí)記錄進(jìn)行結(jié)合等方式。而在對信息資源進(jìn)行使用時(shí)，可以通過網(wǎng)絡(luò)授權(quán)管理系統(tǒng)對其歷史記錄進(jìn)行查閱，這樣一來，在管理檔案信息時(shí)能夠有效的突破時(shí)間和空間的限制，提升查閱的準(zhǔn)確性。

5.解決了文書檔案存儲(chǔ)空間有限的問題

在文書檔案管理工作當(dāng)中，對于文件的儲(chǔ)存空間往往是一項(xiàng)十分值得關(guān)注的內(nèi)容。在以往的傳統(tǒng)管理模式當(dāng)中，主要是通過紙張來對相關(guān)信息進(jìn)行儲(chǔ)存，這樣一來會(huì)導(dǎo)致需要更多的儲(chǔ)存空間，但通過應(yīng)用辦公室自動(dòng)化技術(shù)可以有效的解決儲(chǔ)存空間問題。相關(guān)管理人員可以利用電子化來有效的替代紙張，以電子文件的形式來進(jìn)行儲(chǔ)存，其對實(shí)際空間的占用量明顯變小，而且其實(shí)儲(chǔ)存空間也會(huì)更多，這樣一來可以有效的提升對文書檔案的管理效率，還能夠提高對其信息的存儲(chǔ)數(shù)量。工作人員在對檔案信息進(jìn)行查詢時(shí)也會(huì)更加的方便，從而節(jié)約相關(guān)檔案信息的查詢時(shí)間。

6.電子文件保存的穩(wěn)定性更強(qiáng)

在傳統(tǒng)管理模式當(dāng)中主要通過使用紙張來管理文書檔案，而由于紙張?jiān)诰唧w使用中，其纖維素會(huì)發(fā)生相應(yīng)的改變，進(jìn)而對其耐久性產(chǎn)生影響，容易造成文件檔案的損失問題。對此，通過應(yīng)用電子文件來開展相關(guān)的保存工作，可以有效的保證文書檔案的穩(wěn)定性和耐久性，而且相關(guān)管理人員還可以結(jié)合實(shí)際情況合理的選擇電子載體。這樣一來，外界環(huán)境因素對其所產(chǎn)生的影響也會(huì)有所降低，可以確保電子文件保存具有更強(qiáng)的穩(wěn)定性。

三、文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用策略

1.加強(qiáng)運(yùn)營團(tuán)隊(duì)建設(shè)

當(dāng)今社會(huì)，經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展日新月異，文書檔案管理工作面對自身發(fā)展現(xiàn)狀也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，追隨時(shí)代發(fā)展的潮流，在運(yùn)營管理問題的面前，我們應(yīng)該認(rèn)清現(xiàn)狀，多學(xué)習(xí)多交流，尤其是向在此方面建樹卓著的國家取經(jīng)，以此來為我們自己的標(biāo)準(zhǔn)化的信息建設(shè)建設(shè)和文書檔案管理工作注入新鮮的血液，同時(shí)先進(jìn)的理念和先進(jìn)的制度體系也會(huì)使得文書檔案辦公自動(dòng)化的建設(shè)如虎添翼。

2.構(gòu)建完善文書檔案管理信息系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，文書檔案管理工作想要發(fā)揮出更大的價(jià)值就必須要構(gòu)建和完善辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)。首先，文書檔案管理工作要基于大數(shù)據(jù)系統(tǒng)等進(jìn)行辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的構(gòu)建，通過辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)進(jìn)行采集、搜集、歸類、整理數(shù)據(jù)的過程，并且在具體的實(shí)踐過程中找尋和發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)的漏洞，并采取針對性策略進(jìn)行改進(jìn)。其次，面對大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，文書檔案管理工作應(yīng)該運(yùn)用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)率先將這類數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和識(shí)別，然后進(jìn)行統(tǒng)一地非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)向結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變，確保在轉(zhuǎn)化過程中不發(fā)生數(shù)據(jù)遺漏和損失的現(xiàn)象，從而保證文書檔案管理工作的真實(shí)性、可靠性和有效性。最后，管理人員還應(yīng)該注意規(guī)避辦公自動(dòng)化建設(shè)帶來的文書檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。從軟硬件管理方面，要為文書檔案管理系統(tǒng)配備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)人員，對文書檔案信息進(jìn)行特殊的加密手段，同時(shí)文書檔案管理工作人員還應(yīng)該將相關(guān)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行分層處理，按照機(jī)密程度分為一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)數(shù)據(jù)，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)泄露應(yīng)該讓專業(yè)技術(shù)人員率先確保一級(jí)數(shù)據(jù)的安全，盡力挽回二級(jí)、三級(jí)數(shù)據(jù)，將辦公自動(dòng)化帶來的網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

3.組建復(fù)合型人才隊(duì)伍

如果想更好地將辦公自動(dòng)化應(yīng)用在文書檔案管理工作中，就要組建復(fù)合型人才隊(duì)伍，這也是文書檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用的重點(diǎn)和難點(diǎn)。在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，面對文書檔案管理工作的信息化建設(shè)，一部分傳統(tǒng)文書檔案管理工作可以由新型的信息技術(shù)和應(yīng)用軟件代替完成，這使得企業(yè)和單位對相關(guān)工作人員的需求量減少，所以一部分文書檔案管理人員面臨著失業(yè)的危險(xiǎn)，傳統(tǒng)的工作結(jié)構(gòu)面臨轉(zhuǎn)型。在對相關(guān)工作人員的招聘過程中，企業(yè)和單位就要建立健全一系列的招聘要求和招聘制度，如果想要構(gòu)建辦公自動(dòng)化工作體系，就要招聘具有文書檔案管理經(jīng)驗(yàn)、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技能的人才，因?yàn)樵谖磥淼奈臅鴻n案管理工作中，文書檔案管理工作更加傾向于信息技術(shù)處理下的管理型工作，許多傳統(tǒng)的文檔整理工作都可以被人工智能和信息技術(shù)代替，對于這些信息的精細(xì)處理、深度分析才是文書檔案管理工作人員要做的工作。

4.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)隔離

在開展文書檔案管理的辦公自動(dòng)化時(shí)，首先需要確保相關(guān)檔案資料的安全性，對此管理人員可以采用物理方式來有效的隔離文書檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)，確保其網(wǎng)絡(luò)安全性，從而更好的保護(hù)相關(guān)的檔案信息，避免在具體的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行時(shí)，出現(xiàn)相關(guān)的檔案丟失問題。而現(xiàn)如今在文書檔案管理過程當(dāng)中，主要采用防火墻來對內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行隔離，在流入內(nèi)網(wǎng)時(shí)會(huì)將其信息進(jìn)行過濾，從而更好的管理和操作網(wǎng)絡(luò)訪問情況。而在對文書檔案進(jìn)行管理時(shí)需要通過封堵防火墻來有效地阻止相關(guān)操作，而且防火墻在具體運(yùn)行時(shí)所產(chǎn)生的相關(guān)活動(dòng)信息和所處理的內(nèi)容都可以有效的進(jìn)行記錄。此外管理人員還可以通過路由器來對檔案信息進(jìn)行隔離處理，從而將一些IP地址進(jìn)行屏蔽，確保那些被允許訪問的地址能夠得到放行。作為文書檔案管理部門，在對文書檔案的管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)等過程時(shí)，需要加大重視并安排專門的負(fù)責(zé)人來及時(shí)的更新和備份相關(guān)的檔案信息，從而進(jìn)一步提高其安全性能。

結(jié)束語

綜上所述，目前我國文書檔案管理辦公自動(dòng)化存在的問題，主要是來自領(lǐng)導(dǎo)和管理者不夠重視、相關(guān)管理人員、辦公自動(dòng)化信息化建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)等方面，解決這類問題還是要注意與時(shí)俱進(jìn)，尋求新的管理方案、培養(yǎng)具有專業(yè)素養(yǎng)的管理人員，最重要的是管理者要提高對文書檔案管理工作和辦公自動(dòng)化的認(rèn)知程度，從而不斷提高文書檔案管理工作的質(zhì)量，這對推動(dòng)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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（作者單位：山東省濰坊市坊子區(qū)商務(wù)局）