中學(xué)基建檔案收集整理方法研究

張玲

【摘要】隨著我國(guó)教育體系的不斷革新，如今中學(xué)所招收的學(xué)生數(shù)量呈上升趨勢(shì)，使得中學(xué)不得不投入資金來(lái)建設(shè)更多的基建項(xiàng)目，這樣一來(lái)，對(duì)基建檔案收集整理就逐漸成了中學(xué)日常工作中的重點(diǎn)。由于各中學(xué)基建項(xiàng)目較為繁雜，對(duì)基建檔案進(jìn)行收集整理工作面臨著較為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，需要中學(xué)相關(guān)工作人員找出其中所存在的問(wèn)題，并根據(jù)各中學(xué)實(shí)際情況采取合理的基建檔案收集整理方法。

【關(guān)鍵詞】中學(xué);基建檔案;收集整理方法

在當(dāng)前中學(xué)基建檔案收集整理工作中，存在著所收集檔案資料不夠齊全、不夠合格、形式較為單一等問(wèn)題，加之部分負(fù)責(zé)收集整理的工作人員專(zhuān)業(yè)能力不足，使得中學(xué)基建檔案收集整理工作成效較為低微，無(wú)法對(duì)中學(xué)的良性發(fā)展產(chǎn)生促進(jìn)作用。因此，中學(xué)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)完善基建檔案管理體系，細(xì)化基建檔案收集整理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，并實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)管措施，保證該工作的順利完成。

一、中學(xué)基建檔案收集整理存在的問(wèn)題

（一）所收集的基建檔案資料不夠完整。部分中學(xué)檔案管理人員受到了各方面因素的影響，使得其收集的基建檔案資料不夠齊全，影響了后期對(duì)基建檔案的整理錄入，對(duì)相關(guān)基建項(xiàng)目的順利開(kāi)展有一定的抑制作用。比如部分檔案管理人員過(guò)于重視基建檔案中的紅頭文件正件，忽視了其中的附件及相關(guān)定稿文檔，雖然保留了文件中的核心思想，但有關(guān)基建檔案更為全面的資料則并未有效進(jìn)行錄入。部分檔案管理人員在檔案資料收集過(guò)程中僅僅關(guān)注基建施工圖及竣工圖，未能在整個(gè)施工過(guò)程中對(duì)相關(guān)變更資料進(jìn)行收集。部分檔案管理人員在收集資料的過(guò)程中，忽視了基建后期因?yàn)榫S修、改造而形成的新型檔案資料?？偠灾谑占Y料過(guò)程中，一定要全面考慮基建項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)，力求讓所收集的基建檔案資料更為完整。

（二）所收集的基建檔案資料不符合標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前我國(guó)部分中學(xué)教學(xué)條件較為落后，未能引入信息技術(shù)來(lái)輔助編制基建檔案資料，一般是選用紙質(zhì)材料來(lái)構(gòu)建基建檔案資料，這類(lèi)型紙質(zhì)材料保存期較短，容易受到天氣及人為因素的干擾而逐漸失效。部分基建檔案資料中編制并不全面，容易出現(xiàn)日期標(biāo)注不夠明確、缺少原始印章及簽名這類(lèi)情形，使基建檔案資料并不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，影響后期的錄入工作。諸如竣工圖等關(guān)鍵基建檔案資料，內(nèi)容中變更標(biāo)注缺乏規(guī)范性，并未達(dá)到相關(guān)部門(mén)所要求的“修改到位、標(biāo)注到位、說(shuō)明到位”。

（三）對(duì)部分圖紙基建檔案錄入較為困難。當(dāng)前所收集的圖紙基建檔案是由各類(lèi)制圖軟件制作而成，諸如CAD以及一些三維軟件，這類(lèi)軟件系統(tǒng)可能會(huì)出偏差，導(dǎo)致對(duì)這類(lèi)圖紙資料進(jìn)行整理歸檔時(shí)存在著較大的錄入困難。同時(shí)，對(duì)基建檔案進(jìn)行錄入的相關(guān)人員數(shù)量相對(duì)較少，且專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平也呈現(xiàn)著參差不齊的狀態(tài)，直接導(dǎo)致了大部分基建檔案資料錄入通常是由文秘進(jìn)行兼任，這類(lèi)人員對(duì)于圖紙檔案的錄入工作并不熟練，對(duì)于基建檔案的理解與劃分也缺乏較為專(zhuān)業(yè)的判定，導(dǎo)致了部分圖紙基建檔案錄入工作尤為困難。

二、中學(xué)基建檔案的收集整理方法

（一）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視中學(xué)基建檔案收集整理工作。加強(qiáng)學(xué)校檔案部門(mén)對(duì)于此工作的宣傳力度，讓相關(guān)部門(mén)能夠明確自身在檔案收集整理工作中所具有的職責(zé)，并細(xì)分到各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行分管，指派專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行協(xié)助與監(jiān)督工作。同時(shí)，規(guī)范整個(gè)基建檔案收集整理工作體系，定期組織檔案工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，提升其檔案收集整理專(zhuān)業(yè)程度，激發(fā)其工作主動(dòng)性及責(zé)任心，進(jìn)而保證檔案收集整理工作的成效。

（二）中學(xué)應(yīng)當(dāng)審視傳統(tǒng)的檔案收集整理模式。分析出在新時(shí)代其中存在的不足之處，在此基礎(chǔ)上制定較為詳盡的規(guī)章制度，嚴(yán)格落實(shí)個(gè)人責(zé)任制，逐步完善檔案收集整理工作管理體系。具體而言，中學(xué)應(yīng)當(dāng)將檔案收集整理流程、檔案收集整理崗位職責(zé)以及基建項(xiàng)目竣工時(shí)的編制文件等都納入合同管理中，這樣一來(lái)，在簽訂合同的時(shí)候就能夠較為明確地制定基建檔案收集整理方向，且能夠有效提升收集整理工作的效率，保證工作成效。同時(shí)，對(duì)部分工作人員在收集整理過(guò)程中因?yàn)閭€(gè)人原因而導(dǎo)致檔案資料收集不夠齊全、不夠準(zhǔn)確這類(lèi)情況，要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)肅處理，以儆效尤。

（三）在基建檔案收集整理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)落實(shí)質(zhì)量監(jiān)控。嚴(yán)格按照“三個(gè)同步”的指導(dǎo)方針進(jìn)行基建檔案收集管理工作，保證基建工程開(kāi)始時(shí)能夠與檔案收集整理工作的建立同步進(jìn)行，保證基建工程建設(shè)時(shí)能夠與基建檔案相關(guān)資料審定、整合、收編工作同步進(jìn)行，保證基建工程竣工時(shí)能夠與驗(yàn)收竣工圖紙工作同步進(jìn)行。同時(shí)，中學(xué)檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)既定的流程合理完成檔案收集整理工作，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案內(nèi)容是否清晰完整、檔案裝訂是否整齊、檔案收集是否齊全等方面進(jìn)行嚴(yán)格的把控，要嚴(yán)格控制質(zhì)量輸入，確保能夠?qū)?zhǔn)確無(wú)誤的檔案資料進(jìn)行錄入歸檔，從而保證基建檔案收集整理工作的規(guī)范性。

（四）基建檔案收集整理工作較為繁瑣，需要一定的理論知識(shí)及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。中學(xué)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化人才培養(yǎng)，提升檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)技能水平，定期組織工作人員進(jìn)行檔案收集管理知識(shí)及工程建設(shè)知識(shí)，且培養(yǎng)其將不同格式的圖紙轉(zhuǎn)換為同一格式圖紙的能力，有效地提升基建檔案整理錄入的效率。在基建檔案收集整理過(guò)程中，需要檔案工作人員對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審批，并且與基建建設(shè)單位進(jìn)行協(xié)調(diào)與溝通，做好基建工程各個(gè)環(huán)節(jié)的審視工作，對(duì)于相關(guān)的專(zhuān)業(yè)資料要嚴(yán)格進(jìn)行審核與把關(guān)，查漏補(bǔ)缺，找出其中的漏洞并進(jìn)行彌補(bǔ)，確保所收集整理檔案的精準(zhǔn)。同時(shí)，為了能夠方便后期檔案的查詢(xún)與調(diào)用，可以利用信息化技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化錄入，從而加強(qiáng)檔案收集與整理的力度，最大化地完善中學(xué)基建檔案。

（五）細(xì)化基建檔案，建設(shè)合理的檔案框架。根據(jù)其重要程度，依次列出基建檔案中各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任關(guān)系以及附屬關(guān)系，這樣一來(lái)方便相關(guān)人員對(duì)基建檔案進(jìn)行查閱。同時(shí)，在對(duì)基建檔案進(jìn)行整理錄入時(shí)，可以根據(jù)中學(xué)實(shí)際情況制定出一種合理的檔案錄入格式，明確其格式要求，讓錄入工作顯得更有條理性，能夠讓后續(xù)的責(zé)任追蹤與檢測(cè)追蹤更具方向性。在對(duì)基建檔案進(jìn)行整理時(shí)，相關(guān)檔案工作人員必須要做好排序及目錄總結(jié)工作。第一，對(duì)基建檔案按照大小類(lèi)別或者收集時(shí)間進(jìn)行排序，能夠較為明顯地分辨出檔案工作的主次。第二，對(duì)于一些紙質(zhì)圖紙資料，在錄入過(guò)程中一定要做好電子目錄，一方面可以方便對(duì)其進(jìn)行審核及檢閱，另一方面也可以讓這類(lèi)資料更為長(zhǎng)效地進(jìn)行保存。第三，可以設(shè)立相應(yīng)的基建檔案資料卷，對(duì)其排序要遵循立卷成冊(cè)的規(guī)定，將其獨(dú)立成冊(cè)，在裝冊(cè)時(shí)要嚴(yán)格按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)于一些不確定檔案要單獨(dú)標(biāo)注出來(lái)，做好附屬備錄，這樣一來(lái)，基建檔案收集整理工作就顯得井然有序，有條不紊，能夠最大化地提高工作效率，增加工作成效。

三、結(jié)語(yǔ)

在我國(guó)各大中學(xué)基建項(xiàng)目數(shù)量不斷增加的背景下，對(duì)于基建檔案進(jìn)行良好的收集整理，對(duì)中學(xué)的良性發(fā)展有著較強(qiáng)的促進(jìn)作用。因此，應(yīng)當(dāng)對(duì)基建檔案收集整理工作體系進(jìn)行完善，落實(shí)質(zhì)量監(jiān)控措施，合理分配相關(guān)部門(mén)職能，建設(shè)合理的檔案收集整理框架，從根本上確保中學(xué)基建檔案收集整理工作的順利進(jìn)行。

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