大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的應(yīng)用淺析

潘虹

摘 要：高校檔案作為高校各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，檔案管理工作在提升高校管理效率與推動(dòng)高校長遠(yuǎn)發(fā)展上具有十分關(guān)鍵的作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理工作面臨信息量巨大、內(nèi)容繁瑣、需求多樣化等諸多問題，在很大程度上增加了高校檔案管理工作的難度。對此，文章通過分析大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，從檔案管理方式、檔案服務(wù)利用和檔案管理安全性等方面介紹了高校檔案管理模式的改革與創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案;管理模式

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)的概念受到社會(huì)各界的廣泛認(rèn)可，不斷為商業(yè)、通信、軍事等許多領(lǐng)域提供信息支持。“大數(shù)據(jù)”是指無法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工作進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。理解這一概念，我們不僅要認(rèn)識到信息數(shù)量的龐大，更重要的是要認(rèn)識到這些龐大數(shù)量所帶來的影響，它使人們在數(shù)據(jù)的收集、保存、維護(hù)和共享方面的難度和復(fù)雜程度成倍增長。高校檔案作為高校各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，檔案管理工作在提升高校管理效率與推動(dòng)高校長遠(yuǎn)發(fā)展上具有十分關(guān)鍵的作用。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，從檔案管理方式、檔案服務(wù)利用和檔案管理安全性等多方面進(jìn)行改革和創(chuàng)新。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，對與數(shù)據(jù)密切相關(guān)的高校檔案管理工作產(chǎn)生了極大的影響，一方面豐富了高校檔案管理資源的信息量和種類，使得檔案利用服務(wù)更加多樣化和個(gè)性化，提高了檔案利用的滿意度;另一方面，也由于大數(shù)據(jù)產(chǎn)生的海量信息和數(shù)據(jù)資源，給高校檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

1.檔案信息資源管理壓力增大

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的檔案信息資源不僅數(shù)量巨大，增速較快，而且大量檔案中除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件外，各種類型各種載體的其他檔案資源也變得更加豐富，尤其是電子文件、音頻視頻、數(shù)字檔案等形式的出現(xiàn)，檔案和文件之間的聯(lián)系更加密切，界限也開始變得模糊。檔案管理工作必須從以前對紙質(zhì)文件的管理為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shù)字文檔信息的整理，對文件進(jìn)行全過程的管理。因此對檔案管理工作提出了更高的管理要求。

2.檔案管理人員信息技術(shù)素質(zhì)要求更高

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)在高校檔案管理中已經(jīng)有越來越多的應(yīng)用，包括云計(jì)算機(jī)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、傳感器技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等等，都融入到了高校檔案管理工作中。多樣化的數(shù)據(jù)形式和龐大數(shù)量的數(shù)據(jù)，使檔案管理工作對于技術(shù)有著越來越嚴(yán)格的要求，尤其是在檔案數(shù)據(jù)的挖掘、存儲(chǔ)、分析等方面，對檔案管理人員提出了更高的專業(yè)技術(shù)要求。

3.檔案利用需求更加多元化

高校各類業(yè)務(wù)部門不僅是檔案信息的產(chǎn)生者，而且是檔案信息資源的應(yīng)用者。大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系的不斷發(fā)展，只要檔案信息不會(huì)損害到國家、組織或者個(gè)人的利益，所有用戶都可以通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)進(jìn)行檔案利用。而且不同用戶對于檔案信息的需求，逐步從單一的原始文件的利用轉(zhuǎn)變?yōu)榱烁鞣N檔案信息背后所蘊(yùn)含的知識系統(tǒng)的需求。由此可以看出，大數(shù)據(jù)時(shí)代使得不同用戶對檔案信息的利用需求呈現(xiàn)出了多元化的特點(diǎn)。

4.檔案信息保管的安全性要求更加嚴(yán)格

高校檔案資源中涉及到很多內(nèi)容具有一定的保密性，尤其是學(xué)籍檔案，更涉及到學(xué)生的個(gè)人信息，因此使得高校檔案保管更加嚴(yán)格。傳統(tǒng)的檔案管理體系中，檔案管理部門處于檔案信息的壟斷地位，人們要想提取檔案或者獲取檔案信息必須到檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行，檔案信息資源相對安全。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理的方式不斷向信息化推進(jìn)，加上計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開放性，使許多檔案信息數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)管理過程中容易出現(xiàn)安全問題，如果保存不當(dāng)，容易發(fā)生外流，對高校的發(fā)展造成許多不良影響。因此大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案信息資源的安全性問題更加突出。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的變化

1.檔案管理理論體系的變化

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代之后，高校的檔案數(shù)據(jù)量在快速增加，并且人們對高校檔案服務(wù)水平也提出了更高的要求，檔案管理的理論受到一定的沖擊，這就要求檔案管理的理論要不斷拓展。

（1）大數(shù)據(jù)觀：大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理人員要形成大數(shù)據(jù)觀，采用大數(shù)據(jù)觀念來做好檔案的管理工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)量急劇增加，采用一般的技術(shù)和方法已經(jīng)難以對數(shù)據(jù)量進(jìn)行描述和處理。大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)并不是抽樣的數(shù)據(jù)，而是全數(shù)據(jù)，也就是說大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下倡導(dǎo)一切數(shù)據(jù)都有用，這就要求檔案管理人員要樹立大數(shù)據(jù)觀。大數(shù)據(jù)非常大，不僅僅是數(shù)據(jù)量大小，而是快速獲取數(shù)據(jù)價(jià)值的程度。在大數(shù)據(jù)下，對于研究者來說，數(shù)據(jù)越多越好，在利用相關(guān)的數(shù)據(jù)來分析和解決問題時(shí)，一定要對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分類和優(yōu)化整合。在傳統(tǒng)的檔案管理中，一般是通過人工的方法來將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行鑒別，選擇出其中有效的數(shù)據(jù)部分，并進(jìn)行歸檔保存，而對于那些沒有價(jià)值的數(shù)據(jù)則將其剔除。而在大數(shù)據(jù)觀下，這種方法會(huì)導(dǎo)致部分?jǐn)?shù)據(jù)損失，作為集體數(shù)據(jù)的一份子可能會(huì)起到非常重要的作用，因此，在檔案管理過程中一定要樹立大數(shù)據(jù)觀。

（2）在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校的檔案管理人員還應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)樹立大檔案觀和大服務(wù)觀，開放檔案大門，在檔案的采集和歸檔過程中最好要做到包羅萬象，將所有具有保存和利用價(jià)值的信息記錄都當(dāng)成檔案。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人們對檔案的利用服務(wù)給予了更高度的重視，大數(shù)據(jù)使得人們的需求發(fā)生了改變，檔案的利用服務(wù)也變得更加復(fù)雜，人們已經(jīng)不再滿足于文件的利用，這就要求檔案管理人員要獲取數(shù)據(jù)背后蘊(yùn)藏的隱性知識和信息內(nèi)容，并改變服務(wù)模式，提供主動(dòng)型服務(wù)模式，并為檔案利用者提供一站式的一條龍服務(wù)。

2.檔案數(shù)據(jù)資源體系的變化

在大數(shù)據(jù)的背景下，檔案數(shù)據(jù)資源體系也發(fā)生了重大的變化，檔案數(shù)據(jù)的來源更廣，尤其是互聯(lián)網(wǎng)會(huì)產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)，互聯(lián)網(wǎng)是信息資源的最大產(chǎn)地。另外，檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容也更加豐富，對于高校的檔案部門來說，信息資源具有非常重要的價(jià)值，檔案數(shù)量以及檔案類別越多就越有利于檔案重要價(jià)值的發(fā)揮。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案數(shù)量增大，檔案數(shù)據(jù)的類型也在不斷增多，傳統(tǒng)的檔案包括聲像檔案、紙質(zhì)檔案和實(shí)物等，而大數(shù)據(jù)背景下又增加了電子檔案，數(shù)據(jù)檔案的數(shù)量和檔案載體都在增加，這就使得相同的數(shù)據(jù)形式可以表現(xiàn)出不同的信息內(nèi)容，相同的信息也可以通過不同的形式來表現(xiàn)，共同構(gòu)成了檔案館的異構(gòu)數(shù)據(jù)大集群，檔案種類變得更加多樣化，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的比例在不斷增加。隨著檔案數(shù)據(jù)總量的不斷增加，檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值密度就大大降低，可能有用的檔案數(shù)據(jù)所占的比例可能會(huì)減少。另外，檔案數(shù)據(jù)的收集方式也變得更加多樣，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，管理人員主要是通過主動(dòng)移交的方式來收集檔案數(shù)據(jù)，而在大數(shù)據(jù)背景下，可以通過檔案數(shù)據(jù)的強(qiáng)制收集和檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)捕捉來收集檔案數(shù)據(jù)，出現(xiàn)了采集信息的新方法。

3.檔案安全保障體系的變化

在大數(shù)據(jù)下，檔案的安全保障體系也發(fā)生了重大改變，檔案的保存條件、管理方式、關(guān)鍵技術(shù)以及安全保密變化等都面臨著更大的威脅。首先是保管條件的變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存起來比較方便和容易，檔案房通過八防要求就能夠確保檔案的安全性，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)不斷發(fā)展，使得信息載體的形式更加豐富，檔案類型也更加多樣，這些檔案的出現(xiàn)就對檔案的保存場所和保存條件提出了更高的要求，例如，電腦要保持電源穩(wěn)定，硬盤要防震，音像檔案不能靠近磁場等，這就要求檔案館在建設(shè)或者擴(kuò)建時(shí)要將這些因素考慮進(jìn)去。另外，大數(shù)據(jù)時(shí)代要求要加強(qiáng)對檔案的應(yīng)急管理，對于不同類型的檔案，應(yīng)該制定不同的精細(xì)化應(yīng)急預(yù)案，并確保管理制度的制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。大數(shù)據(jù)時(shí)代，面對海量的檔案數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不適用，這就要求要開始使用更加先進(jìn)的技術(shù)手段，將云計(jì)算運(yùn)用到檔案管理中。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的應(yīng)用

1.整合檔案數(shù)據(jù)資源，最大限度發(fā)掘檔案信息價(jià)值

傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理部門對檔案進(jìn)行的數(shù)字化掃描形成的成果只是圖片，并沒有進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，更沒有進(jìn)行大數(shù)據(jù)處理。因此大數(shù)據(jù)時(shí)代，要滿足多元化的檔案利用需求，必須借助大數(shù)據(jù)來整合檔案數(shù)據(jù)資源，建立網(wǎng)絡(luò)利用平臺(tái)，給師生帶來便捷的檔案服務(wù)。一方面，整合檔案數(shù)據(jù)資源，一是要打破不同檔案業(yè)務(wù)部門保存的各類檔案之間的孤立性，將其整合成一個(gè)整體，當(dāng)用戶在查看或?yàn)g覽某一資源的同時(shí)，與之相關(guān)聯(lián)的檔案就可以同時(shí)展示給用戶，避免用戶重復(fù)查找。二是要通過大數(shù)據(jù)分析，針對現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析，找出數(shù)據(jù)的相關(guān)性，提取有價(jià)值的信息，為檔案管理與數(shù)據(jù)提取提供廣泛、深入的數(shù)據(jù)支持。另一方面，建立檔案網(wǎng)絡(luò)利用平臺(tái)，引導(dǎo)師生參與應(yīng)用?；诂F(xiàn)代信息背景，人們對數(shù)據(jù)的需求不斷增加，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的創(chuàng)建能夠迎合師生學(xué)習(xí)及發(fā)展要求，可以促使人才培養(yǎng)和教育行業(yè)的良好發(fā)展。

2.改進(jìn)高校檔案管理工作方式

檔案收集工作是高校檔案管理工作的基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校實(shí)現(xiàn)文檔一體化辦公，檔案管理與公務(wù)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)相互聯(lián)系，因此，檔案管理需要對電子文件的全過程實(shí)施管控。檔案收集工作要合理使用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，主動(dòng)采集檔案信息，針對不同的檔案信息和載體應(yīng)當(dāng)采取不同的辦法來采集，可以提升檔案采集效率。另外，由于電子文件在各部門之間實(shí)現(xiàn)流動(dòng)時(shí)體系不完善，流程不標(biāo)準(zhǔn)，造成許多檔案數(shù)據(jù)的丟失與泄露。因此，檔案管理部門必須建立嚴(yán)格的檔案監(jiān)控體系，對電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確管控，并對形成者與檔案利用者的身份加以驗(yàn)證，確定檔案應(yīng)用前與應(yīng)用后是否有差別，以保障檔案原始信息的安全。

3.提升主動(dòng)服務(wù)和多元服務(wù)的檔案管理理念

高校檔案管理部門應(yīng)根據(jù)高校發(fā)展目標(biāo)，科學(xué)定位檔案信息資源，轉(zhuǎn)變僅僅以保存檔案為目的的思想，提升檔案主動(dòng)服務(wù)和多元服務(wù)的管理理念。尤其是針對高校學(xué)生檔案，不僅關(guān)系到學(xué)生的切身利益和發(fā)展前途，而且與高校的長遠(yuǎn)發(fā)展密切相關(guān)。因此，需要更加注重高校學(xué)生檔案信息的保存與優(yōu)化。高校檔案管理部門要利用檔案資源的整合，主動(dòng)利用大數(shù)據(jù)信息，研究不同用戶的利用需求，同時(shí)，主動(dòng)推出多樣的檔案信息資源體系服務(wù)。另外，還需要有強(qiáng)大的搜索工具，可以按照用戶的需求和喜好來實(shí)現(xiàn)各類檔案的快捷查詢。只有這樣，才能滿足不同用戶的個(gè)性化檔案利用需求。

4.加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)力度

高校檔案管理人員是全程負(fù)責(zé)收集、管理和處理各類檔案數(shù)據(jù)的直接人員，對檔案信息資源的質(zhì)量有較大影響。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作需要的是復(fù)合型的檔案管理人員，除了必須具備檔案專業(yè)知識外，還需要具備熟知大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等信息化知識和能夠熟練操作相關(guān)應(yīng)用軟件的能力。目前，高校檔案管理部門現(xiàn)有的人員隊(duì)伍中，復(fù)合型人才還是比較缺乏的。因此，高校檔案管理部門需要加大對所屬檔案管理人員的培養(yǎng)力度，可以采取送學(xué)培訓(xùn)、崗前培訓(xùn)和在崗在線課程學(xué)習(xí)等方式，不斷加強(qiáng)信息技術(shù)知識和能力培養(yǎng)，同時(shí)加大投入，可以引入復(fù)合型檔案管理人才，以提升大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理業(yè)務(wù)人員的技術(shù)能力。

5.建立檔案安全管理平臺(tái)

檔案作為高校各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，涉及到方方面面的信息，因此，檔案信息的安全保管非常關(guān)鍵，需要檔案管理部門采取完善的安全保障策略。在檔案保管與檔案服務(wù)用戶端均需要加強(qiáng)安全防護(hù)。高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加大資金投放，來采購專門的安全軟件，并注重對安全軟件的保護(hù)與升級。在服務(wù)客戶端也要實(shí)施軟件升級與維護(hù)，并選擇專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)者負(fù)責(zé)維護(hù)與升級，從而保證檔案信息資源的安全性。

四、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著高校檔案數(shù)量和種類的高速增長，高校檔案管理難度不斷加大，傳統(tǒng)檔案管理模式亟待變革。高校檔案管理部門要跟上時(shí)代潮流，迅速創(chuàng)新管理理念，改進(jìn)檔案管理工作方式、嚴(yán)格把控檔案管理流程，加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)力度，轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念，在確保檔案信息資源管理的安全性的前提下，實(shí)現(xiàn)高效快捷的檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，滿足不同用戶多元化需求。

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（作者單位：國防大學(xué)政治學(xué)院西安校區(qū)）