高校重大事件檔案收集工作探討

程娟

摘要：高校重大事件檔案是高校檔案資源中的重要組成部分，具有產生的不確定性、內容的廣泛性、來源的豐富性、形成的集中性、形式的多樣性等諸多特征，客觀上給收集工作增添了難度。高校重大事件檔案的收集工作是檔案形成中最基礎的重要環(huán)節(jié)，收集管理好高校重大事件檔案，對于今后工作查考研究、宣傳教育等都具有重要意義，因此在此類檔案收集過程中應遵循科學的工作原則和方法，明確收集范圍，應收盡收，保證檔案工作高質量完成。

關鍵詞：高校檔案；重大事件；疫情防控；檔案收集

分類號：G272.2

Discussion on the Collection of University Major Events Archives——A Case Study of Collection of Epidemic Prevention and Control Archives

Cheng Juan

（Archives of Jinling Institute of Technology， Nanjing， Jiangsu， 211169）

Abstract：The archives of major events are an important part of the archives resources in colleges and universities， which have many characteristics， such as the uncertainty of occurrence， the universality of content， the richness of sources， the concentration of formation and the diversity of forms， which objectively add difficulties to the collection work. The archives collection of major events in colleges and universities is the most basic and important link in the formation of archives， and it is of great significance to have a good collection and management in the archives of major events in colleges and universities for future research， publicity and education. Therefore， in the process of collecting such archives， scientific working principles and methods should be followed， the scope of collection should be clear， and collect all that is needed to ensure the completion of archives work with high quality.

Keywords：CollegeArchives；MajorEvent；EpidemicPreventionandControl；AchivesCollection

高校重大事件檔案具有產生的不確定性、內容的廣泛性、來源的豐富性、形成的集中性、形式的多樣性等一系列特征，收集難度大，如何做好收集工作、為何要收集、采用何種方法收集、收集的原則是什么、收集的范圍又是哪些等，都是高校檔案工作者需要明確的。2019年12月，新冠肺炎疫情發(fā)生以來，黨中央高度重視，習近平總書記作出一系列重要指示、批示，多次發(fā)表重要講話，為高校疫情防控工作提供了根本遵循。在此次突發(fā)重大事件中，高校各部門和廣大師生校友團結一致、共同抗疫，由此形成了大量文件材料，收集管理好這些材料，能夠真實記錄和完整保存這一歷史過程，對于今后工作查考研究、宣傳教育等都具有重要意義。疫情的發(fā)生，使得探討高校重大事件檔案的收集工作迫在眉睫。

1高校重大事件檔案的界定和特征

1.1高校重大事件檔案的界定

重大事件是在某個社會群體，如社區(qū)、地區(qū)、民族和國家乃至全球的視野下，具有“重大”特征，值得納入社會記憶的事件。[1]高校重大事件檔案是指高校在重大事件中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、照片、音視頻、電子文件、實物等各種形式和類型的歷史記錄。

與重大活動檔案有所不同，重大事件檔案側重在有突發(fā)性質的重大事件中形成的檔案，而重大活動檔案側重在有目的有計劃舉辦的重大活動中形成的檔案。[2]根據《江蘇省重大活動和重要事件檔案管理辦法》第三條規(guī)定，重大事件檔案更符合在重大自然災害、事故災難、突發(fā)公共衛(wèi)生和社會安全事件中產生的各類檔案。

1.2高校重大事件檔案的特征

高校重大事件檔案雖然是高校檔案的重要組成部分，也屬于高校檔案的范疇，但它具有不同于常規(guī)檔案的特征，要想做好此類檔案的收集工作，只有明確高校重大事件檔案形成的特征，才能更有針對性地、更高效地收集到有價值的檔案。具體特征如下：

（1）產生的不確定性

許多重大事件的發(fā)生本身就具有不確定性，事先無法預知。對于高校而言，無論是內部發(fā)生的重大事件，還是參與社會重大事件，都存在不確定性，無法預見。如疫情防控工作檔案資料主要來源于疫情防控工作，其隨著疫情的發(fā)展變化而變化，疫情的突發(fā)性和發(fā)展的不確定性[3]，直接導致涉及檔案產生的不確定性。另外，重大事件的發(fā)展從產生到結束有時也不能完全被確認，是一個動態(tài)發(fā)展過程，這種不確定性加大了事件處理的難度，給檔案的收集帶來困難。

（2）內容的廣泛性

重大事件一旦發(fā)生，即會產生巨大影響，涉及面廣，其內容具有廣泛性。一方面，從重大事件的產生、發(fā)展到結束，都會生成一系列應對、防御及處置的材料；另一方面，高校還會在黨群、行政、教學、科研、財務、設備、聲像、實物等各個門類產生材料。上述這些材料反映了事件的各個方面、各個環(huán)節(jié)，共同構成了一個整體，全面、真實、準確地記錄了高校應對處置重大事件的整個過程，其涉及內容是非常廣泛的。

（3）來源的豐富性

從來源主體看，高校重大事件檔案有國家、省、市等下發(fā)的有關疫情防控工作要求的文件等；有學校各部門產生的文件材料，如學校及二級單位或臨時機構產生的文件、會議材料等；有學校師生參與事件形成的原始材料，如工作資料、感受感悟、抗疫日記等；有校友的抗疫故事、物資捐贈材料等；有網絡、新聞媒體關于學校及師生校友的宣傳報道等。這些出自不同主體來源的材料，將人們預防、應對、抵御和善后處置重大事件的過程全面、綜合地記錄了下來，充分體現了其來源的豐富性。

（4）形成的集中性

重大事件自發(fā)生起，會在短時間內產生大量的原始材料，這些材料的數量和種類呈爆發(fā)式增長，集中形成于某一個時間段。如疫情防控工作機構的成立文件、各類防控工作方案以及聯防聯控、物資采購、獎懲、志愿服務等材料都在短期內迅速形成。當重大事件發(fā)展到一定階段及至結束后一段時間，材料的產生數量會直線下降，直至零增長，因此具有形成的集中性特征。

（5）形式的多樣性

高校重大事件檔案的形式具有多樣性。從載體來看，有紙質材料、電子文件、各類實物等；從制作手段來看，有攝影、攝像、錄音等；從表現方式來看，有文字、圖表、照片、音視頻等；全媒體時代的到來，各新聞媒體、自媒體、社交媒體及影視愛好者在直播、采訪過程中形成的紀實性資料和宣傳報道，師生們創(chuàng)作的網絡文化產品，如文章、詩歌、音樂、繪畫、海報、短視頻等，共同形成了形式多樣的材料。

在明確了高校重大事件檔案的界定和特征后，我們將著手探討為什么要收集（Why），即收集的意義；怎樣收集（How），即收集的原則和方法；收集什么（What），即收集的范圍。

2高校重大事件檔案收集的意義

高校重大事件檔案的收集工作是進行高校重大事件檔案整理開發(fā)和利用的前提，做好高校重大事件檔案的收集對于整個高校重大事件檔案工作都具有重要意義。疫情防控工作中形成的檔案資料是高校師生認真貫徹落實國家、省、市決策部署，實施疫情防控阻擊戰(zhàn)形成的重要歷史記錄，對于構建完整的高校記憶，完善高校檔案管理的內容，科學有效地進行高校管理，體現組織動員力、執(zhí)行力，以及為校園文化建設提供鮮活案例等具有重要價值和意義。

2.1豐富高校檔案資源，構建完整的高校記憶

高校重大事件檔案是學校檔案資源的重要組成部分，做好收集工作，能夠豐富高校檔案資源，對構建完整的高校記憶具有不可替代的作用。如疫情防控工作中形成的各類文字、照片、音視頻和實物等材料，能夠真實記錄和完整反映這場重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件的防控全過程，收集這些檔案材料就是為了守護好這段高校記憶。

2.2建立高校檔案管理體系，完善高校檔案管理內容

收集高校重大事件檔案有助于建立包括常態(tài)管理和應急管理在內的高校檔案管理體系，完善高校檔案管理的內容。在檔案常態(tài)化管理方面，我們已經在理論與實踐領域取得了卓著的成果，積累了豐富的經驗，形成了許多行之有效的制度和辦法，取得了較為理想的成效[4]。而在重大事件面前，高校檔案的應急管理尚處于起步階段，與應急管理相對應的理論和實踐不及常態(tài)管理豐富，內容也不夠充足。收集高校重大事件檔案不僅能夠完善檔案管理的內容，還有助于建立包括應急管理體制、機制、評估等在內的高校檔案應急管理體系。

2.3為高校管理的科學、有效，提供必要的信息基礎。

高校重大事件檔案能夠為高校管理者實現科學、有效的管理提供必要的信息基礎。如2003年的“非典”防控檔案，由于具有相似的發(fā)展規(guī)律，可以為校領導決策部署全校新冠疫情防控工作提供重要參考，為學校應對新冠疫情、做好防控工作發(fā)揮積極作用；高校疫情防控檔案可以為高校專家、學者開展進一步的科學研究工作提供信息基礎；可以為今后干部選拔和任用等組織人事工作提供信息參考；可以為今后學校教學管理、學生工作、校園治安綜合治理及后勤保障等方面的應急管理提供信息基礎。

2.4為校園文化建設提供廣泛的素材、鮮活的案例

收集高校重大事件檔案能夠為校園文化建設提供廣泛的素材和鮮活的案例。高校疫情防控檔案能夠充分體現全校干部師生團結一致、全力以赴共同抗擊疫情的良好風貌，體現擔當作為、服務奉獻、共克時艱的精神。以檔案為載體的鮮活素材和案例可以傳播抗疫一線的感人故事、所見所聞所感，凝聚校園文化精神。如黨員干部身先士卒、不畏艱險、沖鋒在前的逆行故事；專業(yè)教師、一線輔導員不忘師者初心、停課不停教的育人故事；莘莘學子從我做起、自律有責、停課不停學、志愿服務、為群眾分憂的青春故事；校友不忘母校，自購抗疫物資捐贈母校、飲水思源的感恩故事；企事業(yè)單位雪中送炭、捐贈抗疫物資、保障師生健康安全的擔當故事等。

3高校重大事件檔案收集的原則與方法

與常規(guī)檔案收集工作的常態(tài)化、規(guī)范化、有序性、相對可控性等特征相比，高校重大事件所引發(fā)的檔案收集工作，具有產生的不確定性、內容的廣泛性、來源的豐富性、形成的集中性及形式的多樣性等特征。因此，常規(guī)檔案的收集工作模式難以套用到重大事件的檔案收集工作中，高校檔案工作者應該在具體的收集工作中結合重大事件的特征，遵循科學的收集原則和方法。

3.1收集原則

（1）應急處置優(yōu)先原則

重大事件突然發(fā)生后，高校首先要做的是應急處置。在疫情防控工作中，檔案收集必須讓位于應急處置，應該讓工作人員把更多精力投入到疫情防控第一線，不能增加疫情防控工作負擔。當疫情防控阻擊戰(zhàn)取得階段性勝利后，收集工作不再與應急處置產生沖突，此時再開展收集工作較為科學。

（2）應收盡收原則

高校重大事件檔案的收集范圍應突破常規(guī)檔案的收集范圍，事件中形成的過程性材料和終結性材料均要收集，力爭做到應收盡收、應歸盡歸。高校重大事件往往影響較大，涉及面廣，其產生的材料無論是內容還是形式都非常豐富，在收集時可以采用“先進館后鑒定”的方法，成都中醫(yī)藥大學檔案館在汶川地震期間即采用了此法，“寧濫勿缺”，以確保抗震救災留下完整的歷史記憶。[5]疫情防控檔案的收集也可參照此種做法。

（3）全面及時原則

由于重大事件的發(fā)生具有不確定性，因此當重大事件發(fā)生時，高校檔案部門應迅速響應，抓住時機，及時制定重大事件檔案材料收集工作的通知，對各部門、各二級單位提出檔案收集工作要求，明確收集范圍和標準，從制度上確保全面及時；積極與疫情防控工作領導小組等各工作機構建立聯系，協(xié)調確定各機構檔案工作負責人及檔案員，在原有工作網絡基礎上，組建學校重大事件檔案工作網絡，主動與各工作機構的牽頭單位對接，指導收集業(yè)務，從機構上確保全面及時；高校檔案工作者此時應切換檔案收集模式，變常態(tài)模式為應急模式，變被動為主動，變靜態(tài)為動態(tài)，積極參與，主動介入重大事件的每個環(huán)節(jié)，實現前端控制、全程服務，從工作模式上確保全面及時。

3.2收集方法

收集高校重大事件檔案材料時應改變常規(guī)檔案的收集模式，采用人工收集、網絡收集以及兩者相結合的方法。只有采用科學的收集方法，兩種方法相互補充、靈活運用，才能確保收集工作質量，最終實現材料收集的完整齊全。

（1）人工收集

人工收集，一方面是指高校各部門、二級單位按照歸檔制度將文件材料移交檔案部門，這是一種最主要的也是最傳統(tǒng)的收集方法；另一方面，高校檔案工作者應主動出擊，深入重大事件的處置一線，公開征集各種有價值的材料。

（2）網絡收集

網絡收集，一方面是指通過高校檔案管理系統(tǒng)接收需歸檔的重大事件檔案材料，如在OA系統(tǒng)中流轉形成的與重大事件有關的電子文件等；另一方面，對于微信、微博、社交網站等基于互聯網應用程序的社交媒體上的重大事件信息，可以通過信息技術手段實時捕獲或直接下載，以達到完整收集的目的。

4高校重大事件檔案收集范圍——以疫情防控檔案為例

在了解高校重大事件檔案的界定、特征、意義及科學的收集原則和方法基礎上，只有進一步明確收集范圍，才能保證收集工作的有序開展，做到應收盡收。高校重大事件檔案的收集范圍應包括重大事件發(fā)生的整個過程中形成的材料，能夠全面客觀地反映和體現重大事件產生、發(fā)展和應急處置過程的各種信息。包括能體現重大事件發(fā)生、發(fā)展、最終走向的材料，重大事件涉及的人物，重要的工作節(jié)點及產生重要社會影響的材料等。筆者根據不同來源將高校重大事件檔案材料的收集范圍簡要匯總為以下三種類型（如表1所示）：

第一類是來自上級機關部門。重大事件發(fā)生后，國家、省、市等上級機關部門會快速通過政務平臺或機要渠道下發(fā)有關應急處置部署的文件材料。目前多數高校具有智慧校園建設背景，檔案管理系統(tǒng)已和校內多個業(yè)務系統(tǒng)實現了集成，如OA系統(tǒng)中，上級下發(fā)的電子文件在辦理完畢后能夠實現線上實時歸檔，由于“雙套制”的要求，紙質副本可以在重大事件結束后2—3個月內完成線下歸檔。

第二類是來自學校內部各部門。學校由于應急處置形成的各類文件材料，如應急處置機構的成立文件、應急方案、制度規(guī)定、各類會議材料，應急處置工作中形成的其他各種管理材料等，這類材料通常需要在重大事件結束后，由各應急處置機構的牽頭單位經過系統(tǒng)整理后歸檔，時間通常是重大事件結束后2—3個月內。

第三類是來自師生、校友及社會。重大事件的發(fā)生，對師生、校友及社會都會產生極大影響，人們在團結一致、共同面對重大事件過程中，會產生各種類型、各種載體的材料，這些材料常常是散落在個人手中，或是各類新聞媒體、社交媒體及自媒體平臺上，其中不乏具有較高歸檔價值的材料，能夠多維度構建高校重大事件的記憶，因此也應納入收集范圍，通常以公開征集的方式進行收集，收集時間不限，可長期進行。

高校重大事件檔案的收集范圍中還應重視不同載體材料的收集，包括紙質文件材料、聲像文件材料（照片、音視頻）、電子文件材料和實物等。

以疫情防控檔案為例，高校疫情防控檔案是高校重大事件檔案的一類。疫情發(fā)生后，國家檔案局于2020年2月7日發(fā)布了《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》[6]，湖北省檔案局（館）、江蘇省檔案局（館）等多家檔案主管部門發(fā)布了做好疫情防控期間檔案工作的通知及征集公告，武漢大學、南京大學等多家高校在校園網上發(fā)布了疫情防控檔案收集歸檔工作的通知及征集公告。筆者根據《高等學校檔案管理辦法（教育部27號令）》《江蘇省重大活動和重要事件檔案管理辦法》等要求，結合高校疫情防控工作實際，將高校疫情防控檔案的收集范圍進行了系統(tǒng)梳理。高校疫情防控檔案的收集范圍主要包括歸檔范圍和公開征集范圍兩個部分。

4.1高校疫情防控檔案歸檔范圍

高校疫情防控檔案的歸檔范圍主要是指高校在疫情防控期間成立的各類應急處置機構形成的材料及上級機關部門下發(fā)的應急部署文件等，檔案部門以接收為主（詳見表2）。

4.2高校疫情防控檔案公開征集范圍

公開征集是高校疫情防控檔案按歸檔制度接收的有效補充，通過開展征集等方式和途徑，將與疫情防控有關的各類文件材料（各單位歸檔范圍以外的）收集起來，以確保齊全完整、真實、可用[7]，公開征集的材料與歸檔范圍內的檔案共同構成了更加立體、全面和豐滿的高?？挂哂洃?。公開征集的范圍主要包括以下內容：反映師生、校友先進事跡的材料；反映師生、校友參與抗擊疫情、聯防聯控、共克時艱、團結一心的相關材料；反映抗疫期間師生、校友居家生活、工作及校園面貌的材料；師生、校友在國內外期刊或新聞媒體、自媒體、社交媒體發(fā)布的有關防疫抗疫的科研成果、訪談音視頻等；師生、校友創(chuàng)作的以防疫抗疫為主題的藝術作品等（詳見表3）。

5結語

收集工作是高校重大事件檔案管理的第一個環(huán)節(jié)，也是一個最重要、最復雜的工作環(huán)節(jié)。高校重大事件檔案的收集既是一項傳統(tǒng)的檔案管理工作，也是一項需要結合自身特點、遵循科學原則和方法進行的工作。歷史無聲，檔案有痕。高校在此次疫情期間發(fā)生的點滴將會由高校檔案工作者通過自身的業(yè)務活動，在師生校友及社會各界人士的共同努力下，以疫情防控檔案的形式收集進館，構建出一個完整的高校抗疫記憶。

*本文系南京大學完善重大疫情防控體制機制研究專項“重大疫情檔案資源庫建設研究”階段性研究成果。

注釋與參考文獻

[1]蔡娜.重大事件檔案管理機制研究[J].檔案學通訊，2012（3）：65-67.

[2]黃香玲，吳博文，李鴻.“雙重”檔案概念初探[J].蘭臺世界，2013（23）：45.

[3]張斌，楊文.關于做好新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作檔案資料管理的建議[N].中國檔案報，2020-02-10（003）.

[4]薛匡勇.重大突發(fā)事件中的檔案應急管理研究[J].檔案學通訊，2013（5）：86-89.

[5]劉谷辛，吳麗娜，邢芳芹.從5·12看重大突發(fā)安全事件檔案的收集[J].蘭臺世界，2009（5）：4.

[6]國家檔案局關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知[EB/OL].[2020- 02- 07].http：//www. saac.gov.cn/daj/tzgg/202002/d8abfed55c54443a8a71214fbe42e5d. shtml.

[7]黃慶，仝莉，尹慶紅.對新冠肺炎疫情防控檔案工作的幾點思考[J].云南檔案，2020（3）：47-50.