提高綜合辦公室工作水平的調(diào)查

吳軍?邵衛(wèi)東

摘 要：辦公室是一個(gè)單位的調(diào)度指揮中心，是確保機(jī)關(guān)正常運(yùn)行的樞紐，起著聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的作用。而綜合辦公室是集人力資源、外聯(lián)、后勤保障、保衛(wèi)、文秘等工作于一體的綜合性機(jī)構(gòu)。本文結(jié)合單位實(shí)際，從綜合辦公室加強(qiáng)責(zé)任擔(dān)當(dāng)、服務(wù)水平、自身建設(shè)方面進(jìn)行了調(diào)研，并分析了存在問題的原因，提出了應(yīng)對(duì)問題的對(duì)策，旨在為新時(shí)期提高綜合辦公室工作水平提供參考。

關(guān)鍵詞：綜合辦公室;擔(dān)當(dāng)服務(wù);自身建設(shè)

企業(yè)辦公室是企業(yè)行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的重要機(jī)構(gòu)，是機(jī)關(guān)對(duì)內(nèi)、對(duì)外辦事的窗口和“臉面”，是溝通協(xié)調(diào)的橋梁和紐帶，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手。筆者從事多年綜合辦公室（以下稱辦公室）工作，對(duì)其流程和業(yè)務(wù)較為熟悉，并積累了豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。近期，筆者利用業(yè)余時(shí)間，對(duì)本單位辦公室工作進(jìn)行了調(diào)查，在調(diào)查過程中發(fā)現(xiàn)了存在問題，并對(duì)問題進(jìn)行了分析，提出個(gè)人建議和看法。

1 基本情況

王峰煤礦有限責(zé)任公司辦公室下設(shè)人力資源部、外聯(lián)辦，后勤總務(wù)部、保衛(wèi)部、小車班及門衛(wèi)。王峰煤礦辦公室是公司行政的辦事機(jī)構(gòu)，處于承上啟下，聯(lián)系內(nèi)外，溝通左右的中樞地位。主要擔(dān)負(fù)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)的任務(wù)。具有“參謀、助手、信息、協(xié)調(diào)”的職能作用。辦公室現(xiàn)有在職工作人員10人，其中主任1人，副主任1人，主任科員2名，科員4名，司機(jī)2名。

2 問題與分析

1）擔(dān)當(dāng)意識(shí)有待進(jìn)一步加強(qiáng)。一是缺乏學(xué)習(xí)力，學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)建設(shè)氛圍不濃，理論水平和專業(yè)水準(zhǔn)跟不上新時(shí)期對(duì)辦公室工作的要求，辦公室每位成員沒有本領(lǐng)“恐慌”意識(shí)，這樣制約了團(tuán)隊(duì)和個(gè)人的協(xié)調(diào)發(fā)展;二是辦公室作為“窗口”單位，作為單位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)攬全局的“中樞”，在日常工作中的助手、在科學(xué)決策中的參謀、在信息工作中的“耳目”、在處理各方面關(guān)系中的協(xié)調(diào)等作用，發(fā)揮的不夠淋漓盡致;三是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示和交辦以及重大事項(xiàng)督辦工作做的較好，能按工作規(guī)范和要求辦好、辦妥，但對(duì)員工反映的熱點(diǎn)、難點(diǎn)、焦點(diǎn)問題，缺乏辦事熱情。

2）服務(wù)水平有待進(jìn)一步加強(qiáng)。一是在現(xiàn)實(shí)工作中，一定程度上存在滿于現(xiàn)狀，不求創(chuàng)新、不愿創(chuàng)新、不敢創(chuàng)新的現(xiàn)象，以新觀念思考問題、以新視角認(rèn)識(shí)問題、以新思路研究問題、以新辦法解決問題做的還不夠充分;二是辦公室業(yè)務(wù)相對(duì)比較復(fù)雜，如協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)、與職能部室溝通協(xié)調(diào)、公文批轉(zhuǎn)、來訪接待以及服務(wù)等諸多工作，在提高政治站位、多角度思考問題上還不夠，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供前瞻性、全局性建議和意見還欠缺;三是在辦事效率上還欠缺主動(dòng)，主要表現(xiàn)在重點(diǎn)工作落實(shí)上，欠缺了超前思考，導(dǎo)致處理突發(fā)事件不得心應(yīng)手，影響了工作的整體推進(jìn)速度。

3）自身建設(shè)有待進(jìn)一步加強(qiáng)。一是在思想建設(shè)上，站在全局高度考慮問題、安排工作、處理事務(wù)考慮不夠充分，特別是在礦井建設(shè)期間村企矛盾協(xié)調(diào)上，政治判斷力、洞察力的敏銳性有待于進(jìn)一步提高;二是能力建設(shè)上，缺乏能文能武的骨干型人才，辦公室很大一部分工作是跟文字打交道，比如處理公文、撰寫匯報(bào)材料等，沒有一定文字功底勢(shì)必影響工作質(zhì)量和效率，而溝通協(xié)調(diào)能力弱，勢(shì)必影響辦公室整體工作水平;三是在工作作風(fēng)建設(shè)上，嚴(yán)謹(jǐn)性還差“火候”，工作中所犯的小錯(cuò)誤、小紕漏等有時(shí)缺乏正視態(tài)度，總覺得沒必要小題大做，導(dǎo)致釀成后果。

分析其問題存在的原因：一是單位對(duì)辦公室工作重視和關(guān)心程度有待進(jìn)一步加強(qiáng)，認(rèn)為辦公室工作就是“勤雜班”，忽視了辦公室在單位的參謀助手和綜合協(xié)調(diào)作用;二是缺乏政治理論和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，認(rèn)為辦公室工作不是什么高深的工作，憑以往的經(jīng)驗(yàn)按部就班就行，忽視了學(xué)習(xí)的重要性，導(dǎo)致部分工作滯后，影響了大局;三是工作創(chuàng)新意識(shí)薄弱，認(rèn)為創(chuàng)新是技術(shù)崗位的事情，沒有“新”可“創(chuàng)”，一味追求在原地踏步不出大錯(cuò)就行;四是忙于業(yè)務(wù)工作，忽視了自身建設(shè)的重要性，導(dǎo)致基礎(chǔ)不牢固，團(tuán)隊(duì)的凝聚力削弱。

3 對(duì)策與建議

做好辦公室工作，必須緊密圍繞中心工作，進(jìn)一步提升思想觀念，轉(zhuǎn)變工作思路，改進(jìn)工作作風(fēng)，完善工作方式，創(chuàng)新工作機(jī)制，不斷提高辦公室工作水平和服務(wù)質(zhì)量。

1）增強(qiáng)做好辦公室工作的責(zé)任感。辦公室應(yīng)從三個(gè)“加強(qiáng)”，激發(fā)責(zé)任感：一是加強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)。辦公室的每位成員要牢記本崗位的工作規(guī)范，了解自己的任職條件、崗位職責(zé)、崗位流程及易出現(xiàn)的偏差（失誤）等，認(rèn)真學(xué)習(xí)崗位工作標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，在本部門提倡建立學(xué)習(xí)型部室，營造濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，真正把學(xué)習(xí)當(dāng)成一項(xiàng)工作、一種責(zé)任、一個(gè)境界，做到張嘴能講、抓筆能寫、有事能辦、無事能思;二是加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。要正視辦公室工作無小事，每一項(xiàng)工作、每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能有半點(diǎn)疏忽，一旦出現(xiàn)紕漏，就會(huì)造成不可挽回的局面，給本部門以及單位帶來不良影響。因此，辦公室每位員工要樹立起“責(zé)任重于泰山”的意識(shí)，做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在處理人和事面前要嚴(yán)要求、優(yōu)服務(wù)、高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量，確保工作安全無誤、順利開展;三是加強(qiáng)奉獻(xiàn)意識(shí)。辦公室工作中的突發(fā)事件、應(yīng)急事件、加班加點(diǎn)的事情是“家常便飯”，工作既苦又累，沒有甘于吃苦、樂于奉獻(xiàn)的精神是難以勝任辦公室工作的。因此，辦公室工作要保持“三平”（平靜、平衡、平淡）心態(tài)，要有勤勤懇懇，任勞任怨，俯首甘為孺子牛的奉獻(xiàn)精神。

2）提高做好辦公室工作綜合水平。辦公室應(yīng)從三個(gè)“強(qiáng)化”，提高工作力。一是強(qiáng)化調(diào)研意識(shí)。辦公室工作人員要按照階段性重點(diǎn)工作安排，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，抓好調(diào)查研究，及時(shí)總結(jié)、推廣單位成功的經(jīng)驗(yàn)和做法。辦公室還要站在全局的角度，考慮問題，通過調(diào)查研究提出高質(zhì)量的合理化建議和意見，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供第一手資料。要充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+信息”，及時(shí)捕捉突發(fā)事件和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)難點(diǎn)等各類信息，并以最快的速度收集并處理好，確保穩(wěn)定工作;二是強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。辦公室具有統(tǒng)攬全局、協(xié)調(diào)各方的職責(zé)，辦公室工作要充分發(fā)揮牽頭和協(xié)調(diào)作用，避免因職責(zé)不清而引起推諉扯皮，消除因政策抵觸、利益矛盾而引起的內(nèi)耗，讓整個(gè)單位實(shí)現(xiàn)同軸共轉(zhuǎn)、齊抓共管。同時(shí)，辦公室工作人員要擺正位置，做到工作到位不越位、參與不干預(yù)、初謀不決策、幫忙不添亂，真正當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”;三是強(qiáng)化效率意識(shí)。要經(jīng)常將當(dāng)前工作按照輕重緩急分主次、抓重點(diǎn)、“彈鋼琴”。要圍繞單位重大決策，積極開展檢查，在深入貫徹落實(shí)上下功夫。要深入工作落實(shí)的第一線，檢查各項(xiàng)政策和工作任務(wù)的完成情況，對(duì)那些不落實(shí)、難落實(shí)的問題，要敢于當(dāng)面指出，當(dāng)面指導(dǎo)，雷厲風(fēng)行，提高辦事效率，真正做到講實(shí)話、辦實(shí)事求實(shí)效。

3）加強(qiáng)做好辦公室工作自身建設(shè)。辦公室應(yīng)從三個(gè)“提升”，鞏固自身建設(shè)。一是提升思想建設(shè)。辦公室工作人員要切實(shí)提高政治敏銳性和政治判斷力、洞察力，增強(qiáng)判斷是非的能力，保持堅(jiān)定的政治方向。道德品質(zhì)要過硬，要有光明坦蕩的胸懷，既能容人之長(zhǎng)又能容人之短。待人接物要謙和謹(jǐn)慎，做人做事要光明磊落，始終做到言行一致、表里如一;二是提升能力建設(shè)。辦公室工作人員要在“能文能武”上下功夫?！澳芪摹本鸵邢喈?dāng)?shù)奈淖炙剑J(rèn)真學(xué)習(xí)秘書專業(yè)知識(shí)，并有一定的工作經(jīng)驗(yàn)?！澳芪洹本鸵邢喈?dāng)?shù)霓k事能力，能應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，協(xié)調(diào)解決。要注意加強(qiáng)學(xué)習(xí)和研究，多做有關(guān)情況、政策、材料的儲(chǔ)備，不斷積累，不斷提高文字表達(dá)水平。辦公室工作人員必須切實(shí)提高辦事能力，堅(jiān)持按要求扎扎實(shí)實(shí)地辦好每一件事情做到有質(zhì)量、有效率、有實(shí)效;三是提升作風(fēng)建設(shè)。辦公室工作人員一定要求真務(wù)實(shí)，講求工作實(shí)效，既務(wù)虛又務(wù)實(shí)，既抓重點(diǎn)又兼顧全面。對(duì)辦公室職責(zé)范圍內(nèi)的工作，一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，絲毫不能馬虎，尤其是安全、保密等工作，稍有疏忽就會(huì)釀成嚴(yán)重后果，一定要慎之又慎，切實(shí)抓好。

總而言之，提高辦公室的整體工作水平，必須要講政治，進(jìn)一步提高政治站位，要有更寬的視野，更大的格局，發(fā)揮好參謀助手作用;要講擔(dān)當(dāng)，做好內(nèi)外上下協(xié)調(diào)聯(lián)系，推動(dòng)各項(xiàng)工作落實(shí);要講認(rèn)真，工作要細(xì)致，堅(jiān)持極端負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，辦文辦事辦會(huì)不能出紕漏，重要事情不能出差錯(cuò);要講奉獻(xiàn)，辦公室涉及事務(wù)繁雜，點(diǎn)多面廣，一定要有無怨無悔的奉獻(xiàn)精神。只有這樣才能出色地完成各項(xiàng)工作任務(wù)，進(jìn)一步提高辦公室工作水平為企業(yè)高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量建設(shè)做好服務(wù)。

作者簡(jiǎn)介

吳軍（1976-），男，蒙古族，畢業(yè)于陜西西安科技大學(xué)煤礦開采技術(shù)專業(yè)，大學(xué)?？疲碚?。

邵衛(wèi)東（1971-），男，漢族，畢業(yè)于中央黨校經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)，大學(xué)本科，現(xiàn)任韓城礦業(yè)王峰煤礦有限責(zé)任公司綜合辦公室主任。