中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策

何紹芬

中職教育事業(yè)的發(fā)展形勢(shì)越來越好，學(xué)校檔案管理工作越來越重要。檔案是學(xué)校科學(xué)發(fā)展的第一手資料，是全面掌握中職教育教學(xué)工作方面改革演變的依據(jù)，是中職學(xué)校長(zhǎng)期發(fā)展留下的歷史記錄，是學(xué)校的寶貴財(cái)富。檔案管理工作應(yīng)充分發(fā)揮檔案的功能與作用，更好地為改革中的中職學(xué)校發(fā)展服務(wù)，為新時(shí)期學(xué)校建設(shè)提供重要借鑒和依據(jù)。正視現(xiàn)狀，面對(duì)挑戰(zhàn)，與時(shí)俱進(jìn)，勇于創(chuàng)新，才能擔(dān)起中職面臨的變革，才能注入一股新流有利于一所學(xué)校的健康發(fā)展。本文就如何做好中職學(xué)校檔案管理工作談些看法。

一、中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題

（一）檔案意識(shí)淡薄，檔案制度不全

就學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來看，上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，下至一線教師由于缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)教育事業(yè)的促進(jìn)作用，對(duì)檔案工作重視程度不夠，檔案歸案意識(shí)不強(qiáng)，造成了檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高。也沒有制定明確檔案管理制度和工作職責(zé)，更沒有相關(guān)的檢查考核制度和措施，學(xué)校目標(biāo)管理考核中，也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，使檔案人員工作積極性不高。

（二）機(jī)構(gòu)人員變動(dòng)大，檔案工作難開展

“一年一小變，五年一大變”的中職教育事業(yè)正在快速發(fā)展，中職學(xué)校無論從人數(shù)、規(guī)模已不同往昔，為了更好地適應(yīng)教育新形勢(shì)，學(xué)校的機(jī)構(gòu)處室因發(fā)展需要，根據(jù)職能分工的不同，經(jīng)常調(diào)整變化，人員也變動(dòng)較大，剛到崗位的檔案信息人員，對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟悉，能熟悉業(yè)務(wù)的，卻身兼幾職，無法配合檔案人員工作，使檔案工作難以開展。

（三）停留傳統(tǒng)手工組卷，對(duì)工作帶來不便

許多中職學(xué)校完成檔案升級(jí)任務(wù)后， 就不再重視檔案的后續(xù)性工作，沒有對(duì)檔案人手及設(shè)備設(shè)施的更新或適當(dāng)?shù)耐度耄箼n案工作一直停滯不前。學(xué)校檔案管理模式一直停留在傳統(tǒng)手工組卷，這樣的手工組卷，工作量大，工序繁雜，使檔案人員的工作量不斷加大，也對(duì)保管及查找?guī)碓S多不便。

（四）保存資料不明確，檔案資料收集不全

學(xué)校職能有所增加或改變，人事幾番變動(dòng)，工作崗位職責(zé)不斷更改，中職學(xué)校還依舊使用多年前建立的一套檔案文件材料歸檔范圍及保管期限表，沒有以當(dāng)今學(xué)校職能、處室及個(gè)人崗位職責(zé)作為依據(jù)，及時(shí)更新修改或制定一份以學(xué)校發(fā)文檔案歸檔管理文件作指引，對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉的檔案員是一個(gè)新挑戰(zhàn)，對(duì)經(jīng)常變動(dòng)處室檔案信息員來說更是無所適從，不知從何落手收集歸檔資料，而致移交檔案資料不全。

（五）檔案人員不足，素質(zhì)參差不齊

由于中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作沒有深入了解，認(rèn)為檔案管理工作是一份輕松、工作量不重的活兒，不但不對(duì)檔案工作投入人手，還讓檔案員兼職其他工作，致使每年應(yīng)該歸檔文件堆積如山難以消化，檔案工作沒能踏上正常軌道。而且檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平偏低，一些專（兼）職檔案管理人員不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，對(duì)檔案的分類、歸檔、整理、保管、利用等最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)未能很好掌握，常出現(xiàn)檔案難以查找缺檔的現(xiàn)象。

（六）資金投入不足，檔案工作舉步維艱

沒有資金投入，許多中職學(xué)校常出現(xiàn)“巧婦難為無米之炊”局面，庫房不達(dá)標(biāo)，檔案柜不夠用、檔案配置使用多年未及時(shí)更新，甚至出現(xiàn)其他處室圖工作之便占用檔案室，使檔案工作受阻，影響檔案管理工作持續(xù)健康開展。

二、做好中職學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

（一）加強(qiáng)宣傳，健全制度

嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》以及有關(guān)檔案工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規(guī)、制度、規(guī)定的宣傳工作，讓廣大教師時(shí)刻牢記“檔案安全，責(zé)任重于泰山”，牢固樹立健全檔案管理，人人有責(zé)任的思想，并健全制定《檔案室工作職責(zé)》《檔案人員工作職責(zé)》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案查（借）閱制度》《檔案鑒定，銷毀制度》等檔案制度，為依法管檔治檔提供強(qiáng)有力的思想和制度保障。

（二）層級(jí)傳遞，壓實(shí)責(zé)任

要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行管檔領(lǐng)導(dǎo)一把手負(fù)責(zé)制，落實(shí)檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)處室和檔案機(jī)構(gòu)責(zé)任的層級(jí)責(zé)任制。平時(shí)能根據(jù)人事變動(dòng)情況，及時(shí)調(diào)整充實(shí)管檔責(zé)任人。常把檔案管理教育貫穿到全體教職員工的學(xué)習(xí)上來，重點(diǎn)加強(qiáng)各處室工作人員的檔案崗位職責(zé)的建設(shè)，時(shí)刻增強(qiáng)各處室工作人員的檔案意識(shí)，促使各處室人員都重視檔案工作，認(rèn)真落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)。要把檔案工作列入年度目標(biāo)考核范圍，及時(shí)通過檢查及時(shí)總結(jié)成績(jī)，指出存在問題，加強(qiáng)督促整改。要通過定期收集意見和建議的方式工，暢通檔案管理工作的民主表達(dá)途徑，做好研究分析，研判相關(guān)情況加以改進(jìn)。

（三）與時(shí)俱進(jìn)，提高水平

要正確確立中職學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制，建立電子文件歸檔制度，組建檔案電子信息平臺(tái)，讓檔案數(shù)字化基礎(chǔ)、檔案信息采集和存貯、檔案自動(dòng)化管理三大平臺(tái)發(fā)揮最大功效。要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，同時(shí)迅速培養(yǎng)一支會(huì)用檔案信息管理自動(dòng)化新生隊(duì)伍，提高管理水平，與當(dāng)今檔案信息技術(shù)同步，為中職學(xué)校服務(wù)。

（四）規(guī)范歸集，把好關(guān)口

為了把好收集關(guān)，使檔案資料定質(zhì)、定量完成，學(xué)校應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，每年應(yīng)更新每個(gè)處室及工作人員崗位工作職責(zé)，補(bǔ)充和修訂完善好每年《檔案文件材料歸檔范圍、保管期限》機(jī)制。把檔案資料歸集工作列入本校工作的議事日程，研究部署定期和不定期歸集檔案資料要求。明確工作人員，劃定階段性任務(wù)、目標(biāo)，建立健全文件收發(fā)登記管理制度，對(duì)處室收集有困難信息員要加強(qiáng)培訓(xùn)，及時(shí)對(duì)文件材料進(jìn)行清理收納歸檔，使檔案資料歸集工作做到齊、全和及時(shí)。

（五）增加人員，提升素質(zhì)

人是決定因素，檔案管理人員的人數(shù)及綜合素質(zhì)，直接影響檔案業(yè)務(wù)的效率，水平和質(zhì)量，對(duì)發(fā)揮檔案資料整體效能有著不可替代的作用。中職學(xué)校應(yīng)根據(jù)管檔工作的需要，及時(shí)聽取檔管理人員的建議意見，研究解決管檔工作的存在問題，能根據(jù)建設(shè)信息技術(shù)檔案管理需求及檔案人員的老齡化特點(diǎn)，及時(shí)補(bǔ)充檔檔案人員。選派年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)的人員擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員，安排檔案員參加每年檔案培訓(xùn)學(xué)習(xí)，及時(shí)掌握相關(guān)知識(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，使學(xué)校的檔案管理工作跟上辦公自動(dòng)化步伐。

（六）加大投入，改善條件

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建議不可缺少的基本條件，是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)，是保證檔案管理質(zhì)量的最好手段。中職學(xué)校應(yīng)將檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)列入基本建設(shè)規(guī)劃，要專門設(shè)立檔案室，配備“八防”設(shè)施，檔案部門的經(jīng)費(fèi)應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，要為檔案部門添置必要的設(shè)備，不斷改善檔案工作條件，保障檔案管理工作的順利開展，讓檔案室提高一個(gè)新臺(tái)階。

在檔案管理工作中只有正視存在問題，避免消除不利于工作開展的障礙，堅(jiān)持科學(xué)化、規(guī)范化、信息化管理模式，抓住機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，為廣大師生服務(wù)，為中職學(xué)校服務(wù)，開創(chuàng)中職學(xué)校檔案管理工作的新局面。

責(zé)任編輯何麗華