高校檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

摘 要：根據(jù)高校當(dāng)前管理存在的問(wèn)題探索高校檔案管理模式，同時(shí)對(duì)高校當(dāng)前管理問(wèn)題進(jìn)行分析分析，并依據(jù)高校當(dāng)前管理內(nèi)涵來(lái)構(gòu)建高校檔案管理服務(wù)理論，著力強(qiáng)化現(xiàn)代高校檔案管理模式，以供行業(yè)參考。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;現(xiàn)狀;管理效率

高校檔案管理囊括了高校教育、管理與科研的諸多內(nèi)容，其作為高校的信息數(shù)據(jù)資源具有重要意義。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，以及高校的辦學(xué)實(shí)踐越來(lái)越長(zhǎng)，高校需要進(jìn)行管理的檔案數(shù)量也在不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方式以及無(wú)法滿足當(dāng)高校的需求，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)，對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新改革，強(qiáng)化高校的檔案管理工作，助力于高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

一、檔案管理

高校檔案是指代以不同的載體承載的數(shù)據(jù)檔案的綜合，其中包含有圖像、音頻、視頻、文本等以多種形式存在的信息。這些材料通常是在高校管理、教學(xué)以及科研活動(dòng)中產(chǎn)生、收集的，具有重要的保存、研究以及應(yīng)用價(jià)值。且現(xiàn)代檔案管理可分為兩種方式：其一，實(shí)體檔案管理方式，實(shí)體檔案管理方式指的是對(duì)以實(shí)物為載體而存在的檔案管理形式 ，實(shí)體檔案包含有：書(shū)本、相片、錄影帶、CD等。其二，信息化檔案管理方式，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為載體，利用數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案管理平臺(tái)對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、核實(shí)、分類、歸檔的管理方式，其信息數(shù)據(jù)檔案包含：文本、圖片、音頻、視頻等。

二、高校檔案管理存在的諸多問(wèn)題

（一）檔案管理工作觀念有待完善

由于高校屬于教育系統(tǒng)，所以多數(shù)人員對(duì)于檔案管理并不重視，甚至高校領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識(shí)也較為淡薄，對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不明確，認(rèn)為只要檔案不損壞。不遺失、不泄漏就可以了，能應(yīng)付平常的使用以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的視察便可，從而對(duì)高校檔案管理工作人員缺乏注重，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，并未將高校檔案管理工作納入到高校的管理日常當(dāng)中，從而使高校檔案管理缺乏保障。

（二）制度不完善，缺乏保障機(jī)制

雖然我國(guó)頒布的《普通高校檔案管理辦法》已實(shí)施多年，但多數(shù)高校在檔案數(shù)據(jù)的收集、分類、歸納等管理制度依然缺失，或缺乏細(xì)節(jié)處理，對(duì)于檔案管理工作僅限于基本的大體。同時(shí)由于高校檔案管理制度不完善，管理制度工作落實(shí)、執(zhí)行不到位，有的高校連高校年度工作規(guī)劃以及相關(guān)崗位責(zé)任制度以及高校教師的考核范圍等都為納入到高校檔案管理當(dāng)中。

（三）高校檔案管理技術(shù)落后，設(shè)施缺乏

多數(shù)高校由于并不看重檔案管理工作，從而對(duì)于檔案管理并沒(méi)有給予重視，甚至部分高校都沒(méi)有獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)以及檔案管理工作人員，更加不談檔案室以及相關(guān)設(shè)備與系統(tǒng)了。而大多數(shù)額高校雖然具有檔案室，但缺乏重視而缺少檔案管理款項(xiàng)，導(dǎo)致檔案管理的設(shè)備老舊，管理方式以無(wú)法滿足當(dāng)前時(shí)代的高校發(fā)展?fàn)顟B(tài)。從而導(dǎo)致高校檔案管理工作信息化程度非常低，直接的制約了高校檔案的管理、存儲(chǔ)以及施工，進(jìn)而在一定程度上制約著高校的發(fā)展動(dòng)力。

（四）檔案管理團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)偏低

當(dāng)前屬于一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，在此一個(gè)以知識(shí)經(jīng)濟(jì)為主時(shí)代中，高校檔案管理工作對(duì)于管理人員的要求也被提高了。由于高校檔案管理工作得不到有效的重視，從而導(dǎo)致多數(shù)高校并沒(méi)有逐漸高素質(zhì)、高技能的專業(yè)檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，從而使高校檔案管理工作缺乏科學(xué)性、合理性。甚至多數(shù)高校的檔案管理人員屬于高校中退休的教師，由于這些人缺乏專業(yè)的高效檔案管理專業(yè)知識(shí)，進(jìn)而無(wú)法最大化的發(fā)揮出高校檔案管理工作的實(shí)際效用。且人才的缺失以及團(tuán)隊(duì)的專業(yè)素質(zhì)偏低，直接的導(dǎo)致高校檔案管理工作無(wú)法發(fā)揮出既定效果，是高校檔案管理工作更加得不到重視。

三、提升高校檔案管理效率的對(duì)策

（一）提升檔案管理部門(mén)的服務(wù)意識(shí)

檔案的檢索、利用是檔案管理工作的核心內(nèi)容，其能夠有效的發(fā)揮出檔案的效用。且想要進(jìn)一步提高高校檔案利用率，一般可通過(guò)開(kāi)展一定的校園競(jìng)賽以及學(xué)習(xí)會(huì)與等活動(dòng)，并像學(xué)生團(tuán)體以及教師普及檔案管理工作的內(nèi)容，以及檔案的效用與重要性，進(jìn)而提高人們對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知，并引導(dǎo)人們檔案利用的需求，充分的發(fā)揮出人們使用檔案的主觀能動(dòng)力。同時(shí)，高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極的去收集、歸類高校數(shù)據(jù)檔案，并加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的利用效益以及作用效果，從而為高校提供優(yōu)質(zhì)的信息檔案服務(wù)。

（二）完善高校檔案管理工作制度

高校檔案管理工作制度是高校檔案管理工作的前提，也是開(kāi)展檔案管理工作的重要保障。高校要順利的進(jìn)行檔案管理工作，其一需要建立完善的檔案借閱審批、檔案保密、檔案室安全保衛(wèi)制度等，并根據(jù)實(shí)際情況來(lái)建立一套符合高校發(fā)展的有效制度。其二，有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)不定時(shí)的對(duì)高校檔案管理工作進(jìn)行視察、監(jiān)督，并制定良完善的考核制度，進(jìn)而確保高校檔案管理工的效率。

（三）推動(dòng)高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展

在當(dāng)前信息化發(fā)達(dá)的時(shí)代，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出了噴井式的出現(xiàn)，大量的數(shù)據(jù)材料出現(xiàn)給高校檔案管理帶來(lái)了一定的難度， 傳統(tǒng)的檔案管理方式明顯已經(jīng)無(wú)法適用于現(xiàn)代信息化時(shí)代。且在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)給予一定的創(chuàng)新改革，并強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化與組織領(lǐng)導(dǎo)，次那個(gè)人健全檔案管理工制度，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化管理、運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化、信息化，并借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)打造現(xiàn)代化的檔案管理西宮。當(dāng)前的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及能夠具備一定的便利性、高效性、真實(shí)性以及權(quán)威性，并采用有效的推廣手段能夠有效的吸引讀者，同時(shí)建立專門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)，是高校檔案管理的信息化服務(wù)能夠得以展開(kāi)。且檔案部門(mén)帶動(dòng)檔案的收集、分析、整理等工作的有效性，同時(shí)也是借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的、擴(kuò)大檔案管理影響力的有效方式。發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案管理信息化以及我國(guó)較為有名的圖書(shū)館已經(jīng)在檔案管理上走在了我國(guó)多數(shù)高校的前面。且我國(guó)科技以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展壯大，為我國(guó)檔案管理信息化提供了有利條件。且為了能夠更好的為高校檔案管理信息化辜負(fù)，應(yīng)具備完善的計(jì)劃并細(xì)分實(shí)施步驟，準(zhǔn)確的抓住發(fā)展的機(jī)遇，從而使高校檔案管理能夠進(jìn)一步發(fā)展，進(jìn)而滿足社會(huì)對(duì)于數(shù)據(jù)檔案的需求，實(shí)現(xiàn)檔案（非保密）數(shù)據(jù)資源的共享。

（四）通過(guò)有效途徑提高高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

且提高高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)可從以下幾個(gè)方面入手：

其一，通過(guò)系統(tǒng)性教育。系統(tǒng)性教育是使一個(gè)人接受正規(guī)、全面教育的最有效方式，其是提高檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)以及培養(yǎng)檔案管理專業(yè)性人才的必要手段之一，其成體系的知識(shí)能夠?yàn)闄n案管理人員提供有效的學(xué)習(xí)資源。且規(guī)范性、系統(tǒng)性的教育方式，通過(guò)豐富的教學(xué)資源以及指導(dǎo)老師，嚴(yán)格的專業(yè)技能訓(xùn)練制度以及要求，能夠有效的提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、專業(yè)技能以及職業(yè)道德。

其二，繼續(xù)教育或機(jī)構(gòu)培訓(xùn)。當(dāng)前是一個(gè)知識(shí)體系在不斷發(fā)展、創(chuàng)新的時(shí)代，由于科技、文化等都在快速更新當(dāng)中，從而使得人們所需要學(xué)習(xí)的知識(shí)越來(lái)越多。因?yàn)槁殬I(yè)需要，已經(jīng)步入社會(huì)的人士能夠通過(guò)繼續(xù)教育或機(jī)構(gòu)培訓(xùn)的方式來(lái)提高自己的專業(yè)技能以及知識(shí)水平，并將學(xué)習(xí)到的知識(shí)運(yùn)用到職業(yè)崗位當(dāng)中，從而發(fā)揮出該崗位、職業(yè)的實(shí)際作用。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展路徑

當(dāng)前是一個(gè)數(shù)據(jù)信息較為發(fā)達(dá)的時(shí)代，這個(gè)時(shí)代要求我們不斷的進(jìn)行串行改革，無(wú)論是傳統(tǒng)的檔案管理方式以及傳統(tǒng)的檔案信息檢索服務(wù)模式，我們需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想觀念，在思想上進(jìn)行發(fā)散，在行動(dòng)上進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)而是高校檔案管理工作能適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展，滿足社會(huì)群體的需求。

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

由于時(shí)代背景不同以及科學(xué)技術(shù)等諸多不同，當(dāng)前時(shí)代背景下，高校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)打破傳統(tǒng)檔案管理工作設(shè)置的制約。同時(shí)也需要從思想觀念出發(fā)，建立一個(gè)良好的指導(dǎo)方針，從而堅(jiān)定檔案管理工作的信念以及信息。且創(chuàng)新是一個(gè)職業(yè)以及一個(gè)行業(yè)發(fā)展的推動(dòng)力，想要讓檔案管理工作得到創(chuàng)新發(fā)展，我們便需要對(duì)高校檔案管理工作具有一定的認(rèn)知，且首先便是需要了解市場(chǎng)、社會(huì)對(duì)于檔案管理的需求，進(jìn)而摒棄低效落后的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的腳步，更新觀念，不斷的進(jìn)行實(shí)踐發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)高校檔案管理工作的發(fā)展步伐。

（二）對(duì)高校檔案管理的基礎(chǔ)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠有效的彌補(bǔ)傳統(tǒng)模式下檔案收集、歸納的缺陷，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各類數(shù)據(jù)信息的收集、分析，進(jìn)而提高檔案管理的效率。且大數(shù)據(jù)技術(shù)是否能夠運(yùn)用充分，取決于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理與運(yùn)用。在進(jìn)行高效檔案管理時(shí)，需要對(duì)其數(shù)據(jù)信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集與整合，并對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行比對(duì)，從而保證數(shù)據(jù)信息的實(shí)際效用以及真實(shí)性，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的分類以及綜合運(yùn)用。且對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)用于檔案管理而言，其檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都是息息相關(guān)的，教育傳統(tǒng)檔案管理模式能能夠體現(xiàn)出現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的有效性。同時(shí)由于電子檔案過(guò)于依賴電能，所以在載體上也具有一定的限制，我們應(yīng)當(dāng)使其與傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)方式進(jìn)行結(jié)合，從而達(dá)到互相彌補(bǔ)的效果。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)當(dāng)前時(shí)期的高效檔案管理模式任然存在著諸多問(wèn)題，其中最主要的便是多數(shù)高效缺乏完善的檔案管理體系以及現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，以及對(duì)檔案管理工作缺乏一定的重視，從而使其無(wú)法發(fā)揮出實(shí)際的效用。我們應(yīng)當(dāng)從此入手，通過(guò)現(xiàn)代信息化技術(shù)，將傳統(tǒng)的檔案管理模式向著信息化管理模式發(fā)展，從而體現(xiàn)出現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的時(shí)效性與便利性，并將現(xiàn)代信息化檔案管理方式與傳統(tǒng)方式相結(jié)合，進(jìn)而彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理載體上的制約以及信息化檔案管理數(shù)據(jù)上的制約，從而推動(dòng)高校檔案管理工作的發(fā)展步伐。

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作者簡(jiǎn)介：史彩慧（1980- ），女，寧夏人，本科，館員，研究方向：檔案管理。