信息化環(huán)境中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用

摘 要：在醫(yī)院在不斷發(fā)展的過(guò)程中，綜合檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，其水平的高低可以直接影響醫(yī)院管理水平的提高，因此如何提高醫(yī)院綜合檔案管理水平成為了醫(yī)院及檔案管理人員亟需解決的問(wèn)題。二十一世紀(jì)的信息技術(shù)則為醫(yī)院檔案管理提供了便利，因此與時(shí)俱進(jìn)，綜合檔案數(shù)字化管理應(yīng)用成為了必然趨勢(shì)。但當(dāng)前在醫(yī)院的綜合檔案數(shù)字化應(yīng)用中仍然存在一些問(wèn)題，使得醫(yī)院綜合檔案無(wú)法發(fā)揮自身的最大價(jià)值。本文首先介紹了信息化環(huán)境下醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化的必要性及作用，然后圍繞信息化環(huán)境下醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用及存在問(wèn)題進(jìn)行了探究，并提出了改善措施，以期能夠提高醫(yī)院綜合檔案的數(shù)字化管理水平，進(jìn)而提高醫(yī)院的整體管理水平，推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境;醫(yī)院綜合檔案;數(shù)字化管理

一、引言

醫(yī)院綜合檔案作為記錄、保存日常生活中形成的有關(guān)醫(yī)院的文件、財(cái)務(wù)、人事、科研、病案等重要信息的表現(xiàn)形式。如何做好醫(yī)院綜合檔案管理、發(fā)揮檔案對(duì)醫(yī)院的醫(yī)、教、研等方面的價(jià)值是當(dāng)下醫(yī)院應(yīng)該引起重視的。以往的檔案均以紙質(zhì)形式存在、管理，然而在時(shí)代不斷發(fā)展的背景下，醫(yī)院出現(xiàn)了越來(lái)越多的數(shù)據(jù)信息，利用紙質(zhì)形式進(jìn)行保存、管理已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)下高效、便捷的需求。并且隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，醫(yī)院綜合檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容日漸復(fù)雜龐大，并給相關(guān)檔案管理人員的工作增加了一定的難度。此時(shí)，數(shù)字化管理綜合檔案應(yīng)運(yùn)而出。數(shù)字化管理綜合檔案，能有效提升檔案管理的效率，提高醫(yī)院檔案管理的水平。但有的醫(yī)院在數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用中存在不同程度的問(wèn)題，數(shù)字化檔案管理的實(shí)際運(yùn)用仍然有待進(jìn)行完善。下面將具體介紹相關(guān)內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的高效、便捷、共享，發(fā)揮綜合檔案的內(nèi)在功能。

二、醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的必要性及作用

1.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的必要性

醫(yī)院綜合檔案的數(shù)字化管理具體指的是可以在保證保護(hù)檔案原件、保證數(shù)據(jù)真實(shí)的基礎(chǔ)上充分的利用計(jì)算機(jī)自身的硬、軟件功能對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，以便滿足醫(yī)院?jiǎn)T工的使用需求，充分發(fā)揮檔案作為信息資源的作用。而醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化的必要性表現(xiàn)為以下兩方面：首先，醫(yī)院綜合檔案不僅能夠?yàn)獒t(yī)院的工作人員提供真實(shí)、豐富多樣的數(shù)據(jù)，而且能夠在醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行決策時(shí)提供完整且準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。目前信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸地滲透到社會(huì)上的各行各業(yè)之中，醫(yī)院綜合檔案的數(shù)字化能夠?qū)⑨t(yī)院的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行共享，所以在醫(yī)院綜合檔案上應(yīng)用數(shù)字化管理成為了我國(guó)醫(yī)療行業(yè)的必然發(fā)展趨勢(shì)。檔案的數(shù)字化能夠確保醫(yī)院對(duì)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)利用，從而保證醫(yī)院能夠長(zhǎng)久、有效、高效的發(fā)展下去。其次，醫(yī)療水平的不斷提高使得各種新型醫(yī)療技術(shù)層出不窮，對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)也相應(yīng)的在增多。但是用紙質(zhì)形式存儲(chǔ)檔案的數(shù)量十分有限，查詢起來(lái)比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且紙質(zhì)檔案不利于保存，所以應(yīng)用檔案數(shù)字化管理是醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案數(shù)字化是利用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性和可存儲(chǔ)超多的數(shù)據(jù)資源的優(yōu)越性，對(duì)檔案進(jìn)行更為高效的整合利用。而且檔案數(shù)字化不受時(shí)間、空間的限制，能夠有效提高醫(yī)院綜合檔案的利用效率。

2.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)

新的時(shí)代發(fā)展背景對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的工作提出了更高的要求，而綜合檔案數(shù)字化能夠讓管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)更為科學(xué)有效，進(jìn)而能夠大幅度提升檔案管理的效率。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理之后，在調(diào)取檔案資料時(shí)，可以通過(guò)對(duì)關(guān)鍵詞的搜索，進(jìn)行自動(dòng)化的檢索，極大程度上減少了查找時(shí)間，也更加有利于信息的分享。

電子文檔的信息是在計(jì)算機(jī)和通信網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境中形成和管理的，因此可以實(shí)現(xiàn)高度的信息共享。檔案作為一種信息，具有共享的條件，但是傳統(tǒng)文件的信息共享受到時(shí)間和空間的限制。借用和使用必須去檔案室，并且只能由一個(gè)人使用。它還會(huì)損壞原稿。無(wú)法獲得原稿?？煽康谋ＷC端口，信息文件完全不同。它依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)構(gòu)建數(shù)字文件管理系統(tǒng)。它可以通過(guò)計(jì)算機(jī)終端直接查找和讀取數(shù)字文檔，這不僅可以滿足多個(gè)文件審閱者訪問(wèn)同一文件的需求。檔案館的需求可以更好地保護(hù)紙質(zhì)文件并增加紙質(zhì)檔案的壽命。

3.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化在檔案管理方面的作用

通過(guò)上面的介紹可以發(fā)現(xiàn)應(yīng)用數(shù)字化管理綜合檔案是醫(yī)院發(fā)展的必然選擇。醫(yī)院綜合檔案的數(shù)字化應(yīng)用可以對(duì)檔案管理工作發(fā)揮的作用包括有：首先是數(shù)字化的檔案文件節(jié)約了人力資源、檔案存儲(chǔ)空間的占地問(wèn)題以及紙張消耗的問(wèn)題，也實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院內(nèi)檔案數(shù)據(jù)的共享，有利于各部門協(xié)同工作。其次是檔案數(shù)字化能夠提高醫(yī)院的服務(wù)水平。一是數(shù)字化后的檔案在查詢時(shí)效率得到了大大的提高，不再受限于時(shí)空;二是工作人員可以在快速查詢到數(shù)據(jù)資源的同時(shí)還可以檢索到更加全面的信息，比如類似疾病的電子病歷全部顯示可以幫助工作人員進(jìn)行全面的分析，進(jìn)而做出做科學(xué)的判斷。最后數(shù)字化的綜合檔案要求檔案管理人員在熟知檔案工作的同時(shí)了解計(jì)算機(jī)操作，因此能夠促進(jìn)檔案相關(guān)工作人員綜合素質(zhì)的提高，為醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。

三、醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用及存在的問(wèn)題

從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案管理，其中涉及到管理理念、管理方式以及管理工藝等各方面。具體應(yīng)用以及應(yīng)用中存在的問(wèn)題如下：

1.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用

醫(yī)院綜合檔案的數(shù)字化應(yīng)用首先表現(xiàn)為數(shù)據(jù)管理的信息化。醫(yī)院通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備、管理系統(tǒng)以及局域網(wǎng)等建立完整的數(shù)據(jù)網(wǎng)，然后將以往的紙質(zhì)數(shù)據(jù)在信息化背景下通過(guò)計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)存儲(chǔ)于信息管理平臺(tái)。其次是工作方式的信息化。傳統(tǒng)的檔案管理通過(guò)手動(dòng)管理的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，可能存在查詢困難、誤差較大、使檔案無(wú)法完整保存的缺點(diǎn)。工作方式的信息化使得檔案數(shù)據(jù)全部完整且有序的儲(chǔ)存著，方便工作人員的查詢，同時(shí)管理人員的后續(xù)管理工作也相應(yīng)地便捷起來(lái)。然后是信息檢索的信息化。信息檢索作為醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化的重要應(yīng)用，可以為有需要的人提供快速、精準(zhǔn)且經(jīng)過(guò)加工處理的檔案數(shù)據(jù)資源，資源獲取更加便捷。最后是檔案安全管理信息化的應(yīng)用。醫(yī)院的綜合檔案包含著許多醫(yī)院的機(jī)密，數(shù)字化的綜合檔案安全管理需要在確保數(shù)據(jù)真實(shí)的前提下保證數(shù)據(jù)安全，不被不法分子利用。

2.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理應(yīng)用中的問(wèn)題

根據(jù)上述醫(yī)院綜合檔案的數(shù)字化應(yīng)用，當(dāng)前醫(yī)院在應(yīng)用中存在的問(wèn)題如下：

一是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案綜合管理認(rèn)識(shí)不足，過(guò)于重視臨床檔案的管理，對(duì)于綜合檔案管理部門投入資金少，數(shù)字化管理所必需的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及各種現(xiàn)代設(shè)備老舊。對(duì)于數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)無(wú)法及時(shí)更新，容易被黑客等入侵，造成數(shù)據(jù)的泄漏。雖然國(guó)內(nèi)目前已經(jīng)對(duì)醫(yī)院檔案的收集保管日益重視，但是在部分醫(yī)院對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)仍然存在認(rèn)知上的不足。尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)如果缺乏這方面的認(rèn)識(shí)，將會(huì)極大地影響醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。由于領(lǐng)導(dǎo)層的重視不足，會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部的工作人員對(duì)檔案文件管理的理念仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案階段。醫(yī)院內(nèi)部調(diào)取檔案文件也仍舊是采用紙質(zhì)的閱讀形式，給檔案工作帶去了極大的不便。此外，醫(yī)院的信息系統(tǒng)無(wú)法有效對(duì)接，使得醫(yī)院各部門的數(shù)據(jù)資源無(wú)法有效歸入綜合檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行使用。

二是工作方式的信息化要求檔案管理人員必須具備檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)，而且必須具備較高的職業(yè)素養(yǎng)。但當(dāng)前檔案管理人員普遍存在綜合素質(zhì)不高的情況。但是檔案數(shù)字化是一項(xiàng)極具專業(yè)技術(shù)的工作，因此醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)需要大量既通曉檔案專業(yè)知識(shí)又熟悉信息化技術(shù)的復(fù)合型人才。但大多數(shù)醫(yī)院的檔案員均是各部門的所屬人員，同時(shí)兼職擔(dān)任檔案管理員。他們?nèi)粘５谋韭毠ぷ魇翘幚碜约罕韭毮懿块T的專業(yè)事務(wù)，對(duì)檔案知識(shí)的儲(chǔ)備和業(yè)務(wù)水平相對(duì)有限，加之信息化程度不高，難以勝任檔案數(shù)字化的工作。這類兼職檔案管理人員極易對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生抵觸厭惡的情緒，從而影響電子文件的錄入和歸檔工作。而醫(yī)院的檔案專職管理人員雖然在檔案管理工作中較為專業(yè)，但對(duì)數(shù)字化檔案管理知識(shí)掌握程度不足，在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等方面的知識(shí)儲(chǔ)備較為薄弱，也難以驅(qū)動(dòng)醫(yī)院檔案的數(shù)字化建設(shè)。信息化背景下，檔案管理需要高素質(zhì)的綜合型人才，而醫(yī)院沒(méi)有重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使得檔案管理工作人員進(jìn)修機(jī)會(huì)不多，思想觀念以及管理水平無(wú)法跟上時(shí)代的變化，缺乏創(chuàng)新。二是隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的人容易受物質(zhì)的迷惑，而醫(yī)院對(duì)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)重視程度也不夠。三是檔案信息化管理制度的不完善。醫(yī)院關(guān)于數(shù)字化檔案管理制度的規(guī)則沒(méi)有細(xì)化使得數(shù)據(jù)權(quán)限管控不到位、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問(wèn)題仍有發(fā)生。

四、提高醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理應(yīng)用水平的舉措

1.正確認(rèn)識(shí)綜合檔案的數(shù)字化管理

當(dāng)前，各醫(yī)院均實(shí)行了綜合檔案的數(shù)字化管理，而且具備信息化檔案管理制度，但因?yàn)獒t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的不重視、投入少使得檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用效果無(wú)法有效發(fā)揮。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)充分認(rèn)識(shí)綜合檔案的數(shù)字化管理所具備的價(jià)值，并轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案數(shù)字化的觀念，對(duì)其予以高度的重視和肯定，這是檔案數(shù)字化工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)條件。雖然醫(yī)院的主要工作是以治病救人、教育科研為主，檔案管理部門只是一個(gè)為各個(gè)科室提供服務(wù)的后勤部門，但是如果醫(yī)院的檔案一直都是使用的紙質(zhì)文件，查詢借閱十分不便，將會(huì)嚴(yán)重地影響各個(gè)部門的工作效率。如果醫(yī)院檔案進(jìn)行了數(shù)字化管理，就會(huì)打破紙質(zhì)檔案的種種局限和不便之處，讓檔案管理工作更為簡(jiǎn)便。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案數(shù)字化作為一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略來(lái)進(jìn)行規(guī)劃，并將其納入醫(yī)院的整體規(guī)劃發(fā)展之中，并給予最大程度的支持和幫助，從而讓數(shù)字化檔案為醫(yī)院提供有效數(shù)據(jù)支持。其次應(yīng)加大投資力度，根據(jù)檔案管理的數(shù)字化需求完善相關(guān)硬件、軟件設(shè)施并定期進(jìn)行更新、維護(hù)。優(yōu)化以專業(yè)的計(jì)算機(jī)硬、軟件為基礎(chǔ)平臺(tái)，建立以檔案室為核心的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，將醫(yī)院的檔案統(tǒng)一管理，便于醫(yī)院在內(nèi)部工作電腦上查詢資料。

2.提高檔案室工作人員的綜合素質(zhì)

數(shù)字化管理醫(yī)院的綜合檔案需要工作人員處理大量的電子文件，因此檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)知識(shí)也要了解，如計(jì)算機(jī)的軟硬件設(shè)備、信息處理技術(shù)等。對(duì)此，醫(yī)院一是應(yīng)該定期開(kāi)展檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，提高管理工作人員的計(jì)算機(jī)理論知識(shí)與實(shí)踐能力。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理人員的管理觀念也必須與時(shí)俱進(jìn)，所以醫(yī)院還應(yīng)該為內(nèi)部工作人員提供進(jìn)修機(jī)會(huì)，讓部門的優(yōu)秀員工可以外出進(jìn)修，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理模式，提高檔案管理人員必要的理論知識(shí)水平，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才，從而在醫(yī)院內(nèi)部建立起一支高素質(zhì)高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)。三是重視對(duì)檔案管理部門工作人員的考核，通過(guò)獎(jiǎng)懲制度提高檔案管理人員工作的積極性，促使檔案管理人員主動(dòng)與其他部門進(jìn)行溝通、積極收集資料并認(rèn)真核實(shí)、加工保存。

3.做好檔案信息系統(tǒng)的安全管理

信息化背景下醫(yī)院綜合檔案的管理數(shù)字化得到了廣泛應(yīng)用，然而當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題越發(fā)嚴(yán)重，檔案的數(shù)字化管理應(yīng)用中應(yīng)重視信息安全，具體操作：一是必須利用有特殊防火墻隔離功能的醫(yī)院內(nèi)部系統(tǒng)以及工作電腦進(jìn)行訪問(wèn)而且必須設(shè)立訪問(wèn)權(quán)限，只有具備資格的人員才能夠訪問(wèn)檔案資料。而且相應(yīng)部門的工作人員只能訪問(wèn)本部門的檔案資料。二是對(duì)于資料的訪問(wèn)僅限于資料在打印水印的情況下瀏覽，并且不能下載，避免了檔案的外泄。三是對(duì)于賬戶登陸的有限期進(jìn)行限制，過(guò)了有效期應(yīng)重新登陸以確保檔案的安全性。四是及時(shí)升級(jí)先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)，以修補(bǔ)漏洞通過(guò)上述措施確保醫(yī)院的檔案機(jī)密安全。

4.完善數(shù)字化綜合檔案管理制度

與紙質(zhì)檔案管理不同，數(shù)字化管理檔案可能會(huì)存在信息丟失、刪改等問(wèn)題，而且需要定期的對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)升級(jí)方能確保數(shù)據(jù)的安全，所以應(yīng)結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，制定符合自己醫(yī)院檔案工作的《電子檔案管理辦法》，一是明確電子檔案的形成、收集、整理以及鑒定等一系列流程，并規(guī)范電子檔案的歸檔、分類以及保存。二是確保監(jiān)督檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確性工作的有效開(kāi)展，在文件形成檔案時(shí)，立即進(jìn)行備份、保存，從而讓檔案的歸檔與保存等工作能夠順利完成。三是完善檔案轉(zhuǎn)化為電子文件的技術(shù)、鑒定檔案價(jià)值的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及檔案保密責(zé)任制度，合理規(guī)劃各部門職責(zé)，加強(qiáng)部門間的溝通交流，避免分工不明確以及檔案價(jià)值不能得到充分體現(xiàn)等問(wèn)題的出現(xiàn)。

五、總結(jié)

綜上所述，醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)繁復(fù)而又艱巨的工程，醫(yī)院檔案要想更好地發(fā)揮自身價(jià)值，就必須不斷地務(wù)實(shí)創(chuàng)新、求同尋變，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。信息時(shí)代醫(yī)院綜合檔案的數(shù)字化管理應(yīng)用具有提高醫(yī)院管理水平、推動(dòng)醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量提高等多種優(yōu)點(diǎn)而被廣泛應(yīng)用。而目前醫(yī)院在進(jìn)行綜合檔案的數(shù)字化管理應(yīng)用上存在一些問(wèn)題，醫(yī)院應(yīng)認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理檔案的價(jià)值，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息系統(tǒng)，提高工作人員綜合能力，完善信息化檔案管理制度，從而推動(dòng)檔案管理數(shù)字化的前進(jìn)步伐，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。

總而言之，隨著互聯(lián)網(wǎng)在信息技術(shù)建設(shè)中的加速普及，它給現(xiàn)實(shí)生活的各個(gè)方面帶來(lái)了便利，不僅有效地改善了人們的生活，而且為有序提供了良好的信息交流平臺(tái)。 社會(huì)發(fā)展。 以醫(yī)院綜合檔案管理為例，數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)大大提高了醫(yī)院檔案管理的水平和質(zhì)量，確保了各種檔案信息的完整性和真實(shí)性，充分利用了各種檔案的服務(wù)利用效果，從而提供了 這是醫(yī)院有序發(fā)展的有利保證。

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（作者單位：山東省泰安市中醫(yī)醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：孫蔚（1975-），女，山東泰安人，山東省泰安市中醫(yī)醫(yī)院，館員，大學(xué)，研究方向：檔案管理。