論船級社檔案數(shù)字化工作的實踐策略

張紅

摘 要：隨著計算機和電子信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢。在此背景下，船級社檔案數(shù)字化在實踐中如何發(fā)展，是船級社檔案管理者應(yīng)該迫切考慮的重要課題。本文以船級社檔案管理為切入點，對其進行論述分析，以期為同行業(yè)的檔案管理工作提供一點思路和借鑒。

關(guān)鍵詞：船級社;檔案數(shù)字化;實踐;策略

船級社檔案主要指的是記錄船舶資料，包括船舶建造、檢測、維護保養(yǎng)、重大改建、完工以及拆解相關(guān)信息的檔案。在很長一段時間內(nèi)，我國的船級社檔案主要是以紙質(zhì)的形式存在，為我國的船舶行業(yè)發(fā)展做出了巨大貢獻。紙質(zhì)檔案作為事件記錄的原始載體，因為極難修改和復(fù)制，具有唯一性的特點，且鑒定較為簡易而受到了人們的喜愛。但隨著社會進步，檔案形式更為豐富，除了文字檔案，也有聲音，圖畫，甚至是視頻動畫形式的原始記錄和資料。此時，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就無法滿足當今社會人們對于檔案管理的要求。而當計算機技術(shù)和電子信息技術(shù)日新月異的背景下，船級社檔案的數(shù)字化就成為其檔案管理發(fā)展必不可擋的潮流趨勢。

1 船舶檔案數(shù)字化工作發(fā)展現(xiàn)狀

追溯船舶檔案的發(fā)展，最早起源于1905年間設(shè)計造船的圖紙。我國船級社為中國船級社（CCS），隨著檔案資料來源的豐富以及檔案工作量的加大，原有的紙質(zhì)載體的存儲方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代船級社檔案需求。在此背景下，船級社的檔案管理工作向數(shù)字化檔案方向發(fā)展是勢在必行。船級社檔案數(shù)字化指的是利用現(xiàn)代計算機和電子信息技術(shù)，將過去傳統(tǒng)的紙張以現(xiàn)代掃描儀的形式儲存在電子信息設(shè)備中，將錄音機、錄像機等音頻、視頻文件也以數(shù)字化形式導(dǎo)入電子儲存設(shè)備，并用軟件進行壓縮，既節(jié)省了存放檔案載體的物理空間，也方便了需要檔案時候的快速檢索。此外，依托于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，船級社建立起自行開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)（DAMIS），實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的管理和共享。從檔案的起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，既方便了檔案的修改和復(fù)制，也為船舶檔案利用提供了極大便利。

總體而言，盡管取得了一定進展，但我國船級社檔案數(shù)字化仍處于起步和發(fā)展初期階段，其發(fā)展仍存在許多問題，包括計算機和互聯(lián)網(wǎng)本身的容易泄密等問題仍有待進一步完善提高。

2 船級社檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

船級社檔案數(shù)字化主要涉及兩個方面內(nèi)容，首先是對現(xiàn)有館藏中以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶等傳統(tǒng)介質(zhì)為載體的檔案進行數(shù)字化管理。其次是對新時期電子文件的歸檔和數(shù)字檔案管理。數(shù)字化的檔案管理大大節(jié)省了檔案保存的物理空間和人力物力，便于檔案文件的復(fù)制利用，避免了原始檔案資源因重復(fù)使用導(dǎo)致的損壞，且數(shù)字化副本的異地保存，除了能讓使用者打破時空壁壘，方便利用、多地區(qū)共享外，當一處檔案資料受到意外情況或災(zāi)害被損壞時，也仍有其他副本留存。

3 船級社檔案數(shù)字化所帶來的隱患

船舶檔案數(shù)字化管理，極大提高了檔案的利用效率，但這一方式因為主要依托于計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)，就不可避免的難以擺脫互聯(lián)網(wǎng)的原生問題，即信息安全問題。當船舶檔案數(shù)字化后，因其便利性、易復(fù)制、易傳播的特點，其與外界接觸的范圍也會相應(yīng)擴大，泄露風險也隨之擴大。具體而言，船級社檔案數(shù)字化可能的隱患主要包括四個方面：首先是網(wǎng)絡(luò)安全問題，即在檔案文件保存或是傳輸中因網(wǎng)絡(luò)安全故障產(chǎn)生的信息安全問題。其次是系統(tǒng)安全問題，即檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)就本身存在系統(tǒng)漏洞，為黑客利用病毒竊取相關(guān)檔案信息。再次是檔案的加密處理，即應(yīng)當對檔案設(shè)定保密登記，加之數(shù)字秘鑰，只有具備權(quán)限的用戶才能夠查看，否則任由檔案使用者進入系統(tǒng)，會導(dǎo)致檔案信息處于無保護狀態(tài)，易被刪減和破壞。

4 數(shù)字化在船級社檔案管理中的應(yīng)用

4.1 建立數(shù)字化檔案使用標準和規(guī)范

船級社應(yīng)該建立單位內(nèi)基于局域網(wǎng)的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，方便檔案使用者登陸系統(tǒng)查找所需檔案信息，系統(tǒng)應(yīng)有專業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員維護，查找系統(tǒng)漏洞，保證系統(tǒng)安全，有專業(yè)管理人員對數(shù)字化的檔案信息進行管理，首先是根據(jù)國家檔案局所頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》并結(jié)合單位自身具體情況，制定符合船級社檔案要求的，將紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶及其他傳統(tǒng)檔案資源向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變和使用的標準和規(guī)范，如數(shù)據(jù)源、轉(zhuǎn)換代碼以及電子公文格式方面等，以使所有文件能以兼容的、完整的形式被儲存，再如對聲像檔案的專柜保管明確指明應(yīng)使用防磁柜，并建立分類分柜存在的要求。其次是系統(tǒng)內(nèi)設(shè)定管理員權(quán)限，普通游客等不同權(quán)限，對于檔案資源也設(shè)定不同密級，呈現(xiàn)不同的開源程度。此外，在未來進一步發(fā)展中，全國的船級社單位應(yīng)盡量統(tǒng)一數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建立標準和使用規(guī)范，以盡快達到船舶檔案資源在全國范圍的兼容統(tǒng)一和利用。

4.2 加強船級社檔案管理系統(tǒng)保密加強技術(shù)

現(xiàn)有船級社檔案管理在共享方面仍有待完善，究其原因再有信息管理安全技術(shù)仍有待提高，特別是信息對外部鏈接的優(yōu)化，保密措施的加強等。為實現(xiàn)船級社檔案的共享利用主要有兩方面有待提高：首先是單位內(nèi)部的共享，要求系統(tǒng)管理者加強信息技術(shù)的應(yīng)用，利用云計算和大數(shù)據(jù)分析內(nèi)部使用情況，并以此為結(jié)果改進和完善內(nèi)部共享模式，包括現(xiàn)有系統(tǒng)擴容，集成管理能力提高以及顯示直觀性增強等。其次是單位外部的共享，應(yīng)根據(jù)保密原則，知識產(chǎn)權(quán)保護原則等，基于互聯(lián)網(wǎng)加強對外部鏈接的管理和控制，做好自身檔案信息密級分類和信息安全建設(shè)，包括加密數(shù)據(jù)庫，安全管理制度，瀏覽分級體系等。

4.3 加強現(xiàn)有檔案管理人員技術(shù)培訓(xùn)

船級社檔案管理中人是管理的主體，因此數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展離不開高素質(zhì)高水平的現(xiàn)代化檔案管理人員。而現(xiàn)有的船級社檔案機構(gòu)部分人員檔案管理專業(yè)知識不足，因其年齡與知識結(jié)構(gòu)差異較大，對于信息化技術(shù)的掌握也極不樂觀。因此，就需要以定期培訓(xùn)，績效管理等方式建設(shè)數(shù)字化檔案管理需要的專業(yè)化人才團隊，如此才能滿足船級社檔案數(shù)字化工作需求。在具體實踐中，船級社可以通過建立培訓(xùn)系統(tǒng)，如“TTT”等，從船舶相關(guān)一線崗位抽調(diào)選拔人才，結(jié)合電子信息技術(shù)和系統(tǒng)研發(fā)、使用方面的專家，共同加入內(nèi)訓(xùn)師團隊，以理論結(jié)合實踐的方式培訓(xùn)檔案管理者，使其既能熟練管理數(shù)字化檔案，實現(xiàn)共享，也能隨時應(yīng)對數(shù)字化管理中出現(xiàn)的信息化和系統(tǒng)問題。此外，船級社應(yīng)建立完善相應(yīng)的績效管理和薪酬制度，將建設(shè)考核與激勵落地，激勵檔案管理人員的學(xué)習熱情和工作積極性。

5 結(jié)語

船級社檔案從無到有，存儲介質(zhì)從紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶到軟盤，光盤以及現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)，存儲技術(shù)從傳統(tǒng)館藏到數(shù)字化，檔案管理水平逐步提升。當前我國船級社檔案數(shù)字化管理仍存在一定問題，受到信息安全的威脅，只有從建立數(shù)字化檔案使用標準和規(guī)范、加強船級社檔案管理系統(tǒng)保密加強技術(shù)以及加強現(xiàn)有檔案管理人員技術(shù)培訓(xùn)方面共同發(fā)力，加以完善，才能盡快實現(xiàn)我國船級社檔案數(shù)字化工作的長遠發(fā)展。

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