• 
    

    
    

      99热精品在线国产_美女午夜性视频免费_国产精品国产高清国产av_av欧美777_自拍偷自拍亚洲精品老妇_亚洲熟女精品中文字幕_www日本黄色视频网_国产精品野战在线观看 ?

      志書(shū)編寫中對(duì)檔案的再認(rèn)識(shí)

      2020-02-26 15:41:19
      卷宗 2020年28期
      關(guān)鍵詞:檔號(hào)志書(shū)檔案資料

      肖 雯

      (山東省科技發(fā)展戰(zhàn)略研究所,山東 濟(jì)南 250014)

      在辦公室工作中,每天會(huì)產(chǎn)生或傳送若干紙質(zhì)和電子文件,工作人員會(huì)及時(shí)將各種文件分門別類進(jìn)行存放,次年會(huì)根據(jù)文件必要性和重要性整理形成檔案放進(jìn)檔案室。而這一過(guò)程中,工作人員對(duì)檔案認(rèn)識(shí)水平、重視程度和專業(yè)化水平,決定了檔案收集的數(shù)量與質(zhì)量,直接影響著一個(gè)單位的歷史、現(xiàn)在與未來(lái)。在許多企事業(yè)單位,尤其是規(guī)模不大的中小型單位,檔案的保存和利用意識(shí)還比較薄弱,檔案人員多數(shù)是兼職的,專業(yè)水平有限,單位對(duì)檔案知識(shí)普及也較少,檔案數(shù)量、質(zhì)量都不盡如人意,而且各種資料形成檔案后,往往被束之高閣,鮮有人問(wèn)津。2019年我院成立四十周年,舉辦了一系列院慶活動(dòng),其中院志編寫成為重要活動(dòng)之一。院志編寫需要大量一手材料,于是檔案從遺忘的角落被重新發(fā)現(xiàn),擺在了工作的重要位置。歷時(shí)兩年的院志編寫中,檔案發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。在大量檔案資料被反復(fù)查閱時(shí),筆者發(fā)現(xiàn)了檔案資料收集、分類等方面存在的一些問(wèn)題,開(kāi)始思考如何更好開(kāi)展檔案工作以便于檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用。對(duì)于一個(gè)單位功在當(dāng)今、利在千秋的的事情,值得我們認(rèn)真思考和實(shí)踐。

      1 檔案資料收集不全,收集方式簡(jiǎn)單低效

      1)檔案資料的收集不僅限于應(yīng)收盡收,收集材料只是初級(jí)階段,檔案工作人員要從歷史的角度或者說(shuō)從單位留史留名的角度整理匯編檔案材料。收集哪些檔案材料,如何收集整理,要提前做好規(guī)劃。一直以來(lái),各科室按照檔案管理制度中規(guī)定的的歸檔范圍和期限進(jìn)行資料的整理,然后辦公室會(huì)每年針對(duì)具體情況,列舉一些具體需要收集的檔案材料目錄,下發(fā)至各科室,由各科室兼職檔案員提交檔案材料。這種被動(dòng)的、索要式收集模式,得到的材料很容易導(dǎo)致不齊全。因此,規(guī)劃是檔案管理中必不可少的環(huán)節(jié),每年要與檔案工作小組一起回顧上一年重要工作、重大活動(dòng)等,讓小組成員變被動(dòng)為主動(dòng),積極參與檔案第一手資料提供,,最后形成資料收集清單,這樣以來(lái),全員參與提供的資料會(huì)更齊全,更系統(tǒng),不僅檔案材料更有價(jià)值,也大大提高工作效率。2)電子材料的保存越來(lái)越重要。由于年代局限性,本單位2000年前的檔案資料比較少,而且電子檔案幾乎沒(méi)有。隨著現(xiàn)在辦公自動(dòng)化運(yùn)行,郵箱、社交工具中產(chǎn)生的一些有價(jià)值的材料以及電子文件成為檔案中很重要的一部分,而且將替代紙質(zhì)文件成為主要的檔案材料收集對(duì)象,但由于傳統(tǒng)工作習(xí)慣,對(duì)于電子文件等,一是沒(méi)有保存意識(shí),利用完后往往被隨時(shí)清理掉,二是電子文件隨意存放在某個(gè)文件夾下,沒(méi)有規(guī)范分類存放,不容易查找。在以后資料收集保存的初級(jí)階段,對(duì)于郵箱中的電子文件、往來(lái)公文等要復(fù)制保存,這部分材料不應(yīng)該忽視。3)志書(shū)編寫中,因檔案材料不全,通過(guò)拜訪離退休老職工,將他們所擁有的紙質(zhì)、電子、實(shí)物等資料重新收集,得到了很寶貴的口述材料。更為驚喜的是,在采訪個(gè)人過(guò)程中,他們按年代提供了自己研究的項(xiàng)目、活動(dòng)、圖片、獲獎(jiǎng)實(shí)物等,我們稍加整理,就形成了寶貴的人物檔案。因此,未來(lái)檔案收集時(shí),口述方式也成為一種重要檔案資料收集方式。4)志書(shū)編寫時(shí)檔案材料的濃縮的精華,在多次修訂中,最后剩下的都是重點(diǎn)內(nèi)容中的重點(diǎn)。尤其是一些重大事件、重要人物。把具有代表性的重大事件整理成重大活動(dòng)檔案,這對(duì)以后志書(shū)編寫極為有幫助,不用浪費(fèi)大量精力篩選整理重大事件。5)檔案分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等,其中紙質(zhì)檔案相比來(lái)說(shuō)較為豐富,而電子檔案、圖片、聲音、視頻、獎(jiǎng)?wù)碌荣Y料相對(duì)較少,這些檔案資料在利用階段卻很重要,比如在主題展覽時(shí)是較為形象生動(dòng)的資料,教育意義非常大。

      2 檔案分類不科學(xué),影響資料查找效率

      檔案分類第一步是卷、件模式的確定。由于檔案所屬門類的不同,有文書(shū)檔案、科技檔案等,在具體分類時(shí)按照文件自身的規(guī)律,按照卷件組合的模式整理較為合適,避免查找是出現(xiàn)的混淆現(xiàn)象,也避免了管理混亂。

      檔號(hào)是查閱檔案文件最精準(zhǔn)的搜索工具,因此檔號(hào)編寫要準(zhǔn)確,尤其是當(dāng)前電子文件多,也要定期對(duì)其整理,及時(shí)編寫檔號(hào),從而減少查閱時(shí)的時(shí)間成本,提高工作效率。檔號(hào)的編制越來(lái)越規(guī)范,參照《檔號(hào)編制規(guī)則》編寫,力求簡(jiǎn)潔明了,檔號(hào)編寫原則是一旦形成不宜變更,因此在編寫過(guò)程中要考慮到類別擴(kuò)展等的需要。

      重視具有關(guān)聯(lián)性文件的整理,由于有些文件雖然主題較有聯(lián)系但不在同一時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生,很容易被忽略,這類文件之間有因果等關(guān)聯(lián)性,要整理在一起,編制為“一件”,便于以后查閱事情的來(lái)龍去脈,快速分析原因、結(jié)果等。

      3 檔案信息化建設(shè)迫在眉睫

      隨著辦公自動(dòng)化,大量電子文件產(chǎn)生,而電子文件的甄選、整理、保存成為一個(gè)亟需面對(duì)的問(wèn)題。電子文件可隨意修改、傳輸方式便捷化、價(jià)值判斷等對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)都是面臨的新挑戰(zhàn)。為了更好地保存利用已有的紙質(zhì)檔案,檔案電子化也成為檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)成為解決新問(wèn)題、新挑戰(zhàn)的新路徑。

      新的科技革命大大改變檔案管理工作模式和效率,檔案人員從手工裝訂文件等體力勞動(dòng)中解放出來(lái),將會(huì)有更多時(shí)間思考如何收集到更有價(jià)值的材料,如何將現(xiàn)有檔案材料更好分類更便于查閱,甚至?xí)诰蚱渲兄匾馁Y源進(jìn)行整理編輯展出。比如編寫宣傳冊(cè)、專題展覽等,這對(duì)于機(jī)構(gòu)文化建設(shè),增強(qiáng)凝聚力、認(rèn)同感和自豪感等方面起到更積極的作用。

      4 檔案管理人員素質(zhì)亟需提升

      1)檔案工作人員首先要具備端正工作態(tài)度。在檔案工作中要做到守土有責(zé),守土盡責(zé)。盡管檔案日常工作看似不緊迫,但需要有高度的責(zé)任感和積極主動(dòng)性,一旦因?yàn)榘踩[患,造成檔案丟失損毀時(shí),后果是非常嚴(yán)重,無(wú)法彌補(bǔ)的。2)檔案工作人員專業(yè)化水平提升迫在眉睫。在中小單位,檔案管理人員多數(shù)是兼職,檔案知識(shí)本身很缺乏,但更重要的是對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)很模糊。對(duì)檔案認(rèn)識(shí)的模糊,則工作方向不明,管理根基不牢,這才是根本上制約檔案工作薄弱的最關(guān)鍵所在?,F(xiàn)在上級(jí)檔案管理部門每年會(huì)舉辦多次檔案工作培訓(xùn)班,還有網(wǎng)絡(luò)繼續(xù)教育,可以說(shuō)在檔案專業(yè)知識(shí)方面檔案人員提升了很多。因此,在加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)同時(shí),更為重要的是對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)的根本扭轉(zhuǎn)。3)檔案工作人員要向復(fù)合型方向發(fā)展。除了檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí),在信息化飛速發(fā)展的今天,為了充分利用好信息化資源,檔案工作人員還要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、信息化、大數(shù)據(jù)等方面的知識(shí),更好促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

      5 檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程

      1)檔案工作雖然看似沒(méi)有多少顯形、立竿見(jiàn)影的價(jià)值,對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)難免會(huì)疏忽,但檔案管理人員需要做好大管家、看門人。對(duì)于檔案工作要為管理者發(fā)揮好參謀助手的作用,針對(duì)檔案工作定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),及時(shí)找領(lǐng)導(dǎo)溝通自身不能解決的問(wèn)題,為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供選擇方案等。2)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,僅僅依靠檔案工作人員是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,這是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程,需要全民意識(shí)的增強(qiáng),因此檔案重要性的宣傳與普及很重要。相較于消防、保密等安全的宣傳,檔案科普知識(shí)的宣傳還很薄弱。檔案管理制度的制定和管理體系建設(shè)則十分重要。建立和完善檔案管理制度,讓工作人員有章可循、所有人員具備檔案意識(shí)和規(guī)范行為;建立自上而下的系統(tǒng)管理體系,每一個(gè)環(huán)節(jié)相互配合、順利運(yùn)行,形成全員參與,人人有責(zé)的局面,檔案管理工作才能高效發(fā)展。

      志書(shū)是一個(gè)單位的歷史記錄,對(duì)于單位傳承與發(fā)展至關(guān)重要。而檔案在志書(shū)編寫中發(fā)揮著尤為重要的作用。因此,檔案資料齊全、真實(shí)準(zhǔn)確、便捷可查等顯得尤為重要。為了更好地保存歷史,傳承文化,促進(jìn)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,檔案是不容忽視的重大工作。

      猜你喜歡
      檔號(hào)志書(shū)檔案資料
      王志書(shū)
      公路工程檔案資料管理的信息化創(chuàng)新
      自治區(qū)地方志辦公室召開(kāi)特色志書(shū)編纂專題會(huì)議
      廣西地方志(2021年1期)2021-02-25 07:57:14
      淺議專業(yè)檔案實(shí)體分類及其在檔號(hào)編制中的運(yùn)用
      地質(zhì)檔案資料的保密工作探析
      談編譯出版《西藏七大藝術(shù)集成志書(shū)》藏文版的必要性
      《歸檔文件整理規(guī)則》檔號(hào)編制的原則與要求( 之三)
      檔案天地(2017年12期)2018-01-17 21:41:50
      簡(jiǎn)述基建工程檔案資料的科學(xué)化管理策略
      山西建筑(2017年6期)2017-04-06 15:08:04
      淺談提高第二輪志書(shū)的可讀性
      建筑工程檔案資料有效管理措施的應(yīng)用研究
      乐陵市| 刚察县| 锡林郭勒盟| 长汀县| 长垣县| 定安县| 康马县| 门头沟区| 务川| 本溪| 华阴市| 元谋县| 乳源| 江孜县| 德钦县| 贡嘎县| 绥化市| 渭源县| 邯郸市| 青冈县| 临城县| 九江市| 五河县| 彭水| 攀枝花市| 桐柏县| 扎兰屯市| 陵水| 锦州市| 安龙县| 江西省| 通辽市| 贵州省| 栾城县| 驻马店市| 高邑县| 长宁区| 犍为县| 灵丘县| 邹城市| 永登县|