關(guān)于提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的思考研究

包潔瓊

摘 要：現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展以及大數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用改變了人們的生產(chǎn)、生活方式，傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理方法在現(xiàn)今形勢下已不能滿足發(fā)展需求，檔案管理面臨挑戰(zhàn)，同時，現(xiàn)代信息技術(shù)也為其提供了發(fā)展機遇。本文從事業(yè)單位檔案管理的意義入手，探究事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，分析其中所存在的問題并提出了提升工作效率的具體措施，以期為提升事業(yè)單位檔案管理效率及科學(xué)性提供資料參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;工作效率

對于事業(yè)單位來說，其檔案管理工作占據(jù)極為重要的位置，在整體工作中占據(jù)重要一環(huán)，可以說是其他所有工作的基礎(chǔ)，為其他工作順利進行提供保障。檔案管理效率高低將直接影響其他工作質(zhì)量，但是隨著經(jīng)濟的發(fā)展和事業(yè)單位規(guī)模的擴大，日常工作中所產(chǎn)生的檔案資料成倍增長，這位檔案管理人員帶來了巨大工作壓力，其中存在的對檔案管理重視度不高、人員管理能力不強、檔案管理制度有待完善以及檔案管理信息化程度不高等問題日益顯露。我國已步入社會主義新時期，各事業(yè)單位必須要提升對于自身檔案管理工作的重視，保證自身檔案管理工作效率的提升，促進其他工作的進步，更好滿足時代需求，促進各單位平穩(wěn)健康發(fā)展。

一、實施事業(yè)單位檔案管理的意義

社會主義新時期已經(jīng)到來，各事業(yè)單位在此形勢下均面臨改革挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸暴露弊端，不能有效促進其他工作順利進行，甚至為其他工作的進展帶來阻礙。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為事業(yè)單位各項工作帶來了新的機遇，檔案管理工作同樣如此。事業(yè)單位中，負責(zé)檔案管理的人員應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展需求，將信息技術(shù)充分應(yīng)用于工作，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)推進檔案管理工作的形勢創(chuàng)新和效率提升。事業(yè)單位的檔案管理中，人力資源檔案管理是其中重要內(nèi)容，以此為例，若將現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，則單位內(nèi)部將更好、更快地分析所有在職人員的資歷、學(xué)歷及特點，進而有效匯總事業(yè)單位內(nèi)部人員檔案，更好實現(xiàn)人事任免考核或者晉升，也可科學(xué)解決員工的調(diào)動，福利以及工資的調(diào)整等問題。因此，事業(yè)單位檔案管理至關(guān)重要，提升檔案管理工作效率也具有極強的現(xiàn)實意義。不僅如此，傳統(tǒng)檔案管理模式下，人力對于紙質(zhì)檔案的管理成為主要形式，而內(nèi)容繁雜、工作量大使得人工較易出現(xiàn)差錯。另外，查找和查詢的困難也在極大程度上降低了檔案資源利用的有效性?，F(xiàn)代化管理模式的實現(xiàn)一方面可以讓使用者在最短時間內(nèi)精準(zhǔn)查找所需文檔，另外將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理還可以讓檔案管理和使用擺脫時間和地域束縛，在減少誤差的同時極大提升整體檔案利用效率。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.人員檔案管理重視度不高

傳統(tǒng)檔案管理方式不能滿足現(xiàn)代化發(fā)展需要最重要的原因就是相關(guān)人員對于檔案管理重視度并不高，致使這一現(xiàn)象主要有三大因素：①事業(yè)單位工作極為繁雜，產(chǎn)生的檔案數(shù)量較多，且其中涉及的人員繁多、檔案收集和整理所消耗的時間也較長，檔案管理的有效性在較短時間內(nèi)并不能得到明顯突出，因而人們對于事業(yè)單位檔案管理并未多加重視。②高效的檔案管理工作所需較大資金投入和人力、物力投入，但是短期收益少，無法為企業(yè)帶來巨大即時利益，因此單位內(nèi)部人員往往將注意力放置于主營經(jīng)濟業(yè)務(wù)類，而對于檔案管理工作，因其無法形成顯著功績，故而重視度不高。③對于單位內(nèi)部人員來說，他們認(rèn)為從事檔案管理工作的人長期居于幕后，工作默默無聞，難以在單位內(nèi)部引起注意，因此檔案管理工作長期被置于邊緣化位置，部分人員甚至對于檔案管理存在理解誤區(qū)。而社會現(xiàn)代化發(fā)展趨勢下，事業(yè)單位涉及和管理的檔案信息量呈爆發(fā)式增長，民眾對于檔案信息的使用頻率也越來越高，但是部分檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化服務(wù)意識，不主動為辦事群眾提供幫助，甚至不時出現(xiàn)沖突、誤會等，在很大程度上降低了事業(yè)單位工作質(zhì)量。

2.人員管理能力不強

在我國事業(yè)單位內(nèi)部，從事檔案管理工作的人員綜合能力不強已經(jīng)成為一種較為普遍的現(xiàn)象，致使這一現(xiàn)象出現(xiàn)的最主要原因就是事業(yè)單位內(nèi)部運行經(jīng)費不足。檔案管理工作并不能在短期內(nèi)就為企業(yè)帶來巨大經(jīng)濟效益，不僅如此，提升檔案管理工作效率還會消耗大量資金及物力、人力，這就使得事業(yè)單位內(nèi)部并不會將手中的經(jīng)費過多放置于檔案管理，因而此項工作經(jīng)常處于資金不足的狀態(tài)，對于優(yōu)秀人才的吸引力也極大降低。不僅如此，檔案管理自身所需專業(yè)性極強，一般人很難準(zhǔn)確把握其復(fù)雜的工作流程，但是專業(yè)檔案管理人員缺乏。一般情況下，事業(yè)單位只能不顧高質(zhì)量人員需求，聘用綜合素質(zhì)不強、甚至嚴(yán)重缺乏檔案管理知識和技能的人員來從事工作，這就導(dǎo)致從事檔案管理的人員管理能力不強、綜合素質(zhì)不高，這對于提升檔案管理工作效率也是一項極大的阻礙。

3.事業(yè)單位檔案管理制度有待完善

完善的檔案管理制度是提升事業(yè)單位檔案管理工作效率的有效保證，但是在我國事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理制度混亂現(xiàn)象頻發(fā)，部分從事檔案管理的人員并不遵守相關(guān)檔案管理規(guī)范，在進行檔案管理工作時也只是形式大于內(nèi)容，對于檔案管理規(guī)范的執(zhí)行力不佳。甚至部分事業(yè)單位并沒有完善的檔案管理制度，人員在進行檔案管理工作時并無制度可循，管理工作效率自然無法得到保證。導(dǎo)致這一現(xiàn)象最直接的原因就是事業(yè)單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視度不高，導(dǎo)致從事該項工作的人并不清楚自己的責(zé)任和義務(wù)，加上并沒有相應(yīng)的獎懲制度，人員大多存在僥幸心理，直接導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，無法為企業(yè)的健康發(fā)展提供保證。

4.檔案管理信息化程度不高

現(xiàn)代信息技術(shù)的進步為各行各業(yè)工作方式的改變提供了條件，事業(yè)單位內(nèi)部也逐漸開始將現(xiàn)代化元素融入工作之中，但是對于檔案管理工作來說，信息技術(shù)卻遲遲無法引入。其中最主要的原因就是部分事業(yè)單位在檔案管理工作中資金投入不足，使得部分事業(yè)單位現(xiàn)代化設(shè)備不足，檔案管理現(xiàn)代化受限，一些單位只將計算機用于日常工作，未將其在檔案管理現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化發(fā)展中充分利用，無法為信息化程度的提高提供基礎(chǔ)條件。一方面，事業(yè)單位在進行內(nèi)部檔案管理中并沒有將檔案管理系統(tǒng)高效運用，另一方面，雖許多事業(yè)單位已經(jīng)完成了檔案管理系統(tǒng)的建立，但是相對應(yīng)的信息化設(shè)備并不能跟上系統(tǒng)發(fā)展需要，系統(tǒng)訪問訪問人員嚴(yán)重受限，訪問人數(shù)稍多便會出現(xiàn)卡頓、甚至癱瘓等現(xiàn)象。另外很重要的一點就是，事業(yè)單位內(nèi)部并沒有相應(yīng)的現(xiàn)代化技術(shù)支持，人員對于現(xiàn)代化的了解程度也不高，如此種種，直接導(dǎo)致了檔案管理工作效率低下、問題頻發(fā)。

5.單位內(nèi)部各部門信息共享力度不足

就目前各事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀而言，各單位之間、各部門之間信息閉塞嚴(yán)重，“信息孤島”特征明顯，內(nèi)部無法實現(xiàn)有效實時的信息交流和溝通，系統(tǒng)化資源共享平臺并未得到有效建立，致使單位內(nèi)部檔案管理分散。這會造成人員在進行資源整理時較易出現(xiàn)重復(fù)保存的現(xiàn)象，不僅加大了儲存過程中誤差出現(xiàn)的概率，且重復(fù)性工作在很大程度上加重了人員工作負擔(dān)，不利于整體工作質(zhì)量的提升。檔案的分散管理也使得人員在后期使用過程中難以準(zhǔn)確查詢和使用，造成資源利用率低下，不符合現(xiàn)代高準(zhǔn)確性、高時效性的工作需求。

三、提高事業(yè)單位檔案管理工作效率做事

1.提升檔案管理重視程度

提升對于事業(yè)單位檔案管理重視程度是提升檔案管理工作效率的首要途徑，而其中最為關(guān)鍵的就是提升事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人對于檔案管理工作的重視，糾正之前在此工作上不作為的現(xiàn)象，進而避免由此引發(fā)的諸類問題。只有領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變了檔案管理工作理念，對檔案管理相關(guān)工作進行規(guī)劃和規(guī)范，加強對此工作的監(jiān)管理力度，采取行政措施措施對檔案管理工作進行干預(yù)，才能保證具體檔案管理工作人員重視該項工作，將工作中心轉(zhuǎn)至提升檔案管理工作效率上來，以此將檔案管理工作的有效性最大程度發(fā)揮。

2.加強檔案管理人員培訓(xùn)

檔案管理工作歸根到底是人的工作，只有提升檔案管理人員質(zhì)量才能夠有效發(fā)揮檔案管理工作的實際意義。因此事業(yè)單位必須認(rèn)清檔案管理工作人員能力不強、素質(zhì)不高的問題，重視對于管理工作人員能力的培訓(xùn)以應(yīng)對愈加復(fù)雜的管理局面，提升人員對于各類事務(wù)的應(yīng)對處理能力，進而培養(yǎng)起一批綜合能力強的高素質(zhì)人才隊伍。對于事業(yè)單位來說，首先要做的就是定期對管理人員進行培訓(xùn)，其中既包括管理能力和知識的培訓(xùn)，也包括責(zé)任意識的培訓(xùn)，通過為檔案管理人員提供培訓(xùn)機會提升人員專業(yè)素養(yǎng)和工作能力，而責(zé)任意識以及服務(wù)意識的提升是現(xiàn)代化社會民眾權(quán)利意識提升的必然要求，對于推進檔案管理工作有序進行有積極意義。同時應(yīng)對人員實施定期考核，將考核結(jié)果與工作人員工資直接掛鉤，以此激發(fā)檔案管理人員責(zé)任意識和工作主動性。另外，信息化管理的普及也對人員計算機掌握能力提出了更高要求，事業(yè)單位檔案管理人員需要注意自身計算機能力和水平的提高，只有這樣才能夠有效運用現(xiàn)代化設(shè)備，進而實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理向現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展。不僅如此，事業(yè)單位可改善工作薪資待遇，提高該項工作的準(zhǔn)入門檻，以此激發(fā)人員工作積極性，同時吸引更專業(yè)、更高質(zhì)量的管理人才進入崗位，最終達到實現(xiàn)檔案管理工作人員素質(zhì)全面提升的目標(biāo)。

3.完善事業(yè)單位檔案管理制度

合理完善的檔案管理制度是有效進行檔案管理工作的基礎(chǔ)和保證，因此，事業(yè)單位若想提升管理效率就必須首先根據(jù)實際需要，以本單位發(fā)展實際為基礎(chǔ)制定科學(xué)有效的檔案管理制度。完善的管理制度既是對大家工作的一種約束，更是對人員利益以及工作質(zhì)量的一個保障。當(dāng)然，在制定具體管理制度時不能脫離發(fā)展實際，應(yīng)以人為本，尊重每一位工作人員，經(jīng)討論后制定出最合理的工作機制。另外需保持機制彈性，以此應(yīng)對更多的管理工作中出現(xiàn)的情況，更好發(fā)揮人員工作積極性。其中應(yīng)作為重點內(nèi)容之一的是與培訓(xùn)制度相對的考核制度的建立，通過嚴(yán)格的考核制度可以極大提升人員培訓(xùn)積極性和有效性，進而促使自身工作能力的提高。

4.提升檔案管理信息化水平

新的發(fā)展形勢下，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)愈發(fā)普及，且滲透于各行各業(yè)發(fā)展過程之中，任何單位、任何個人在社會性大團體中都無法擺脫信息技術(shù)獨立完成工作，事業(yè)單位檔案管理僅靠人力已完全無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求，錯誤率高、工作繁重、質(zhì)量低下、效率不足等問題愈發(fā)突出，必須提升自身管理的信息化水平。在檔案管理工作中投入充足的財力、物力、人力，建立針對性檔案管理系統(tǒng)，由傳統(tǒng)的人力收集、歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊斎?，這樣既可提升人員管理檔案的效率，又能提升檔案搜索的有效性，同時還能避免紙質(zhì)檔案因過多翻頁導(dǎo)致的損壞現(xiàn)象。信息化檔案管理的實現(xiàn)將極大提升資源利用頻率，減少資源浪費，更好發(fā)揮檔案管理現(xiàn)實意義。實現(xiàn)檔案管理信息化重要條件就是現(xiàn)代化信息設(shè)備的置辦，事業(yè)單位要以自身發(fā)展實際需求為基礎(chǔ)進行廣泛調(diào)研，綜合考慮各部門檔案管理需求，在預(yù)算合理的前提下引進先進且合適的高質(zhì)量現(xiàn)代化辦公設(shè)備，為檔案管理信息化推進提供基礎(chǔ)。

5.加強部門間信息交流

信息孤島現(xiàn)象的出現(xiàn)極大降低了檔案資源作用的發(fā)揮，因此加強各部門間信息交流極為必要，加強部門間、單位間信息的傳遞和交流、構(gòu)建系統(tǒng)且完善的統(tǒng)一檔案管理體系對于實現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展有極為關(guān)鍵的意義，是單位實現(xiàn)檔案管理有效性提升必須實施的一項策略。檔案管理體系的建立有利于打破部門間“信息孤島”困境，提升檔案資源使用有效率，在提升檔案管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上為單位發(fā)展提供信息支撐。

結(jié)語

信息化時代背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)的工作之中，極大提升了各項工作有效性，而檔案管理向數(shù)字化、信息化發(fā)展也已經(jīng)成為主要發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理手段在早已不適應(yīng)事業(yè)單位現(xiàn)實發(fā)展需求，進而致使工作效率低下，給其他各項工作的順利實施造成阻礙。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員必須重視檔案管理工作效率的提升和信息化的實現(xiàn)，通過提升檔案管理重視程度、加強檔案管理人員培訓(xùn)、完善事業(yè)單位檔案管理制度、提升檔案管理信息化水平等途徑實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)，提升檔案管理人員綜合能力，以此保證事業(yè)單位健康、平穩(wěn)發(fā)展。

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（作者單位：福建省寧德市霞浦縣招商引資服務(wù)中心）