學(xué)校檔案信息化建設(shè)分析

李大鵬 楊景慧

摘 要：作為學(xué)校中的一項(xiàng)重要的日常工作，檔案信息建設(shè)與管理負(fù)責(zé)為學(xué)校教學(xué)評(píng)估、學(xué)生管理、教學(xué)研究等多項(xiàng)工作的科學(xué)開展，提供真實(shí)可靠的參考依據(jù)。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，學(xué)校檔案信息量激增，檔案信息類型愈發(fā)多元，因此傳統(tǒng)人工操作模式也早已不再適用。為此，學(xué)校有必要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。本文將結(jié)合筆者長(zhǎng)期工作實(shí)踐，從闡明眼下學(xué)校檔案信息化建設(shè)管理中的現(xiàn)存問(wèn)題入手，重點(diǎn)探究學(xué)校檔案信息化建設(shè)的有效策略。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案;信息化建設(shè);有效策略

開展學(xué)校檔案信息化建設(shè)，不僅有助于學(xué)校完成對(duì)各項(xiàng)檔案信息的收集整理與保存管理，同時(shí)對(duì)于指導(dǎo)其開展包括教學(xué)與學(xué)生管理等在內(nèi)的各項(xiàng)工作，也具有十分重要的幫助作用。但由于受到多方面因素的影響，當(dāng)前學(xué)校檔案信息化建設(shè)中還普遍存在各種問(wèn)題。本文旨在為學(xué)校突破當(dāng)前檔案信息化建設(shè)困境，探尋更多切實(shí)可行的檔案信息化建設(shè)路徑，提供相關(guān)理論依據(jù)與實(shí)踐指導(dǎo)。

一、學(xué)校檔案信息化建設(shè)中的現(xiàn)存問(wèn)題分析

1.檔案信息化認(rèn)識(shí)片面

在現(xiàn)階段學(xué)校檔案信息化建設(shè)中，有少部分工作人員對(duì)檔案信息化缺乏全面、正確的認(rèn)知，將檔案信息化和檔案數(shù)字化、檔案網(wǎng)絡(luò)化相互混淆，簡(jiǎn)單認(rèn)為檔案信息化指的就是通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，對(duì)校內(nèi)現(xiàn)有的各種紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理，即等同于完成全部檔案信息化建設(shè)工作。但事實(shí)上，學(xué)校檔案信息化建設(shè)不僅僅只局限于對(duì)各種紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化、數(shù)字化處理，還包括通過(guò)依托現(xiàn)有校園網(wǎng)絡(luò)，積極運(yùn)用各種信息技術(shù)手段，全面采集各種檔案信息資源并對(duì)其進(jìn)行深入挖掘與充分利用，從而實(shí)現(xiàn)智能化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化的學(xué)校檔案信息建設(shè)管理。

2.相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施待完善

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，學(xué)校檔案信息量驟增，檔案信息類型也愈發(fā)多樣，其在信息化建設(shè)中對(duì)于各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的要求也隨之提高。但部分學(xué)校因其辦學(xué)規(guī)模、自身實(shí)力等方面較為有限，且長(zhǎng)期以來(lái)一直占用大量的空間資源用于存放各種實(shí)體檔案。因此也使得學(xué)校目前在檔案信息化建設(shè)中，專用計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等硬件設(shè)備數(shù)量相對(duì)有限，且大部分學(xué)校習(xí)慣直接采用網(wǎng)絡(luò)中現(xiàn)成的檔案管理工具軟件，并在長(zhǎng)期使用過(guò)程中缺乏對(duì)其進(jìn)行定期更新升級(jí)與運(yùn)維管理，故而也在一定程度上影響了學(xué)校檔案信息化建設(shè)有效性的提升。

3.缺乏明確統(tǒng)一的細(xì)則

整體來(lái)看，學(xué)校眼下所制定的檔案信息化建設(shè)管理制度還缺乏較高的完善性，制度內(nèi)容大多只從全局高度上，籠統(tǒng)地對(duì)檔案信息化建設(shè)范圍、管理要求等進(jìn)行簡(jiǎn)單說(shuō)明，有關(guān)檔案信息化建設(shè)管理的具體實(shí)施方式、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等方面的細(xì)則還相對(duì)較少，且缺乏良好的實(shí)操性。不僅如此，考慮到學(xué)校檔案類型的逐漸多元化發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理制度還存在一定滯后性，其中對(duì)于檔案信息化建設(shè)與管理的部分規(guī)定內(nèi)容，只適用于文字、數(shù)據(jù)形式的檔案信息，針對(duì)圖片、影音視頻等形式的學(xué)校檔案信息則缺乏良好適用性。因此同樣也對(duì)學(xué)校深入落實(shí)檔案信息化建設(shè)工作造成了一定阻礙影響。

4.網(wǎng)絡(luò)安全管理待加強(qiáng)

眼下大多數(shù)學(xué)校在檔案信息化建設(shè)管理工作中，往往會(huì)不自覺地將工作側(cè)重點(diǎn)放置在學(xué)校檔案的信息化處理上，如通過(guò)借助相關(guān)硬件設(shè)備電子化處理紙質(zhì)檔案，同時(shí)運(yùn)用專門的工具軟件對(duì)各項(xiàng)學(xué)校檔案信息進(jìn)行整理與存儲(chǔ)等。但其對(duì)檔案信息及其信息化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全管理方面，還存在投入力度不足、實(shí)效性較低等問(wèn)題。許多學(xué)校只簡(jiǎn)單將殺毒軟件、防火墻等加裝于檔案信息化管理系統(tǒng)中，以此達(dá)到提升檔案信息安全性的目的。然而隨著網(wǎng)絡(luò)病毒、惡意程序等不斷變異發(fā)展，僅采用此種簡(jiǎn)單的安全防護(hù)措施已經(jīng)難以切實(shí)保障學(xué)校檔案信息的安全可靠性。在檔案共享、傳輸過(guò)程中，極易出現(xiàn)檔案信息丟失、被損毀等各種問(wèn)題。

5.學(xué)校檔案管理軟硬環(huán)境有待明確

當(dāng)前大部分學(xué)校檔案室已經(jīng)配置了現(xiàn)代化、智能化管理設(shè)備，能夠?qū)n案完成排序檢索工作。不過(guò)對(duì)于檔案信息管理權(quán)限、電子檔案管理、數(shù)字化檔案設(shè)施等層面仍有待加強(qiáng)。部分檔案部門重視紙質(zhì)文件整理收集，忽視了電子文檔的備份和整理，導(dǎo)致有價(jià)值的檔案丟失。因此，有必要優(yōu)化學(xué)校檔案管理的軟硬環(huán)境，將自動(dòng)化辦公系統(tǒng)和軟件管理平臺(tái)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理和科研、教學(xué)、管理的對(duì)接。

6.檔案管理人員安全意識(shí)和專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)

當(dāng)前學(xué)校檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，無(wú)法滿足信息化時(shí)代對(duì)于檔案管理的要求，不具備專業(yè)素質(zhì)和創(chuàng)新精神。檔案管理觀念和手段較為滯后，在綜合業(yè)務(wù)方面與“互聯(lián)網(wǎng)+”管理要求相背離，很難使檔案管理工作滿足規(guī)范要求。

7.學(xué)校檔案建設(shè)資源不夠充足

部分學(xué)校檔案建設(shè)中館藏內(nèi)容有待豐富，檔案資源量不足以支撐學(xué)生、教師以及社會(huì)的信息服務(wù)需求，趣味性不高，因此無(wú)法發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。同時(shí)，紙質(zhì)版檔案和電子檔案利用率較低，出現(xiàn)同質(zhì)化建設(shè)問(wèn)題，導(dǎo)致檔案價(jià)值下降，無(wú)法體現(xiàn)學(xué)校檔案管理的個(gè)性化。

二、學(xué)校檔案信息化建設(shè)的有效策略分析

1.采用互聯(lián)網(wǎng)思維實(shí)現(xiàn)三網(wǎng)聯(lián)動(dòng)

在學(xué)校檔案信息化建設(shè)管理中，相關(guān)工作人員需要重新樹立正確的工作理念，主動(dòng)形成互聯(lián)網(wǎng)思維，并有意識(shí)地將互聯(lián)網(wǎng)與校園網(wǎng)、局域網(wǎng)進(jìn)行有機(jī)聯(lián)系，在對(duì)校內(nèi)包括檔案資源在內(nèi)的各項(xiàng)現(xiàn)有優(yōu)勢(shì)資源進(jìn)行集中整合與充分利用的基礎(chǔ)上，搭建起能夠覆蓋整個(gè)學(xué)校的檔案信息化管理平臺(tái)。在三網(wǎng)聯(lián)動(dòng)下實(shí)現(xiàn)校內(nèi)各部門的集約化管理，打通學(xué)校各部門之間的溝通交互渠道，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效交互與共享傳輸創(chuàng)造良好條件。一方面，學(xué)校各部門工作人員需要主動(dòng)根據(jù)本崗位工作情況，有意識(shí)地自主收集整理相關(guān)檔案信息，并及時(shí)運(yùn)用該平臺(tái)提交給相關(guān)管理人員。另一方面，學(xué)校檔案建設(shè)管理人員，也需要通過(guò)靈活運(yùn)用包括各門戶網(wǎng)站、學(xué)校官方微博、微信公眾號(hào)以及官網(wǎng)等各種信息資源渠道，收集整理與學(xué)校及學(xué)科建設(shè)、教學(xué)研究、學(xué)校文化等各方面相關(guān)的信息資源，將其作為原始檔案資料。在對(duì)其進(jìn)行在線編輯或復(fù)制、下載之后，整理成電子形式的檔案資源并直接存儲(chǔ)至相應(yīng)的資源庫(kù)中，從而在有效豐富學(xué)校檔案資源的同時(shí)，也可以為學(xué)校深入挖掘利用各項(xiàng)檔案信息資源，優(yōu)化學(xué)校學(xué)生與教學(xué)管理、科研活動(dòng)等提供所需參考依據(jù)。

2.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案信息庫(kù)

學(xué)校在實(shí)施檔案信息化建設(shè)管理工作時(shí)，還需根據(jù)自身實(shí)際，主動(dòng)加大對(duì)其的資金、物力等投入力度，尤其需要為檔案信息化建設(shè)配置數(shù)量充足、性能完善的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，為學(xué)校深入落實(shí)檔案信息化建設(shè)管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。例如學(xué)校首先可以引入更多高性能的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，對(duì)現(xiàn)有各種紙質(zhì)檔案中的信息內(nèi)容進(jìn)行電子化處理，將其一并錄入至計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行妥善分類保存，從而有效控制實(shí)體文檔存放存儲(chǔ)需要占用的空間資源，為計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備的放置預(yù)留出充足空間。其次，針對(duì)學(xué)校目前在教務(wù)處、科研處等各部門中采用的各種應(yīng)用平臺(tái)，學(xué)?？赏ㄟ^(guò)使用串口通信的方式，借助總線以及通用型接口等，將原本各自分散的各部門應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行互聯(lián)互通，使得各平臺(tái)之間也能夠迅速實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的高效傳輸。最后，學(xué)校需要在直接引用網(wǎng)絡(luò)中現(xiàn)有的檔案管理工具軟件的基礎(chǔ)上，結(jié)合其檔案信息化建設(shè)要求，配合使用數(shù)據(jù)庫(kù)、區(qū)域鏈等其他先進(jìn)技術(shù)手段，自主研發(fā)建設(shè)與學(xué)校實(shí)際相符合、性能完善且功能多樣的檔案信息庫(kù)。以此有效提升學(xué)校檔案信息利用率，確保各種的檔案信息之間能夠?qū)崿F(xiàn)順暢、安全、自由的交互共享與實(shí)時(shí)傳輸。

3.健全并細(xì)化相關(guān)管理規(guī)章制度

各學(xué)校在檔案信息化建設(shè)管理中，需要在利用現(xiàn)有相關(guān)管理制度，并認(rèn)真遵循國(guó)家各項(xiàng)法律規(guī)定與政策要求下，專門針對(duì)檔案信息化建設(shè)管理建立健全相關(guān)規(guī)章制度，并對(duì)各項(xiàng)規(guī)定條例進(jìn)行明確細(xì)化。為此，學(xué)?？蓪n案信息化建設(shè)管理細(xì)分成諸多階段，包括紙質(zhì)檔案歸檔整理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完善、檔案信息數(shù)字化管理、檔案信息化應(yīng)用等，并根據(jù)各階段的實(shí)際情況與具體要求，對(duì)電子檔案信息采集、電子檔案管理與共享、傳輸?shù)茸鬟M(jìn)一步細(xì)化。同時(shí)在相關(guān)管理規(guī)章制度中，還需要對(duì)檔案管理人員、教務(wù)處與學(xué)生處等其他各部門工作人員，在檔案信息化建設(shè)管理中需要承擔(dān)的責(zé)任、義務(wù)等進(jìn)行統(tǒng)一明確。而在建立檔案信息化建設(shè)管理評(píng)估制度時(shí)，則需要采用定量結(jié)合定性分析的方式，著眼于檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)、操作與運(yùn)維管理、檔案資源共享傳輸、檔案管理人員執(zhí)業(yè)規(guī)范等設(shè)定不同維度的指標(biāo)，由此構(gòu)建其完整的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，使得學(xué)校檔案信息化建設(shè)管理工作得以更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化地深入落實(shí)。

4.引入先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)安全化管理

檔案管理者需要嚴(yán)格按照《檔案法》、《保密法》要求，維護(hù)學(xué)校檔案信息的安全性，避免信息被篡改或盜用。在強(qiáng)化學(xué)校檔案信息的安全管理中，需要靈活引入各種先進(jìn)技術(shù)包括智能識(shí)別檢測(cè)病毒技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，建設(shè)分布式結(jié)構(gòu)的學(xué)校檔案信息化安全防護(hù)體系。在該體系中，依托集成化技術(shù)可將各分散的檔案存儲(chǔ)設(shè)備連接至同一存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)中，存儲(chǔ)方式則是利用IP進(jìn)行SCSI數(shù)據(jù)與相關(guān)命令的實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確傳輸，從而集中管理檔案信息化管理系統(tǒng)。一旦遇到網(wǎng)絡(luò)病毒或惡意程序的攻擊，系統(tǒng)內(nèi)的自動(dòng)備份功能可以迅速對(duì)檔案信息進(jìn)行復(fù)原。此外，在檔案信息采集錄入后，運(yùn)用預(yù)處理技術(shù)可及時(shí)將其中錯(cuò)誤檔案信息或殘缺、重復(fù)等無(wú)價(jià)值檔案信息一并剔除，并自動(dòng)對(duì)其真實(shí)性、完整性進(jìn)行嚴(yán)格審核。最后運(yùn)用加密技術(shù)、編解碼技術(shù)對(duì)需要共享傳輸且對(duì)安全等級(jí)要求較高的檔案信息進(jìn)行保密處理，以進(jìn)一步提升學(xué)校信息化檔案信息的安全可靠性。

5.構(gòu)建學(xué)校檔案信息化硬環(huán)境和軟環(huán)境

（1）硬環(huán)境建設(shè)

其一，優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施。其中包含硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)。當(dāng)前大部分學(xué)校已經(jīng)引進(jìn)了先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，不過(guò)有的平臺(tái)存在開發(fā)不健全、應(yīng)用不完全的情況。建議優(yōu)化系統(tǒng)軟件平臺(tái)，完成硬件配置。

其二，建設(shè)數(shù)字化信息資源體系。以學(xué)校二級(jí)部門的電子檔案為例，建議在檔案收集、分析、整理過(guò)程中與學(xué)校自動(dòng)化辦公系統(tǒng)、管理軟件相結(jié)合。針對(duì)數(shù)字化檔案，如照片、紙質(zhì)資料、錄像、錄音、微縮等檔案形式，可以借助加工、掃描、轉(zhuǎn)化等方式變?yōu)閿?shù)字化檔案，發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器內(nèi)進(jìn)行存儲(chǔ)，進(jìn)而幫助工作人員后續(xù)登錄系統(tǒng)查詢、瀏覽信息。

其三，可以通過(guò)建設(shè)門戶網(wǎng)站，上傳部分可公開檔案信息，為師生查閱信息提供幫助。通過(guò)在網(wǎng)站中增加信息化檔案管理模塊，降低工作人員任務(wù)量，提高檔案數(shù)據(jù)資源的利用率。通過(guò)構(gòu)建在線檔案館，借助網(wǎng)站平臺(tái)保存或收藏有價(jià)值的檔案信息，便于師生獲取自身所需內(nèi)容，享受高效、便捷的檔案查找服務(wù)。

（2）軟環(huán)境建設(shè)

當(dāng)前國(guó)家出臺(tái)了較多的政策法規(guī)，圍繞“依法治檔”原則，結(jié)合《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》、《檔案法》等政策，提高了學(xué)生檔案信息資源的安全性和應(yīng)用合理性。由于檔案信息化程度越高，其安全風(fēng)險(xiǎn)越大，容易出現(xiàn)檔案管理級(jí)別混亂、信息泄露問(wèn)題。建議構(gòu)建學(xué)校檔案安全保障體系，形成網(wǎng)絡(luò)框架，明確檔案登錄、管理權(quán)限，降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。此外，檔案管理人員可以借助相關(guān)軟件將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔進(jìn)行編輯和存儲(chǔ)，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)將檔案劃分為隱私、機(jī)密、正常等層級(jí)，加強(qiáng)保密工作。構(gòu)建學(xué)生心理健康電子檔案，通過(guò)在線心理測(cè)試、會(huì)談等結(jié)構(gòu)。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)分析其心理特征和學(xué)習(xí)狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生信息的數(shù)字化管理，將其存入數(shù)據(jù)庫(kù)中，便于教師在日后教學(xué)中了解基本情況，開展針對(duì)性教育活動(dòng)。同時(shí)，建議借助云計(jì)算技術(shù)，通過(guò)虛擬化檔案管理手段處理信息，構(gòu)建龐大的云存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案信息傳輸至云存儲(chǔ)庫(kù)內(nèi)備份，避免檔案的丟失。

6.提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

第一，開展線上檔案管理培訓(xùn)教育。學(xué)?？梢越柚ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建線上培訓(xùn)班，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行再教育。邀請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的工作人員或?qū)＜抑v解規(guī)范化和系統(tǒng)性檔案管理知識(shí)，提升學(xué)校檔案管理效率。同時(shí)，加強(qiáng)學(xué)校間的學(xué)習(xí)和交流，借助實(shí)體考察、交流會(huì)議等模式，借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)優(yōu)化檔案管理工作。第二，加強(qiáng)技術(shù)人員的指導(dǎo)。由于學(xué)校檔案管理具有專業(yè)化、系統(tǒng)化、復(fù)雜化的特征，因此建議學(xué)校加強(qiáng)和外界信息技術(shù)中心的有關(guān)合作，聘請(qǐng)或邀請(qǐng)技術(shù)人員參與指導(dǎo)，開發(fā)自動(dòng)化辦公平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案部門管理人員工作對(duì)接，節(jié)省管理人力成本和時(shí)間成本，創(chuàng)設(shè)良好的數(shù)字化檔案管理環(huán)境。

7.構(gòu)建“三位一體”檔案建設(shè)體系

其一，需要突出學(xué)校檔案管理的服務(wù)特點(diǎn)、信息時(shí)代。學(xué)校檔案建設(shè)需要加強(qiáng)定位，為師生和社會(huì)提供信息服務(wù)。側(cè)重電子檔案錄入和制作過(guò)程，明確學(xué)校檔案管理服務(wù)意識(shí)。其二，挖掘?qū)W校特色和檔案管理個(gè)性化，借助自身文化內(nèi)涵，創(chuàng)新檔案建設(shè)途徑。例如開設(shè)光榮冊(cè)、校友檔案、校史檔案、名師檔案等模塊，凸顯檔案建設(shè)的信息化優(yōu)勢(shì)。

結(jié)束語(yǔ)

總之，對(duì)于目前學(xué)校檔案信息化建設(shè)中普遍存在的檔案信息化認(rèn)識(shí)相對(duì)片面、缺乏完善的配套基礎(chǔ)設(shè)施與相關(guān)管理細(xì)則，檔案信息安全管理不足等各種現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。各學(xué)校還需要結(jié)合自身實(shí)際，在要認(rèn)真遵循國(guó)家相關(guān)規(guī)程下，主動(dòng)運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維，實(shí)現(xiàn)三網(wǎng)聯(lián)動(dòng)全面收集更多檔案信息，不斷完善并細(xì)化各項(xiàng)管理制度內(nèi)容。在積極為學(xué)校檔案信息化建設(shè)配齊所需基礎(chǔ)設(shè)備的基礎(chǔ)上，重視運(yùn)用各種先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，由此使得學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作可以高質(zhì)量地完成，并獲得理想的建設(shè)成效。

參考文獻(xiàn)：

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[2]李 慧.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].城建檔案，2019

（作者單位：1.青島市招生考試院;

2.青島市教育科學(xué)研究院）