關(guān)于提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇的探究

趙穎

摘 要：在現(xiàn)代化社會不斷發(fā)展進步的過程中，人們針對檔案的認識和重視程度也越來越高，同時也在日趨提高檔案的應(yīng)用價值。就拿醫(yī)院中對于檔案的管理來講，其是比較具有特性的，因為醫(yī)院檔案的管理和人民的切身利益息息相關(guān)，并已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)出了自身的價值，其能夠有效的促進醫(yī)院更為順利的運轉(zhuǎn)。此文重點歸總了醫(yī)院檔案管理針對醫(yī)院順利運轉(zhuǎn)并提升的關(guān)鍵性作用，并解析了目前醫(yī)院檔案管理的實際情況，同時列舉了促進醫(yī)院良性發(fā)展的方案。

關(guān)鍵詞：檔案管控;科學(xué)化水平;選擇路徑

一、引言

檔案管理工作是一項為我國社會建設(shè)和發(fā)展提供方便的工作。檔案管理工作的主要內(nèi)容就是對原始檔案中含有的實體和檔案信息進行收集與統(tǒng)計，從而實現(xiàn)對這些信息的管理與服務(wù)的最終目的。但是，隨著當前我國社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的日新月異，相應(yīng)的也對我國事業(yè)單位之中的檔案管理工作提出了新的要求標準，我國傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展的需求，對檔案管理工作進行信息化已經(jīng)成為當前我國檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。

二、醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)院發(fā)展的推進作用

1.管理醫(yī)院檔案利于醫(yī)院的深層次進步

我們生活在高度發(fā)達的訊息化社會中，科學(xué)技術(shù)在迅速的更新和進步，而醫(yī)院的運轉(zhuǎn)和進步更是不能缺少了高新技術(shù)的支持。把高新科技應(yīng)用在臨床的醫(yī)治工作中，而通過實踐應(yīng)用又能夠研發(fā)出更新的成果，在這樣的循環(huán)往復(fù)中便能夠不斷的進步，同時將所有成果都登記在醫(yī)院的檔案中。對于醫(yī)院中所有的高新技術(shù)檔案來講，其會成為新科技被推廣應(yīng)用的重要參考依據(jù)，進而使其為醫(yī)院科技邁向更高的層次而提供重要的支持。

2.管理設(shè)備檔案利于推進技術(shù)的改革

在對醫(yī)院檔案進行管理過程中，對于設(shè)備的檔案管理是非常關(guān)鍵的。設(shè)備檔案對一個醫(yī)院中的固定資產(chǎn)進行了詳細的登記，在對醫(yī)院設(shè)備檔案進行閱覽檢查過程中，有利于醫(yī)院相關(guān)人員認知到自身各類醫(yī)療設(shè)施的應(yīng)用年限、應(yīng)用頻率和運轉(zhuǎn)狀態(tài)等，并在采購醫(yī)療實施中為工作人員帶來重要的信息依據(jù)，這不但能夠防止資源的閑置浪費，還能夠在引進現(xiàn)設(shè)施時帶來對應(yīng)的技術(shù)根據(jù)。而以上這些均能夠推動醫(yī)院科技的改革創(chuàng)新，進而提高了醫(yī)院的治療條件。

3.管理醫(yī)院檔案利于領(lǐng)導(dǎo)更好決策

對于醫(yī)院檔案管理人員來講，把醫(yī)院建立之初到目前的全部檔案進行良好的存儲管理，能夠為醫(yī)院后續(xù)的正常運行帶來促進作用。例如，其能夠為醫(yī)院實施空間的配置帶來參考依據(jù)，醫(yī)院治理觀念的重點是以人為本，通常為了引進優(yōu)質(zhì)的工作人員，就會為其安排住宿房間，這時便能夠閱覽檔案來評估工作人員的就職年限、學(xué)歷和職稱等，從而為宿舍的配置帶來參考依據(jù)。

4.加強醫(yī)院檔案管理工作，有利于解決醫(yī)患矛盾糾紛

醫(yī)院檔案中最重要的一部分自然是病人的病歷材料，保管好病歷是十分重要的一項工作。所謂病歷，就是指病人從初次進入醫(yī)院，掛號到確診治療及后期康復(fù)整個過程十分詳盡的記錄，他相當于病人就醫(yī)過程的日記本，不僅僅記錄了病人的病情，還反應(yīng)了病人在進行診治過程中遇到的各種情況，因此，在醫(yī)患關(guān)系十分緊張的當下，病例自然就成為了解決醫(yī)患矛盾糾紛最好的武器，通過病歷我們就可以了解到事故責(zé)任究竟在于哪一方，確定了責(zé)任人就能很好的解決我們在糾紛之中所遇到的困難。

三、醫(yī)院單位檔案管理的特點

1.檔案內(nèi)容多樣化

在醫(yī)院里，檔案主要分為三類，第一類是一些工作經(jīng)驗豐富的工作者，對長期工作的總結(jié)報告，是為新一代工作者留下的寶貴財富，是新一代工作者診治病人過程中以史為鑒的重要基礎(chǔ)。第二類是醫(yī)院工作者的個人檔案，其主要記錄了對工作人員的錄用調(diào)整，升職加薪，以及對其榮譽的授予等內(nèi)容。第三類也是最重要的一類，就是對病人就醫(yī)過程中從掛號到診斷確診以及治療的整個過程，詳細的記錄，俗稱病例。這樣的記錄不僅可以保證對病人病情的切實了解，也能在發(fā)生醫(yī)患關(guān)系緊張情況時，作為證據(jù)，確定責(zé)任人，從而使問題迎刃而解。

2.檔案管理設(shè)備科技化

在這個科技高速化發(fā)展的時代里，檔案管理也是與時俱進的。任何的檔案管理都不能再和以前一樣以傳統(tǒng)筆記的形式進行存儲整理。一來是這樣存儲的方式不能長久，二來這樣儲存會占據(jù)很大的空間。如果采用視頻影像的方式，對會議或者一些重要資料進行錄制，錄制完成后，再進行編輯和整理，以文件的形式進行儲存。這樣的話就既不需要占據(jù)很大的地方，又能十分方便查找，還能得到長久的保存。

3.管理制度的現(xiàn)代化

一個大醫(yī)院的運行，就好比一個大型的機器，每一個地方都需要有特定的零件去進行特定的工作。為了使檔案管理完整和持久就必須制定十分完善的規(guī)則。每一個員工都必須在自己的崗位上進行相應(yīng)的工作，做好自己的本職工作，遵守醫(yī)院的規(guī)則，恪守時間，嚴守紀律，思維向上，認真負責(zé)。無規(guī)矩不成方圓，只有嚴格的遵守規(guī)矩才能讓醫(yī)院檔案管理這個大機器在正常的軌道上運行。

四、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.對檔案管理工作的重視程度不夠

對檔案管理的重視程度不夠是近年來各醫(yī)院存在的普遍問題，對醫(yī)院檔案管理不夠勢必會影響到醫(yī)院的檔案工作，也必將阻礙一個醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。近年來，國家越來越重視檔案管理工作，尤其是6月9號“國際檔案日的設(shè)立”對檔案管理工作也產(chǎn)生了十分重要的影響。希望在國家的高度推動下，各個醫(yī)院能夠重視起來，使醫(yī)院資金投入以及醫(yī)療水平等方面都能實現(xiàn)和檔案管理工作的完美對接，使中國的醫(yī)院管理水平能夠更上一層樓。

2.素質(zhì)高低不同，缺少管理積極性

在大部分醫(yī)院內(nèi)，人們更為重視的均是醫(yī)療人員，人們通常會認為檔案管理員就是一個清閑的差事，由此檔案管理員往往會被忽視，也因此醫(yī)院通常會將非醫(yī)務(wù)專業(yè)的人員安排在檔案管理工作上。其普遍對于檔案管理工作的認識不足，導(dǎo)致工作積極性不高、缺乏工作熱情、更欠缺相關(guān)的敬業(yè)態(tài)度。所以，對于大部分醫(yī)院檔案管理人員來講，會將其視作兼職，流動性較強。在醫(yī)院治療工作緊張時，則會將其調(diào)派到其他崗位，導(dǎo)致無人進行檔案的管理而中斷，嚴重時會由于檔案無人及時整理而丟失。

3.有著相對淡薄的檔案管理理念

大部分的檔案管理員對于自身的工作都不夠重視，其會認為這些檔案就是一些過期的病歷，基本不會再發(fā)揮什么作用。導(dǎo)致未能及時對這些檔案實施正常的歸類與保存，只是把這些檔案毫無頭緒的放在檔案柜中，很多檔案因為保存不得當，致使受潮破損和遺失，在日后實施查閱期間失去了其自身的作用。

4.缺乏完善的管理制度和責(zé)任機制

在現(xiàn)代化社會經(jīng)濟、科學(xué)不斷進步的過程中，我們國家目前在醫(yī)療領(lǐng)域的科技已經(jīng)有了很大進步，只是由于目前醫(yī)院中的管理機制與責(zé)任制度未能得到實時的改良和完善，致使近些年來部分先進的醫(yī)療研究成果倍受忽略，更有一些醫(yī)療研究成果在記載時沒有抓住要點，被記錄下檔案中的數(shù)據(jù)與文字都不夠準確，在很大程度上影響了醫(yī)院中優(yōu)質(zhì)醫(yī)療資源的有效運用。在目前的狀態(tài)下一部分工作者比較欠缺責(zé)任感，在出現(xiàn)不良狀況時沒能實時的解決。另外，由于在目前一些醫(yī)院內(nèi)還沿用著落后的文字檢索方法，進而降低了檢索和查找的工作效率。

5.硬件設(shè)施落后

因為我們國家的科技在現(xiàn)階段中的快速發(fā)展也推動了檔案管理設(shè)施的快速優(yōu)化。想要在現(xiàn)代化的社會中增強檔案管理活動的成效和品質(zhì)，則需要注重有關(guān)設(shè)施的更換。只是因為資金的限制，致使檔案管理活動中所使用的設(shè)施還比較陳舊，這在很大程度上影響了檔案管理工作成效的提高，另外也增強了相關(guān)工作人員的工作強度，進而提高了人工成本，為事業(yè)單位成本的節(jié)約帶來了阻力。

五、如何有效提高檔案管理的科學(xué)化水平

1.增強檔案的創(chuàng)新意識

自古科學(xué)和文化都是在繼承和發(fā)展中進行的，所謂繼承就是指對原來的好的部分進行保留，當反映到醫(yī)院的檔案管理中，就是要求醫(yī)院要確保檔案資料的完整性，將其有用的部分全部進行保留。而所謂發(fā)展，就是指任何的東西都是要在創(chuàng)新中謀求發(fā)展的，而這就要求醫(yī)方強化檔案的管理制度增強對檔案管理人員的要求，使相關(guān)的檔案更加標準和規(guī)范。醫(yī)院的檔案管理工作一定要以創(chuàng)新的方式取其精華，去其糟粕，謀求長久發(fā)展。

2.優(yōu)化完善檔案管理制度

各個行業(yè)都有著其自身的特性，因此各個行業(yè)都必須配備一套和工作特性相一致的管理系統(tǒng)，使自身領(lǐng)域的工作人員可以按圖索驥，經(jīng)過機制的持續(xù)性改良來確保工作的規(guī)范準確性，進而提高工作成效，規(guī)避不良問題的產(chǎn)生。作為檔案管理的工作人員，需要將檔案進行收集、整理和分類等，因此其相關(guān)工作人員需要認真仔細、擁有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，從而確保檔案工作的品質(zhì)，使其能夠一直正常的運行，最終為社會的進步帶來優(yōu)良的服務(wù)。我們國家目前對于檔案的管理領(lǐng)域正處在瓶頸期，主要因素就是欠缺認真細致的頂層規(guī)劃，以往落后的管理體系在現(xiàn)代化的社會中已經(jīng)無法滿足工作的需求。例如由于時間的流逝和地點的改變，使得檔案資料出現(xiàn)了遺失、缺失的問題，如果這樣的情況出現(xiàn)在普通民眾頭上，就會為人們的正常生活和工作造成嚴重的干擾，破壞了人民群眾的利益;假如此類事件是出現(xiàn)在了機密性非常強的檔案資料上，就會造成更為重大的影響，嚴重損壞公共的利益，造成不可挽回的損失。想要使得檔案管理機制得到真正的提升，就需要淘汰落后技術(shù)和設(shè)備，引進符合現(xiàn)代化社會的高新科技，并在這樣的基礎(chǔ)之上做出更為精細準確的方案，進而有效提升檔案管理工作。

3.培養(yǎng)工作人員的綜合素質(zhì)

對于目前檔案管理工作人員普遍綜合素養(yǎng)不高的情況，可設(shè)立一個專業(yè)的培訓(xùn)部門，創(chuàng)建專業(yè)性較強的培訓(xùn)團隊來對檔案管理人員進行周期性的培訓(xùn)，這樣便能夠更好的增強檔案管理者的專業(yè)知識水準和管理能力，確保檔案管理工作符合現(xiàn)代化社會的需求，更好的提升檔案管理人員的工作品質(zhì)。另外，因為檔案管理工作持續(xù)的步入訊息化科技化，使得檔案管理的保密性受到了威脅，在運用電腦網(wǎng)絡(luò)開展有關(guān)工作期間，容易由于電腦部件故障和黑客的惡意侵入致使資料遺失或者外泄，所以還必須增強檔案管理員的安全知識培訓(xùn)。

4.實現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)與發(fā)展

在以往進行檔案管理期間大都是利用人力來完成，具體來講就是在單位中創(chuàng)建一個專門的登記部門，來登記在單位運行中遇到的各類事件，一般是按照時間的先后來展開布置登記，在這樣的方式中也存有較多的缺陷，例如，資金支出量比較大的部門，在長時間內(nèi)沒法對紙質(zhì)的材料實施良好的保存等。在現(xiàn)代化的科技時代，電腦科技獲得了明顯的提升，所以單位在運行過程中必須重視檔案管理的關(guān)鍵性，如此便可以增強訊息科技在檔案管理中的運用強度，更要把單位的檔案有效精準的儲存在電腦系統(tǒng)中，這樣的操作不但可以提高單位的經(jīng)濟水準，還能夠更好的提高單位的環(huán)保成效。另外，在管理的檔案資料中存在較多人們頻繁使用和查閱的內(nèi)容，所以假如一直運用落后的手段來進行工作，就會對此項工作的正常運行帶來嚴重的負面影響。綜上所述，在后續(xù)的檔案管理工作中必須增強訊息化管理形式的運用，進而為訊息化的創(chuàng)建與進步打下堅實的基礎(chǔ)。

5.加強人員培訓(xùn)工作

在對檔案管理員進行培訓(xùn)時，重點需要從兩個方面入手，也就是專業(yè)技能與職業(yè)素質(zhì)兩個方面。其中的專業(yè)技能就是指提升檔案管理員的工作品質(zhì)與成效，職業(yè)素質(zhì)就是指增強檔案管理員的責(zé)任心與服務(wù)態(tài)度。所以在后續(xù)的檔案管理工作中，所有工作者都需要提升自身的服務(wù)意識，針對來查找訊息的人員給予良好的服務(wù)，積極的改進目前毫無作為的工作形式。因為檔案材料自身擁有很高的運用價值，只要對其進行科學(xué)合理的保管和運用就能夠起到優(yōu)質(zhì)的宣傳成效，并且還能夠給現(xiàn)代的醫(yī)療人員帶來參照資源，推動醫(yī)療科技的進步。

6.構(gòu)建安全防范綜合體系

當下電子檔案的普及也讓檔案資料的安全系數(shù)降低了許多，許多網(wǎng)絡(luò)黑客也就是利用了這一點，對一些檔案部門的內(nèi)部資料進行盜取和攻擊。為了防范這一非法目的，我們需要構(gòu)建安全防范的綜合體系，加強防范意識，安排特定工作人員對電子檔案進行管理和查看，定期殺毒，避免電子設(shè)備中毒的風(fēng)險，避免被非法取締。使電子檔案在保存長久，不占很大空間，以及查找方便等多種優(yōu)點于一體的情況下，還能確保安全性，無懈可擊，完美運行。

六、結(jié)束語

總之，管理醫(yī)院檔案工作是一項較為系統(tǒng)的工作，需要長久的堅持，不是一朝一夕就能成功的。就檔案管理者而言，需要不斷提升自身素養(yǎng)和業(yè)務(wù)知識，提高自身的使命感和責(zé)任感。就醫(yī)院而言，也要重視檔案管理的重要性，為其提供相應(yīng)的資金保障和理論支撐，重視檔案管理者的培訓(xùn)，如此，才能較好地推進醫(yī)院檔案管理工作，進而實現(xiàn)醫(yī)院的更深層次發(fā)展。

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（作者單位：山東省泰安市中心醫(yī)院分院）