我國(guó)公共衛(wèi)生事件檔案的管理與利用

摘 要：公共衛(wèi)生事件檔案的管理與利用對(duì)醫(yī)學(xué)研究、衛(wèi)生應(yīng)急決策以及開展教育活動(dòng)等具有重要意義。首先分析了公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用的特點(diǎn)和意義，然后分析了我國(guó)公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用存在的問題，最后提出了相應(yīng)的對(duì)策，如建立公共衛(wèi)生事件檔案管理應(yīng)急機(jī)制、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)、構(gòu)建檔案分類管理體系、加快信息化建設(shè)等，從而為將來我國(guó)公共衛(wèi)生事件檔案的管理與利用提供參考。

關(guān)鍵詞：公共衛(wèi)生事件;檔案管理;利用

公共衛(wèi)生事件主要是指突然發(fā)生的對(duì)社會(huì)產(chǎn)生重要影響的衛(wèi)生健康事件，如此次新冠病毒疫情、群體性的食物中毒以及其它不明原因的疾病。隨著經(jīng)濟(jì)的全球化和對(duì)外開放的深入，公共衛(wèi)生事件波及的深度和廣度都越來越大，如今年初爆發(fā)的新冠病毒疫情，在全球一百多個(gè)國(guó)家、地區(qū)均有病例，如果不采取有效的防控措施，那么其危害性將不可估量。在此次新冠病毒防控和治療過程中，我國(guó)之所以能在最短的時(shí)間內(nèi)取得階段性的勝利，一方面是由于黨中央的堅(jiān)強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，另一方面是由于我國(guó)在過去經(jīng)歷非典、甲流等疫情時(shí)，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，并收集了整個(gè)過程的檔案，對(duì)本次疫情的防控和治療提供參考和指導(dǎo)。由此可見，公共衛(wèi)生事件檔案的管理與利用非常有必要，對(duì)促進(jìn)我國(guó)社會(huì)健康發(fā)展具有重要意義。

一、公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用的特點(diǎn)

1.檔案內(nèi)容多樣性

公共衛(wèi)生事件的檔案主要是指從公共衛(wèi)生事件爆發(fā)到結(jié)束的整個(gè)過程中形成的關(guān)于該事件的各種資料，一般包括應(yīng)急處置方案、現(xiàn)場(chǎng)防控、診療方案、醫(yī)療器械使用方案等一系列由政府部門形成的應(yīng)急處理材料。同時(shí)還包括報(bào)刊、雜志、圖片、視頻等多媒體材料。只有全面收集這些不同載體和不同形式的檔案材料，才能充分反映出某一時(shí)期爆發(fā)公共衛(wèi)生事件過程中政府的防控措施與善后處置、民眾的意識(shí)行為等諸多問題。

2.檔案收集的非程序性

一般情況下，檔案的收集與管理要遵守規(guī)范，各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照一定的流程來操作，然而在公共衛(wèi)生事件爆發(fā)時(shí)，由于檔案管理人員以及其它相關(guān)人員都沒有思想準(zhǔn)備，如果仍然按照原有的規(guī)范和流程來收集和管理檔案必然不能滿足要求。因此要求檔案管理人員在面對(duì)公共衛(wèi)生事件爆發(fā)時(shí)，檔案收集過程中應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況探索新的模式。

3.檔案性質(zhì)的專業(yè)性

公共衛(wèi)生事件涉及的專業(yè)性較強(qiáng)，例如需要根據(jù)不同的公共衛(wèi)生事件類型，對(duì)應(yīng)急處置方案、現(xiàn)場(chǎng)控制措施、宣傳教育資料等進(jìn)行分類管理，以便區(qū)分。這就需要檔案管理人員具備一定的專業(yè)能力，對(duì)各類公共衛(wèi)生事件的檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，為應(yīng)急決策提供參考，從而降低公共衛(wèi)生事件的危害性。

4.檔案管理的保密性

公共衛(wèi)生事件關(guān)系到社會(huì)的和諧與穩(wěn)定，因此對(duì)公共衛(wèi)生事件的檔案應(yīng)有選擇性地公開和保密。特別是針對(duì)一些應(yīng)急預(yù)案涉及的專業(yè)技術(shù)等內(nèi)容，或者是一些關(guān)于在極端條件下采取的措施等方面的內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密。因此檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分，在利用公共衛(wèi)生事件檔案時(shí)對(duì)利用制度、利用范圍等進(jìn)行嚴(yán)格管理。

二、公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用的意義

1.為醫(yī)學(xué)研究提供參考

公共衛(wèi)生事件檔案對(duì)醫(yī)學(xué)研究具有重要意義，首先通過對(duì)過去公共衛(wèi)生事件檔案資料的查詢，可以進(jìn)一步分析該事件爆發(fā)的原因及過程，從而對(duì)醫(yī)學(xué)研究提供參考。例如此次新冠病毒疫情爆發(fā)時(shí)，醫(yī)學(xué)專家通過對(duì)以前非典病毒檔案資料的查證，發(fā)現(xiàn)新冠病毒與非典病毒具有很高的相似性，從而為診療方案的制定以及疫苗的研制提供了有力的參考，促進(jìn)了我國(guó)疫情防控和治療效果的改善。

2.為衛(wèi)生應(yīng)急決策提供依據(jù)

在公共衛(wèi)生事件爆發(fā)時(shí)，可以通過對(duì)過去類似事件收集到的檔案資料進(jìn)行查詢和分析，預(yù)測(cè)發(fā)生該公共衛(wèi)生事件的發(fā)展情況及可能產(chǎn)生的危害性，從而為醫(yī)院或政府主管部門應(yīng)急決策提供依據(jù)，最大程度降低風(fēng)險(xiǎn)和社會(huì)危害性。如果沒有以前的檔案資料，那么各部門反應(yīng)時(shí)間肯定沒這么快，再加上信息的不對(duì)稱，會(huì)影響相關(guān)部門應(yīng)急決策。例如，新冠病毒疫情爆發(fā)時(shí)，通過過去此類公共衛(wèi)生事件檔案的分析，政府部門及時(shí)采取了隔離措施，才使得我國(guó)疫情防控效果在短期內(nèi)取得階段性的勝利。

3.為開展教育活動(dòng)提供資料

公共衛(wèi)生事件爆發(fā)之后，各部門、各群體都會(huì)對(duì)事件中的各項(xiàng)內(nèi)容通過文字、照片、視頻等方式進(jìn)行記錄和保存，具有較高的真實(shí)性，能客觀反映公共衛(wèi)生事件發(fā)生期間發(fā)生的整個(gè)過程。因此隨著社會(huì)公眾對(duì)健康重視程度的增高，相關(guān)部門可以合理利用收集到的檔案資料制作成教育資料，進(jìn)行宣傳和教育，從而指導(dǎo)社會(huì)公眾在面對(duì)公共衛(wèi)生事件時(shí)如何采取有效措施進(jìn)行防范，提高社會(huì)公眾公共衛(wèi)生事件防范意識(shí)和應(yīng)對(duì)能力。因?yàn)榇蟛糠秩嗣鎸?duì)公共衛(wèi)生事件時(shí)都會(huì)有一種恐懼的心理，且普通民眾沒有機(jī)會(huì)獲得公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置的相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)事件的整個(gè)過程和應(yīng)急處置方案沒有全面的認(rèn)識(shí)，因此在日常生活中，應(yīng)該加強(qiáng)公共衛(wèi)生事件檔案的利用，使利用公共衛(wèi)生事件檔案資料制作成的教育宣傳視頻能夠?qū)崿F(xiàn)全民覆蓋。

三、我國(guó)公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用存在的問題

1.檔案資料收集保存意識(shí)淡薄

檔案收集與保存需要及時(shí)性，然而一般情況下，公共衛(wèi)生事件爆發(fā)時(shí)，政府和衛(wèi)生部門都會(huì)將大部分的精力和資源用于防控、救治及應(yīng)急處理方面，而在關(guān)于公共衛(wèi)生事件的檔案收集與保存方面往往會(huì)忽視。這樣很容易造成公共衛(wèi)生事件的第一手資料丟失，后期難以完全還原事件的經(jīng)過，將來應(yīng)對(duì)相同類型公共衛(wèi)生事件時(shí)不能參考前期的經(jīng)驗(yàn)和成果，這是一種巨大的損失。尤其在早期公共衛(wèi)生事件應(yīng)急機(jī)制不完善時(shí)，這種現(xiàn)象更是常見，之所以會(huì)這樣，一方面是由于公共衛(wèi)生事件檔案收集涉及的范圍廣，另一方面是由于相關(guān)部門沒有重視檔案的收集與管理工作，致使基層檔案管理人員意識(shí)淡薄。

2.缺乏專業(yè)的檔案管理人員

當(dāng)前我們尚未設(shè)置專門的公共衛(wèi)生事件檔案管理人員，幾乎是由一些普通的基層檔案管理人員兼任。然而根據(jù)上文的分析，公共衛(wèi)生事件檔案管理具有專業(yè)性的特點(diǎn)，其不僅需要傳統(tǒng)的檔案收集與管理的知識(shí)，更需要專業(yè)的醫(yī)學(xué)知識(shí)。例如，大部分的公共衛(wèi)生事件檔案不僅涉及相關(guān)的政策法規(guī)、應(yīng)急處置方案等常規(guī)資料，還涉及疫情防控、流行病學(xué)調(diào)查、診療救治等一系列的專業(yè)資料。對(duì)這些檔案資料需要進(jìn)行分類編碼和歸檔，才能方便將來的查證。

3.檔案資料面廣且分散，難以歸檔

公共衛(wèi)生事件還具有突發(fā)性、頗及范圍廣、持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)的特點(diǎn)，由此可見其檔案資料涉及的面非常廣且分散，不僅包括跨區(qū)域的資料，還包括跨部門的資料，需要各地區(qū)、各部門協(xié)同配合，才能保證檔案資料的完善。然而，在現(xiàn)實(shí)中，很難做到這一點(diǎn)，這主要是由于一方面我國(guó)還沒有形成統(tǒng)一的公共衛(wèi)生事件檔案管理部門和機(jī)制，指導(dǎo)全國(guó)地區(qū)發(fā)生公共衛(wèi)生事件時(shí)，第一時(shí)間收集各類檔案資料并保存好，以備將來查證分析。另一方面是由于在過去沒有充分的經(jīng)驗(yàn)，缺少公共衛(wèi)生事件檔案管理的培訓(xùn)，致使一些基層檔案管理人員沒有全局觀，主觀認(rèn)為只要收集部分關(guān)鍵的資料就可以了。其實(shí)在公共衛(wèi)生事件爆發(fā)期間，可能一個(gè)很小的事情，都會(huì)具有重大價(jià)值。

4.檔案管理信息化水平不高

如今信息化技術(shù)起著越來越重要的作用，尤其是在檔案管理方面，如果能合理使用信息化技術(shù)不但可以提高工作效率，起到事半功倍的效果，而且還可以提高檔案查詢和利用的準(zhǔn)確性。然而在公共衛(wèi)生事件檔案的管理和利用中，信息化水平并不高，還是采用過去傳統(tǒng)的檔案管理方式，這不利于公共衛(wèi)生事件檔案管理水平的發(fā)展。這一方面是由于檔案管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施不是很完善，另一方面是由于很多從事公共衛(wèi)生事件檔案管理人員并不會(huì)使用信息化技術(shù)。

四、我國(guó)公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用的對(duì)策

1.建立公共衛(wèi)生事件檔案管理應(yīng)急機(jī)制

為了使公共衛(wèi)生事件檔案更具真實(shí)性、及時(shí)性及全面性，政府及相關(guān)部門應(yīng)建立公共衛(wèi)生事件檔案管理應(yīng)急機(jī)制，指導(dǎo)在應(yīng)對(duì)公共衛(wèi)生事件時(shí)，如何及時(shí)有效收集和管理各類檔案資料。首先，各相關(guān)部門要進(jìn)行責(zé)任的劃分，明確專人收集、專人歸檔和管理，明確檔案收集的范圍及方法，確保各類檔案資料都能及時(shí)有效被收集和管理。同時(shí)還要開展公共衛(wèi)生事件檔案管理培訓(xùn)，提高檔案收集和管理人員的業(yè)務(wù)水平。其次，要專門建立公共衛(wèi)生事件專題檔案，因?yàn)楣残l(wèi)生事件具有內(nèi)容多樣性、專業(yè)性、保密性等特點(diǎn)，需要進(jìn)行分類編號(hào)和歸檔，并形成數(shù)據(jù)庫(kù)，以便將來檔案資料的利用。此外，完善公共衛(wèi)生事件檔案收集與管理制度，一方面是要確保檔案收集的全面性，能客觀反映事件的經(jīng)過、發(fā)展情況及善后處置情況;另一方面要對(duì)部分檔案資料進(jìn)行保密，以免關(guān)鍵資料被不法分子利用，影響社會(huì)穩(wěn)定。

2.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

公共衛(wèi)生事件檔案與一般的檔案有其特殊性，例如公共衛(wèi)生事件檔案之間存在一定的關(guān)聯(lián)，它既涉及到普通的檔案管理工作，又涉及到專業(yè)的醫(yī)療衛(wèi)生工作。因此要求檔案管理人員一方面要具有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，另一方面要具備醫(yī)療衛(wèi)生的相關(guān)專業(yè)知識(shí)。因此要想更好地管理與利用公共衛(wèi)生事件檔案，就必須要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，建立一支高素質(zhì)的、專業(yè)化的公共衛(wèi)生事件檔案管理工作隊(duì)伍。首先，建立全職的公共衛(wèi)生事件檔案管理隊(duì)伍，并制定公共衛(wèi)生事件檔案管理的應(yīng)急預(yù)案，明確公共衛(wèi)生事件檔案管理不同的崗位責(zé)任及相互協(xié)作與配合機(jī)制。其次，要定期組織檔案管理人員開展應(yīng)急演練，提高檔案管理人員在發(fā)生突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)進(jìn)行有效檔案管理的意識(shí)及其應(yīng)急處理能力。此外，還要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，每次發(fā)生公共衛(wèi)生事件時(shí)，都會(huì)出現(xiàn)很多事前沒有預(yù)料到的事情，且不同時(shí)間的公共衛(wèi)生事件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求不一樣，例如，在非典發(fā)生的時(shí)候，檔案管理工作與現(xiàn)在新冠肺炎疫情發(fā)生時(shí)的檔案管理工作不盡相同。因此，在日常工作中應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的針對(duì)性學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，充分提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

3.構(gòu)建檔案分類管理體系

在公共衛(wèi)生事件檔案的收集與管理過程中應(yīng)堅(jiān)持寧多勿少的原則，盡可能保證檔案資料的完整性，利于將來的查證。因此需要對(duì)各類檔案載體進(jìn)行分別管理。例如對(duì)普通的實(shí)物檔案、影像等電子檔案分別遵循普通檔案的管理規(guī)范，進(jìn)行編號(hào)和歸檔，對(duì)于病例檔案則需要加強(qiáng)管理。既要詳細(xì)收集患者的基本信息，又要收集患者病情的發(fā)展和傳播情況。既要公開部分信息，提高社會(huì)公眾的防范意識(shí)，又要保護(hù)患者的隱私與核心技術(shù)資料，維護(hù)社會(huì)的和諧穩(wěn)定。因此首先要制定公共衛(wèi)生事件分類與編碼，根據(jù)每個(gè)公共衛(wèi)生事件的具體性質(zhì)、造成的影響、應(yīng)急響應(yīng)等級(jí)以及相關(guān)的決策等設(shè)立專題檔案，例如傳染病類別、環(huán)境衛(wèi)生類別、食品安全與衛(wèi)生類別等，從而使公共衛(wèi)生事件檔案信息庫(kù)豐富且規(guī)范、有序。其次要制定公共衛(wèi)生事件檔案管理規(guī)范，明確規(guī)范在各種公共衛(wèi)生事件中檔案收集與管理的范圍，例如政府的應(yīng)急決策和應(yīng)急預(yù)案、各個(gè)相關(guān)部門的協(xié)調(diào)材料、病情的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、治療技術(shù)方案和實(shí)施指南、事件處理現(xiàn)場(chǎng)的影像資料和新聞報(bào)道等一系列相關(guān)信息均是公共衛(wèi)生事件檔案收集的范圍。

4.加快信息化建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)的發(fā)展，越來越有利于公共衛(wèi)生事件的處置和應(yīng)對(duì)，同時(shí)也有利于公共衛(wèi)生事件的檔案管理與利用。可以從以下方面加強(qiáng)公共衛(wèi)生事件檔案管理信息化的建設(shè)：首先加強(qiáng)電子化和數(shù)字化檔案建設(shè)，建立公共衛(wèi)生事件檔案資料信息庫(kù)，各部門、各地區(qū)可以在信息庫(kù)中完善和共享資料，這樣有利于使關(guān)于公共衛(wèi)生事件的檔案資料更加齊全，方便以后的查證和利用。其次，可以建立微信公眾號(hào)，在公眾號(hào)上傳公共衛(wèi)生事件防范和應(yīng)對(duì)措施等資源，社會(huì)公眾可以根據(jù)自己的需求獲取相關(guān)信息，從而提高社會(huì)公眾對(duì)公共衛(wèi)生事件的防范意識(shí)和應(yīng)對(duì)能力，降低公共衛(wèi)生事件的風(fēng)險(xiǎn)和危害性。

五、結(jié)語(yǔ)

公共衛(wèi)生事件普遍具有波及范圍廣、危害性大的特點(diǎn)，因此加強(qiáng)公共衛(wèi)生事件檔案的管理與利用對(duì)我國(guó)相關(guān)部門應(yīng)急決策、醫(yī)學(xué)研究以及開展教育活動(dòng)等具有重要意義。然而由于受到多方面的影響，目前我國(guó)公共衛(wèi)生事件檔案管理存在收集保存意識(shí)淡薄、缺乏專業(yè)的檔案管理人員、檔案資料面廣且分散，難以歸檔以及檔案管理信息化水平不高的問題。因此，要想提高我國(guó)公共衛(wèi)生事件檔案管理與利用水平，就必須要從多方面著手，例如建立公共衛(wèi)生事件檔案管理應(yīng)急機(jī)制、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、構(gòu)建檔案分類管理體系以及加快信息化建設(shè)等。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及各項(xiàng)制度的完善，尤其是檔案資料管理與利用機(jī)制的完善，未來應(yīng)對(duì)公共衛(wèi)生事件的能力將會(huì)進(jìn)一步提高。

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（作者單位：山東省菏澤市第三人民醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：劉國(guó)華（1982-），男，漢族，山東菏澤人，職稱：檔案館員，研究方向：檔案管理。