新時(shí)期高校教師業(yè)務(wù)檔案的收集管理與利用

摘 要：業(yè)務(wù)檔案是高校教師教學(xué)和科研過程中形成的重要文件，對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范的管理對(duì)于高校教師更好的開展教學(xué)工作有著十分重要的意義，但是目前很多高校在教師業(yè)務(wù)檔案的收集管理與利用方面，依然存在管理不規(guī)范等問題，這些問題嚴(yán)重影響了教師業(yè)務(wù)檔案的管理和利用，有鑒于此，本文針對(duì)高校教師業(yè)務(wù)檔案收集管理與利用中出現(xiàn)的問題進(jìn)行深入的探討，提出改進(jìn)相關(guān)工作的策略，以更好的促進(jìn)高校教師業(yè)務(wù)檔案的收集管理與利用。

關(guān)鍵詞：高校教師;業(yè)務(wù)檔案;收集管理;利用

檔案管理是高等學(xué)校一項(xiàng)重要的工作，在高校教師開展教學(xué)和科研活動(dòng)過程中，會(huì)形成很多業(yè)務(wù)檔案，這些檔案涵蓋了高校教師的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，如教師的信息、教學(xué)工作的開展情況、教學(xué)檔案、科研成果等多個(gè)方面的內(nèi)容，對(duì)這些檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，不僅可以起到促進(jìn)高校教師教學(xué)工作的作用，在很大程度上對(duì)于高校的綜合管理也有很大的幫助，尤其是在當(dāng)前高等教育飛速發(fā)展的情況下，詳細(xì)的教師業(yè)務(wù)檔案可以幫助學(xué)校和教師更好的分析學(xué)校教學(xué)工作中存在的問題，促進(jìn)高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的穩(wěn)步提升，為青年教師更好的開展教學(xué)工作提供有力的參考。

一、當(dāng)前高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理現(xiàn)狀

高校教師業(yè)務(wù)檔案與學(xué)校的其它檔案一樣，都是學(xué)校檔案管理的重要內(nèi)容。隨著國家檔案主管部門對(duì)檔案管理工作的逐漸規(guī)范，高等學(xué)校都根據(jù)相關(guān)要求設(shè)置了專門的機(jī)構(gòu)和工作人員開展此項(xiàng)工作，但是目前在很多高校的檔案管理部門，都存在過于重視行政文件學(xué)生檔案資料等的管理，對(duì)于教師業(yè)務(wù)檔案的管理還存在很大欠缺，尤其是在教師業(yè)務(wù)檔案的收集管理和利用方面，很多學(xué)校都無法為教師利用業(yè)務(wù)檔案提供專業(yè)化的服務(wù)，因?yàn)槟壳案叩葘W(xué)校檔案管理部門的工作人員普遍缺乏對(duì)教師業(yè)務(wù)進(jìn)行整理的能力，他們沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式開展相關(guān)的工作，這使很多業(yè)務(wù)檔案無法發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，也無法為教師的教學(xué)活動(dòng)提供有益的參考，這在很大程度上制約了高等學(xué)校教師教學(xué)質(zhì)量的提升。

二、當(dāng)前高校教師業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問題

教師業(yè)務(wù)檔案的收集管理與利用是高校檔案管理工作的重要組成部分，但是目前很多高校在檔案管理方面存在很大問題，這些問題制約了教師業(yè)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)管理與利用：

1.管理人員的專業(yè)技能不能滿足實(shí)際工作的需求

教師業(yè)務(wù)檔案管理工作的開展需要相關(guān)的工作人員具備專業(yè)的技能，因?yàn)闃I(yè)務(wù)檔案與傳統(tǒng)的檔案不同，管理過程中需要對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行整理，要根據(jù)學(xué)科和相關(guān)檔案的內(nèi)容對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行詳細(xì)的歸類，只有做好了這些基礎(chǔ)性的工作，才能提高相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案使用效率，但是當(dāng)前很多學(xué)校的檔案管理人員都不具備這種能力，加之高校教師的業(yè)務(wù)檔案歸屬高校的不同部門整理，缺乏整合。這在很大程度上制約了高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理工作。而且，現(xiàn)階段來看，高校教師對(duì)于業(yè)務(wù)檔案管理的工作積極性不高，很多教師的工作態(tài)度都比較懶散，不愿主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，這嚴(yán)重制約著業(yè)務(wù)檔案管理工作的提高。因此，對(duì)于信息化檔案管理建設(shè)必須要有統(tǒng)一的規(guī)范性，很多高校教師難以接受工作模式的改變，對(duì)于業(yè)務(wù)檔案管理的流程和認(rèn)識(shí)的熟悉度還不夠，造成了業(yè)務(wù)檔案資料的管理混亂，成效不高，工作效率低下，使得很多教學(xué)工作難以高效的展開。

2.檔案管理部門的服務(wù)意識(shí)有待提高

檔案管理部門是高等學(xué)校重要的服務(wù)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著為全校師生提供專業(yè)的檔案服務(wù)的職能，但是當(dāng)前很多高校的檔案管理部門都存在服務(wù)意識(shí)方面的問題，很多檔案管理部門工作人員不注意提升自己的服務(wù)意識(shí)，在工作中還以傳統(tǒng)的行政機(jī)關(guān)工作人員的心態(tài)開展相關(guān)的工作，這導(dǎo)致很多高校的檔案管理部門在開展教師業(yè)務(wù)檔案管理過程中不能適應(yīng)學(xué)校教學(xué)事業(yè)發(fā)展的需求，無法為教師提供專業(yè)的業(yè)務(wù)檔案管理，很多工作人員對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案的管理僅僅停留在保管上，這對(duì)高校教師業(yè)務(wù)檔案收集管理和利用產(chǎn)生了不利的影響。

3.檔案管理機(jī)制不夠健全

高校檔案管理工作的嚴(yán)格落實(shí)首先需要樹立良好的管理理念，下一步就是要建立健全完善的系統(tǒng)化的管理機(jī)制，把管理內(nèi)容嚴(yán)格落實(shí)到條文中，明明白白的呈現(xiàn)給管理員工，做到心中有數(shù)，眼中有制度。但是，從高校檔案管理現(xiàn)狀來看，學(xué)校對(duì)于管理機(jī)制并不健全，很多的檔案管理機(jī)制都是剛建校時(shí)候設(shè)立的，之后沒有進(jìn)行增添和更新，更多的情況是把管理機(jī)制作為擺著，并沒有落實(shí)下去。很多管理者和員工認(rèn)為這只是表面工作，認(rèn)為員工只要做好本職工作就好，但是并沒有統(tǒng)一性的管理?xiàng)l例。沒有完整的模式，沒有完善的制度條例，檔案管理工作就不會(huì)真正是工作的一部分，檔案管理工作不僅僅需要完善的機(jī)制，更需要嚴(yán)格的落實(shí)。

4.教師業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化進(jìn)程緩慢

隨著時(shí)代的發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步為教師業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化管理提供了技術(shù)支撐，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)教師業(yè)務(wù)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢栽诰€查詢的數(shù)字化檔案是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需求，教師業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化之后，可以將相關(guān)的內(nèi)容上傳到學(xué)校的檔案網(wǎng)中，這樣可以為學(xué)校的教職員工更好的展開教學(xué)和科研工作提供極大的便利條件，使師生在家中就可以通過互聯(lián)網(wǎng)方便的查詢到自己需要的業(yè)務(wù)資料。盡管這樣做可以極大的促進(jìn)高校的教學(xué)工作，但是目前很多高校的檔案管理部門都沒有開展此項(xiàng)工作，只能在網(wǎng)站上查詢到相關(guān)資料的標(biāo)題、編號(hào)等信息，這在很大程度上制約了教師業(yè)務(wù)檔案的利用效率，使目前高校檔案管理部門需要進(jìn)一步努力完善的重要工作。

5.現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施不足

高校檔案管理工作中，很多都是停留在傳統(tǒng)的管理模式中，傳統(tǒng)的檔案管理模式往往只看重對(duì)紙質(zhì)檔案資料的管理，對(duì)于現(xiàn)代化的檔案管理模式并沒有積極利用起來，這也限制了對(duì)檔案資料的采集、保存、后期服務(wù)，雖然現(xiàn)代化檔案模式已相當(dāng)完善了，但是在思想模式和工作實(shí)踐中，很多工作人員還是習(xí)慣用傳統(tǒng)的檔案管理模式來辦公，對(duì)于信息化時(shí)代的電子檔案管理仍然缺乏深入的認(rèn)識(shí)。對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)，離不開以計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，高校的檔案管理工作更加系統(tǒng)化了，但是，網(wǎng)絡(luò)不可避免地就會(huì)有安全性問題，很多工作人員對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的安全性建設(shè)工作不熟，也不夠重視，很容易在管理軟件中存在漏洞，從而造成檔案信息的丟失和篡改，這是非常不可取的。所以，對(duì)于檔案管理不能停留在“紙上談兵”的層面上，要進(jìn)一步深入建設(shè)，使得檔案利用率和安全性提高，在保證教師業(yè)務(wù)檔案高質(zhì)量高效率管理的基礎(chǔ)上來提升教學(xué)。

三、做好高校教師業(yè)務(wù)檔案收集管理與利用工作的策略

高校教師業(yè)務(wù)檔案的收集管理與利用是學(xué)校檔案管理部門的一項(xiàng)重要工作，這項(xiàng)工作的開展可以極大的促進(jìn)高等學(xué)校教師的教學(xué)科研水平的提升，為了做好這項(xiàng)工作，建議采取以下策略：

1.認(rèn)真開展教師業(yè)務(wù)檔案的收集工作

教師業(yè)務(wù)檔案的收集是檔案管理部門的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，要想開展好這項(xiàng)工作，檔案管理部門一定要制定出詳細(xì)的業(yè)務(wù)檔案收集規(guī)范，明確哪些材料需要及時(shí)收集并移交檔案管理部門，由于學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)眾多，需要?dú)w檔的材料涉及部門眾多，所以想要做好教師業(yè)務(wù)檔案的收集，需要通過統(tǒng)一規(guī)范的制度將學(xué)校內(nèi)部各個(gè)單位此項(xiàng)工作的完成情況與學(xué)校對(duì)各個(gè)部門的考核進(jìn)行掛鉤，這樣可以提高學(xué)校內(nèi)部各個(gè)單位相關(guān)工作人員的責(zé)任意識(shí)，對(duì)于教師業(yè)務(wù)檔案的收集有著非常重要的意義。在業(yè)務(wù)檔案收集的過程中，要系統(tǒng)的將教師的學(xué)習(xí)和工作情況、職稱評(píng)定情況以及各種社會(huì)組織中的兼職情況等詳細(xì)信息進(jìn)行收集，要對(duì)教師在開展教學(xué)任務(wù)過程中形成的教學(xué)文件、指導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行論文寫作、社會(huì)實(shí)踐等方面的材料和出版學(xué)術(shù)著作等情況進(jìn)行細(xì)致的統(tǒng)計(jì)， 教師業(yè)務(wù)檔案可以清晰完整的將教師的工作業(yè)績反映出來。在相關(guān)檔案收集的過程中，還要注意收集教師的科研成果，這樣才能使教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容更加全面。在教師業(yè)務(wù)檔案完成收集工作，移交檔案部門之后，工作人員要對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行重新整理，發(fā)現(xiàn)存在資料遺漏的要及時(shí)提醒相關(guān)部門進(jìn)行資料的補(bǔ)充與完善，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的不適合檔案管理部門存檔的資料退回報(bào)送單位，只有這樣才能使收集到的檔案符合國家的相關(guān)要求，滿足師生對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案的查詢需求。

2.加強(qiáng)對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案的管理

教學(xué)業(yè)務(wù)檔案收集工作完成之后，檔案管理部門要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行管理，要明確管理的內(nèi)容和相關(guān)工作人員的職責(zé)，確保教師業(yè)務(wù)檔案能夠及時(shí)得到整理，并將相關(guān)的信息上傳到專用的辦公網(wǎng)絡(luò)中來。這項(xiàng)工作的進(jìn)度關(guān)系到教師業(yè)務(wù)檔案的利用，因此檔案主管部門必須要認(rèn)真開展此項(xiàng)工作，加強(qiáng)對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案的管理。但是，從當(dāng)前來看，高校檔案管理部門對(duì)于專業(yè)化檔案管理人才都比較緊缺，檔案管理人員的綜合水平普遍低下，跟不上教學(xué)的發(fā)展和教師業(yè)務(wù)檔案的需要，這些都嚴(yán)重制約著檔案信息化管理建設(shè)的進(jìn)步。所以，高校檔案管理者應(yīng)該盡自己所能為檔案管理人員培訓(xùn)制度的完善貢獻(xiàn)力量，學(xué)校要采取相應(yīng)的措施來吸引專業(yè)性人才，創(chuàng)造積極有利的工作環(huán)境和待遇福利，讓他們來為檔案建設(shè)信息化出謀劃策，用先進(jìn)的知識(shí)來為高校檔案建設(shè)注入新鮮血液，在工作中不斷創(chuàng)新，以不斷加強(qiáng)對(duì)高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理，從而進(jìn)一步推動(dòng)教學(xué)質(zhì)量的提升，為我國高校教育的優(yōu)化和改革提供切實(shí)的保障。

3.通過檔案數(shù)字化提升教師業(yè)務(wù)檔案的利用效率

教師業(yè)務(wù)檔案收集工作完成之后，對(duì)相關(guān)的檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理，也是一項(xiàng)非常重要的工作，隨著科技的不斷發(fā)展，智能化的檔案管理平臺(tái)可以為師生提供便捷的檔案資料查詢服務(wù)，這對(duì)檔案管理部門提出了新的要求，必須要認(rèn)真做好檔案數(shù)字化工作以適應(yīng)學(xué)校內(nèi)部師生對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案的查詢需求。在推行檔案數(shù)字化的過程中，檔案管理工作人員要積極學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化的有關(guān)知識(shí)和技術(shù)，將紙質(zhì)的檔案材料通過專用設(shè)備掃描變?yōu)閿?shù)字化的檔案，并進(jìn)行規(guī)范的命名，這樣上傳的管理系統(tǒng)之后就能為師生查詢相關(guān)的教學(xué)資料提供極大的便利，只需要通過相關(guān)的賬號(hào)即可進(jìn)入系統(tǒng)調(diào)取所需的內(nèi)容，這可以極大地提高了檔案資料的利用效率，也節(jié)省了查詢借閱的時(shí)間，減少了工作人員的負(fù)擔(dān)。因此必須要將教師業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化作為一項(xiàng)重要的工作開展，促進(jìn)教師業(yè)務(wù)檔案的使用。

4.提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)

檔案管理部門作為高等學(xué)校重要的服務(wù)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著為師生提供檔案管理服務(wù)的職責(zé)，這就要求相關(guān)的工作人員在工作過程中。必須要積極轉(zhuǎn)變工作態(tài)度和認(rèn)識(shí)。要將服務(wù)作為自己日常工作中的重點(diǎn)，認(rèn)真分析和研究師生對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案的使用需求，根據(jù)使用需求強(qiáng)化日常的檔案管理工作，在資料整理、數(shù)字化、查詢、等方面為師生提供便捷的服務(wù)，這樣就能改變過去檔案管理部門和工作人員的工作與師生的實(shí)際需求脫節(jié)的問題，滿足師生對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案的個(gè)性化需求，提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，這是一項(xiàng)長期性的工作，要想做好這項(xiàng)工作，必須要加強(qiáng)檔案管理部門內(nèi)部的培訓(xùn)力度，在高校檔案管理部門設(shè)置專門人員或科室管理教師業(yè)務(wù)檔案，以提升服務(wù)意識(shí)為核心展開相關(guān)的工作，這樣做才能實(shí)現(xiàn)提升檔案管理人員服務(wù)意識(shí)的目標(biāo)，為師生提供更好更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

5.根據(jù)需求開展工作促進(jìn)教師業(yè)務(wù)檔案的利用

教師業(yè)務(wù)檔案的收集必須要以促進(jìn)教師業(yè)務(wù)檔案的利用為目標(biāo)展開相關(guān)的工作，所以在檔案管理工作開展的過程中，一定要站在學(xué)校管理層科學(xué)決策的角度對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行收集，要力求使教師業(yè)務(wù)檔案能夠真實(shí)反映教師開展教學(xué)過程中所呈現(xiàn)出的亮點(diǎn)和工作中存在的問題，對(duì)其中存在的問題要進(jìn)行專業(yè)的分析，這樣領(lǐng)導(dǎo)才能更好的進(jìn)行科學(xué)決策，同時(shí)教師業(yè)務(wù)檔案也是對(duì)教師進(jìn)行職稱評(píng)定的重要依據(jù)，通過教師業(yè)務(wù)檔案可以對(duì)教師的工作進(jìn)行全面的評(píng)價(jià)，這對(duì)于學(xué)校選拔優(yōu)秀教師有著很大的幫助。同時(shí)教師業(yè)務(wù)檔案也能夠極大的促進(jìn)高等學(xué)校的教學(xué)工作，因?yàn)榻處熢诮虒W(xué)過程中所形成的業(yè)務(wù)檔案可以為今后開展教學(xué)工作提供有益的參考，促進(jìn)青年教師的成長。正是因?yàn)橐陨显颍诮處煒I(yè)務(wù)檔案收集管理與利用過程中，檔案管理部門一定要根據(jù)學(xué)校管理層的決策需求和教師的教學(xué)需求來開展相關(guān)的檔案管理活動(dòng)，使學(xué)校的教師業(yè)務(wù)檔案得到更好的利用。

6、加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理工作是高校工作內(nèi)容中的必要部分，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，為此，對(duì)于檔案管理工作要緊跟時(shí)代的發(fā)展，應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來提升檔案管理質(zhì)量。從領(lǐng)導(dǎo)到員工都要整體提升對(duì)檔案工作的重視程度，讓檔案管理人員掌握更加先進(jìn)的管理理念和方式，推進(jìn)創(chuàng)新改革，從根本上來推動(dòng)檔案管理工作的展開，讓檔案更加規(guī)范化、科學(xué)化。培訓(xùn)工作是檔案管理部門的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，在很多高等學(xué)校都普遍存在檔案管理人員管理技能不能滿足檔案管理需求的現(xiàn)狀，要想解決這個(gè)問題，需要加大對(duì)檔案管理人員的管理技能培訓(xùn)，通過內(nèi)外部的培訓(xùn)使管理人員掌握先進(jìn)的檔案管理技能，這對(duì)于促進(jìn)高等學(xué)校教師業(yè)務(wù)檔案的管理和提高檔案的使用效率有很大幫助，通過技能培訓(xùn)也能夠促進(jìn)檔案管理人員的個(gè)人成長，提升檔案管理水平。除此之外，還應(yīng)該設(shè)立考核制度，對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)能力以及對(duì)新技能的掌握進(jìn)行考核，建立健全工作績效考核，對(duì)于考核的結(jié)果和工資進(jìn)行掛鉤，只有這樣，才能督促管理人員更好的落實(shí)管理制度。工作人員最終的薪酬數(shù)額應(yīng)該根據(jù)員工年度性收入和年度績效考核分等因素進(jìn)行計(jì)算，可以實(shí)行一年一定的原則，績效工資總體核算采用“工分制”形式來分配，并且有專門的工作人員進(jìn)行記錄、監(jiān)督和考核，做到一切的績效都是基于事實(shí)的基礎(chǔ)上，保證績效的真實(shí)性。

結(jié)束語

高等學(xué)校教學(xué)改革的推進(jìn)對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案管理提出了更高的要求，在管理工作中要積極分析學(xué)校和師生對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案的利用需求，加強(qiáng)管理并做好檔案資料的收集，提高檔案的使用效率，以此來促進(jìn)高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的不斷提升。

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[2]申品磊.淺談高校教師業(yè)務(wù)檔案的建立與管理[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2009

（作者單位;寶雞文理學(xué)院檔案館）

作者簡介：朱偉（1970-），男，漢族，陜西寶雞人，寶雞文理學(xué)院檔案館館員，大學(xué)學(xué)歷，高校檔案管理方向。