臨床醫(yī)學(xué)科研檔案管理相關(guān)問題的探討

張冰

[摘要] 在醫(yī)學(xué)科研檔案管理過程中，要遵循管理的基本原則，明確歸檔范圍和質(zhì)量要求，掌握整理原則方法，及時完成歸檔驗收與移交，實現(xiàn)醫(yī)學(xué)科研檔案的信息化管理。要針對醫(yī)學(xué)科研檔案保密與利用工作中存在的問題，采取針對性措施，不斷提高醫(yī)學(xué)科研檔案的利用率，同時做好安全防范工作，推動醫(yī)學(xué)科學(xué)事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，充分發(fā)揮科研檔案在醫(yī)療、教學(xué)和科研活動中的重要作用。

[關(guān)鍵詞] 科研檔案;檔案管理;臨床醫(yī)學(xué)

[中圖分類號] R197.3 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）03（b）-0080-03

[Abstract] In the process of medical scientific research archives management， it is necessary to follow the basic principles of management， clarify the scope and quality requirements of archiving， master the principles and methods of finishing， complete the archival acceptance and transfer in time， and realize the information management of medical scientific research archives. To address the problems in the confidentiality and utilization of medical scientific research archives， we must take targeted measures to continuously improve the utilization rate of medical scientific research archives， and at the same time do a good job of safety precautions， promote the stable development of medical scientific undertakings， and give full play to scientific research archives in medical and teaching and scientific research activities.

[Key words] Scientific research archives; Archives management; Clinical medicine

科研檔案管理是實施科研項目的重要環(huán)節(jié)，是科研管理工作的有機組成部分。醫(yī)學(xué)科研檔案包括大量的科研成果、高新技術(shù)等科研信息，是醫(yī)院的寶貴財富，科學(xué)管理醫(yī)學(xué)科研檔案可為醫(yī)學(xué)科研活動提供信息資源，指導(dǎo)成果轉(zhuǎn)化、技術(shù)交流，促進科研成果向產(chǎn)業(yè)化、市場化方面轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)科研價值的提升。作為臨床醫(yī)學(xué)科研檔案管理部門，應(yīng)收集、歸檔和保存科研活動中形成的原始資料和技術(shù)資料，必要時運用科技手段處理成數(shù)字化檔案信息并實現(xiàn)高度共享[1]和合理有效利用，不斷提高醫(yī)院科研檔案質(zhì)量和現(xiàn)代化管理水平，推動醫(yī)學(xué)科學(xué)穩(wěn)定發(fā)展，充分發(fā)揮科研檔案在醫(yī)療、教學(xué)和科研活動中的重要作用。在醫(yī)學(xué)科研檔案利用過程中，還涉及保密性問題，必須有效開展科研檔案保密與利用工作，實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。為此，筆者探討臨床醫(yī)學(xué)科研檔案管理的基本原則、歸檔范圍和質(zhì)量要求、整理原則方法和歸檔驗收移交、信息化管理及其保密與利用，現(xiàn)報道如下。

1 ?科研檔案管理原則和歸檔

1.1 ?基本原則

為保證科研檔案完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，必須集中統(tǒng)一管理，實現(xiàn)有的放矢地開發(fā)和有效利用科研檔案信息。臨床醫(yī)學(xué)科研檔案管理必須納入醫(yī)院科研規(guī)劃、管理制度和管理人員職責(zé)，以科研項目管理為樞紐和關(guān)鍵節(jié)點，做到科研項目管理和建檔管理的“四同步”，即計劃任務(wù)下達的同時同步提出歸檔要求，科研計劃進度檢查的同時同步對科研檔案材料形成積累情況進行檢查，科研成果驗收鑒定的同時同步對科研檔案材料進行驗收鑒定，科研成果上報登記評審的同時同步出具科研課題歸檔證明材料。要充分利用現(xiàn)代科技和現(xiàn)代管理學(xué)原理，將科學(xué)管理與經(jīng)驗管理進行有機融合，大力開發(fā)和利用科研檔案信息資源，付諸臨床醫(yī)學(xué)實踐，提高診療水平，為經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)快速發(fā)展保駕護航。

1.2 ?歸檔范圍和質(zhì)量要求

臨床醫(yī)學(xué)科學(xué)研究過程中涉及綜合管理、科研準備、研究實驗、總結(jié)鑒定、申報獎勵、推廣應(yīng)用等相關(guān)文件材料均為歸檔范圍。

歸檔的質(zhì)量要求為：①歸檔的科研管理和實踐過程中形成的文件材料，必須對醫(yī)院和社會發(fā)展具有重要的參考價值。②歸檔的科研文件材料必須準確系統(tǒng)完整地反映科研管理和科研活動的全過程，必須遵循不同學(xué)科專業(yè)科研檔案之間的有機聯(lián)系和自然形成規(guī)律。應(yīng)重視收集科學(xué)研究結(jié)果（結(jié)論）依據(jù)的原始資料，不論是試驗階段還是其他階段研究所形成的不同載體文件材料。③未取得預(yù)期結(jié)果（結(jié)論）或中斷、停止的重要科研項目，已經(jīng)形成的文件材料也應(yīng)歸檔。

2 ?整理原則方法和驗收移交

2.1 ?整理的原則和方法

科研項目完成后，項目負責(zé)人主持文件材料收集整理工作，各組長填寫并在每個研究子課題第一檔案盒內(nèi)目錄前放歸檔說明書，檔案管理人員按要求匯總整理形成積累的與課題組的業(yè)務(wù)有關(guān)的全部文件材料。

為保持科研檔案的有機聯(lián)系，使其便于利用和查考，要根據(jù)科學(xué)研究實際，按照一題一卷或數(shù)卷的方式系統(tǒng)整理其中每個子課題的文件材料。要在科研項目全部案卷之首設(shè)立綜合卷，需要整理有科研項目（課題）概況、開題報告、論文（專著）以及驗收鑒定、成果申報、獲獎、投資與經(jīng)費核算等相關(guān)科研文件資料，其余文件材料按科研活動先后順序依次系統(tǒng)整理組卷。

要按照正件前附件后，印件前原稿后，批復(fù)前請示后的順序排列內(nèi)容不可分的科研檔案。

破損科研檔案的修補應(yīng)拆除卷內(nèi)的金屬物，用科技檔案盒（夾）方式保管，每件科研材料用線裝訂。

科研管理部分的材料，要求組卷裝訂。對于有文字記載的卷內(nèi)材料，無論單面或雙面，應(yīng)在非裝訂線一側(cè)的下角用阿拉伯?dāng)?shù)字按順序編寫頁碼。要以件為單元，在每件不裝訂的科研材料的右上角蓋件號章，并逐項填寫，每件各自編頁號。

歸檔前要根據(jù)相關(guān)法規(guī)規(guī)范，提出每個案卷的保管期限和密級，《科學(xué)技術(shù)材料保密條例》將密級分為絕密、機密、秘密3種。

填寫卷內(nèi)目錄、備考表和案卷封面。

歸檔的科研檔案必須字跡工整、格式統(tǒng)一、圖樣清晰，禁止使用圓珠筆、鉛筆或復(fù)寫。

2.2 ?歸檔驗收與移交

各課題組在項目鑒定或結(jié)題前，按整卷要求將完整系統(tǒng)的材料整理、立卷移交科研管理部門?？蒲泄芾聿块T經(jīng)審查驗收合格后開具證明，批準鑒定或結(jié)題，否則不準鑒定或結(jié)題。

科研項目鑒定，結(jié)題后由科研管理部門負責(zé)收集，所有材料立卷后移交檔案館（室）。

要將整理好的文件資料連同填寫的一式兩份移交目錄一并移交檔案館，經(jīng)相關(guān)人員清點無誤后，交接雙方在移交目錄相應(yīng)欄目處簽字[2]，各執(zhí)一份存查。

不論是鑒定驗收的，還是暫不申報或中斷、停止的科研項目，歸檔時間均為其后2個月內(nèi)。

2.3 ?科研檔案的信息化管理

信息化管理可實現(xiàn)實時查詢、便捷調(diào)閱和共享科研檔案，充分體現(xiàn)科研檔案的價值。應(yīng)按照電子文件形成電子檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建立和電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立的基本步驟進行醫(yī)學(xué)科研檔案信息化管理，同時做好安全防范工作，實現(xiàn)檔案信息的整合、共享與交流[3]。

3 ?醫(yī)學(xué)科研檔案保密與利用

3.1 ?主要問題

臨床科研檔案保密及利用意識和能力有待提高。醫(yī)學(xué)科研管理人員對臨床醫(yī)學(xué)科研檔案的保密和利用意識較弱，在歸檔管理過程中可能被忽視。醫(yī)學(xué)科研檔案借閱尚不甚規(guī)范，時常會發(fā)生科研檔案歸還不及時、科研檔案損壞等問題。針對醫(yī)院內(nèi)部較為核心的臨床醫(yī)學(xué)科研檔案，有的沒有建立嚴密的保密制度。信息網(wǎng)絡(luò)時代，保密管理防范泄密能力較弱，應(yīng)正確處理保密和利用的關(guān)系[4]。

有關(guān)臨床醫(yī)學(xué)科研檔案保密法律法規(guī)不健全甚或空白?！吨腥A人民共和國保守國家秘密法》是我國保密法律法規(guī)的核心法規(guī)，《中華人民共和國檔案法》是專門用于規(guī)范檔案管理和保密工作的法律，兩部法律都是制訂檔案保密法規(guī)和規(guī)章制度的根本依據(jù)。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，國際化交流日益增加，我國檔案保密法在國際間的涉及內(nèi)容較少，還有待完善，尤其是關(guān)于臨床醫(yī)學(xué)科研檔案保密的法律條文幾乎空白。

臨床醫(yī)學(xué)科研管理人員素質(zhì)有待提高[5]。醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作具有其特殊性，從事管理工作的人員必須具備較高的綜合素質(zhì)：不僅要掌握專業(yè)的檔案管理知識，還要具備較高的政治素養(yǎng)，了解醫(yī)學(xué)和管理知識，熟練掌握計算機操作基本技能和技巧，熟悉各種與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)及規(guī)章制度;同時醫(yī)學(xué)科研檔案管理者必須具備較高的文化水平，具有良好的分析和解決問題能力，能夠利用自己的工作來總結(jié)經(jīng)驗，并從中掌握一定的規(guī)律。但是，醫(yī)院重視臨床一線醫(yī)務(wù)人員的引進和素質(zhì)提高，從事臨床醫(yī)學(xué)科研檔案管理的工作人員的學(xué)歷層次相對較低，不僅缺乏足夠的醫(yī)學(xué)知識，而且檔案管理理論知識相對欠缺，政治意識相對薄弱，業(yè)務(wù)能力相對較低。

缺乏良好的激勵制度。管理激勵制度能激勵員工不斷向前，激發(fā)其對努力做好本職工作的主動性與能動性。絕大部分醫(yī)院不重視臨床醫(yī)療科研檔案管理工作，無良好的激勵制度，各級領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)關(guān)系不清晰。對于表現(xiàn)較為突出的檔案管理人員，也沒有相應(yīng)的激勵機制和措施，導(dǎo)致臨床醫(yī)學(xué)科研檔案的保密和利用工作始終無法落實到位。

3.2 ?臨床醫(yī)學(xué)科研檔案保密與利用對策

提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對臨床醫(yī)學(xué)檔案管理工作的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是順利開展臨床醫(yī)學(xué)科研檔案管理的重要基礎(chǔ)和關(guān)鍵。必須提高各級領(lǐng)導(dǎo)對臨床醫(yī)學(xué)檔案管理工作的重視度，積極開展組織建設(shè)工作，進一步明確科研檔案管理人員的職責(zé)權(quán)限，為臨床科研檔案管理工作提供有效的組織保障。

建立健全規(guī)章制度。臨床醫(yī)學(xué)科研檔案保密制度尚不完善，完善保密制度是臨床醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作應(yīng)解決的重要問題。應(yīng)在政府層面建立相應(yīng)的保密管理制度，同時各級醫(yī)療機構(gòu)也應(yīng)以此為基礎(chǔ)制定相應(yīng)的保障制度，為臨床醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作創(chuàng)造一個良好的制度環(huán)境。

強化管理人員培訓(xùn)力度，提高整體素質(zhì)。人力資源是臨床醫(yī)學(xué)科研檔案管理過程中最關(guān)鍵的一項因素，人力資源的質(zhì)量能夠在很大程度上保障臨床醫(yī)學(xué)科研檔案的保密性及利用性。必須重視檔案管理人員的整體素質(zhì)的提高，加強培養(yǎng)教育力度，全面打造集檔案管理、計算機操作、數(shù)據(jù)分析、醫(yī)學(xué)能力為一體的綜合型人才。利用日常工作時間為檔案管理人員提供更多的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會，在實現(xiàn)個人發(fā)展的同時也可促進臨床醫(yī)學(xué)科研檔案管理及其保密及利用工作的順利開展。

建立有效的激勵制度[6]。必須進一步優(yōu)化并完善現(xiàn)有的管理激勵制度，對績效突出的科研檔案管理人員，應(yīng)給予一定的物質(zhì)獎勵;對存在較大工作失誤、嚴重泄漏國家或科研檔案、為國家或單位造成嚴重損失的管理人員也應(yīng)實施相應(yīng)的懲罰，激發(fā)臨床醫(yī)學(xué)科研檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任心。

科研檔案是在科學(xué)研究管理和實踐活動中直接形成的，能促進相關(guān)學(xué)科發(fā)展且具有保存和利用價值的各種材料，臨床醫(yī)學(xué)科研檔案對提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和水平具有舉足輕重的作用。醫(yī)學(xué)科研檔案具有形成周期長、連續(xù)性強、專題突出系統(tǒng)性強、數(shù)量龐大、載體形式多樣、專業(yè)性強、學(xué)科性突出等鮮明的特點[7]，醫(yī)院科研管理部門應(yīng)建立健全醫(yī)學(xué)科研檔案管理體系，及時有效進行資料收集整理，進行檔案的收集整理和添加，不斷提升自身素質(zhì)，提高科研檔案管理水平，及時有效地開展臨床醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作[8]。要運用不同科技手段推進科研檔案的信息化建設(shè)，大力開發(fā)利用醫(yī)院科研檔案，推動醫(yī)學(xué)科學(xué)事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展[9]。

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[5] ?張曉君.淺談醫(yī)學(xué)科研檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：136-137.

[6] ?潘曉輝.提高醫(yī)院科研檔案利用效率的策略[J].中國繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2018，10（31）：50-52.

[7] ?楊彩虹.醫(yī)學(xué)科研檔案特點及其管理[J].中國科技縱橫，2011（6）：30.

[8] ?陳忠煜.淺析加強醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（9）：111.

[9] ?王偉.提高醫(yī)院科研檔案利用效率的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（7）：122，134.

（收稿日期：2019-12-13）