規(guī)范水土保持檔案管理的必要性及對(duì)策分析

摘 要：隨著我國(guó)水土治理等相關(guān)工作的不斷推進(jìn)，規(guī)范水土保持持檔案管理成為了當(dāng)今環(huán)境治理工作的重要組成。本文通過(guò)對(duì)相關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀問題著手，從水土保持檔案管理的必要性和相關(guān)對(duì)策分析，進(jìn)一步闡述了對(duì)檔案管理工作的建議和想法，結(jié)合筆者多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)，為相關(guān)人員提供一些幫助和啟示。

關(guān)鍵詞：檔案管理;水土保持;信息化

隨著國(guó)家對(duì)于水土保護(hù)的重視程度，逐年遞增，水土保護(hù)工作及相關(guān)內(nèi)容，成為了環(huán)境保護(hù)的重要環(huán)節(jié)，如何有效利用國(guó)家政策，進(jìn)一步完善對(duì)水土保持檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容，成為了行業(yè)的焦點(diǎn)和熱門議題。

一、水土保持檔案管理的現(xiàn)狀

1.分類標(biāo)準(zhǔn)混亂，沒有建立相應(yīng)的資料庫(kù)

當(dāng)前的水土保持檔案管理工作，其檔案分類混亂，沒有建立完善的資料庫(kù)，因此，查詢檔案極為困難，不少資料依然要靠手動(dòng)查詢，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，查找工作可能衍生出大量的問題。從整體上看，在水土保持檔案方面，業(yè)內(nèi)并未形成規(guī)范性、可操作性強(qiáng)的分類標(biāo)準(zhǔn)，在檔案編碼方面也尚未形成體系，受到此種條件制約，當(dāng)相關(guān)人員需要對(duì)指定檔案進(jìn)行查詢調(diào)閱時(shí)，往往無(wú)法做到迅速定位和高效調(diào)取，查詢的低便捷性，導(dǎo)致檔案信息的價(jià)值并未得到最大化體現(xiàn)，利用率普遍不高。因?yàn)榉诸悩?biāo)準(zhǔn)不明確，有些檔案信息無(wú)法及時(shí)建檔和歸檔，導(dǎo)致水土保持工作中難以實(shí)現(xiàn)檔案信息化提升。

2.沒有相應(yīng)的管理體系

檔案管理工作，沒有建立相應(yīng)的管理體系，管理人員和管理制度沒有有效對(duì)接，即便發(fā)生檔案遺失、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，也沒有詳細(xì)的處理辦法和管理制度。在該類別信息的管理中，檔案資料在協(xié)調(diào)性和區(qū)域共享性方面有待提升，信息低透明度導(dǎo)致其在一些密切關(guān)聯(lián)的建設(shè)領(lǐng)域中未能體現(xiàn)應(yīng)有價(jià)值，如生態(tài)工程等項(xiàng)目中，對(duì)水土保持相關(guān)信息具有高度需求，而受管理體系問題影響，水土保持信息并未在該行業(yè)中發(fā)揮應(yīng)有的應(yīng)用價(jià)值。

3.檔案管理缺乏相應(yīng)的管理制度

檔案管理工作，必須建立詳細(xì)的管理制度，尤其是針對(duì)當(dāng)前的檔案管理形式，其制度的約束性和懲戒性極為重要。不少?gòu)氖聶n案管理工作的相關(guān)人員，對(duì)于工作積極性和投入程度較差，缺乏相應(yīng)的職業(yè)信仰，沒有正確的工作態(tài)度，進(jìn)而缺乏對(duì)于管理工作的責(zé)任心。

4.人才匱乏

由于水土保持檔案管理工作的重視程度不夠，其管理隊(duì)伍的人才儲(chǔ)備相對(duì)薄弱，進(jìn)而造成管理失衡，缺乏有效的人才招聘措施，另一方面，對(duì)于高校畢業(yè)生的重視程度不夠，缺乏相應(yīng)的錄取機(jī)制，進(jìn)而降低了人才培養(yǎng)程度。

5.服務(wù)意識(shí)差

服務(wù)意識(shí)是檔案管理工作的重要組成部分，不少年長(zhǎng)的從業(yè)人員，對(duì)于檔案管理工作具有自己的處理辦法，拖沓、拒絕、低效是他們的工作態(tài)度，因此服務(wù)意識(shí)差，成為了檔案管理人員的標(biāo)簽。

二、規(guī)范水土保持檔案管理的必要性

1.信息化建設(shè)的需要

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，檔案管理工作也要隨著時(shí)代的發(fā)展，逐步變化，尤其是檔案管理的信息化建設(shè)程度，已經(jīng)上升到刻不容緩的地步。由于我國(guó)大部分的水土保持檔案資料依然是紙質(zhì)內(nèi)容，這對(duì)于我國(guó)信息化建設(shè)的發(fā)展需求相違背，因此，提高檔案內(nèi)容信息化建設(shè)是未來(lái)檔案管理的趨勢(shì)和發(fā)展方向。同時(shí)，信息化建設(shè)程度可以體現(xiàn)出檔案管理的效果和完成情況，提升檔案內(nèi)容的信息化建設(shè)程度，可以進(jìn)一步提高檔案的查詢速度，提升檔案的使用感受，降低人力成本的投入程度。并且，隨著云盤、云加速、物聯(lián)網(wǎng)等科技的應(yīng)用，對(duì)于水土保持檔案的需求也會(huì)上升到新的層次，未來(lái)的檔案管理工作，絕對(duì)是完全脫離紙質(zhì)內(nèi)容，信息化應(yīng)用模式，必然是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。

2.決策科學(xué)化的需要

提高水土保持檔案的管理方式，不僅僅是檔案管理的需要，更是對(duì)未來(lái)水土保持相關(guān)工作的開展給予的輔助參照。同時(shí)，這也是提高相關(guān)政策的施行程度，檢驗(yàn)是否具有科學(xué)性的重要標(biāo)準(zhǔn)。水土保持的相關(guān)檔案，是對(duì)其他有關(guān)行業(yè)的基礎(chǔ)參考憑證，因此，務(wù)必確保其工作的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。

3.法制化和規(guī)范化的需要

作為政府機(jī)構(gòu)，其管理模式是否具有法制化以及規(guī)范化的特點(diǎn)，是現(xiàn)代管理模式的重要特征之一。因此，加速檔案管理的法制化、規(guī)范化進(jìn)程成為當(dāng)前的工作重點(diǎn)，另一方面，法制化的推進(jìn)，可以進(jìn)一步降低檔案管理人員的違法犯罪現(xiàn)象，同時(shí)約束自身的工作行為，提升管理意識(shí)和工作效率。而規(guī)范化的建立，則可以幫助檔案管理部門，落實(shí)好相關(guān)檔案的詳細(xì)信息，優(yōu)化檔案管理內(nèi)容的具體明細(xì)，將各種相關(guān)數(shù)據(jù)以及有效信息統(tǒng)一錄入，避免后期的查找和補(bǔ)充。對(duì)于檔案的內(nèi)容和數(shù)據(jù)，是提高準(zhǔn)確性和務(wù)實(shí)性的重要措施。

4.提高行業(yè)管理能力

作為從事十年檔案管理的從業(yè)人員，對(duì)于管理能力的提升，具有非常強(qiáng)烈的體會(huì)，尤其是當(dāng)前水土保持檔案管理的行業(yè)形式，其管理方式和管理能力沒有和社會(huì)的需求程度同步發(fā)展，因此，提高整個(gè)行業(yè)的管理能力，是當(dāng)前的重要內(nèi)容，提升管理意識(shí)，明確管理責(zé)任，是提高行業(yè)管理水平的重要措施。為了進(jìn)一步優(yōu)化當(dāng)前檔案管理部門的管理能力，建立管理人員的考核標(biāo)準(zhǔn)呼之欲出。

三、規(guī)范水土保持檔案管理的策略

1.建立檔案資料庫(kù)

在規(guī)范水土保持檔案管理的相關(guān)工作中，建立水土保持檔案管理的資料庫(kù)，已經(jīng)是刻不容緩。隨著國(guó)家對(duì)于水土保持等相關(guān)工作的治理程度逐步加深，水土保持檔案管理的工作任務(wù)和工作量都極為繁重。因此，為了進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的流程和細(xì)節(jié)，建立水土保持檔案管理的資料庫(kù)，是當(dāng)前工作的首要內(nèi)容。資料庫(kù)的建立，可以有效環(huán)境全國(guó)各地區(qū)水土保持檔案的分散性，進(jìn)一步梳理相關(guān)的內(nèi)容，同時(shí)，對(duì)于同類型的地區(qū)和水土保持工作，可以得到相應(yīng)的借鑒工作，進(jìn)一步緩解，部分地區(qū)的工作量和工作壓力。同時(shí)，資料庫(kù)的建立，進(jìn)一步整合我國(guó)當(dāng)前的水平保持資料管理作用，為更加系統(tǒng)化完成相關(guān)資料的整理、建檔等增添助益。同時(shí)，結(jié)合各地區(qū)的水土環(huán)境特點(diǎn)，優(yōu)化水土治理方案，提供幫助和支持，有效降低各地區(qū)，檔案繁雜、混亂的現(xiàn)象，進(jìn)一步提高相關(guān)檔案電子化、信息化程度，不斷完善相關(guān)細(xì)節(jié)和內(nèi)容。水土保持檔案內(nèi)容具有信息敏感性，應(yīng)對(duì)其保密級(jí)別進(jìn)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)劃分，并對(duì)檔案編碼進(jìn)行規(guī)劃化管理，實(shí)現(xiàn)體系化編碼和分級(jí)。完善編碼規(guī)范和分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)以后，管理人員即可隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行歸類和入庫(kù)存儲(chǔ)。當(dāng)需要查詢某一部分的水土保持情況時(shí)，也可以根據(jù)入庫(kù)時(shí)制定的編碼，隨時(shí)調(diào)閱指定檔案。經(jīng)過(guò)此種處理，檔案存儲(chǔ)與調(diào)閱效率皆可得到質(zhì)的提升，進(jìn)而促進(jìn)對(duì)水土保持檔案的高效利用，提升其利用水平，發(fā)揮其價(jià)值。借助信息化手段，可建立具有高度科學(xué)性和管理高效性的水土保持信息庫(kù)，不僅可實(shí)現(xiàn)對(duì)水土保持信息的隨時(shí)存儲(chǔ)或調(diào)閱，還可在權(quán)限允許下對(duì)其進(jìn)行下載、傳輸和修改完善等。需要注意的是，在建立該方向信息資料庫(kù)時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，保證信息安全，防止信息泄露。

2.建立檔案管理體系

建立水土保持檔案管理體系，是提高檔案管理效率的最佳途徑。建立相關(guān)體系，可以完善檔案的管理工作，尤其是具備了完善的管理體系。管理體系的建立，可以進(jìn)一步優(yōu)化管理細(xì)則，對(duì)于每個(gè)檔案的相關(guān)責(zé)任人，可以明晰工作內(nèi)容，同時(shí)，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，相比較傳統(tǒng)的管理模式，建立檔案管理體系，可以進(jìn)一步提高管理效率，明確相關(guān)責(zé)任。當(dāng)檔案管理工作發(fā)生一些遺失或者更改等違規(guī)事件時(shí)，可以利用體系的優(yōu)越性，查找相關(guān)的負(fù)責(zé)人，進(jìn)一步落實(shí)相關(guān)的責(zé)任，明確所有人的管理職責(zé)。水土保持檔案在實(shí)際存儲(chǔ)過(guò)程中，因?yàn)榍闆r不同會(huì)采用不同的存儲(chǔ)方式和存儲(chǔ)介質(zhì)，此外，檔案內(nèi)容差異也決定不同檔案具有不同的時(shí)效性，因?yàn)槭芤陨纤龅倪@兩種因素影響，所以檔案在存儲(chǔ)期限上也應(yīng)具有差異性，實(shí)施科學(xué)規(guī)劃。若所存儲(chǔ)的水土保持檔案永久有效，需要長(zhǎng)期保存，則必須對(duì)該檔案進(jìn)行備份，以防原件丟失造成損失。若所存儲(chǔ)的檔案無(wú)需長(zhǎng)期保存，則應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真甄別和篩選，部分檔案資料雖無(wú)長(zhǎng)期存儲(chǔ)的強(qiáng)制要求，但是與群眾生活安全性具有密切關(guān)聯(lián)，也應(yīng)將其歸入長(zhǎng)期保存的類別之中。若檔案信息具有臨時(shí)性，或只是工程過(guò)程中的次要資料，則屬于非長(zhǎng)期保存類信息，但必須設(shè)置科學(xué)的存儲(chǔ)期限，在期限內(nèi)也應(yīng)妥善管理，以防在資料有效期內(nèi)出現(xiàn)遺失。對(duì)于不同類別的檔案信息，應(yīng)由不同的職能部門負(fù)責(zé)保管，在檔案存儲(chǔ)分配中，應(yīng)以檔案信息的等級(jí)和存儲(chǔ)時(shí)間要求為依據(jù)，進(jìn)行合理分配。在檔案管理體系創(chuàng)建過(guò)程中，還應(yīng)對(duì)檔案的機(jī)密程度進(jìn)行統(tǒng)一劃分和嚴(yán)格執(zhí)行，對(duì)不同的保密級(jí)別和解密的期限應(yīng)做出明確的規(guī)定，保密級(jí)別和調(diào)閱權(quán)限之間應(yīng)具有相關(guān)性，不具有調(diào)閱權(quán)限的單位和個(gè)人一律不允許查看該檔案。水土保持資料共享機(jī)制應(yīng)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，同樣執(zhí)行保密級(jí)別劃分，瀏覽權(quán)限與保密級(jí)別掛鉤，在授權(quán)時(shí)應(yīng)具有相應(yīng)依據(jù)，杜絕主觀性和隨意性，以保證水土保持信息的安全性。通過(guò)管理體系的不斷升級(jí)與完善，既可保證水土保持信息的安全性，又可實(shí)現(xiàn)其在相關(guān)領(lǐng)域的應(yīng)用價(jià)值最大化。

3.完善管理制度

檔案管理工作本身就是一項(xiàng)極為繁瑣的工作，因此，在日常的管理工作中，務(wù)必建立完善的管理制度。沒有制度的約束，很可能造成管理的混亂和失誤。建立管理制度，需要循序漸進(jìn)，逐步確立，在保證檔案管理工作的有效開展的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，完成對(duì)于相關(guān)管理工作。在明確管理職責(zé)中，首先提高所有相關(guān)人員的管理意識(shí)，經(jīng)過(guò)筆者多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，大部分的檔案管理問題，都是出現(xiàn)在日常的管理工作中，不少資歷年長(zhǎng)的管理人員，對(duì)于新的管理措施不接受、不服從，造成很多檔案管理工作無(wú)法有序開展。因此，建立相關(guān)的制度約束，可以有效避免類似現(xiàn)象的發(fā)生。另一方面，管理制度的建立，還可以提升人員的工作積極性，建立獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)于一些久遠(yuǎn)的水土檔案的管理工作，明確檔案的整理數(shù)量以及相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于有突出貢獻(xiàn)的相關(guān)人員，要給予一定獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，對(duì)于工作中的優(yōu)秀人員，適當(dāng)提高相關(guān)待遇，用制度來(lái)管理人員的服從意識(shí)，用制度來(lái)提升檔案管理工作的整體工作效率。應(yīng)從工作流程方面規(guī)范管理制度，無(wú)論在進(jìn)行水土保持資料的采集時(shí)，還是在其整理歸類過(guò)程中，以及后續(xù)的機(jī)密等級(jí)以及保存期歸類，都應(yīng)制定規(guī)范化的流程要求，按照要求和規(guī)范執(zhí)行水土保持信息的全生命周期管理。尤其是在其調(diào)閱或者共享時(shí)，更應(yīng)制定相應(yīng)的規(guī)章制度。在制度擬定時(shí)，應(yīng)考慮不同水土保持檔案管理部門在層級(jí)和特點(diǎn)方面的區(qū)別，實(shí)行切實(shí)可行的制度規(guī)定，確保其具有高度可執(zhí)行性，且的確起到優(yōu)化效果。還應(yīng)對(duì)水土保持資料的管理情況進(jìn)行全程監(jiān)督，可定期檢查，也可臨時(shí)抽檢，確保其切實(shí)落實(shí)。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展態(tài)勢(shì)下，可將水土保持檔案管理工作與相關(guān)的工程驗(yàn)收、環(huán)境評(píng)估等工作聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)綜合式管理，加強(qiáng)資料的實(shí)際效用，并且提升水土保持信息歸檔、存檔方面的科學(xué)性，實(shí)行專項(xiàng)驗(yàn)收制度，在提升檔案質(zhì)量的同時(shí)，對(duì)檔案管理行為也可以起到更加明顯的良性約束作用。

4.提高建設(shè)隊(duì)伍的人員素質(zhì)

檔案管理工作，離不開人才的鼎力相助。作為水土保持檔案管理工作的從業(yè)人員，深知人才對(duì)于檔案管理工作的重要性和特殊性。為了進(jìn)一步落實(shí)好人才引進(jìn)以及人才培養(yǎng)的相關(guān)措施，進(jìn)一步完善當(dāng)前的管理隊(duì)伍，優(yōu)化管理意識(shí)和管理體系。利用社會(huì)招聘等多種形式，引進(jìn)高端技術(shù)人才，進(jìn)一步提高檔案管理的管理形式和管理內(nèi)容，充分發(fā)揮人才效應(yīng)，開展相應(yīng)的頭腦風(fēng)暴，完善管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。另一方面，立足全國(guó)各地優(yōu)質(zhì)高校，開展定向招聘，結(jié)合大學(xué)生的高等素質(zhì)，培養(yǎng)出一批優(yōu)秀的人才隊(duì)伍，進(jìn)一步落實(shí)好人才管理和人才晉升等相關(guān)工作，掌握人才的具體情況，結(jié)合檔案管理的具體工作，提高管理效率的同時(shí)，發(fā)揮人才隊(duì)伍的能量和意義。檔案管理工作進(jìn)行中有時(shí)會(huì)受主客觀因素影響出現(xiàn)發(fā)生人事變動(dòng)，也存在因?yàn)榻M織架構(gòu)優(yōu)化導(dǎo)致機(jī)構(gòu)變動(dòng)的情況，在此種變動(dòng)發(fā)生時(shí)，必須做好檔案交接，在交接過(guò)程中經(jīng)手人應(yīng)簽字確認(rèn)，以保證交接過(guò)程中不會(huì)發(fā)生檔案遺失或缺損的情況。在日常工作中，也應(yīng)滲透檔案安全和信息安全意識(shí)，加強(qiáng)檔案保密機(jī)制的灌輸和落實(shí)，使水土保持信息的重要性在檔案管理人員中得到廣泛認(rèn)同和深刻認(rèn)識(shí)，在客觀上加強(qiáng)檔案管理能力的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)主觀責(zé)任意識(shí)強(qiáng)化，使其可以在檔案管理細(xì)節(jié)實(shí)踐中體現(xiàn)主觀能動(dòng)性與客觀專業(yè)度。

5.提升服務(wù)意識(shí)

作為水土保持檔案管理部門，應(yīng)該充分建立良好的服務(wù)意識(shí)，進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)的細(xì)節(jié)和內(nèi)容，例如查找檔案的任務(wù)，要在第一時(shí)間高效完成，避免拖沓時(shí)間，降低服務(wù)效率。同時(shí)，對(duì)于社會(huì)的需求項(xiàng)目，專門設(shè)定評(píng)價(jià)系統(tǒng)，對(duì)于各服務(wù)人員，定期檢查評(píng)價(jià)內(nèi)容，對(duì)于不能滿足檔案管理服務(wù)要求的相關(guān)人員，要及時(shí)提高改正意見，未能聽取者，進(jìn)行相應(yīng)的處罰。對(duì)于服務(wù)良好的相關(guān)人員，要落實(shí)好制度內(nèi)的獎(jiǎng)勵(lì)措施。提高服務(wù)意識(shí)，是檔案管理工作的重要組成部分，所有的從業(yè)人員，必須改變思想，努力糾正當(dāng)前的工作陋習(xí)，完善自身的管理細(xì)則。

結(jié)論

綜上所述，規(guī)范水土保持檔案管理工作，是當(dāng)前的首要內(nèi)容，也是完善檔案管理工作的重要舉措，為了進(jìn)一步提高檔案工作的管理效率，提升管理人員的綜合素養(yǎng)，推進(jìn)相應(yīng)的改進(jìn)措施，已經(jīng)刻不容緩。

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（作者單位：山西省忻州市保德縣水土保持監(jiān)督站）

作者簡(jiǎn)介：王存枝（1970-），女，漢族，山西忻州人，大專學(xué)歷，助理館員，在保德縣水土保持監(jiān)督站事檔案管理工作。