檔案信息化管理及推動檔案信息化建設的策略研究

劉郁蘭

摘 要：檔案管理是相關單位部門內(nèi)部的基礎工作環(huán)節(jié)，同時也是單位運行過程中不可缺少的工作環(huán)節(jié)，檔案能夠為相關單位的運行發(fā)展提供可靠的參考依據(jù)，由此可見，檔案管理的重要性不言而喻。而相關單位部門在開展檔案管理工作的過程中，需要注重提高工作效率與質(zhì)量，其中信息化建設則能夠?qū)崿F(xiàn)這一工作目標，如何能夠推動單位檔案信息化建設，實現(xiàn)信息化的管理，是相關單位需要深入思考的重要問題。

關鍵詞：檔案;信息化管理;信息化建設

當前社會正處于大數(shù)據(jù)時代之中，相關單位若想使得自身的檔案管理工作獲得長遠的發(fā)展，就要做到與時俱進，緊隨社會時代的發(fā)展趨勢，進行檔案管理的信息化建設，轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的檔案管理理念，合理改進傳統(tǒng)的檔案管理工作方式及模式，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)據(jù)化，這樣能夠讓檔案管理工作變得更加高效，而檔案信息化的建設，也能夠為工作人員的信息管理提供更大的便捷性。

一、檔案信息化的概述

1.檔案信息化的涵義

所謂的檔案信息化，就是指相關檔案管理部門借助數(shù)據(jù)壓縮技術、電子掃描技術以及多媒體技術等多種信息技術手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、微縮以及聲像等各種類型的檔案，轉(zhuǎn)化成為一種數(shù)據(jù)化的信息，使其能夠在計算機信息系統(tǒng)中得以存儲，進而實現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的有效傳輸。這種電子數(shù)據(jù)格式本身非常容易識讀以及遷移，且也符合國家電子文件的標準要求，數(shù)據(jù)化的信息其載體也變得多種多樣，人們可以借助不同的電子產(chǎn)品，對這些數(shù)據(jù)化的檔案資料進行瀏覽閱讀，打破了時間與空間上的限制，同時也提高了相關檔案資料的利用率，使其自身的實際價值得到充分的發(fā)揮。

2.檔案信息化建設的必然性

對于檔案信息化而言，其自身是當前科技發(fā)展的必然趨勢。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，紙質(zhì)的檔案存在諸多不足，比如，紙張容易損壞、借閱不夠便利等，如果將這些紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，則能夠縮小紙質(zhì)檔案資料的體積，減少空間的占用，同時也會讓查閱變得更加方便，而且數(shù)字化的檔案資料也更便于攜帶。另外，人工操作的檔案管理方式比較繁瑣，一旦人工管理出現(xiàn)問題，則會造成紙質(zhì)檔案資料的損壞，檔案資料的完整性將難以得到保障，而數(shù)字化的檔案信息則不會輕易受損，除非是受到網(wǎng)絡病毒的攻擊或者是黑客的侵入，這也需要相關管理部門加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護，確保檔案資料的安全性。因此，可以說，檔案管理的信息化建設是非常有必要的。

3.檔案信息化資料來源

第一，相關辦公系統(tǒng)及其他信息系統(tǒng)中生成的，具有一定保存價值的文本文檔、圖片等多種原生電子文件，應該借助信息設備將其導入并傳輸?shù)较鄬臋n案信息管理系統(tǒng)之中，同時還要鑒別這些文件的價值及安全性;第二，對于眾多紙質(zhì)檔案資料信息的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)換，是數(shù)據(jù)化檔案數(shù)據(jù)庫建成的重要信息來源。相關檔案管理者會借助多種信息技術，對紙質(zhì)的檔案資料進行轉(zhuǎn)化，并且在將紙質(zhì)檔案予以數(shù)字化的過程中，工作人員也需要對其進行科學的排序，確保信息內(nèi)容轉(zhuǎn)換的準確性，避免出現(xiàn)表述錯誤的情況，否則就會影響檔案資料的真實性，使得轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)化檔案信息能夠與紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容相一致。

二、檔案信息化管理及信息化建設的重要作用

1.有助于檔案管理工作成本的節(jié)約

對于相關單位部門而言，開展檔案信息化建設及管理工作，能夠減少檔案工作中不必要的資源浪費，實現(xiàn)節(jié)約資源的環(huán)保目標，這樣更有利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，需要相關檔案管理人員耗費大量的時間以及紙張，對各類檔案信息資料進行撰寫以及整理，這種人工管理檔案的方式很容易出現(xiàn)失誤，如漏記或者漏寫檔案信息等情況，使得檔案管理工作的開展受到不良影響，而且紙質(zhì)的檔案資料在查找過程中也需要花費很多時間，且查詢起來也比較繁瑣，從而導致傳統(tǒng)的檔案管理工作在開展過程中耗費了很多人力及物力等資源。

而檔案信息化的建設與管理，則能夠?qū)⒓堎|(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子形式的檔案信息，這樣也就減少了紙張的使用，也節(jié)約了紙張這一物質(zhì)資源。另外，檔案信息化管理，還能夠改善傳統(tǒng)人工管理的模式，有計算機代替了人工檔案管理，節(jié)省了人力資源，此外，檔案管理人員還可以通過專門的搜索引擎，在計算機檔案管理系統(tǒng)中查找出相應的檔案資料信息，節(jié)省了大量的時間，這些都使得檔案管理的工作成本得到了極大的節(jié)省。

2.有助于檔案管理工作效率的提升

信息技術在檔案管理工作中的有效應用，能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)信息向數(shù)據(jù)化信息的轉(zhuǎn)化，這樣能夠讓檔案管理人員不必再花費大量的時間去整理紙質(zhì)檔案，這樣就能夠使其節(jié)省出更多的時間，去進行檔案信息的維護、補充等等，從而讓檔案管理工作的整體效率得到極大的提升。另外，檔案管理人員能夠借助信息化的管理系統(tǒng)，讓所有的檔案資料變得更加有序，這也更方便管理人員的查閱，其中搜索引擎的使用，還能夠提高檔案管理人員的搜索速度，將其從繁瑣的紙質(zhì)檔案的查詢中解脫出來，在極大程度上提高了查詢效率。而且運用信息技術對檔案資料進行處理之后，只需要一個或者兩個工作人員就能夠完成后續(xù)的整理工作，進而促進檔案管理人員工作效率的有效提升。

三、檔案信息化建設工作中存在的問題

1.檔案信息化的建設工作具有分散性問題

相關單位部門在開展檔案信息化建設工作的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)信息重疊的現(xiàn)象，究其原因，主要是因為相關單位在構(gòu)建信息化的檔案管理系統(tǒng)時，沒有實現(xiàn)單位內(nèi)部各部門之間的信息共享，這樣就會使得單位內(nèi)各部門之間無法實現(xiàn)相關信息資源的互通，從而導致信息出現(xiàn)分散性，這對于檔案信息化管理工作的開展是極為不利的，相關檔案管理人員在借助信息化系統(tǒng)，對相關檔案進行管理時，就有可能會出現(xiàn)兩條及以上的重復信息，這樣就會影響到管理人員對檔案信息的正確判斷，進而會對整個檔案管理工作產(chǎn)生不良的影響。

2.檔案信息化的建設工作具有異構(gòu)性問題

部分單位在將接受到的檔案信息轉(zhuǎn)移到數(shù)據(jù)庫的過程中，容易出現(xiàn)信息異構(gòu)的問題，進而造成了大量數(shù)據(jù)信息在來源方面的差異，其中檔案信息的不同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，也使得一些文件的屬性出現(xiàn)問題，有些電子檔案甚至產(chǎn)生出了特殊的文件形式，導致這一電子檔案難以實現(xiàn)信息兼容，以至于出現(xiàn)了打不開的情況，這也使得整個檔案信息化系統(tǒng)的信息結(jié)構(gòu)變得更加復雜，不僅致使檔案信息的處理工作難度有所提升，還浪費了人力、物力等多種資源，降低了整個檔案信息化管理工作的效率。另外，這種異構(gòu)情況也會對計算機中的檔案管理數(shù)據(jù)庫造成不良的影響，使其自身的儲存壓力有所增加，同時也提高了信息系統(tǒng)的維護負擔，增加了檔案管理人員的工作量。

3.檔案信息化的建設工作具有滯后性問題

相關單位在借助信息技術以及相關電子技術手段，進行檔案信息化的建設時，需要對紙質(zhì)的檔案信息進行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，這樣既能夠讓檔案信息變得更加有序，還能夠借助查詢計算機目錄的方式，快速查找出相關檔案資料信息。不過，相關單位在進行檔案信息化建設工作時，不應該只注重信息技術在這一工作中的應用，還要注重檔案信息化管理體制的完善，還有檔案管理人員自身的業(yè)務能力及素養(yǎng)。當前，一些單位中還存在著歸檔不及時的現(xiàn)象，導致不少檔案資料信息出現(xiàn)缺失問題，而錄入到信息化管理系統(tǒng)中的檔案信息也缺乏完整性，從而對整個檔案信息化建設產(chǎn)生了較大的影響，延緩了檔案信息化建設的工作進程。

四、檔案信息化管理及推動信息化建設的有效途徑

1.對檔案信息化管理的設施進行完善

相關單位若想開展有效的檔案信息化管理工作，同時加快檔案信息化的建設進程，就要保證完善的硬件設施條件，若是缺少相應的信息化設備，檔案信息化的管理工作將難以順利開展?；诖?，相關單位需要加大對信息化設備的投資力度，積極引進檔案信息化管理工作所需的各種設備，其中最重要的設施就是計算機，然后就是各類輔助設施設備，如打印機、掃描儀等相關信息設備，這些都是信息化檔案工作開展的重要載體，缺一不可，單位在購置齊全相關設施設備之后，還要聘請專業(yè)的信息技術人員，結(jié)合檔案管理的實際情況，為單位建立一套完善且具有較高安全性的信息管理系統(tǒng)，使得管理人員能夠快速的將紙質(zhì)檔案信息錄入到相關信息系統(tǒng)之中，并實現(xiàn)檔案信息的分類管理，這也讓檔案查詢工作變得更加方便，進而推動了檔案管理信息化的建設。

2.實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享

相關單位若想推動檔案信息化的建設，提高檔案信息化管理的有效性，就要轉(zhuǎn)變其自身傳統(tǒng)的檔案管理理念，促使檔案管理人員提高自身的責任意識以及服務意識，同時還要對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行科學合理的改進，在引進信息技術的過程中，還要配備相應的信息管理體機制，確保信息化的管理工作能夠順利開展。另外，檔案管理人員還要對檔案資料信息進行及時的整理，保證檔案信息的真實性，與此同時，相關單位還要建立信息共享機制，借助信息技術建立單位內(nèi)部檔案信息的共享平臺，使得單位內(nèi)部的各個部門能夠查閱所需檔案信息，這樣也方便各部門對檔案信息的了解，有效避免了重復性檔案資料的上傳，也減少了信息重疊現(xiàn)象的發(fā)生。

3.確保檔案信息化管理的質(zhì)量

第一，相關檔案管理人員在進行檔案信息的歸類以及形式轉(zhuǎn)化工作時，需要嚴格遵守相關規(guī)章制度，確保每一個工作環(huán)節(jié)都能夠達到相關質(zhì)量標準，盡最大可能避免工作中的失誤，在每一個工作環(huán)節(jié)結(jié)束之后，還要進行認真仔細的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)其中存在問題，就要對其進行及時有效的更改，確保信息化檔案文件的儲存質(zhì)量。第二，作為檔案管理工作人員，要主動提高自身的業(yè)務能力，拓展自己的知識面，多學習檔案信息管理的相關知識，積極提高自身的信息技術操作能力，保證檔案信息化管理工作的質(zhì)量。第三，相關單位還要加強對信息化檔案的安全管理，注重信息系統(tǒng)的維護以及更新，加強對信息系統(tǒng)的防護力度。隨著信息化程度的提升，信息泄露的問題也變得越來越常見，因此，相關單位在開展檔案信息化管理的過程中，需要科學應對病毒的侵害以及網(wǎng)絡漏洞等多種安全問題，避免檔案信息的泄露或者受損。基于此，檔案管理部門需要做好檔案信息的備份工作，同時還要對信息管理系統(tǒng)進行升級，提高信息數(shù)據(jù)庫的安全性，相關部門還可以設置安全性較高的保密系統(tǒng)，提高系統(tǒng)的安全防御能力，這樣既能夠保證檔案信息的安全性，也能夠保證其完整性。

4.建立完善的信息化管理制度體系

相關企業(yè)單位若想提高檔案管理信息化建設的有效性，使其能夠在檔案管理工作中發(fā)揮出積極作用，則要建立相應的信息化管理體系，發(fā)揮其自身的指導作用，保障檔案信息管理的安全性與規(guī)范性。相關檔案管理部門需要全面掌握檔案管理信息化建設的整個過程，對于其中存在的問題也要予以了解，明確問題產(chǎn)生的原因，以此制定出相應的應對措施以及規(guī)范條例，借此加強管理人員之間的協(xié)調(diào)合作，提高檔案信息化管理工作的有效性。另外，相關單位企業(yè)還要根據(jù)信息化的檔案管理流程，制定出相對應的信息化管理制度，促使檔案管理體系的完善，使其能夠與整個檔案信息化管理模式相符合，有效指導信息化檔案管理工作，發(fā)揮出信息化檔案管理模式的實效性。

基于此，相關企業(yè)單位要結(jié)合信息化管理流程，制定合理的考核機制，對檔案管理人員進行定期的考核，將檔案管理內(nèi)容及信息化操作流程都融入到考核內(nèi)容之中，同時還要考核檔案管理人員的工作績效，確保其能夠遵照相應的管理條例，對檔案資料進行規(guī)范化的信息管理操作，減少檔案管理工作人員操作過程的失誤情況，提升他們的工作積極性，進而促進其工作效率的提升。此外，還要結(jié)合信息化的管理流程設立專門的工作崗位，并配備專業(yè)能力及素養(yǎng)都比較高的工作人員，明確崗位的具體工作內(nèi)容、責任以及權(quán)力，實行責任管理制度，確保處于這一工作崗位的管理人員能夠承擔起相應的責任，也能夠合理利用手中的權(quán)力，有效開展信息化的檔案管理工作。

五、總結(jié)

通過上述分析，信息技術在檔案管理工作中的有效應用，既能夠提高檔案管理工作的效率，還能夠確保檔案信息的安全性以及完整性，為查閱檔案信息的人員提供了極大的便利，因此，相關單位需要加強對檔案信息化建設的重視，并結(jié)合實際情況采用多種方式，實現(xiàn)檔案的信息化管理。

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（作者單位：衡東縣榮桓水電站）