新時代背景下的人事檔案管理制度與模式

張丕榮

摘 要：本篇文章首先對新時代背景下的人事檔案管理形勢進(jìn)行闡述，從重視力度不強(qiáng)、檔案收集內(nèi)容不足、信息系統(tǒng)開發(fā)不強(qiáng)三個方面，對人事檔案管理存在的問題進(jìn)行解析，并以此為依據(jù)，提出新時代背景下的人事檔案管理制度與模式。

關(guān)鍵詞：新時代;人事檔案;管理制度

不管是國家機(jī)構(gòu)，還是企業(yè)單位，人力資源中人事檔案管理在其中發(fā)揮著重要的意義。為了實(shí)現(xiàn)人力資源科學(xué)管理，加強(qiáng)人力資源開發(fā)，做好人事檔案管理工作是非常必要的。隨著近幾年我國社會經(jīng)濟(jì)水平得到了大幅度提升，大部分單位都給予人力資源開發(fā)利用高度重視，但是在實(shí)際人事檔案管理過程中，將會面臨各種問題，人事檔案管理部門應(yīng)結(jié)合新時代發(fā)展趨勢，對現(xiàn)有管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，以更好滿足時代發(fā)展需求。

1 新時代背景下的人事檔案管理形勢

人事檔案自動化管理是當(dāng)前時代背景下單位人力資源管理的重要形式，為了實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，需要把現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用其中，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的整合和處理，將兩者充分整合到一起，定期進(jìn)行檔案信息核查和分析，實(shí)現(xiàn)信息錄入。人事檔案電子化保存方式和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存方式比較，不會受到外界因素的影響，同時也不會出現(xiàn)信息損壞，如紙質(zhì)檔案將會受到氣候、溫度等環(huán)境影響，縮短紙質(zhì)檔案應(yīng)用期限。而人事檔案電子化保存方式不僅保存周期長，同時也能實(shí)現(xiàn)重要人事檔案信息的備份，有效保證人事檔案信息安全。在信息查找上更為便利，可以讓相關(guān)人員簡單操作[1]。由此可見，在新時代背景下，通過人事檔案信息化管理，能夠更好滿足各個單位人力資源管理要求。

2 人事檔案管理存在的問題

1）重視力度不強(qiáng)。人事檔案作為人力資源管理中不可或缺的一部分，是單位用人、管人的重要憑證。因?yàn)槿耸聶n案是一項(xiàng)不受人們重視的工作，部分單位管理層級人員對人事檔案管理工作的關(guān)注力度偏低，對人事檔案了解僅僅停留在查閱、信息傳遞等方面，沒有把人事檔案管理與單位運(yùn)營和發(fā)展充分連接，使得部分單位沒有安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，基礎(chǔ)設(shè)施投放不足，造成人事檔案管理水平較低，不滿足時代發(fā)展要求。除此之外，部分職工沒有認(rèn)識到人事檔案在自身職業(yè)發(fā)展中起到的作用，所以在今后工作及發(fā)展中形成的信息無法及時進(jìn)行保存和處理，使得人事檔案信息缺少完整性，時常會受到各種因素影響造成檔案凍結(jié)或者檔案斷裂。

2）檔案收集內(nèi)容不足。近幾年來，國家機(jī)構(gòu)及相關(guān)部門在人力資源管理過程中，逐漸意識到人事檔案管理在其中發(fā)揮的作用，在單位引進(jìn)、選拔人才過程中，需要查閱相關(guān)檔案信息，不但關(guān)注擬錄用或選拔人才當(dāng)前情況，也要重視去過去，但是在傳統(tǒng)人事檔案中，呈現(xiàn)的檔案內(nèi)容比較單一，只是包含了職工的履歷信息、考核信息等。針對人事檔案中包含的個人工作能力、工作績效等信息沒有真實(shí)展現(xiàn)，無法體現(xiàn)出職工自身特點(diǎn)和特長，使得人事檔案應(yīng)用效率降低，不能給單位人才引進(jìn)和培養(yǎng)提供數(shù)據(jù)參考[2]。此外，隨著時代的快速發(fā)展，檔案信息采集依舊采取傳統(tǒng)方式，注重信息采集，忽視信息開發(fā)，在這種情況下，不但不能滿足單位人事管理要求，也無法對單位人力資源進(jìn)行科學(xué)分配，造成資源閑置。

3）信息系統(tǒng)開發(fā)不強(qiáng)。在科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的當(dāng)前，現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)得到了各個領(lǐng)域的普及，但是在人事檔案管理過程中，依然采取紙質(zhì)檔案管理模式，計(jì)算機(jī)技術(shù)沒有在人事檔案管理中高效應(yīng)用，對于現(xiàn)代化電子信息系統(tǒng)沒有得到推廣。部分區(qū)域存檔單位或者部門受到各種因素影響，無法實(shí)施電子化檔案管理系統(tǒng)。即便在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)城市的單位中，已經(jīng)開發(fā)建設(shè)了現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)，但是普及度不強(qiáng)，且由于人事檔案管理系統(tǒng)缺少統(tǒng)一應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)匯總水平偏低，不利于信息之間的傳遞和共享。

3 新時代背景下的人事檔案管理制度與模式

1）創(chuàng)新管理理念。在開展人事檔案管理工作時，不但需要確保人事檔案信息的安全性和完整性，同時還要實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的高效應(yīng)用，發(fā)揮應(yīng)用價值。對于人們對人事檔案管理的錯誤認(rèn)知，管理工作人員應(yīng)該在單位內(nèi)部做好人事檔案管理宣傳工作，讓每個人員都能意識到人事檔案管理的意義。在新時代背景下，各級單位需要了解當(dāng)前人才流動趨勢，明白人才流動不應(yīng)由于人事檔案管理檳城一種限制因素，反之必要的流通可以促進(jìn)人才之間的交流，這對單位發(fā)展有著重要意義。

2）完善管理體系。人事檔案管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要給予高度重視，要求嚴(yán)格按照單位標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人事檔案管理，防止工作失誤。在進(jìn)行人事檔案管理過程中，要求單位結(jié)合實(shí)際制定一套完善的管理體系，引導(dǎo)人事檔案管理工作順利進(jìn)行，提升人事檔案管理水平。以某單位為例，該單位在落實(shí)人事檔案管理工作過程中，要求相關(guān)工作人員結(jié)合新時代背景要求，建設(shè)檔案信息采集和管理機(jī)制，不但需要明確人事檔案管理范疇，還要合理劃分人事檔案管理職責(zé)，防止出現(xiàn)歸檔渠道不通的狀況[3]。此外，該單位要求根據(jù)《鑒別歸檔制度》內(nèi)容，對人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提升其檔案甄別及管理能力，及時找出人事檔案中虛假信息，并補(bǔ)充完善，保證人事檔案信息的真實(shí)性和完整性，提升人事檔案管理水平。

3）加強(qiáng)信息收集。為了更好迎合新時代發(fā)展要求，檔案管理工作人員應(yīng)該做好人事檔案信息采集工作，通過擴(kuò)充人事檔案內(nèi)容，提升人事檔案應(yīng)用效率。首先，建設(shè)展現(xiàn)個人能力的人事檔案，除了收集職工基本信息之外，還要把再教育、培訓(xùn)考核等信息融入其中。其次，在人事檔案中適當(dāng)添加展現(xiàn)個人特長和價值的信息，例如用人單位對職工工作表現(xiàn)的評價、職工信譽(yù)情況等，將其當(dāng)做職工職業(yè)生涯的考核依據(jù)。最后，構(gòu)建可以展現(xiàn)職工工作業(yè)績的檔案，及時把領(lǐng)導(dǎo)干部工資表現(xiàn)、績效等信息記錄到檔案中，特別是其在參與重大活動中的工作表現(xiàn)等，給單位今后人才選拔和考核提供參考。

4）檔案信息化建設(shè)。從目前情況來說，部分單位在人事檔案管理過程中，工作方式依舊停留在紙質(zhì)檔案管理上，使得人事檔案管理工作量比較大，工作效率偏低，這與現(xiàn)代化社會發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)相背離。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)及軟件得到了廣泛應(yīng)用，存檔部門或者用人單位需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人事檔案管理模式。首先，把計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，通過建設(shè)電子化檔案，及時更新檔案信息，實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理，保證電子檔案信息的真實(shí)性和完整性。其次，加強(qiáng)電子檔案一體化系統(tǒng)建設(shè)，構(gòu)建數(shù)字化人事檔案管理平臺，全面消除存檔機(jī)構(gòu)或者用人單位中存在的各自為政狀況，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化和自動化[4]。與此同時，通過建設(shè)人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，促進(jìn)人事檔案社會化管理，讓檔案信息應(yīng)用更加便利，形成一套有效的管理體系，保證人事檔案管理工作順利進(jìn)行。

4 結(jié)束語

總而言之，引進(jìn)現(xiàn)代化人事檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，能夠有效提升單位人力資源管理水平，增強(qiáng)單位人才分配能力。在傳統(tǒng)人事檔案管理過程中，部分問題在人力資源開發(fā)和管理中展現(xiàn)出來，這給人才流通帶來了直接影響。所以，相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合時代發(fā)展，改革創(chuàng)新人事檔案管理方式，加強(qiáng)人事檔案管理信息化系統(tǒng)開發(fā)，更好迎合新時代發(fā)展要求，提升人事檔案管理水平，促進(jìn)各單位健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]胡瀟瀟.新時代背景下干部人事檔案管理工作研究[J].山東行政學(xué)院學(xué)報，2019（03）：55-58.

[2]姚珊.大數(shù)據(jù)時代電子信息人事檔案創(chuàng)新管理研究[J].蘭臺世界，2018（S1）：129-130.

[3]何景星.人事制度改革對人事檔案管理的影響分析[J].智庫時代，2018（21）：35-36+59.

[4]胡健.淺談新時代如何做好人事檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2018（03）：69.