中學(xué)文書檔案創(chuàng)新發(fā)展的研究與實(shí)踐

劉通雪

摘 要：本文針對(duì)中學(xué)文書檔案管理工作需解決的問題進(jìn)行了大體分析，圍繞推進(jìn)管理制度體系重構(gòu)、創(chuàng)新文書檔案管理機(jī)制、增強(qiáng)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、完善文書檔案檢索系統(tǒng)四個(gè)層面，探討了推動(dòng)中學(xué)文書檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的具體實(shí)踐策略，以期為中學(xué)文書檔案的創(chuàng)新發(fā)展提供借鑒思路。

關(guān)鍵詞：文書檔案;立卷歸檔;單件歸檔法

文書檔案是中學(xué)開展各項(xiàng)工作計(jì)劃與教學(xué)活動(dòng)的重要參考依據(jù)，承擔(dān)學(xué)校發(fā)展、教學(xué)活動(dòng)推進(jìn)、人事變動(dòng)等多方信息載體功能，能夠?yàn)榻虒W(xué)計(jì)劃調(diào)整、教學(xué)考核評(píng)估等活動(dòng)提供重要參考依據(jù)。通過針對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，有助于提升檔案信息資源的開發(fā)利用價(jià)值，進(jìn)一步輔助教學(xué)管理工作的順利開展。

1 中學(xué)文書檔案管理工作需解決的主要問題分析

1.1 管理意識(shí)缺乏創(chuàng)新

在辦公電子化全面推行的背景下，當(dāng)前中學(xué)文書檔案工作已呈現(xiàn)出顯著的信息化管理趨勢(shì)，然而部分中學(xué)在管理意識(shí)上仍缺乏創(chuàng)新，難以認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)文書檔案工作的利用價(jià)值，局限于沿用傳統(tǒng)管理模式、辦公形式，諸如文書檔案立卷歸檔制度、OA辦公系統(tǒng)等各項(xiàng)新制度和新技術(shù)難以在中學(xué)得到有效落實(shí)與利用。

1.2 未能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃

部分中學(xué)在文書檔案管理上缺乏系統(tǒng)規(guī)劃，雖已引入電子檔案系統(tǒng)，但仍缺乏與之配套的管理制度、整體規(guī)劃，導(dǎo)致在實(shí)際管理工作中呈現(xiàn)出運(yùn)作不協(xié)調(diào)、分類歸檔不精確、透明化程度不高等問題，對(duì)于文書檔案信息化管理水平與工作效率的提升造成了一定阻礙[1]。

1.3 人員素質(zhì)有待提升

文書檔案管理對(duì)于管理人員的專業(yè)度要求較高，其職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平將直接影響到文書檔案管理實(shí)效，當(dāng)前部分學(xué)校在文書檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)上缺乏合理性，部分管理人員尚未接受過專業(yè)化與定期培訓(xùn)，缺乏對(duì)文書檔案最新管理制度、管理模式的正確認(rèn)識(shí)，在人員接替上崗、專職與兼職人員協(xié)調(diào)等方面缺乏一定缺陷，一定程度上阻礙了文書檔案管理工作的順利開展。

1.4 難以挖掘檔案價(jià)值

部分中學(xué)尚未針對(duì)檔案評(píng)估與利用進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化，未能充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要價(jià)值，在信息化系統(tǒng)、技術(shù)設(shè)備的配置上缺乏動(dòng)態(tài)更新，保密措施不健全、管理系統(tǒng)不匹配，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校內(nèi)部檔案與資源價(jià)值的最大限度利用與挖掘，難以真正為學(xué)校教學(xué)管理、黨團(tuán)工會(huì)等業(yè)務(wù)工作的開展提供參考依據(jù)。

2 推動(dòng)中學(xué)文書檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的具體實(shí)踐策略探討

2.1 推進(jìn)管理制度體系重構(gòu)，樹立現(xiàn)代管理意識(shí)

一方面，應(yīng)基于規(guī)范化管理理念推進(jìn)文書檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，依托制度重構(gòu)推動(dòng)管理理念的創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)以黨政機(jī)關(guān)工作為參考的管理模式，由以往重視檔案收集與整理逐步過渡到重視檔案的實(shí)際應(yīng)用、挖掘檔案資源價(jià)值層面，為文書檔案管理工作的創(chuàng)新提供制度保障。例如針對(duì)中學(xué)原有檔案管理中涵蓋的檔案收集、整理、分類、借閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行重構(gòu)，細(xì)化各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的具體制度要求與責(zé)任界定問題，將學(xué)校綜合類、黨團(tuán)工會(huì)工作類、組織人事工作類檔案信息深加工制度進(jìn)行完善，督促文書檔案管理人員樹立規(guī)范化管理意識(shí)，為文書檔案信息轉(zhuǎn)化與利用提供重要指導(dǎo)。另一方面，應(yīng)樹立現(xiàn)代化管理意識(shí)，將文書檔案管理工作列入學(xué)校日常檢查、學(xué)期考核等范疇中，確立具體分管領(lǐng)導(dǎo)、落實(shí)責(zé)任制，組織管理人員加強(qiáng)對(duì)《檔案法》及相關(guān)法規(guī)制度的學(xué)習(xí)，完善檔案室管理制度、崗位責(zé)任制、保密制度等規(guī)章制度的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案材料的規(guī)范化管理。

2.2 創(chuàng)新文書檔案管理機(jī)制，實(shí)行檔案分類歸檔

一方面，應(yīng)針對(duì)文書檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，基于定崗定責(zé)原則強(qiáng)化對(duì)管理人員的約束力、落實(shí)文書檔案管理責(zé)任，完善內(nèi)部分工制度，避免在檔案管理工作出現(xiàn)疏漏與問題時(shí)難以追究到具體責(zé)任人。文書檔案管理人員應(yīng)充分利用單件歸檔法，減輕中學(xué)檔案管理工作的復(fù)雜性、降低檔案受損概率，通過以件為單位能夠?qū)崿F(xiàn)檔案整理流程的簡化、減少管理人員的工作量，避免產(chǎn)生大量文件堆積問題，并基于文件形成規(guī)律把握不同文件間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)、針對(duì)錄入信息進(jìn)行詳細(xì)處理，采用立卷法組卷，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的跟蹤歸檔，更好地提升檔案管理的完整性、保障檔案利用的有效性。另一方面，中學(xué)文書檔案工作應(yīng)秉持“以我為主”原則進(jìn)行立卷歸檔，以月、學(xué)期為單位針對(duì)本校形成的文件資料、上級(jí)部門發(fā)放的文件資料與公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議資料進(jìn)行收集、整理、立卷與歸檔，結(jié)合不同檔案的時(shí)間、類別、載體進(jìn)行整理與歸檔，堅(jiān)持實(shí)行軟硬件同構(gòu)、完善檔案管理?xiàng)l件，更好地推進(jìn)中學(xué)文書檔案工作的順利開展。

2.3 增強(qiáng)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，健全監(jiān)督抽查制度

一方面，文書檔案信息化管理的發(fā)展對(duì)于工作人員的職業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，對(duì)此中學(xué)應(yīng)著力加強(qiáng)自身文書檔案管理工作的建設(shè)，定期針對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)，提升工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，配合考核與激勵(lì)機(jī)制的創(chuàng)設(shè)充分激活檔案管理人員的主觀能動(dòng)性、培養(yǎng)其創(chuàng)新能力，推動(dòng)文書檔案管理工作的高質(zhì)量開展，真正將信息化成果運(yùn)用于實(shí)際管理工作中。另一方面，還應(yīng)完善監(jiān)督抽查制度的建設(shè)，采用定期與不定期相結(jié)合的方式進(jìn)行文書檔案的抽查與檢查，例如在查閱某一文書檔案資料時(shí)針對(duì)其他資料的管理情況進(jìn)行抽查，并每月或每季度針對(duì)重要文書檔案的管理、借閱情況進(jìn)行檢查，將檢查結(jié)果匯總作為文書檔案管理人員職業(yè)能力考核的重要依據(jù)，更好地督促管理人員提升自身職業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力，自覺接受新理念、新技能的學(xué)習(xí)，提升文書檔案管理工作質(zhì)量與效率。

2.4 完善文書檔案檢索系統(tǒng)，提升檔案利用價(jià)值

一方面，現(xiàn)階段中學(xué)已普遍引入OA等平臺(tái)建立文書檔案檢索系統(tǒng)，但仍需針對(duì)檔案檢索系統(tǒng)的功能與使用要求進(jìn)行創(chuàng)新，確保結(jié)合學(xué)校實(shí)際需求與情況進(jìn)行系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)，針對(duì)普通文書檔案、重要文書檔案進(jìn)行檢索系統(tǒng)的差別化設(shè)計(jì)，并依據(jù)報(bào)批程序針對(duì)過期文檔、失去效用文檔進(jìn)行定期清理。例如針對(duì)普通文檔，應(yīng)確保檢索系統(tǒng)頁面與操作的簡潔化，輸入文檔名稱、時(shí)間、經(jīng)手人姓名等相關(guān)文檔信息，在檔案查找、檔案借閱時(shí)僅需輸入關(guān)鍵字詞即可檢索到相應(yīng)檔案資料;針對(duì)重要文書檔案，需加強(qiáng)對(duì)其保密級(jí)別的合理設(shè)計(jì)，并通過文檔掃描建立電子備案資料，加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文檔、電子文檔的分別管理，嚴(yán)格設(shè)置借閱標(biāo)準(zhǔn)，未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字不得外借[2]。另一方面，還應(yīng)針對(duì)文書檔案的再加工與利用進(jìn)行創(chuàng)新，例如將展示學(xué)校歷史沿革、優(yōu)秀教職工事跡的文件材料進(jìn)行匯編，借此增強(qiáng)教職工對(duì)學(xué)校的認(rèn)同感與責(zé)任感;依據(jù)部門、級(jí)別差異進(jìn)行職稱晉升人員的統(tǒng)計(jì)匯編，為相關(guān)人力資源等部門的管理工作提供參考;還可以推進(jìn)共享平臺(tái)的建設(shè)，完善訪問權(quán)限、分配密鑰，進(jìn)一步提升文書檔案的利用價(jià)值與利用率。

3 結(jié)論

當(dāng)前文書檔案管理工作的規(guī)范化、專業(yè)化與信息化程度正不斷加深，對(duì)于文書檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平提出了更高的要求。對(duì)此需圍繞管理觀念、管理機(jī)制、人員素質(zhì)、信息系統(tǒng)建設(shè)等層面進(jìn)行系統(tǒng)創(chuàng)新，提高分類歸檔的精確度、增強(qiáng)檔案資源利用率，更好地為學(xué)校教學(xué)管理工作提供輔助支持。

參考文獻(xiàn)

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[2]劉曉艷.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（12）：158.