基于文檔一體化的文書檔案信息化管理策略

朱婷

【摘要】從理論的視角來看，文檔一體化有“文件生命周期理論”“前端控制”“基于數(shù)字化的信息資源管理理論”“以來源原則為核心的檔案整理理論”等思想作為依據(jù)，深刻體現(xiàn)了文檔一體化的重要意義及必要性。從實(shí)踐的視角來看，首先文檔一體化是檔案館自身發(fā)展的需求，其次是文書立卷的改革需要，再加上有辦公自動(dòng)化技術(shù)提供客觀條件，因此以文檔一體化為基礎(chǔ)的文書檔案信息化管理能夠提高文檔工作管理水平。

【關(guān)鍵詞】文書檔案;信息化管理;文檔一體化

各個(gè)行業(yè)想要跟上快速發(fā)展的社會(huì)，還要參與社會(huì)的激烈競(jìng)爭(zhēng)，需要各行業(yè)對(duì)自身的綜合實(shí)力進(jìn)行考量，對(duì)自身的一些不足進(jìn)行替換或改良。而以文檔一體化為基礎(chǔ)的文書檔案信息化管理工作就是其中需要調(diào)整改善的一項(xiàng)重要工作。文檔一體化，就是對(duì)文書管理和檔案管理的綜合考量，即從文書生成辦理到檔案歸檔管理的全過程，從而保證文檔資料信息的真實(shí)性和完整性。信息化的管理是指借助一些重要的手段工具，比如信息技術(shù)，從而有效地管理人力、物力和財(cái)力等資源，實(shí)現(xiàn)收益的最大化，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)自身的發(fā)展目標(biāo)。

一、什么是文檔一體化

文檔一體化從字面意思來理解就是將文件處理生成和文件歸檔保管結(jié)合起來，將文件生命周期理論等作為理論依據(jù)，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)從文書生成辦理到文檔歸檔管理的全過程管理。推行文檔一體化的文書檔案信息化管理就是將文書工作和檔案工作銜接在一起，注重分工協(xié)調(diào)、超前控制、整體把握，使文檔實(shí)現(xiàn)管理、利用、規(guī)范一體化，最終實(shí)現(xiàn)文書生成與檔案管理的全過程管理。在實(shí)際的工作過程中，明確文檔一體化管理的理論等并且加以運(yùn)用實(shí)踐，使電子文件的整個(gè)生命過程都得到了全面、安全、有效的管控，從而提高管理效率。

二、實(shí)施文檔一體化的理論依據(jù)

（一）理論一：文件生命周期理論。文件生命周期理論就是指文件從生成使用，直到被銷毀或作為檔案永久保存并繼續(xù)實(shí)現(xiàn)它的社會(huì)價(jià)值的完整運(yùn)動(dòng)過程。它能夠完整地體現(xiàn)文件運(yùn)動(dòng)的完整性、內(nèi)在聯(lián)系和階段變化，為文件的全過程管理及階段式管理奠定了理論基礎(chǔ)。而且它也闡明了文件運(yùn)動(dòng)過程的前后銜接及各階段的相互影響，為文書檔案管理部門的工作人員對(duì)文件進(jìn)行前端控制提供了理論基礎(chǔ)。同時(shí)，文件生命周期理論也保證了電子文件的真實(shí)性及電子文件的完整歸檔和安全利用。

（二）理論二：以前端控制為特征的檔案價(jià)值鑒定理論。以前端控制為特征的檔案價(jià)值鑒定理論中的“前端控制”也稱“提前干預(yù)”，即把對(duì)檔案管理的要求提前到電子文件管理階段。檔案的價(jià)值鑒定是指以前端控制為主，且伴隨文件生命周期的展開而多次進(jìn)行價(jià)值鑒定的過程。以前端控制為特征的檔案價(jià)值鑒定理論，強(qiáng)調(diào)以職能鑒定為中心，并且在一定程度上，承認(rèn)檔案的來源、自身狀況與檔案價(jià)值的高低，承認(rèn)主體需求的變動(dòng)可能會(huì)引起檔案價(jià)值的升降，承認(rèn)價(jià)值觀的差異對(duì)價(jià)值判斷在某些程度上具有一定程度的影響。

（三）理論三：基于數(shù)字化的信息資源管理理論?；跀?shù)字化的信息資源管理理論從字面上理解主要就是指組織內(nèi)部形成運(yùn)用的各類信息資源，通過數(shù)字化整合，然后進(jìn)行綜合性管理，從而形成一體化的信息系統(tǒng)，為完成組織的目標(biāo)而服務(wù)。

（四）理論四：以來源原則為核心的檔案整理理論。來源原則是指對(duì)歷史、對(duì)文件來源、對(duì)文件之間原有聯(lián)系的尊重。在基于文檔一體化的文書檔案信息化管理的過程中，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化背景下的文件檔案管理工作，還有對(duì)于文件檔案的生成乃至收集、鑒定、管理、開發(fā)、利用等一系列工作，都必須堅(jiān)持和尊重來源原則。

三、文檔一體化的策略手段

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)和員工的綜合能力。為了適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的需求，各行業(yè)單位需要加強(qiáng)自身的信息化建設(shè)，同時(shí)，為了方便各單位管理且工作能夠有效進(jìn)行，則需以文檔一體化為指導(dǎo)基礎(chǔ)。對(duì)于檔案工作者，上至單位領(lǐng)導(dǎo)，下至信息化管理工作人員，首先，都必須更新個(gè)人的觀念，都需要加強(qiáng)以文檔一體化為基礎(chǔ)的信息化管理意識(shí)，尤其是檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)，必須充分認(rèn)識(shí)文檔一體管理的必要性和可行性，同時(shí)還需要營(yíng)造良好的信息應(yīng)用環(huán)境，以及加強(qiáng)對(duì)信息資源整合的重視程度。其次，運(yùn)用海報(bào)等多種手段加強(qiáng)以文檔一體化為基礎(chǔ)的信息化管理重要性的宣傳，從而使領(lǐng)導(dǎo)和員工能夠擁有正確的認(rèn)識(shí)，這不僅是前提，更是相關(guān)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的保證，只有充分了解了以文檔一體化為基礎(chǔ)的信息化管理的重大意義，才能有利于后期工作的開展。同時(shí)還需要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，通過多種方式途徑進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使文檔管理人員在掌握文書處理和檔案管理方面知識(shí)的同時(shí)，熟悉文件運(yùn)動(dòng)和文件管理，并且各行業(yè)單位需要適當(dāng)開展實(shí)踐培訓(xùn)，而且還要培訓(xùn)工作人員學(xué)習(xí)信息處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，努力提高檔案工作者的綜合素質(zhì)能力，從而適應(yīng)文檔一體化管理的要求。

（二）統(tǒng)一文件管理。各行各業(yè)首先需要建立一個(gè)文檔一體化管理的組織機(jī)構(gòu)，其次需要建立一個(gè)屬于自己的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，或者和別的管理組織機(jī)構(gòu)統(tǒng)一用一個(gè)軟件，還有需要專業(yè)的技術(shù)設(shè)備與技能嫻熟的操作人員，最后也是最重要的，建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范，加強(qiáng)文件管理各崗位人員的培訓(xùn)。拿高校來說，學(xué)生的個(gè)人信息、圖書館的書籍信息等，都需要用到這些設(shè)備與人員，將學(xué)生的個(gè)人信息錄入學(xué)習(xí)的信息庫(kù)，包括后期的成績(jī)等材料，還有將珍貴的圖書館信息資源錄入電子信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)文檔電子的一體化，方便學(xué)生和老師們使用。總的來說，各行各業(yè)需要充分調(diào)動(dòng)資金資源，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，聘請(qǐng)或者培養(yǎng)專業(yè)人士從事文檔一體化的信息化管理工作，建立統(tǒng)一的文件管理系統(tǒng)，從而更好地適應(yīng)文檔一體化的需求。

（三）確保網(wǎng)絡(luò)安全。在統(tǒng)一文件管理的基礎(chǔ)上，還需要確保網(wǎng)絡(luò)的安全問題。各組織機(jī)構(gòu)能做的就是選用性能好的殺毒軟件，防止病毒侵害，而且還需要定期備份數(shù)據(jù)以防數(shù)據(jù)意外丟失。對(duì)于各機(jī)構(gòu)內(nèi)部上網(wǎng)的信息則需要進(jìn)行加密，內(nèi)部網(wǎng)上要建防火墻，限制外部人員或者外部網(wǎng)絡(luò)的非法訪問或入侵。比如現(xiàn)在大學(xué)黨建組織會(huì)用到的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，通常稱其為OA系統(tǒng)，它與檔案系統(tǒng)、文檔一體化系統(tǒng)之間存在著遞進(jìn)關(guān)系。OA系統(tǒng)的功能體現(xiàn)在日常的信息發(fā)布和流轉(zhuǎn)上對(duì)文件有著管理的作用，而文件的管理不僅僅是文件的制作與保存，還包括了文件的在線傳輸、檢索等，由此可見，OA這類系統(tǒng)應(yīng)用廣泛，這就非常需要注意網(wǎng)絡(luò)安全問題了。之前提到部分高校會(huì)運(yùn)用OA來發(fā)布和保存文件，倘若OA系統(tǒng)被非法訪問或者被入侵，那危害的就不僅一臺(tái)計(jì)算機(jī)那么簡(jiǎn)單，它甚至?xí)霈F(xiàn)整個(gè)學(xué)校的信息泄露、學(xué)校無法正常運(yùn)作等一系列問題。所以確保網(wǎng)絡(luò)的安全問題，也是以文檔一體化為基礎(chǔ)的文書檔案信息化管理策略中的一項(xiàng)重要考慮因素。

四、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)今數(shù)字化的進(jìn)程中，普通紙質(zhì)的文件檔案與電子文件檔案之間的界線已經(jīng)逐漸消失，各行各業(yè)的文書人員與檔案管理人員的工作也越來越相近，甚至合二為一，全程由一人或者一組人員管理電子文件檔案。文檔一體化打破了陳舊老化的分散式的檔案管理的格局，充分體現(xiàn)了電子文件管理理念，將電子文件檔案從一開始就納入檔案管理，視文件的形成、處理、歸檔和管理為一個(gè)整體，同時(shí)也保障了電子文件檔案管理的及時(shí)性與流動(dòng)性。經(jīng)檔案部門的前端控制，從而實(shí)現(xiàn)了對(duì)整個(gè)文檔生命周期的管理與控制，確保了電子文件檔案的真實(shí)完整性和有效性。

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