基于OCR技術的高校財務報銷新探索

何文琦

【摘要】? 高校的擴招與科研經費的增加，使高校財務“報銷難”問題在各高校普遍存在。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，大數(shù)據(jù)與人工智能技術對高校財務工作產生了巨大的影響，給高校財務報銷工作帶來機遇與挑戰(zhàn)。一方面財務數(shù)據(jù)呈現(xiàn)快速增長的勢頭，財務報銷面臨一些新的挑戰(zhàn);另一方面，快速發(fā)展的信息技術手段也有助于財務數(shù)據(jù)處理效率的提高，使報銷更加方便快捷。OCR技術是近年來發(fā)展較快的技術，在某些領域已發(fā)展較為成熟，在高校財務報銷中引入OCR技術可以提高報銷效率，為解決報銷難題提供新的思路。

【關鍵詞】? ?OCR;高校;財務報銷;探索

【中圖分類號】? F233;F810? 【文獻標識碼】? A? 【文章編號】? 1002-5812（2020）10-0079-03

隨著我國高校招生規(guī)模的不斷擴大，國家對高校教育經費、科研經費的投入不斷增加，經費來源也越來越多樣化。同時，國家對經費的管理越來越規(guī)范，經費“報銷難”的問題在各高校普遍存在。雖然很多高校為了解決報銷難、提高報銷效率，已經由傳統(tǒng)報銷方式過渡到網(wǎng)上報銷方式，然而網(wǎng)上報銷方式并沒能徹底解決傳統(tǒng)報銷方式中存在的問題，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，報銷也遇到了一些新問題。

2015年9月，國務院印發(fā)的《促進大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》（國發(fā)[2015]50 號），明確提出要推動大數(shù)據(jù)與云計算、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術融合發(fā)展，探索大數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)產業(yè)協(xié)同發(fā)展的新業(yè)態(tài)、新模式，促進傳統(tǒng)產業(yè)轉型升級和新興產業(yè)發(fā)展，培育新的經濟增長點。大數(shù)據(jù)在各領域的持續(xù)滲透，不可避免地影響到每一個行業(yè)和領域，也會給財務報銷方式帶來新的啟示和挑戰(zhàn)，而OCR技術作為應對大數(shù)據(jù)的一種技術工具也備受矚目，將OCR技術運用到財務報銷上成為一種可能。

一、傳統(tǒng)“報銷難”與大數(shù)據(jù)時代報銷新問題

高校財務“報銷難”問題由來已久，其形成原因是多方面的，為克服傳統(tǒng)報銷方式 “報銷填報信息不規(guī)范”“報銷排隊等候時間長”等問題，提高報銷的效率，使報銷更加方便、快捷，網(wǎng)上報銷方式逐漸替代傳統(tǒng)報銷方式，然而，一些傳統(tǒng)報銷方式中沒能解決的問題，使用網(wǎng)上報銷方式后仍然存在，大數(shù)據(jù)時代的到來也給報銷帶來了新問題。

（一）高校財務“報銷難”及其成因

對報銷人而言，財務“報銷難”主要體現(xiàn)在簽名審批手續(xù)繁瑣、排隊時間過長、對各項報銷規(guī)定細則和報銷流程不熟悉、報銷票據(jù)不合規(guī)等方面?！皥箐N難”形成的根本原因在于：一方面，各級政府不斷增加的經費總量加重了財務核算的負擔，過多的經費使得財務前臺審核工作量成倍增長;另一方面，各級政府對高校經費使用監(jiān)管力度加大，出臺的經費報銷管理規(guī)范文件越來越多，財務人員需要花費更多時間去學習報銷文件規(guī)定，并對票據(jù)的真實性、合規(guī)性、合理性進行審核。

（二）網(wǎng)上報銷優(yōu)勢及其局限性

為了提高報銷效率，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)已經逐漸取代傳統(tǒng)手工填寫報銷方式，相比于傳統(tǒng)報銷方式，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的優(yōu)勢非常明顯。報銷人可以很容易在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)查閱其名下各項目經費使用情況及各預算科目的剩余額度，并在此基礎上填寫新的報銷單并生成預約單號，其中報銷內容、發(fā)票金額、附件張數(shù)、付款方式選擇、銀行賬號等均由報銷人親自錄入填寫，財務審核人員在財務管理核算系統(tǒng)中提取預約單號，系統(tǒng)自動生成報銷會計分錄，如發(fā)票合規(guī)、手續(xù)完備，就可以保存打印記賬憑證，對財務審核人員來說，節(jié)約了不必要的時間花費和避免了人為錯誤，報銷效率提高，報銷等候時間得以縮短。另外，從2019年1月1日開始實施的政府會計準則制度對高校會計科目和會計分錄進行了變革，高校財務系統(tǒng)也隨之進行升級，使得提取預約單號后既能夠生成會計分錄，又可以自動生成預算分錄，在減輕審核人員工作量的同時也減少人為失誤。

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)為報銷師生和財務審核人員帶來方便的同時，也有其局限性。以G高校為例，2017年未采取網(wǎng)上報銷方式，當年憑證總量為95 850張;2018年4月啟用網(wǎng)上報銷方式，全年憑證總量達130 600多張; 2019年全年憑證量突破138 000張。采取網(wǎng)上報銷方式后，憑證量是明顯上升的。這也從側面反映，網(wǎng)上報銷方式只是增加了報銷頻次，總數(shù)據(jù)量工作量并未減少，可能還有所增加。其次，網(wǎng)上報銷方式下，報銷付款方式選擇、銀行賬號等信息都由報銷人自行錄入系統(tǒng)，一旦信息錄入有誤，就要被退回，又要聯(lián)系報銷人重新確認，無形之中延緩了報銷速度。此外，網(wǎng)上報銷方式仍沒有解決簽字難的問題。在發(fā)票真假判斷上，仍需要依靠審核人員的經驗審核。

（三）大數(shù)據(jù)時代報銷新問題

大數(shù)據(jù)時代的到來影響著各行各業(yè)，也給財務報銷人員帶來一些新問題，最明顯的就是票據(jù)形式多樣化。如在日常報銷中，越來越經常見到區(qū)塊鏈電子發(fā)票。除區(qū)塊鏈電子發(fā)票之外，也出現(xiàn)了區(qū)塊鏈財政電子票據(jù)。作為一種尚在試點的新生事物，區(qū)塊鏈電子發(fā)票目前還沒有在國內全面推廣，其申領、開具、查驗系統(tǒng)相對獨立，因此，在審核報銷時，無法通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)自帶的電子發(fā)票查驗功能查驗真假，需要通過另外的查驗系統(tǒng)單獨查驗，而且區(qū)塊鏈電子發(fā)票也不可以載入已報電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫中，為避免重復報銷，只能讓報銷人員在發(fā)票背面承諾“該電子發(fā)票所有要素真實且不重復報銷”。

此外，對于電子發(fā)票在報銷時還是需要將電子發(fā)票打印出來。在這個過程也容易有問題出現(xiàn)，比如有報銷人在取得電子發(fā)票后，通過修圖軟件，修改電子發(fā)票上的發(fā)票內容，使不能報銷的發(fā)票變得可以報銷，該電子發(fā)票打印出來后，審核人員僅憑肉眼查驗發(fā)票真假是無法查出問題的，只有增加一個步驟，使用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中的電子發(fā)票查詢功能，調取原電子發(fā)票信息，才能看出電子發(fā)票與打印出的電子發(fā)票的內容、金額、日期等是否一致。這無疑增加了審核人員來的工作量。

二、OCR技術在財務報銷中的應用及優(yōu)勢

隨著云計算、大數(shù)據(jù)時代的到來，移動互聯(lián)網(wǎng)的繁榮發(fā)展，社會各行各業(yè)對OCR技術的需求也越來越多樣化。再加上智能移動終端迅速發(fā)展，給OCR便捷化、普遍化提供了更多的可能和新的發(fā)展機遇。如果能在高校財務報銷中利用好OCR技術，必將能大幅度提高報銷效率，又能使審核人員從機械繁瑣的工作中解脫出來。

（一）OCR技術及原理

OCR（Optical Character Recognition）技術，即光學字符識別的縮寫，是通過掃描等光學輸入方式，將票據(jù)、書籍、報刊和文稿等載有文字的印刷品中的文字轉化為圖像，再利用文字識別技術將讀取的圖像信息轉化為計算機可以接收識別的數(shù)字信號的輸入技術。OCR概念最早由德國科學家Tausheck于1929年提出，并且申請了專利。該技術可應用于有大量文字的資料的錄入和處理，如文案、檔案卷宗、銀行票據(jù)等。早在上個世紀90年代，發(fā)達國家就開始使用OCR技術進行小規(guī)模的票據(jù)電子化處理，近幾年，OCR技術開始在國內普及，尤其是金融、稅務、保險等領域。目前市場上較為成熟的OCR產品有證件識別、銀行卡識別、名片識別、文檔識別、票據(jù)識別、車牌識別等。

（二）搭建基于OCR技術的票據(jù)自動識別平臺

搭建OCR票據(jù)識別平臺，可實現(xiàn)發(fā)票圖片精確掃描、數(shù)據(jù)快速錄入傳輸、發(fā)票信息自動識別并存儲等功能。識別發(fā)票種類包含增值稅專票、增值稅普票、卷票、電子發(fā)票、加油票、定額發(fā)票、打車票、火車票和飛機票等。根據(jù)自動掃描的發(fā)票圖片，OCR平臺通過圖片識別手段自動提取發(fā)票中的購買方名稱、納稅人識別號、發(fā)票代碼、貨物名稱、金額、發(fā)票專用章等信息并將其轉化為財務數(shù)據(jù)，形成電子數(shù)據(jù)存檔并保存在學校電子發(fā)票信息庫。同時，OCR 平臺將待驗證的增值稅發(fā)票上傳提交到國稅總局查驗平臺驗證真?zhèn)?，并反饋真?zhèn)悟炞C結果。

未使用OCR技術前，報銷過程中需要人工參與的環(huán)節(jié)較多，搭建OCR票據(jù)識別平臺，可以減少人工操作環(huán)節(jié)，加上實時的傳遞和存儲，既節(jié)省時間又提高準確率。對報銷人來說，通過掃碼、拍照，將獲取的發(fā)票圖像資料上傳到網(wǎng)上報銷系統(tǒng)發(fā)票信息庫，平臺可以自動識別發(fā)票上公司戶名和賬號，無需再手工錄入，可以減少差錯提高效率。同時發(fā)票信息庫與稅局發(fā)票查驗平臺聯(lián)網(wǎng)，平臺可以自動完成發(fā)票的查重驗真，不需要報銷人再輸入發(fā)票號碼;對于新興的區(qū)塊鏈發(fā)票，只要將查驗區(qū)塊鏈發(fā)票的平臺與發(fā)票信息庫聯(lián)網(wǎng)，就可以解決區(qū)塊鏈發(fā)票的查驗問題。對于傳統(tǒng)紙質假發(fā)票，也無需審核人員人工判斷，如發(fā)票圖像與稅局查驗平臺發(fā)票信息比對不一致，還沒到審核人員手中就已經審核不通過了。對于通過修圖軟件修改發(fā)票內容報銷的情況，比較理想的狀態(tài)是，平臺能自動識別電子發(fā)票內容，自動從發(fā)票信息庫提取以往報銷出現(xiàn)頻次較多的發(fā)票內容，并作為允許報銷的發(fā)票內容范圍限定，出現(xiàn)允許報銷內容范圍以外或第一次出現(xiàn)的發(fā)票內容，則自動審核不通過或轉為人工審核，這樣即使打印出來的電子發(fā)票為修改過的，但發(fā)票信息庫里的數(shù)據(jù)是不能修改的，因此平臺顯示該張發(fā)票會審核不通過或轉人工審核，從而引起審核人員的特別關注。會計檔案管理人員在影像化發(fā)票的時候，也可以在發(fā)票信息庫里直接提取，無需再掃描一次。

（三）搭建基于OCR的手機智能APP報銷系統(tǒng)

在建立已對接電子發(fā)票驗證系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)的手機智能報賬系統(tǒng)基礎上，引入OCR識別技術，手機就成為了一個配備掃描儀的可移動報賬系統(tǒng)，可隨時隨地拍攝發(fā)票，掌上報銷，為報銷人辦公提供便利服務。只要有網(wǎng)絡，就可以通過手機、Pad等移動終端在系統(tǒng)平臺或微信公眾號中查詢項目經費余額及使用情況，實現(xiàn)費用報銷、借款等流程的提交、審批更加方便快捷，為實現(xiàn)遠程電子簽名提供基礎。在經費負責人或領導出差在外的情況下，通過手機APP遠程簽名，可以解決緊急情況下需要補簽名或重新簽名的問題，緩解審核人員和報銷人的矛盾，解決報銷人的燃眉之急。

三、OCR技術財務報銷應用中的挑戰(zhàn)應對

（一）重視財務信息數(shù)據(jù)安全

大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景下，OCR技術的應用一方面使財務數(shù)據(jù)的數(shù)量增長速度越來越快，另一方面使財務數(shù)據(jù)的來源面也越來越廣泛，這些龐大的財務數(shù)據(jù)量導致財務信息處理起來的難度越來越高。高校財務報銷系統(tǒng)不只是一個獨立的信息系統(tǒng)，在儲存了大量高校重要財務信息的基礎上，還與高校其他有重要數(shù)據(jù)信息的系統(tǒng)也緊密相聯(lián)，如審計系統(tǒng)、教務系統(tǒng)和人事系統(tǒng)等。財務人員在財務報銷系統(tǒng)中進行的財務報銷、管理、查詢等操作，都會與互聯(lián)網(wǎng)進行數(shù)據(jù)的不斷交互。如果網(wǎng)絡安全沒做好，遭到惡意第三方黑客或病毒的網(wǎng)絡攻擊而導致數(shù)據(jù)的篡改、攔截、拷貝以及傳播等，從而使高校重要財務信息被泄露或惡意篡改，會給高校的財務安全帶來惡劣的影響。此外，教工對個人賬號和密碼的保管不善，也容易造成個人信息泄露，嚴重的造成賬號密碼被篡改及盜用，造成資金損失。

（二）加強復合型人才培養(yǎng)

在大數(shù)據(jù)的支持下，高校財務管理工作模式發(fā)生了相應的變化，對高校財務管理人員綜合能力的要求也將越來越高，僅懂得財務知識、善于財務核算的財務管理人員已經漸漸不能滿足大數(shù)據(jù)時代對財務人員的需求。因此，高校要注重對財務人員的培養(yǎng)和升級，要求財務人員不僅要具備財務方面的專業(yè)能力，還需要提高自身的信息素養(yǎng)，與時俱進，主動學習一些財務系統(tǒng)的新增功能以及計算機網(wǎng)絡知識，提升自身的信息技術應用能力，不斷朝著復合型人才方向努力，首先實現(xiàn)高校財務管理在人才方面的優(yōu)化創(chuàng)新，為真正達到財務信息技術手段創(chuàng)新做好鋪墊。此外，由于高校財務人員基本忙于報賬、核算，與信息技術人員缺乏溝通，對于財務系統(tǒng)使用中發(fā)現(xiàn)的問題和新增功能未能及時交流，因此，還需要加強財務系統(tǒng)工程師、財務內部技術人員和財務管理人員三者之間相互交流，使系統(tǒng)更符合實際使用的需要，使得信息化技術在高校財務管理工作中的作用達到最大化。

（三）重構優(yōu)化財務流程

信息化時代，管理流程、財務流程和業(yè)務流程三者有機融合在一起，彼此互相關聯(lián)缺一不可。對于高校而言，傳統(tǒng)的財務管理技術與模式已無法適應大數(shù)據(jù)時代下的財務管理需求，因此為了緊跟時代的步伐，必須更新財務管理技術手段，原有的財務流程也要做出相應調整，通過完善創(chuàng)新原有的財務流程，提高財務數(shù)據(jù)的使用效率，從而更加合理優(yōu)化配置資源。換言之，在引入OCR技術之后，財務報銷流程也要做出相應優(yōu)化調整。

（四）轉變財務管理觀念

傳統(tǒng)高校財務管理工作專注于財務管理核算方面，比較注重財務數(shù)據(jù)資料的安全性。將信息化技術運用于高校財務管理工作中，一開始容易有擔心和疑慮，因為大多數(shù)財務人員對于網(wǎng)絡和信息技術知識并沒有深入了解的基礎，對于電子數(shù)據(jù)化財務資料如何安全保存并沒有太多概念，對于信息技術手段信任感也比較低，從而也不易建立起與時代相符的財務管理工作理念。落后觀念影響行動，傳統(tǒng)思維模式束縛發(fā)展進程，如果高校財務不能以開放和學習的心態(tài)理解信息技術對財務工作的影響，就會在一定程度上給高校財務信息化發(fā)展造成阻礙，使高校財務管理水平提高受到影響，從更廣泛的層面上講不利于高校數(shù)字化校園的建設。因此，在海量的的財務數(shù)據(jù)面前，財務管理部門應該積極地推動并充分地融入信息化技術，將其更好地用于服務財務管理工作，為高校提供更加高效智能的財務管理方式。雖然目前OCR平臺仍未發(fā)展為成熟的產品，但可以預見，這是未來的發(fā)展方向，接受這種技術并積極應用到財務管理工作中來就是一種觀念轉變的開始。

四、結語

大數(shù)據(jù)時代的快速發(fā)展為高校財務管理工作帶來了海量財務信息，但同時也給我們提供了解決問題的技術，OCR技術就是其中之一。在此背景下，高校應順應時代發(fā)展，實現(xiàn)財務報銷方式方法創(chuàng)新，在此過程中雖然存在挑戰(zhàn)，但相信會隨著大數(shù)據(jù)技術的不斷發(fā)展完善以及財務人員的努力下，克服挑戰(zhàn)，實現(xiàn)高校財務報銷和財務管理水平的不斷提升。

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