探究高校異地多校區(qū)檔案管理一體化

林婷婷

摘 要：我國(guó)對(duì)教育十分重視，加快了高等教育的改革步伐，讓我國(guó)高校建設(shè)開始遍地生花，高校開始成為盤活地方經(jīng)濟(jì)的關(guān)鍵手段。政府運(yùn)用高校知名度在各地支持高校辦學(xué)，推動(dòng)城市的經(jīng)濟(jì)能力，讓異地辦學(xué)成為新時(shí)期高校發(fā)展的新方向。但是，在發(fā)展過(guò)程中，許多高校為了能夠得到更多的資源以及為了學(xué)校自身的發(fā)展考慮，都在多個(gè)地區(qū)建立了不同的校區(qū)，這也就是說(shuō)高校不得不面臨異地檔案管理難的問題，本文便以該問題作為主要研究對(duì)象，提出有助于高校異地多校區(qū)檔案管理的方式方法，期望能夠促進(jìn)高校檔案管理的便捷性和有效性。

關(guān)鍵詞：高校;異地;多校區(qū);檔案管理;一體化

近年來(lái)信息化技術(shù)不斷更新發(fā)展，如今的計(jì)算機(jī)不僅可以高效儲(chǔ)存、快速計(jì)算，還能夠?qū)崿F(xiàn)光速傳播，成為數(shù)據(jù)時(shí)代所不可或缺的關(guān)鍵設(shè)備和技術(shù)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，信息化技術(shù)是實(shí)現(xiàn)高校異地多校區(qū)檔案管理一體化的關(guān)鍵技術(shù)，能夠?qū)⒏咝n案管理工作由紙質(zhì)統(tǒng)計(jì)，變?yōu)閿?shù)字化統(tǒng)計(jì)管理，既能夠保證數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，又能夠保證數(shù)據(jù)信息的完整性，讓數(shù)據(jù)信息能夠被高校利用。同時(shí)，數(shù)字化統(tǒng)計(jì)管理能夠保證檔案管理和統(tǒng)計(jì)信息的實(shí)時(shí)性，比如檔案調(diào)動(dòng)等情況能夠得到快速的上傳數(shù)據(jù)并且進(jìn)行整理。如今，眾多校區(qū)內(nèi)開始應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，簡(jiǎn)稱OA管理系統(tǒng)，還有UNMS管理系統(tǒng)等，讓檔案管理實(shí)現(xiàn)全新發(fā)展。

一、高校異地多校區(qū)檔案管理一體化的重要性和現(xiàn)狀

1.重要性

檔案管理一體化即當(dāng)檔案或文檔發(fā)生時(shí)起，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)便會(huì)對(duì)其進(jìn)行數(shù)據(jù)收集工作，可有效避免檔案重復(fù)記錄及儲(chǔ)存工作，該種管理方式從檔案建立時(shí)起，到檔案的保存節(jié)約大量的時(shí)間，且讓管理人員能夠以更加規(guī)范化的形式進(jìn)行管理，因此檔案管理一體化的模式對(duì)于高校檔案管理具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。高等教育院校為我國(guó)培養(yǎng)眾多優(yōu)秀人才，其發(fā)表的學(xué)術(shù)內(nèi)容具有權(quán)威性和科學(xué)性，檔案在教學(xué)過(guò)程中都能夠作為重要理論依據(jù)。尤其是學(xué)生檔案的統(tǒng)一化管理更為重要，能夠清楚的知道學(xué)生學(xué)籍情況，減少查找過(guò)程。并且，對(duì)學(xué)生來(lái)說(shuō)，檔案往往跟隨學(xué)生一輩子，是他們?nèi)松l(fā)展過(guò)程道路上很重要的東西，學(xué)校如果無(wú)法做好學(xué)生的檔案管理工作，在學(xué)生檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)紕漏，不僅僅是對(duì)學(xué)校正常教學(xué)活動(dòng)造成一定程度的影響，更是對(duì)學(xué)生的不負(fù)責(zé)任和對(duì)學(xué)生未來(lái)發(fā)展造成影響。因此，在高校異地辦學(xué)發(fā)展時(shí)期，傳統(tǒng)的檔案管理公式已經(jīng)無(wú)法有效適用，必須要學(xué)會(huì)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案中的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一化管理，這對(duì)于高校異地辦學(xué)也具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，更是對(duì)學(xué)生和學(xué)校的負(fù)責(zé)表現(xiàn)，有利于推進(jìn)高校的異地辦學(xué)活動(dòng)更有助于高校異地辦學(xué)的發(fā)展。

2.現(xiàn)狀

首先，高校異地多校區(qū)辦學(xué)的檔案管理混亂，主要原因是由于異地辦學(xué)時(shí)間較短，管理制度沒有主校區(qū)的完善。大多數(shù)異地校區(qū)都成立不久，很多配套設(shè)施和管理經(jīng)驗(yàn)還不夠完善，有待于進(jìn)一步的提高。同時(shí)，異地校區(qū)在建校初期并未將檔案管理延伸到學(xué)生的日常在校情況，學(xué)生的日常在校學(xué)習(xí)情況得不到及時(shí)反饋和落實(shí)，導(dǎo)致后期在整理過(guò)程中，信息缺乏全面性。其次，管理分散，不同校區(qū)甚至執(zhí)行不同的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)這種問題的主要原因是缺乏成熟的管理制度，由于我國(guó)檔案管理一體化開展實(shí)踐較短，所以并未有較為可借鑒的科學(xué)管理制度，以至于高校各個(gè)校區(qū)的檔案都是自行管理，較為分散，逐漸該種形式成為管理的常態(tài)化，最后，管理效率低下，校區(qū)檔案管理分散導(dǎo)致檔案規(guī)整工作時(shí)間較長(zhǎng)，不能再檔案建立的一刻起開始進(jìn)行收集，給后續(xù)的收集工作帶來(lái)一定的困難。尤其是異地已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生，相隔較長(zhǎng)時(shí)間去打印自己的畢業(yè)證明時(shí)，異地校區(qū)無(wú)法辦理，還需到主校區(qū)之內(nèi)進(jìn)行辦理，十分浪費(fèi)時(shí)間和資源。

二、當(dāng)前高校異地多校區(qū)檔案管理工作面臨的困境

1.材料整理流程復(fù)雜，難以全面收集檔案信息

高校異地多校區(qū)的特點(diǎn)是檔案管理工作一個(gè)重要的難題，檔案資料需要及時(shí)整合收集才能進(jìn)行后續(xù)的管理，但是檔案管理工作者目前面臨的歸檔數(shù)量是非常龐大的，而且不同校區(qū)的檔案在收集過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)混亂、無(wú)序等問題。這種情況對(duì)檔案管理人員的挑戰(zhàn)性比較大，而且結(jié)合已經(jīng)歸檔的檔案進(jìn)行合并整理又是一項(xiàng)非常龐大的工程，檔案管理工作人員的工作狀態(tài)面臨并校等問題是非常不穩(wěn)定，大部分檔案都不能按照原有的工作形式進(jìn)行處理，工作本身要求工作人員具備較強(qiáng)的責(zé)任心和耐心，高校多校區(qū)合并的特殊情況讓工作人員的工作強(qiáng)度不斷提升，對(duì)其專業(yè)能力和心理素質(zhì)是一個(gè)重要考驗(yàn)。目前 管理工作涉及到各個(gè)環(huán)節(jié)，收集檔案信息的環(huán)節(jié)是最難處理也是最基礎(chǔ)的，沒有立卷的文件材料需要仔細(xì)查閱之后進(jìn)行收集，并且對(duì)所有雜亂無(wú)章的檔案進(jìn)行梳理之后還要編寫目錄，安排具體的存放方式。檔案管理人員面臨龐大的工作壓力很容易出現(xiàn)細(xì)節(jié)錯(cuò)誤，檔案信息容易出現(xiàn)交叉或者沒有得到安全存放的特殊情況，這對(duì)高校學(xué)生和各個(gè)工作部門來(lái)說(shuō)都是非常嚴(yán)重的事故，容易讓后續(xù)的組織工作無(wú)法正常進(jìn)行，學(xué)生們也會(huì)受到不良影響。目前檔案管理組織工作環(huán)境比較松懈，高校負(fù)責(zé)人在并校過(guò)程中需要對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行排查，組織管理工作很容易出現(xiàn)空白，檔案管理工作也比較容易出現(xiàn)錯(cuò)漏情況，檔案工作人員面臨的困難可想而知。

2.校區(qū)分散，檔案難以實(shí)現(xiàn)集中化管理

因?yàn)楫惖匦^(qū)比較多，所以檔案信息比較分散，兩校合并之后檔案機(jī)關(guān)和教學(xué)主校區(qū)需要積極配合收集信息，校方領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理工作，積極調(diào)整相關(guān)檔案資料收集工作。但是目前檔案信息過(guò)于分散，檔案部門難以集中對(duì)其進(jìn)行管理，維護(hù)檔案的安全性和完整性是檔案管理部門的主要目的，但是分散校區(qū)成為了檔案管理工作的重要阻礙，部分檔案無(wú)法收集，相關(guān)性質(zhì)也無(wú)法保障，合并過(guò)程中檔案沒有一個(gè)固定的存放地點(diǎn)，將檔案集中在一個(gè)地點(diǎn)進(jìn)行管理的目標(biāo)很難實(shí)現(xiàn)。原始院校大多數(shù)都在不同地區(qū)，而且相距比較遠(yuǎn)，分區(qū)管理的模式讓校區(qū)檔案形成了部分集中，整體分散的局面，高校發(fā)展過(guò)程中面臨很多工作任務(wù)，檔案管理工作和教學(xué)硬件配備、相關(guān)研究項(xiàng)目資金支持等任務(wù)相比受到的重視是比較弱的。校方?jīng)]有給予足夠重視就會(huì)造成檔案管理工作的層次不同，工作效益也難以統(tǒng)一，影響了管理工作的有序進(jìn)程。