新建本科院校教學(xué)檔案管理建設(shè)

摘 要：在整個(gè)本科院校的所有工作部分之中，教學(xué)檔案的建立及管理工作日漸受到人們?cè)絹?lái)越多的重視。教學(xué)檔案管理在教學(xué)管理工作具有非常重要的作用，它能極高的促進(jìn)教學(xué)管理工作的科學(xué)化的高效化。本文通過(guò)對(duì)新建本科院校教學(xué)檔案管理建設(shè)進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析，以期對(duì)高校的教學(xué)工作的良性發(fā)展起到促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：本科院校;教學(xué)檔案管理;建設(shè)方法

教務(wù)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，是學(xué)校檔案工作的主體和核心，是學(xué)校教學(xué)工作的歷史記錄，是為規(guī)范學(xué)校教學(xué)管理服務(wù)的重要資源。高等學(xué)校新開(kāi)辦的教學(xué)檔案管理工作，關(guān)系到學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提高，關(guān)系到良好的校風(fēng)、教風(fēng)、學(xué)風(fēng)的形成。教學(xué)檔案是衡量高校教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)之一，因此，重視教學(xué)檔案工作，堅(jiān)持以教為本，做好新設(shè)本科院校教學(xué)檔案工作，具有十分重要的意義。與專(zhuān)科學(xué)校、新建本科院校相比，新建本科院校教學(xué)檔案管理既有共性，又有特殊性。對(duì)于新建本科院校，堅(jiān)持教育管理規(guī)律，尋找解決問(wèn)題的對(duì)策，切實(shí)做好教學(xué)檔案管理工作，是一個(gè)非常值得討論的問(wèn)題。

一、新建本科院校教學(xué)檔案管理建設(shè)的必然性分析

新辦本科院校教學(xué)檔案管理工作，是學(xué)校管理的重要組成部分。全面、有效、合理地管理教育檔案，要求教育檔案在一定時(shí)期內(nèi)安全合理地保存。成熟、完整是新建本科院校教學(xué)檔案管理的關(guān)鍵。教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控是新建本科院校教學(xué)檔案建設(shè)的重點(diǎn)。本文針對(duì)新建本科院校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題，通過(guò)對(duì)現(xiàn)有檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象進(jìn)行研究和分析，提出解決對(duì)策。新辦本科院校教學(xué)檔案管理存在問(wèn)題的原因很多，其中教師自身素質(zhì)不高、技術(shù)水平不高、質(zhì)量管理體系不健全、實(shí)施不規(guī)范、制度管理不到位是主要原因。新一代高校自身的諸多特點(diǎn)，使得新一代高校教學(xué)檔案管理難以形成一定的規(guī)范，難以形成合理的管理體系，增加了管理難度。新辦本科院校教學(xué)檔案管理工作中，不少教師兼管檔案，其自身并無(wú)很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)，此外，學(xué)校開(kāi)展的一些基礎(chǔ)性工作，導(dǎo)致工作穩(wěn)定性較差，給教學(xué)檔案管理工作增加了難度。通過(guò)以上幾個(gè)方面的原因分析，可以有效地發(fā)現(xiàn)新建本科院校教學(xué)案例庫(kù)中存在的不足之處，從而加強(qiáng)和防止此類(lèi)問(wèn)題的發(fā)生，避免今后工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤。

二、 新建本科院校教學(xué)檔案目前存在的問(wèn)題

（一）教師的檔案管理意識(shí)淡薄

不少教師和教職員工對(duì)教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，參與教學(xué)檔案資料的收集工作缺乏動(dòng)力，認(rèn)為教學(xué)檔案工作與自己沒(méi)有直接的關(guān)系，系部教學(xué)檔案資料沒(méi)有實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，存放不規(guī)范，容易出現(xiàn)教學(xué)檔案資料丟失現(xiàn)象，部分教師認(rèn)為教學(xué)檔案是自己花了很多心血?jiǎng)?chuàng)作出來(lái)的，如優(yōu)秀教案、自編教材、教學(xué)參考資料等，怕歸檔后丟失或使用不便，造成教學(xué)檔案中的一些教學(xué)檔案分散保管。

（二）新辦高校教學(xué)檔案管理工作效率有待提高

新成立的本科院校擁有較為完善、先進(jìn)的教學(xué)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，建立了教學(xué)管理系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)了教學(xué)計(jì)劃學(xué)籍成績(jī)排定等功能。但是，在實(shí)際操作中，還需要完善一些管理制度。例如，學(xué)生成績(jī)管理系統(tǒng)，由于它對(duì)學(xué)生缺考和補(bǔ)考成績(jī)低于期末成績(jī)的部分不予認(rèn)定，而在學(xué)生成績(jī)不及格名單中沒(méi)有出現(xiàn)，直接影響了學(xué)籍材料處理的準(zhǔn)確性。有的資料要反復(fù)查詢(xún)，才能完成綜合整理，對(duì)檔案資料進(jìn)行整理，增加使用者的使用成本。

（三）新辦本科院校的管理人員無(wú)法有效地運(yùn)用現(xiàn)代辦公管理技術(shù)。

隨著電腦技術(shù)的發(fā)展，電子文件越來(lái)越多，許多檔案管理工作仍需人工操作，以紙、卷為載體收集、歸檔、檢索。在辦公室自動(dòng)化程度越來(lái)越高的今天，檔案管理員不能有效地運(yùn)用現(xiàn)代辦公管理技術(shù)，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、3D打印機(jī)等，使得教學(xué)檔案資源更難得到合理配置和充分利用，各部之間的教學(xué)檔案管理互相封閉，難以相互借鑒和交流。學(xué)校資金短缺，資金分配不合理，檔案數(shù)量激增等一系列矛盾，已不適應(yīng)現(xiàn)代教育教學(xué)改革與發(fā)展的需要。

（四）檔案的銜接問(wèn)題

就像一所剛升本的大學(xué)存在著轉(zhuǎn)型轉(zhuǎn)換的過(guò)程，新創(chuàng)建的本科院校的教學(xué)檔案也需要轉(zhuǎn)型轉(zhuǎn)換。具體表現(xiàn)在：檔案管理專(zhuān)業(yè)與本科專(zhuān)業(yè)銜接緊密，本科教學(xué)檔案是新建本科院校教學(xué)檔案的基礎(chǔ)，與本科教學(xué)檔案有著密切的關(guān)系，如何將其應(yīng)用于本科教學(xué)是當(dāng)前高校教學(xué)工作中的一項(xiàng)重要課題。每年與每年銜接的教學(xué)文件不同于一般的文件，一般的教學(xué)文件形成于一年之內(nèi)。而且教法不同，跨度也不一樣，有的長(zhǎng)達(dá)四年。教育學(xué)并非一種單一的活動(dòng)，學(xué)校管理、教學(xué)等活動(dòng)都是廣義上“育人”活動(dòng)的組成部分，是一個(gè)系統(tǒng)工程，各個(gè)環(huán)節(jié)相互影響，相互制約。所以收集整理這些檔案，要有全局的眼光。教務(wù)管理與檔案工作整合。文獻(xiàn)學(xué)作為教學(xué)管理的延伸，在教學(xué)中要注重文獻(xiàn)的收集、整理和利用，為提高教學(xué)質(zhì)量服務(wù)。

三、加強(qiáng)新建本科院校系部教學(xué)檔案管理的措施

（一）強(qiáng)化制度建設(shè)，促進(jìn)教學(xué)檔案管理的系統(tǒng)化

教育檔案工作是一個(gè)系統(tǒng)工程。這一點(diǎn)對(duì)于新建本科院校而言，比其專(zhuān)業(yè)階段更加突出。隨著時(shí)代的發(fā)展，學(xué)校檔案工作應(yīng)建立一個(gè)覆蓋面廣、查詢(xún)方便的教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，保證教學(xué)檔案的統(tǒng)一、完整和系統(tǒng)。高校校園網(wǎng)上可根據(jù)檔案的分類(lèi)屬性，建立檔案管理網(wǎng)站，將學(xué)院簡(jiǎn)介、組織系統(tǒng)、骨干教師基本情況、教育教學(xué)信息、名師事跡、各系部工作計(jì)劃總結(jié)、大事記等公共信息分類(lèi)輸入學(xué)校檔案網(wǎng)站，形成網(wǎng)上特色檔案，利用者無(wú)需進(jìn)入檔案室即可獲取檔案的基本信息。借助于計(jì)算機(jī)檔案方便快捷的功能，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享最大化。

（二）體現(xiàn)創(chuàng)新性，運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)手段

為促進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)手段的推廣應(yīng)用，進(jìn)行教學(xué)檔案管理工作。對(duì)教具進(jìn)行整理，最終形成可再生的教學(xué)信息資源。有效地利用信息資源是組織成功的關(guān)鍵。教學(xué)信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，提高其組織的靈活性與適應(yīng)性，是一個(gè)重要課題。新設(shè)高校應(yīng)充分利用現(xiàn)代化管理手段，努力開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化的新局面，以適應(yīng)當(dāng)前信息化和創(chuàng)新發(fā)展的需要。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，開(kāi)發(fā)各種可行的軟件系統(tǒng)，建立網(wǎng)上教學(xué)檔案信息采集網(wǎng)站，建立方便的教學(xué)檔案查詢(xún)系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案內(nèi)容的全文檢索，提高教學(xué)檔案的管理水平，充分發(fā)揮其激勵(lì)作用和教學(xué)決策參考價(jià)值，更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。

（三）提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)系科教學(xué)檔案建設(shè)

檔案意識(shí)是人的綜合素質(zhì)、社會(huì)責(zé)任和歷史責(zé)任的體現(xiàn)。要從教學(xué)檔案管理工作的意義出發(fā)，做好全系師生的思想工作，克服對(duì)教學(xué)檔案管理工作的偏見(jiàn)和誤解，提高對(duì)教學(xué)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，重視教學(xué)檔案的日常積累，經(jīng)常對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行檢查，積極接受檔案管理和業(yè)務(wù)部門(mén)的指導(dǎo)，堅(jiān)決杜絕臨時(shí)突擊、被動(dòng)應(yīng)付等現(xiàn)象。因此，做好教學(xué)檔案管理至關(guān)重要。在教學(xué)檔案積累到一定程度以后，還應(yīng)該引導(dǎo)大家積極利用和利用教學(xué)檔案，使大家真正認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案的價(jià)值，使教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)，更好地為教學(xué)服務(wù)，從而形成一個(gè)教學(xué)檔案積累利用的良性發(fā)展過(guò)程。各系教務(wù)檔案工作人員應(yīng)增強(qiáng)檔案意識(shí)，對(duì)已處理的文件材料，不能隨意丟棄，應(yīng)將其整理歸檔，以發(fā)揮其長(zhǎng)期使用價(jià)值;對(duì)已整理歸檔的材料，應(yīng)及時(shí)追回，保證材料完整，對(duì)已整理歸檔的材料，應(yīng)按管理要求分類(lèi)整理。

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作者簡(jiǎn)介：

趙淑惠（1962.10）女，漢族，內(nèi)蒙古河套學(xué)院，內(nèi)蒙古巴彥淖爾市.

（內(nèi)蒙古河套學(xué)院? 內(nèi)蒙古? 巴彥淖爾? 015000）