當(dāng)前基層檢察院檔案工作的現(xiàn)狀與對策

關(guān)鍵詞 基層檢察院 檔案工作 現(xiàn)狀 對策

作者簡介：張慧敏，東莞市第一市區(qū)人民檢察院，初級檔案員，研究方向：檢察院檔案管理。

中圖分類號：D926.3 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ?DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2020.04.079

經(jīng)過多年的發(fā)展，檢察院對檔案管理工作的重視程度不斷提升，檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施日益完善，檔案組織管理日益增強(qiáng)。然而，目前基層檢察院檔案管理工作之中依舊存在許多問題，阻礙著檔案工作的質(zhì)量與效率提升?；诖?，加強(qiáng)對基層檢察院檔案工作現(xiàn)狀的研究是非常有必要的，并在此基礎(chǔ)上制定有效的解決對策[1]。

一、基層檢察機(jī)關(guān)檔案工作所取得的成效

首先，構(gòu)建起完善的管理體系。加快建設(shè)了檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，配備專業(yè)的檔案管理工作人員。部分地區(qū)組織成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，其中，組長由監(jiān)察長擔(dān)任，副組長由分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，而小組成員由各個(gè)部門負(fù)責(zé)人組成。

其次，確定有關(guān)主體任務(wù)與職責(zé)。明確人員的職責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督工作，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)協(xié)助工作，具體操作由專職與兼職檔案員負(fù)責(zé)，推進(jìn)層次責(zé)任制度，建立健全績效考核制度，完善賞罰分明的獎(jiǎng)懲制度，調(diào)動(dòng)全體人員積極性，加強(qiáng)部署，逐步推進(jìn)[2]。

最后，加大對檔案工作的投入，建設(shè)檔案室與陳列室，配備完善的軟硬件設(shè)施。引進(jìn)先進(jìn)的掃描儀以及庫房專用除濕機(jī)。

二、基層檢察院檔案工作現(xiàn)狀

（一）缺乏對檔案工作足夠的重視

現(xiàn)階段，許多檢察院將工作重點(diǎn)放在執(zhí)法辦案方面，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，難以認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并未將檔案管理工作納入至全局工作中，未做好檔案管理與其他業(yè)務(wù)工作的區(qū)別，難以充分調(diào)動(dòng)全體干警對檔案管理工作的重視。除此之外，大多數(shù)干警對檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識，將檔案工作和業(yè)務(wù)工作混為一談，甚至許多從事于檔案管理工作的干警察在開展檔案工作中存在著重管理、輕服務(wù)，重收集、輕利用的問題，難以充分發(fā)揮出檢察檔案的重要價(jià)值。除此之外，部分承辦案件的干警自身檔案意識非常薄弱，在辦理相關(guān)案件過程之中，未按照規(guī)范要求及時(shí)做好案卷材料歸檔工作，而這對后續(xù)工作的開展是非常不利的[3]。

（二）檔案管理水平偏低

管理工作不到位是制約檢察院檔案工作質(zhì)量提升的另一因素，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：從人員管理方面來看，未構(gòu)建起完善的崗位目標(biāo)責(zé)任制度，崗位責(zé)任指標(biāo)落實(shí)不到位;從工作流程方面來看，檔案工作中存在著諸多問題，如卷內(nèi)材料不齊全、借閱歸還嚴(yán)重拖拉以及移交手續(xù)模糊等，種種問題的存在加大了檔案遺失的概率，不利于檔案的管理與應(yīng)用;從檔案內(nèi)容方面來看，紙質(zhì)檔案與電子檔案對接不到位，無法實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案與電子檔案統(tǒng)一管理，加大了檔案調(diào)取、歸檔以及借閱的難度[4]。

（三）對于檔案的開發(fā)利用滯后

實(shí)現(xiàn)對檔案的開發(fā)與利用是開展檔案管理工作的最終目標(biāo)，為檢察院開展提供重要的參考依據(jù)。然而，檔案工作將工作重點(diǎn)放在檔案的收集、歸檔與整理等方面，對于檔案資料價(jià)值缺乏足夠認(rèn)識，尤其是不重視對檢查檔案的編研。除此之外，目前基層檢察院的專職檔案人員數(shù)量較少，僅有一名至兩名，很多時(shí)候檔案工作由辦公室人員負(fù)責(zé)。然而，由于這部分人并未接受過專業(yè)化與系統(tǒng)化培訓(xùn)，資質(zhì)與能力都不符合要求，僅僅能夠處理一些基礎(chǔ)性檔案工作，也就難以實(shí)現(xiàn)對檔案資料的開發(fā)與利用[5]。

（四）忽視對現(xiàn)代化檔案管理方式的應(yīng)用

隨著“兩房建設(shè)”的逐步推進(jìn)，基層檢察的檔案室實(shí)現(xiàn)了閱覽、辦公以及庫房相互分開，且完善與優(yōu)化了庫房設(shè)備，引進(jìn)了先進(jìn)的設(shè)備，諸如掃描儀、計(jì)算機(jī)、密集架以及音響柜、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等，為檔案工作的開展創(chuàng)造出有利條件。然而，目前在開展檔案收集、整理、檢索以及編目等工作時(shí)，依舊采用傳統(tǒng)的手工操作方式，而忽視對現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用，檔案管理工作質(zhì)量與效率難以得到提升，無法實(shí)現(xiàn)對檔案高效率的開發(fā)與利用，更難以提升檔案管理現(xiàn)代化水平。

（五）檔案工作服務(wù)意識有待提升

目前，基層檢察院在開展檔案工作中存在以下幾個(gè)方面的問題：第一，重收集訴訟檔案、輕收集文書檔案;第二，重收集反貪案卷，輕收集控申、監(jiān)所以及民行案卷;第三，重收集文字材料，輕收集照片、聲像以及實(shí)物等材料，上述問題的存在使檔案系統(tǒng)檔案的系統(tǒng)性與完整性大大降低。除此之外，重保管、輕利用成為檔案管理中另一重要問題，難以發(fā)揮出檔案資料在服務(wù)檢查工作的重要價(jià)值，造成對眾多信息資源的閑置與浪費(fèi)[6]。

（六）檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)缺乏合理性

當(dāng)前，基層檢察院在招考選拔公務(wù)員時(shí)，更多是招收法學(xué)專業(yè)畢業(yè)生，而檔案管理專業(yè)畢業(yè)生寥寥無幾，很大程度上影響了檢查系統(tǒng)內(nèi)檔案管理專業(yè)化水平的提升。目前，雖然大多數(shù)檔案管理人員都比較熟悉檢查業(yè)務(wù)，在整理與歸檔訴訟檔案時(shí)效率較高，但是在歸檔文書檔案時(shí)就顯得力不從心，影響了檔案門類排列順序，無法保證密集架存放排列的規(guī)范性。除此之外，在處理零散的文書檔案、基建檔案以及會(huì)計(jì)檔案等時(shí)，檔案管理人員往往是無從下手[7]。

三、開展基層檢察院檔案工作的措施

（一）提高對檔案工作的認(rèn)識

為了推進(jìn)基層檢察院檔案管理工作的順利進(jìn)行，最為關(guān)鍵的是提高對檔案管理工作的認(rèn)識，明確檔案分級管理職責(zé)制度，由上至下的提升領(lǐng)導(dǎo)干部以及全體職工的檔案工作意識與檔案法治觀念。

具體而言，可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，將檔案管理工作納入至重要議事日程，采用有效措施處理現(xiàn)實(shí)問題;其次，發(fā)揮出檔案管理機(jī)構(gòu)職能，根據(jù)檔案分級管理責(zé)任制度要求，開展監(jiān)督與檢查工作，查看各個(gè)部門訴訟以及文書檔案的立卷歸檔情況，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并處理問題;最后，作為檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人要對各個(gè)部門負(fù)責(zé)人以及專兼職檔案人員開展不定期培訓(xùn)與學(xué)習(xí)活動(dòng)。

（二）推進(jìn)檔案管理制度的建設(shè)

構(gòu)建起完善的管理制度，保證檔案工作的科學(xué)性與規(guī)范性，加強(qiáng)對檔案工作流程的控制，確保檔案工作有章可循、有法可依。具體可以從以下幾個(gè)方面入手：第一，建立健全相關(guān)的規(guī)章制度，并修訂與補(bǔ)充存在漏洞的舊制度，諸如移交借閱保密制度以及立檔歸卷保管等。同時(shí)，對紙質(zhì)檔案和電子檔案對接與管理這一沒有制度約束的地方，要及時(shí)的制定相關(guān)的管理制度。第二，保證制度的有效執(zhí)行。貫徹落實(shí)制度是發(fā)揮制度作用的關(guān)鍵，在平時(shí)檔案工作中只有貫徹落實(shí)相關(guān)制度，才能夠避免日常管理中出現(xiàn)各種問題。除此之外，檔案工作人員要及時(shí)做好訴訟案卷的歸檔工作，并保持與各個(gè)科室的溝通與聯(lián)系，督促案件承辦人及時(shí)做好檔案歸檔、分類、整理、編目、掃描、裝盒以及上架等方面工作[8]。第三，加強(qiáng)對文書和門類檔案的分類管理，及時(shí)對數(shù)碼照片、實(shí)物、基建設(shè)備檔案進(jìn)行歸檔與分類存放。及時(shí)歸還借閱檔案，保證檔案的安全性。推行審閱借閱申請制度，編制檔案借閱審批表，做好檔案借出和歸還記錄，對于超期借閱檔案，要辦理相關(guān)續(xù)借手續(xù)。執(zhí)行檔案借閱出庫入庫登記與檢查手續(xù)，避免出現(xiàn)檔案丟失與泄密問題，全面保障檔案的安全性。

（三）發(fā)掘檔案資料的內(nèi)部價(jià)值

豐富的檔案信息資料可以為檢察院開展案件辦理、院史教育、立法普法、調(diào)研信息等方面工作提供重要幫助。而要想充分發(fā)揮出檔案價(jià)值，首要任務(wù)是明確方向，檔案人員要積極轉(zhuǎn)變工作重點(diǎn)，由以往的重收集與保管，轉(zhuǎn)變?yōu)橹乩棉D(zhuǎn)換。與此同時(shí)，檔案人員在平時(shí)工作中要不斷加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)，提升自身檔案編研能力，為檢察院開展工作提供內(nèi)容全面、詳細(xì)的信息資料。其次，積極轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，及時(shí)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)檔案工作中問題，并制定有效的解決方案。廣泛征求檔案利用各方面的需求方向，對外公布檔案室的服務(wù)范圍以及館藏狀況，熱情招待每個(gè)檔案借閱人，創(chuàng)設(shè)良好的借閱環(huán)境，提升借閱與查詢質(zhì)量與效率。最后，加強(qiáng)信息化建設(shè)。隨著信息時(shí)代的到來，檔案工作中要注重對信息技術(shù)的應(yīng)用，重點(diǎn)加強(qiáng)對信息資源的開發(fā)與利用，落實(shí)檔案掃描、編目以及檢索等方面工作，從而實(shí)現(xiàn)對信息資源的共享。

（四）加強(qiáng)對檔案人員的培訓(xùn)

一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍是保證檔案工作質(zhì)量的基礎(chǔ)，基于此，為了提升基層檢察院的檔案工作質(zhì)量的提升，基層檢查院要重視加強(qiáng)對檔案人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容主要是文書、訴訟、會(huì)計(jì)、聲像以及實(shí)物檔案的整理與收集，全面提升檔案管理人員的責(zé)任意識與服務(wù)意識、安全意識以及創(chuàng)新意識等，促進(jìn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)的提升，為基層檢察院檔案管理工作質(zhì)量提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（五）推進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)

隨著信息時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域之中應(yīng)用廣泛，檔案管理工作也不例外?；鶎訖z察院在開展檔案工作中，要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，落實(shí)檔案的整理、編目以及入庫等方面工作，確保檔案文件和檔案管理系統(tǒng)兩者同步。與此同時(shí)，要借助于檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用，高效完成檔案查詢以及統(tǒng)計(jì)等方面工作。除此之外，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，并做好檔案的備份工作，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的永久性保存，從而促進(jìn)檔案利用服務(wù)水平的提升。

（六）提高檔案管理工作服務(wù)意識

作為檔案工作的主要執(zhí)行者與實(shí)施者，檔案管理人員自身專業(yè)水平與綜合素質(zhì)高低直接關(guān)系著檔案管理工作質(zhì)量與效果。因此，為了提升基層檢察院檔案工作水平，作為檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，由以往的被動(dòng)服務(wù)方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)方式。與此同時(shí)，檔案管理人員要提高自身業(yè)務(wù)水平，熟悉檔案室的檔案內(nèi)容、成分、數(shù)量以及存放位置等，便于向借閱人提供準(zhǔn)確系統(tǒng)的檔案，滿足借閱人不同的需求。

除此之外，檔案管理人員要對重大活動(dòng)的歸檔價(jià)值做出評估，并主動(dòng)地做好收集重點(diǎn)文件與材料工作，及時(shí)對重要檔案材料進(jìn)行歸檔，便于后期的應(yīng)用。

四、結(jié)語

綜上所述，在基層檢察院的發(fā)展過程之中檔案資料無疑發(fā)揮著重要作用，然而，由于受到多種不良因素的影響，目前基層檢察院的檔案工作質(zhì)量并不理想?；诖耍鶎訖z察院要在全面分析當(dāng)前檔案工作中存在的問題基礎(chǔ)上，積極探索有效的解決措施，從而為檔案工作的在質(zhì)量與效果上提供重要保障，推進(jìn)基層檢察院的健康長遠(yuǎn)發(fā)展。

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