檔案電子化及電子檔案整理與保護(hù)探析

王宏

摘 要：檔案管理工作過程中，紙質(zhì)檔案的使用壽命有限且受到諸多因素影響，其保存難度日益增加。隨著信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，以及大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案的電子化也越來越受到人們的重視。電子化檔案具有高效率特點(diǎn)，因此成為留取信息的重要路徑。電子化檔案管理工作人員需跟緊時(shí)代發(fā)展腳步，提高自身專業(yè)水平，使得電子檔案的整理與保護(hù)工作能夠取得更高水平。

關(guān)鍵詞：檔案電子化;整理與保護(hù);紙質(zhì)檔案

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人們的生活日趨數(shù)字化。檔案真實(shí)反映出人類的生活與發(fā)展軌跡，詳細(xì)記錄著人類的精神文明，清楚反映社會(huì)生產(chǎn)與社會(huì)實(shí)踐。從檔案本身來看，電子檔案相比起紙質(zhì)檔案具有更多方便之處，但是同時(shí)受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)影響，導(dǎo)致電子檔案的管理與保護(hù)受到網(wǎng)絡(luò)影響。從檔案管理部門角度來看，電子信息技術(shù)的發(fā)展改變了檔案的整理與保護(hù)方式。

1 簡(jiǎn)要分析檔案電子化

電子檔案相比起傳統(tǒng)檔案具有占用空間小和存儲(chǔ)密度大等優(yōu)勢(shì)，相關(guān)工作人員可通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來處理檔案資料。電子檔案便于工作人員使用檔案，打破時(shí)間限制，通過計(jì)算機(jī)手段從服務(wù)器中瀏覽檔案。在電子檔案管理中，需選擇合適的保存環(huán)境，如在保存檔案時(shí)需充分結(jié)合電子檔案特點(diǎn)，再選擇合適的保存方式（一般情況下電子檔案被保存在光磁介質(zhì)載體上，所以需滿足適合此類介質(zhì)的保存環(huán)境）。以人事檔案工作為例，傳統(tǒng)檔案強(qiáng)調(diào)保存原始記錄紙張，一旦遺失將失去歷史憑證;而電子化檔案能夠有效減少工作人員的紙質(zhì)案卷?yè)p壞，實(shí)現(xiàn)檔案信息備份。

1.1 發(fā)展現(xiàn)狀分析

檔案電子化主要指的是通過計(jì)算機(jī)或光盤等設(shè)備記錄成檔案，電子檔案是一種檔案存在形式，具備以下特點(diǎn)：歷史再現(xiàn)性[1]。一般而言，電子檔案由計(jì)算機(jī)進(jìn)行有關(guān)處理，不管是電子檔案的存儲(chǔ)還是歸檔，均需要依賴計(jì)算機(jī)。電子檔案的發(fā)展是隨著計(jì)算機(jī)軟件以及硬件的發(fā)展而發(fā)展，在使用紙質(zhì)檔案的同時(shí)增加電子檔案整理，更有利于有效保存保護(hù)檔案[2]。

1.2 優(yōu)勢(shì)分析

1）廣泛提高工作效率。檔案電子化促使信息的查閱和整理等更為快速，一方面能夠有效節(jié)約成本，另外一方面能夠廣泛提高工作效率，減輕檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)。

2）實(shí)現(xiàn)多人信息共享。檔案電子化可以向諸多人群提供信息服務(wù)，從而有效實(shí)現(xiàn)資源共享;除此之外，檔案電子化能夠無限利用資源，不會(huì)受到外界因素影響。

3）利用率高。檔案電子化主要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，而計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠高效率地對(duì)檔案信息加以歸類統(tǒng)計(jì)，有效進(jìn)行資源整合與管理，因此顯著提高檔案信息的整體利用率。

4）經(jīng)濟(jì)環(huán)保。檔案電子化無需使用紙張，因此可節(jié)約庫(kù)房空間，從而減少更多的木材浪費(fèi)。

2 電子檔案的整理

電子檔案的形式比較多，主要?dú)w檔類型有：1）磁盤;2）磁帶。為了有效整理電子檔案，需做好電子檔案的分類工作。

2.1 整理文書電子檔案

文書電子檔案主要包括以下類型：1）內(nèi)部文件;2）外部文件[3]。在內(nèi)部文件的整理分類過程中，可根據(jù)時(shí)間或組織機(jī)構(gòu)名稱加以整理，如做好分盤工作，可顯著加大檢索效率，便于延長(zhǎng)電子檔案的保存時(shí)間;在歸檔過程中，為了便于查找，可根據(jù)部門進(jìn)行文件分類，從而提高檔案的整體利用率;為了避免歸檔過程中出現(xiàn)不規(guī)范動(dòng)作，需選擇專業(yè)的部門來負(fù)責(zé)此類工作;完成組盤工作之后，為了提高查收效率，需指派專業(yè)工作人員安排好有關(guān)工作，建立對(duì)應(yīng)目錄。在外部文件的整理分類過程中，可對(duì)有關(guān)文件進(jìn)行掃描，再錄入到計(jì)算機(jī)中，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)公文傳遞，歸檔工作可由業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員進(jìn)行整理，完成工作后，再由承辦部門做好分級(jí)工作，再由檔案部門進(jìn)行有效處理，檔案管理工作人員將信息填寫結(jié)束后錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)有人想要查找電子檔案時(shí)，可通過網(wǎng)絡(luò)終端來查詢到自己想要的內(nèi)容。

2.2 整理人事資料電子文件

在整理人事資料電子文件是，需遵照文件形成規(guī)律，保持電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系，從而區(qū)分出不同的價(jià)值。如，電子文件可采用以下方法加以分類：1）分類號(hào);2）保管期限;3）案卷號(hào);4）項(xiàng)目號(hào)等。在基礎(chǔ)建設(shè)檔案分類過程中，由于檔案的形成需通過計(jì)算機(jī)打印規(guī)范化的紙張所表現(xiàn)，因此在整理數(shù)據(jù)信息時(shí)需按照管理要求加以輸入，對(duì)紙質(zhì)文件加強(qiáng)掃描，連接案卷號(hào)以及圖號(hào)等，使得用戶能夠搜索到每一張圖紙的有關(guān)資料。加強(qiáng)對(duì)人事資料電子文件的管理，可充分發(fā)揮人事檔案在實(shí)際工作中的作用。在管理電子文件過程中，收集歸檔程序化，建立人事檔案材料的歸檔制度，督促有關(guān)部門收集好電子文件。

3 電子檔案的保護(hù)

由于電子檔案具有以下特點(diǎn)，所以需進(jìn)行拷貝備份：1）易刪除;2）易復(fù)制;3）易受損;4）易修改等。除此之外，可充分利用電子文件操作者的訪問權(quán)限方式，防止非法入侵。

3.1 保護(hù)軟磁盤

1）為了避免軟磁盤受損，需使用軟鉛筆進(jìn)行書寫;

2）在貼標(biāo)簽時(shí)，不可擋住磁頭窗或者索引孔;

3）避免在軟磁盤表面留下指紋，在存放過程中需保持直立;

4）軟磁盤需要在溫度和濕度適宜以及避光無塵的環(huán)境中加以存放，遠(yuǎn)離帶有強(qiáng)磁場(chǎng)以及有腐蝕性氣體的地方;

5）確保軟磁盤在無病毒的環(huán)境中且處于保護(hù)狀態(tài)下加以存放。

3.2 保護(hù)光盤

1）疊放時(shí)不可超過10張，需確保直立擺放，防止光盤翹曲;

2）當(dāng)光盤表面有水汽凝結(jié)時(shí)，在使用之前，需使用干凈軟布加以擦拭，不可使用含有化學(xué)成分的液體擦拭表面，防止光盤被腐蝕;

3）溫度過高會(huì)導(dǎo)致光盤變形或氧化，環(huán)境過于潮濕也會(huì)導(dǎo)致光盤霉變，因此需將溫度控制在14～24°C，濕度控制在40～66%;

4）注意避光保存，遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，避免信號(hào)丟失，導(dǎo)致讀出效果受阻礙。

3.3 提高創(chuàng)新意識(shí)

從檔案管理部門角度來看，需通過加強(qiáng)宣傳來讓有關(guān)工作人員樹立依法治檔意識(shí)，對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，保證各種類型的檔案能夠日益規(guī)范。從電子檔案的發(fā)展角度來看，檔案工作人員需重視電子檔案的檢索設(shè)計(jì)工作，通過使用電子設(shè)備來制作相關(guān)電子信息，使得電子檔案能夠規(guī)范發(fā)展。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案電子化是信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，是歷史發(fā)展的必然，做好電子檔案的整理與保護(hù)工作具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

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