志書(shū)編寫中對(duì)檔案的再認(rèn)識(shí)

2020-02-26 15:41:19肖雯

卷宗 2020年28期

肖雯

（山東省科技發(fā)展戰(zhàn)略研究所，山東濟(jì)南 250014）

在辦公室工作中，每天會(huì)產(chǎn)生或傳送若干紙質(zhì)和電子文件，工作人員會(huì)及時(shí)將各種文件分門別類進(jìn)行存放，次年會(huì)根據(jù)文件必要性和重要性整理形成檔案放進(jìn)檔案室。而這一過(guò)程中，工作人員對(duì)檔案認(rèn)識(shí)水平、重視程度和專業(yè)化水平，決定了檔案收集的數(shù)量與質(zhì)量，直接影響著一個(gè)單位的歷史、現(xiàn)在與未來(lái)。在許多企事業(yè)單位，尤其是規(guī)模不大的中小型單位，檔案的保存和利用意識(shí)還比較薄弱，檔案人員多數(shù)是兼職的，專業(yè)水平有限，單位對(duì)檔案知識(shí)普及也較少，檔案數(shù)量、質(zhì)量都不盡如人意，而且各種資料形成檔案后，往往被束之高閣，鮮有人問(wèn)津。2019年我院成立四十周年，舉辦了一系列院慶活動(dòng)，其中院志編寫成為重要活動(dòng)之一。院志編寫需要大量一手材料，于是檔案從遺忘的角落被重新發(fā)現(xiàn)，擺在了工作的重要位置。歷時(shí)兩年的院志編寫中，檔案發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。在大量檔案資料被反復(fù)查閱時(shí)，筆者發(fā)現(xiàn)了檔案資料收集、分類等方面存在的一些問(wèn)題，開(kāi)始思考如何更好開(kāi)展檔案工作以便于檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用。對(duì)于一個(gè)單位功在當(dāng)今、利在千秋的的事情，值得我們認(rèn)真思考和實(shí)踐。

1 檔案資料收集不全，收集方式簡(jiǎn)單低效

1）檔案資料的收集不僅限于應(yīng)收盡收，收集材料只是初級(jí)階段，檔案工作人員要從歷史的角度或者說(shuō)從單位留史留名的角度整理匯編檔案材料。收集哪些檔案材料，如何收集整理，要提前做好規(guī)劃。一直以來(lái)，各科室按照檔案管理制度中規(guī)定的的歸檔范圍和期限進(jìn)行資料的整理，然后辦公室會(huì)每年針對(duì)具體情況，列舉一些具體需要收集的檔案材料目錄，下發(fā)至各科室，由各科室兼職檔案員提交檔案材料。這種被動(dòng)的、索要式收集模式，得到的材料很容易導(dǎo)致不齊全。因此，規(guī)劃是檔案管理中必不可少的環(huán)節(jié)，每年要與檔案工作小組一起回顧上一年重要工作、重大活動(dòng)等，讓小組成員變被動(dòng)為主動(dòng)，積極參與檔案第一手資料提供，，最后形成資料收集清單，這樣以來(lái)，全員參與提供的資料會(huì)更齊全，更系統(tǒng)，不僅檔案材料更有價(jià)值，也大大提高工作效率。2）電子材料的保存越來(lái)越重要。由于年代局限性，本單位2000年前的檔案資料比較少，而且電子檔案幾乎沒(méi)有。隨著現(xiàn)在辦公自動(dòng)化運(yùn)行，郵箱、社交工具中產(chǎn)生的一些有價(jià)值的材料以及電子文件成為檔案中很重要的一部分，而且將替代紙質(zhì)文件成為主要的檔案材料收集對(duì)象，但由于傳統(tǒng)工作習(xí)慣，對(duì)于電子文件等，一是沒(méi)有保存意識(shí)，利用完后往往被隨時(shí)清理掉，二是電子文件隨意存放在某個(gè)文件夾下，沒(méi)有規(guī)范分類存放，不容易查找。在以后資料收集保存的初級(jí)階段，對(duì)于郵箱中的電子文件、往來(lái)公文等要復(fù)制保存，這部分材料不應(yīng)該忽視。3）志書(shū)編寫中，因檔案材料不全，通過(guò)拜訪離退休老職工，將他們所擁有的紙質(zhì)、電子、實(shí)物等資料重新收集，得到了很寶貴的口述材料。更為驚喜的是，在采訪個(gè)人過(guò)程中，他們按年代提供了自己研究的項(xiàng)目、活動(dòng)、圖片、獲獎(jiǎng)實(shí)物等，我們稍加整理，就形成了寶貴的人物檔案。因此，未來(lái)檔案收集時(shí)，口述方式也成為一種重要檔案資料收集方式。4）志書(shū)編寫時(shí)檔案材料的濃縮的精華，在多次修訂中，最后剩下的都是重點(diǎn)內(nèi)容中的重點(diǎn)。尤其是一些重大事件、重要人物。把具有代表性的重大事件整理成重大活動(dòng)檔案，這對(duì)以后志書(shū)編寫極為有幫助，不用浪費(fèi)大量精力篩選整理重大事件。5）檔案分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等，其中紙質(zhì)檔案相比來(lái)說(shuō)較為豐富，而電子檔案、圖片、聲音、視頻、獎(jiǎng)?wù)碌荣Y料相對(duì)較少，這些檔案資料在利用階段卻很重要，比如在主題展覽時(shí)是較為形象生動(dòng)的資料，教育意義非常大。

2 檔案分類不科學(xué)，影響資料查找效率

檔案分類第一步是卷、件模式的確定。由于檔案所屬門類的不同，有文書(shū)檔案、科技檔案等，在具體分類時(shí)按照文件自身的規(guī)律，按照卷件組合的模式整理較為合適，避免查找是出現(xiàn)的混淆現(xiàn)象，也避免了管理混亂。

檔號(hào)是查閱檔案文件最精準(zhǔn)的搜索工具，因此檔號(hào)編寫要準(zhǔn)確，尤其是當(dāng)前電子文件多，也要定期對(duì)其整理，及時(shí)編寫檔號(hào)，從而減少查閱時(shí)的時(shí)間成本，提高工作效率。檔號(hào)的編制越來(lái)越規(guī)范，參照《檔號(hào)編制規(guī)則》編寫，力求簡(jiǎn)潔明了，檔號(hào)編寫原則是一旦形成不宜變更，因此在編寫過(guò)程中要考慮到類別擴(kuò)展等的需要。

重視具有關(guān)聯(lián)性文件的整理，由于有些文件雖然主題較有聯(lián)系但不在同一時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生，很容易被忽略，這類文件之間有因果等關(guān)聯(lián)性，要整理在一起，編制為“一件”，便于以后查閱事情的來(lái)龍去脈，快速分析原因、結(jié)果等。

3 檔案信息化建設(shè)迫在眉睫

隨著辦公自動(dòng)化，大量電子文件產(chǎn)生，而電子文件的甄選、整理、保存成為一個(gè)亟需面對(duì)的問(wèn)題。電子文件可隨意修改、傳輸方式便捷化、價(jià)值判斷等對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)都是面臨的新挑戰(zhàn)。為了更好地保存利用已有的紙質(zhì)檔案，檔案電子化也成為檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)成為解決新問(wèn)題、新挑戰(zhàn)的新路徑。

新的科技革命大大改變檔案管理工作模式和效率，檔案人員從手工裝訂文件等體力勞動(dòng)中解放出來(lái)，將會(huì)有更多時(shí)間思考如何收集到更有價(jià)值的材料，如何將現(xiàn)有檔案材料更好分類更便于查閱，甚至?xí)诰蚱渲兄匾馁Y源進(jìn)行整理編輯展出。比如編寫宣傳冊(cè)、專題展覽等，這對(duì)于機(jī)構(gòu)文化建設(shè)，增強(qiáng)凝聚力、認(rèn)同感和自豪感等方面起到更積極的作用。

4 檔案管理人員素質(zhì)亟需提升

1）檔案工作人員首先要具備端正工作態(tài)度。在檔案工作中要做到守土有責(zé)，守土盡責(zé)。盡管檔案日常工作看似不緊迫，但需要有高度的責(zé)任感和積極主動(dòng)性，一旦因?yàn)榘踩[患，造成檔案丟失損毀時(shí)，后果是非常嚴(yán)重，無(wú)法彌補(bǔ)的。2）檔案工作人員專業(yè)化水平提升迫在眉睫。在中小單位，檔案管理人員多數(shù)是兼職，檔案知識(shí)本身很缺乏，但更重要的是對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)很模糊。對(duì)檔案認(rèn)識(shí)的模糊，則工作方向不明，管理根基不牢，這才是根本上制約檔案工作薄弱的最關(guān)鍵所在?，F(xiàn)在上級(jí)檔案管理部門每年會(huì)舉辦多次檔案工作培訓(xùn)班，還有網(wǎng)絡(luò)繼續(xù)教育，可以說(shuō)在檔案專業(yè)知識(shí)方面檔案人員提升了很多。因此，在加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)同時(shí)，更為重要的是對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)的根本扭轉(zhuǎn)。3）檔案工作人員要向復(fù)合型方向發(fā)展。除了檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，在信息化飛速發(fā)展的今天，為了充分利用好信息化資源，檔案工作人員還要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、信息化、大數(shù)據(jù)等方面的知識(shí)，更好促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

5 檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程

1）檔案工作雖然看似沒(méi)有多少顯形、立竿見(jiàn)影的價(jià)值，對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)難免會(huì)疏忽，但檔案管理人員需要做好大管家、看門人。對(duì)于檔案工作要為管理者發(fā)揮好參謀助手的作用，針對(duì)檔案工作定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，及時(shí)找領(lǐng)導(dǎo)溝通自身不能解決的問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供選擇方案等。2）檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，僅僅依靠檔案工作人員是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，這是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，需要全民意識(shí)的增強(qiáng)，因此檔案重要性的宣傳與普及很重要。相較于消防、保密等安全的宣傳，檔案科普知識(shí)的宣傳還很薄弱。檔案管理制度的制定和管理體系建設(shè)則十分重要。建立和完善檔案管理制度，讓工作人員有章可循、所有人員具備檔案意識(shí)和規(guī)范行為；建立自上而下的系統(tǒng)管理體系，每一個(gè)環(huán)節(jié)相互配合、順利運(yùn)行，形成全員參與，人人有責(zé)的局面，檔案管理工作才能高效發(fā)展。