科技檔案管理的創(chuàng)新路徑

摘 要：檔案記錄著許多的信息資料，具有指導(dǎo)相關(guān)工作的意義，特別是科技檔案，因此，有必要重視科技檔案的創(chuàng)新管理工作，提高科技檔案管理水平。與此同時，在科技檔案管理的過程中還要吸收與借鑒經(jīng)驗，構(gòu)建完善的管理體系，以此指導(dǎo)實踐工作。本文主要介紹了科技檔案管理工作的重要意義，分析了科技檔案管理工作的基本原則及要求，研究了科技檔案管理工作中存在的問題，探究了科技檔案管理的創(chuàng)新路徑，希望為優(yōu)化檔案管理工作提供一定的思路。

關(guān)鍵詞：管理;科技檔案;創(chuàng)新路徑

科技檔案主要保存的是在科學(xué)研究和生產(chǎn)過程中的形成的具有一定價值的材料以及聲像資料等。正因如此，要著力探索科技檔案的管理新路徑，保障科技檔案管理質(zhì)量。在信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的背景之下，要學(xué)會把這些技術(shù)充分地融入帶到科技檔案的創(chuàng)新管理之中，加快科技檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

一、科技檔案管理工作的重要意義

科技檔案中記錄了科學(xué)項目的研究步驟、研究重點以及最終所取得的研究成果。通過科學(xué)地管理科技檔案，有利于為決策者提供重要的科研依據(jù)，進(jìn)而提高決策水平，從而有效地指導(dǎo)后續(xù)的科研工作。在這種情況之下，我國的科技發(fā)展水平將會不斷地提高，進(jìn)而推動社會繁榮發(fā)展。

二、科技檔案管理工作的基本原則及要求

科技檔案管理工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分。為保證社會快速發(fā)展，各大單位需要積極地開展科技檔案管理工作，確?？萍紮n案管理工作沿著正確的方向完善與發(fā)展。其中，集中統(tǒng)一為科技檔案管理的基本原則。通過科學(xué)地管理科技檔案，不僅有利于確?？萍紮n案信息資料的完整性，而且有利于充分地發(fā)揮出科技檔案的價值?！八耐健蹦耸强萍紮n案管理工作的要求，具體包括的內(nèi)容如下所述。一是下達(dá)計劃任務(wù)與提出科研文件材料要求同步;二是檢查計劃進(jìn)度與檢查科研文件材料的累積情況同步;三是驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定相關(guān)科技檔案材料同步;四是申報、登記和評審、獎勵科技成果等與檔案部門出示的信息資料同步。在按照基本原則及要求開展管理工作的情況之下，能夠很好地保證科技檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

三、科技檔案管理工作中存在的問題

1.資料收集不齊全、不完整

當(dāng)前，部分檔案管理人員缺乏系統(tǒng)地學(xué)習(xí)與研究檔案資料搜集工作流程，缺乏全面搜集檔案資料的認(rèn)識，進(jìn)而影響了檔案資料的齊全性、完整性。科技檔案對于指導(dǎo)后續(xù)研究工作具有重要的意義，但是科技檔案資料收集不齊全、不完整程度更高，這樣科技檔案的應(yīng)用價值也會相應(yīng)的降低。

2.資料整理不規(guī)范、不達(dá)標(biāo)

科研項目組人員需要為科技檔案資料的提供者，他們的檔案管理意識與能力影響著檔案管理質(zhì)量。不過，科研項目組人員往往全身心地投入到科技研究活動之中，極少關(guān)心檔案管理制度。在項目研發(fā)初期，本應(yīng)該指定專門的人員開展科技檔案資料的整理工作，而實際上，缺少進(jìn)行該工作。由于科技檔案管理制度并不健全，科技檔案資料的整理工作規(guī)范性受到影響，存在隨意整理檔案資料的問題，這無疑降低了檔案管理水平。

3.資料管理分散，歸檔責(zé)任不明確，移交不及時

由于科技檔案存在多頭管理現(xiàn)象，科研項目資料的分散性較強，不利于確保檔案資料的完整性。與此同時，檔案管理部門缺乏明確檔案管理責(zé)任，進(jìn)而影響了檔案管理質(zhì)量，其中移交檔案室的檔案不齊全、不完整乃是檔案管理工作的突出問題。比如因為采購部門和項目管理部門共同管理設(shè)備的合同協(xié)議、檢測驗收報告等資料，加之權(quán)責(zé)不明確，所以資料完整性、歸檔的及時性等都不可避免的受到了影響。

4.檔案利用率不高

科技管理部門專門地負(fù)責(zé)科技研究方面的檔案管理工作。由于科技管理部門側(cè)重開展檔案管理工作，忽略檔案利用工作，科技檔案的價值無法充分地發(fā)揮出來。其中，科技檔案管理部門在搜集、整理、歸檔等方面的工作進(jìn)展地并不順利，工作水平也不高，進(jìn)而影響了檔案的作用。與此同時，還存在檔案內(nèi)容科技含量低的問題，這也會影響檔案的應(yīng)用水平。另外，缺乏打造共享科技檔案的平臺，很少能夠讓他人獲知檔案信息。除此之外，科技工作人員 乃是應(yīng)用科技檔案資料的對象，不過他們?nèi)狈n案利用意識，極少把檔案與實踐研究工作進(jìn)行有效對接。

5.管理制度不完善，工作不規(guī)范

檔案管理制度指導(dǎo)著具體的檔案管理工作。目前，科技檔案制度并不健全，所起到的指導(dǎo)作用有限。主要表現(xiàn)在以下方面，一是缺乏構(gòu)建關(guān)于檔案的借閱時間、檔案的查閱情況、檔案的下載方式、檔案的保管重點等方面的制度，在缺乏制度的情況之下，工作的隨意性相對較大，進(jìn)而降低了檔案管理水平。二是缺乏構(gòu)建獎勵與懲罰制度，不利于制約檔案管理人員的行為。比如有的檔案管理人員不按時完成檔案管理任務(wù)，任務(wù)完成質(zhì)量也不高等。這極大了影響后續(xù)檔案的應(yīng)用與管理。

6.檔案管理的人員素質(zhì)有待提高

當(dāng)前，科技檔案部門檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)并不高，不能夠較為有效地完成檔案管理工作。主要原因如下，一是檔案管理人員多為年齡較大的老員工，他們的思想逐漸地不能夠跟上時代發(fā)展，比如其應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理的工作能力偏低，進(jìn)而影響了檔案管理工作效率。二是科技檔案部門也有一些年輕的檔案管理人員，但是他們多不是檔案管理專業(yè)的，專業(yè)工作水平低 。三是檔案管理人部門聘請了一些兼職人員開展檔案管理工作。而這些兼職人員的工作能力不太高。加之，兼職人員流動性較大，不能夠保證檔案管理工作的連續(xù)性，使得檔案管理質(zhì)量備受影響。

四、科技檔案管理的創(chuàng)新路徑探究

1.提高科技檔案的系統(tǒng)性和完整性

全面地搜集檔案信息資料是做好科技檔案管理的基礎(chǔ)。這樣后續(xù)歸類整理才可以更為順利地進(jìn)行。保證科技檔案的系統(tǒng)性和完整性具體應(yīng)該做的工作如下所述。一是單位領(lǐng)導(dǎo)重視。單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，其他工作人員將會更加的關(guān)注檔案管理工作。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)需要從思想意識上重視檔案管理工作，并支持檔案搜集管理工作，才能促進(jìn)檔案的搜集管理工作高效發(fā)展。二是增強檔案意識。由于科技檔案管理人員引導(dǎo)著具體的檔案管理工作，需要增強檔案管理意識，根據(jù)檔案管理制度與規(guī)范，合理地開展檔案搜集工作。而科技人員乃是科技檔案的創(chuàng)造者，其在科技研究過程中要做好研究資料的記錄工作。三是科研項目組人員是科技檔案的創(chuàng)造者同時是科技檔案的使用者。為提高科技檔案的應(yīng)用水平，科技檔案管理人員要積極地與科研項目組人員做好溝通與交流，了解他們對檔案管理的需求，進(jìn)而根據(jù)放他們的需求規(guī)范管理流程和歸納檔案資料清單，從而保證檔案管理工作的適用性以及搜集資料工作的全面性。

2.認(rèn)真做好資料整理

科技資料之間具有相互聯(lián)系的關(guān)系。如果打破資料之間的聯(lián)系性，就會破壞資料的完整性。因此，有必要根據(jù)資料聯(lián)系做好歸納整理工作，為科技檔案資料查閱者的提供便利。科技檔案資料的載體與書寫材料的耐久性影響著保存時間，因此科技檔案工作者需要事前檢查載體與書寫材料的耐久性。若是耐久性不強，就需要謄抄科技檔案資料。為提高科技檔案的應(yīng)用價值，就需要認(rèn)真地分析性資料是否具備真實性特點。與此同時，檢查科技文件資料的規(guī)范、系統(tǒng)、齊全、完整，如卷內(nèi)文件的排序等也是十分必要的。若是不符合相關(guān)規(guī)范要求，就需要及時地整改科技文件資料。

3.及時移交歸

（1）歸檔的基本要特征

歸檔的文件材料需具備完整性、真實性的特征;歸檔的文件材料需具備層次性的特征，符合事物發(fā)展以及文件資料形成規(guī)律;歸檔的文件材料需具備規(guī)范性的特征，比如文件資料的字跡、材質(zhì)、圖樣的清晰度等要符合相關(guān)規(guī)范。

（2）移交驗收

不同的領(lǐng)導(dǎo)和科技檔案管理人員負(fù)責(zé)不同種類的工作，但是他們都需要歸檔前做好檔案的審查驗收工作。在符合審查驗收要求的情況之下，才可以進(jìn)行項目結(jié)算、鑒定、驗收工作。反之，則不能夠進(jìn)行該項工作。如果科研項目沒有經(jīng)過歸檔驗收，就不能夠申報評獎。通過提高歸檔驗收要求，有利于保證歸檔質(zhì)量。

（3）歸檔范圍

記述本單位科研活動，并所記錄的內(nèi)容具有重要參考價值的資料在歸檔的范圍之內(nèi)。其中，圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像等資料的具體表現(xiàn)形式也是考察其是否符合歸檔范圍的重要參考事項。

（4）歸檔時間

對于研發(fā)時間相對短的科研項目，在完成項目工作之后就需要按照檔案管理要求開展檔案的整理與立卷工作。通過科技檔案管理部門審核后，就可以對這些科研項目進(jìn)行歸檔工作了。對于研發(fā)時間相對長的科研項目，科技檔案管理人員則需要科研項目人員進(jìn)行協(xié)商，分階段地做好歸檔工作，保證歸檔工作效率。在項目完成或者在取得階段性成果后30日內(nèi)，就可以進(jìn)行檔案的移交工作了。如果科技檔案管理人員發(fā)展所接受的檔案與實際歸檔要求不相時，就需要按照相關(guān)的規(guī)范要求重新加工整理檔案，進(jìn)而保障歸檔工作的質(zhì)量。作為一名科技檔案管理者，不僅需要指揮實際的檔案管理工作，而且需要切實地走進(jìn)科研工作之中，研究科研工作的性質(zhì)特點，進(jìn)而根據(jù)實際情況開展歸檔工作。

（5）加強歸檔管理工作

尤其重要的是科技檔案管理人員需要為科研項目組發(fā)放檔案歸檔工作規(guī)范手冊，以此確保他們按照相關(guān)規(guī)范要求合理地推進(jìn)歸檔工作。與此同時，科技檔案管理人員還要做好科技文件材料的收集、整理、歸檔等工作。由于部分項目組不太清楚歸檔范圍以及具體歸檔的步驟，有必要引導(dǎo)他們完成檔案的歸類、排序、組卷、裝訂等工作，降低歸檔問題的發(fā)生頻次。與檔案的驗收與鑒定相關(guān)資料收集的工作對提高科技檔案歸檔水平具有重要的意義。因此，要關(guān)注相關(guān)資料收集工作，并把控歸檔細(xì)節(jié)，強化歸檔質(zhì)量。

4.加強開發(fā)，提升科技檔案利用價值

科技檔案資料之中包含著具有重要研究價值的信息，對指導(dǎo)科技事業(yè)發(fā)展具有重要的意義，可以說是單位的無形資產(chǎn)。如果科技檔案得不到有效地開發(fā)與利用，無疑失去了價值。因此，要做好檔案的開發(fā)與利用工作，以此更好地指導(dǎo)生活實踐。具體如下所述。一是保證科技檔案系統(tǒng)中全引目錄的準(zhǔn)確性、易查性，在這種情況之下，就可以通過搜索關(guān)鍵字，快速地查找所需的資料，進(jìn)而發(fā)揮科技檔案的價值。二是科技檔案是根據(jù)科技活動搜集、整理、歸檔的。為提高科技檔案的應(yīng)用水平，要深層地挖掘這些關(guān)于科技活動的資料，保證文獻(xiàn)編研工作質(zhì)量。這樣就可以更好地為領(lǐng)導(dǎo)以及各個部門的管理者提供重要的決策依據(jù)。三是在現(xiàn)代社會下，我國的信息技術(shù)水平不斷地提高。實踐研究證明，通過應(yīng)用信息技術(shù)，不僅可以提高工作效率，而且可以保障工作質(zhì)量。基于此，科技檔案管理部門有必要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，并構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化水平。

5.健全、完善科技檔案管理制度

為規(guī)范科技檔案管理工作，要不斷地完善科技檔案管理制度。一方面，要健全檔案的利用、保管制度。比如，規(guī)范案的借閱時間、檔案的查閱情況、檔案的下載方式、檔案的保管重點等。通過案的利用、保管制度，可以提高檔案管理質(zhì)量。另一方面，要健全獎勵與懲罰制度。如果科技檔案管理人員以及工作人員完成了工作內(nèi)容，并且在工作表現(xiàn)較佳，就可以對他們進(jìn)行物質(zhì)與精神方面的獎勵。反之，則需要對他們進(jìn)行懲罰，進(jìn)而督促他們有效地落實工作。社會在發(fā)展，時代在變化，科技檔案管理部門需要根據(jù)實際發(fā)展情況，完善與調(diào)整科技檔案管理制度，這樣就可以更好地起到強化科技檔案管理工作的目的。

6.提升檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

檔案管理工作人員的整體素質(zhì)對于檔案管理質(zhì)量具有重要的影響，因此有必要通過開展培訓(xùn)的方法，增長他們在檔案管理工作方面的見識，提高他們檔案管理見識。在科技技術(shù)快速發(fā)展的背景之下，需要對他們進(jìn)行關(guān)于計算機技術(shù)方面的培訓(xùn)工作，保證他們充分地利于現(xiàn)代化管理手段開展的檔案管理工作。其中，操作、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的技術(shù)知識是他們所應(yīng)該掌握的。在其整體素質(zhì)得到有效提高的情況之下，各項檔案管理工作將會配合得愈加默契。

結(jié)束語

綜上所述，科技檔案管理乃是一項系統(tǒng)的工作，對于科技檔案人員來講，其需要把控科技檔案管理的工作環(huán)節(jié)，比如做好檔案的搜集工作、資料整理工作、檔案移交與歸檔工作、檔案開發(fā)與利用工作、檔案管理制度建設(shè)工作。在科技快速發(fā)展的背景之下，科技檔案管理部門需要開拓檔案管理思路，加快檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，開創(chuàng)檔案管理工作新局面。

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（作者單位：山東省科學(xué)院能源研究所）

作者簡介：于萍（1980-），女，漢，山東青州人，畢業(yè)院校：山東大學(xué)文學(xué)與新聞傳播學(xué)院，2002級碩士研究生，漢語言文字學(xué)，學(xué)歷：碩士研究生，職稱：中級，研究方向：科技管理，工作單位：山東省科學(xué)院能源研究所。