“會說話的憑證”
——A公司物業(yè)服務(wù)中心房屋租賃收入舞弊紀實

傅芳/新鄉(xiāng)航空工業(yè)（集團）有限公司

根據(jù)集團公司2016年審計工作安排，2017年2月，審計組對A公司開展了2016年度財務(wù)決算和經(jīng)營業(yè)績審計。在審計過程中，審計人員“聽懂”了一份簡單的租金收入憑證“道出”的秘密，一舉查出A公司下設(shè)物業(yè)服務(wù)中心門市房租金及水電費的收費業(yè)務(wù)內(nèi)部控制嚴重缺失，存在挪用公款問題。

一、“會計記錄”顯端倪

在對A公司貨幣資金進行審計時，審計人員抽查了2016年11月收門市房租金138.73萬元的憑證，憑證附有現(xiàn)金繳款單5份，繳款單時間分別為2016年5月、10月、11月；發(fā)票45份，發(fā)票日期均為2016年11月。該房租收入為A公司職能部門三產(chǎn)總公司下設(shè)的物業(yè)服務(wù)中心上繳。此份會計憑證盡管附件齊全、金額相符，但仍引起了審計人員的高度警覺，首先是5月、10月的現(xiàn)金繳款業(yè)務(wù)為何延遲至11月記賬？在求證確實存在銀行未達賬項后，審計人員并沒有止步于此，而是積極思考“門市房租金收費業(yè)務(wù)涉及現(xiàn)金收款，收費流程是否合規(guī)，款項是否及時、全額上繳”等問題，審計人員決定約談收費員，深入了解收費流程。

二、“業(yè)務(wù)訪談”露破綻

收費員小趙如約而至，審計員要求其介紹收費流程。小趙說：“共有三名收費員，根據(jù)三產(chǎn)總公司與租戶簽訂的合同金額，分別收取租金后，存在銀行卡內(nèi)，定期或不定期地將款項交給物業(yè)中心助理老王，由老王上交公司財務(wù)部?！?/p>

審計員聽后忙問：“銀行卡是個人的還是公司的？”小趙答：“是個人的，歷年都是這樣。”審計員再問：“收費收據(jù)從哪來的？是從公司財務(wù)部領(lǐng)的嗎？”小趙答：“不是，是物業(yè)中心在市場上買的?！?/p>

經(jīng)過上述簡短的對話，審計員立刻意識到問題的嚴重性，一是門面租金公款私存，業(yè)務(wù)員能夠接觸或自行保管大額現(xiàn)金；二是收據(jù)管理嚴重失控。審計員初步判斷收費業(yè)務(wù)中存在著極大的舞弊風(fēng)險。

隨后，審計員訪談了物業(yè)中心經(jīng)理老何，以及其他兩名收費員小張、小劉，對于管理員老王，則因其生病而未見著。綜合訪談結(jié)果，審計員摸清了門市房租金收費業(yè)務(wù)流程情況：

1.三產(chǎn)總公司經(jīng)理、物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理負責(zé)與租戶簽訂合同，物業(yè)服務(wù)中心三名收費員小趙、小張、小劉每人負責(zé)一棟門市戶的租金及水費收取，所收款項存入專項用途的個人銀行卡，不定期將租金及水電費交給物業(yè)中心助理老王（臨時工）；老王將所收到的款項存入專項用途的個人銀行卡，不定期送存A公司財務(wù)部。

2.交給租戶的收款收據(jù)是物業(yè)服務(wù)中心私自購買，而不是在公司財務(wù)部統(tǒng)一領(lǐng)用。

3.水電費由科研保障部抄取三棟門市房的總表讀數(shù)，三名收費員抄取各門面分表讀數(shù)，并按分表用量收取水電費。水費按4.2元/噸向租戶收取，按4元/噸上交公司財務(wù)；電費按1.1元/度收取，其中兩戶按峰平谷價格上交財務(wù)，其余按1.1元/度上交，差額款項留存收費員處。

根據(jù)已知情況，審計組梳理了下一步的工作思路，即通過履行嚴格的審計程序，求證以下問題是否存在：一是要確認現(xiàn)金收費及個人保管資金環(huán)節(jié)是否存在資金挪用或侵占問題；二是門市房合同是否完整，合同簽訂的面積與實際租賃面積是否相符；三是門市房房租、水電費是否完整上交公司。

由此，審計員立即通知物業(yè)中心經(jīng)理老何，要求其提供與收費業(yè)務(wù)相關(guān)銀行卡2016年的流水記錄、門面租金合同、收費臺賬、收據(jù)。除此之外，還要提供相關(guān)收費制度、人員崗位職責(zé)等資料。

三、“審計方案”理思路

面對可能存在的舞弊問題，審計思路必須非?？b密、慎之又慎。審計員制訂專項審計方案，通過充分論證后，成立兩個小組，兵分兩路展開審計調(diào)查。

一組審計人員求證收費資金的完整性問題，包括查閱固定資產(chǎn)臺賬，現(xiàn)場盤點門面數(shù)量；實地測量門市房租賃面積；核對門面租賃合同、收費臺賬、收據(jù)與財務(wù)賬面金額之間的關(guān)系；核對水電費收費依據(jù)、收費臺賬、收據(jù)與財務(wù)賬面金額之間的關(guān)系。

另一組人員求證個人銀行卡資金是否存在舞弊問題。逐筆、全面梳理財務(wù)部2016年門市房租金及水電費的收款記錄，沿著資金流向核對各銀行卡流水記錄之間的關(guān)系，查找是否存在不明原因的資金流出問題，即收費員個人銀行卡上的資金應(yīng)流向老王的卡或A公司財務(wù)部，老王個人銀行卡資金應(yīng)流向公司財務(wù)部，除此之外的資金流出初步確定為異常資金流動。

四、“現(xiàn)場查證”解疑團

次日，物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理交來五張個人銀行卡流水，其中收費員小趙、小張、小劉個人銀行卡共三張，交易記錄完整，物業(yè)中心助理老王個人銀行卡兩張，其中主要的一張銀行卡記錄不完整，僅提供了11月份的電腦截屏記錄，經(jīng)理解釋說，老王生病，自稱該卡（中國銀行）已于11月份銷戶，銀行不能打印流水。審計員當(dāng)場詢問中國銀行客服，確認已銷戶的銀行卡也能打出對賬單后，要求經(jīng)理轉(zhuǎn)告必須提供，在磨蹭了三天后，老王不得已交出了銀行卡的交易明細。

助理老王提供銀行卡交易明細是如此地不情愿，審計員更加堅信自己的審計判斷沒有錯。

接下來，便是細致的比對工作，審計員將每張銀行卡的資金流水記錄逐筆輸機，正常情況下，三張收費銀行卡內(nèi)，銀行卡存入資金應(yīng)與門面租金的合同額和抄收的水電費核對相符，銀行卡支出資金應(yīng)與老王銀行卡的存入資金或與A公司財務(wù)部繳款數(shù)對上；老王銀行卡的存入資金是由三名收費員的交款形成，必須與三名收費銀行卡的支出數(shù)核對，而老王銀行卡支出資金則必須與財務(wù)部的繳款數(shù)一致。

通過比對資金收支，審計發(fā)現(xiàn)還有兩張與資金有關(guān)的銀行卡（小趙一張、老王一張）未上交，隨即要求補交。待銀行卡流水收齊后，審計員緊緊抓住資金鏈，對每張銀行卡的每筆資金收支、銀行卡之間資金流動及資金轉(zhuǎn)移的時間、性質(zhì)及其與財務(wù)賬的一致性進行了仔細地核對、分析。發(fā)現(xiàn)老王、小趙個人銀行卡上資金流動頻繁，大量資金來源、去向不明，隨即要求當(dāng)事人來審計現(xiàn)場逐筆進行說明。

通過一系列地核對、分析、求證，物業(yè)中心資金管理內(nèi)控缺失、挪用公款等問題昭然若揭。

（一）老王、小趙涉嫌挪用公款59.16萬元

1.老王涉嫌挪用公款39.16萬元

2016年1月13日，老王將1萬元從個人銀行卡轉(zhuǎn)入個人支付寶賬戶；2016年2月3日，將個人銀行卡資金20萬元轉(zhuǎn)出，用于幫助某服飾公司刷業(yè)績。轉(zhuǎn)出的21萬元資金，其中的10萬元于2016年2月6日歸還存入個人銀行卡，挪用3天；另外11萬元于2016年5月18日歸還存入個人銀行卡，挪用3個月15天。

此外，審計員通過核查分析房屋租賃合同應(yīng)收的租金及老王個人銀行卡資金收支明細發(fā)現(xiàn)，2016年1月至11月，老王分24次將管理員上繳的門面租金、水電費等共計18.16萬元從個人銀行卡轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)出資金在一個月以后逐步歸還存入個人銀行卡，具體用途因老王請病假未至審計現(xiàn)場說明款項去處。

2.小趙涉嫌挪用公款20萬元

2016年6月27日，小趙將收到的店門面租金20萬元，從個人銀行卡轉(zhuǎn)給其親戚用于購房。其中的10萬元于2016年10月14日轉(zhuǎn)回至個人銀行卡，挪用期3個月17天；另外10萬元于2016年11月18日轉(zhuǎn)回個人銀行卡，挪用期4個月21天。

（二）收費業(yè)務(wù)內(nèi)部控制嚴重缺失，為資金挪用提供了機會

1.制度規(guī)定明顯違規(guī)

在A公司現(xiàn)有的制度體系中，沒有相應(yīng)制度對相關(guān)收費業(yè)務(wù)操作流程及細則提出規(guī)范性要求。但在物業(yè)服務(wù)中心自行制訂的《門市房租金管理規(guī)定》中，規(guī)定“收取的資金如不能及時上繳財務(wù)部，可先存入個人銀行卡，在五至七個工作日內(nèi)上繳財務(wù)部”“所收錢款如需存款須一名房管員開卡并管理密碼，另一名房管員保存銀行卡”。如此規(guī)定，明顯與“嚴禁公款私存”“收取的款項應(yīng)及時上交公司財務(wù)”的財經(jīng)紀律要求相違背。

2.不相容職務(wù)未分離

三產(chǎn)總公司的收費員負責(zé)租賃戶水電表的抄表及水電費收??；辦公室助理員負責(zé)租金、水電費資金的保管及記賬。未實現(xiàn)不相容職務(wù)相互分離，存在舞弊風(fēng)險。

3.票據(jù)管理未按規(guī)定執(zhí)行

《A公司票據(jù)管理辦法》規(guī)定：“收據(jù)的印制或購買由財務(wù)部統(tǒng)一處理，任何單位不得擅自印刷、購買和使用”，但三產(chǎn)公司沒有到財務(wù)部領(lǐng)用收據(jù)，而是自行購買，且未實施領(lǐng)用、核銷、清理手續(xù)。

4.上級單位對相關(guān)收費業(yè)務(wù)缺乏財務(wù)監(jiān)督

針對下屬單位資金上交業(yè)務(wù)，A公司財務(wù)部從不過問三產(chǎn)總公司的現(xiàn)金收款業(yè)務(wù)，不了解合同金額，也未明確限定資金應(yīng)繳存財務(wù)的時間及收款方式，而是出于對其他部門業(yè)務(wù)不應(yīng)過多干涉的考慮，只是在行動上被動地根據(jù)實際回款數(shù)記賬，給相關(guān)人員挪用資金提供了條件，導(dǎo)致公款私存的現(xiàn)象長期存在。

五、加強資金內(nèi)控管理，提出整改合理建議

綜合上述審計發(fā)現(xiàn)的問題，審計組提出如下管理建議：

1.物業(yè)服務(wù)中心重新修訂《門市房租金管理規(guī)定》，明確“嚴禁公款私存”、“收取資金必須及時上交A公司財務(wù)部”等規(guī)定，切實與國家的財經(jīng)紀律保持一致。

2.物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)制訂收費崗位的職責(zé)、權(quán)限，將資金記賬與保管兩個不相容職務(wù)進行分離。

3.三產(chǎn)總公司應(yīng)嚴格執(zhí)行《A公司票據(jù)管理辦法》，收據(jù)統(tǒng)一在財務(wù)部領(lǐng)用、核銷和清理，嚴禁私自購買、使用。

4.A公司財務(wù)部應(yīng)對三產(chǎn)總公司的現(xiàn)金收款業(yè)務(wù)實施監(jiān)督，對交款金額、時間等進行監(jiān)控。

5.A公司應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，重新梳理資金業(yè)務(wù)的管理流程，同時舉一反三，結(jié)合資金安全及相關(guān)控制要點，進一步完善全公司的資金管理制度，確保資金安全，杜絕舞弊行為。

六、總結(jié)經(jīng)驗，“舉一反三”重內(nèi)控

回顧案例，思緒萬千，導(dǎo)致事件發(fā)生的主要原因是A公司內(nèi)部控制制度不完善，業(yè)務(wù)監(jiān)督形同虛設(shè)，給違規(guī)違紀行為打開了方便之門。管理漏洞成為了滋生違規(guī)違紀行為的溫床。如何完善單位內(nèi)控機制，加強財務(wù)監(jiān)督管理，堵塞漏洞，再次給我們敲響了警鐘。

同時，此案例也告知審計人員面對現(xiàn)金繳款業(yè)務(wù)，應(yīng)保持充分的警惕性，不能將思維僅停留在財務(wù)核算層面，應(yīng)充分關(guān)注經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項內(nèi)部控制管理狀況，注意積累有關(guān)線索資料，做個有心人，多問幾個為什么，從內(nèi)部控制缺陷中發(fā)現(xiàn)線索和問題，“聽懂”會計憑證吐露的秘密。

七、經(jīng)驗與體會

回顧整個審計過程，有四點經(jīng)驗可供審計人員借鑒：

1.嚴格審計程序，重視審查資金業(yè)務(wù)的內(nèi)控制度建立與執(zhí)行情況，從內(nèi)控缺陷中發(fā)現(xiàn)線索或問題。

2.審計人員應(yīng)保有耐心、細心和鍥而不舍的精神，從眾多的數(shù)據(jù)資料中，抽絲剝繭發(fā)現(xiàn)問題。

3.與基層工作人員交流（工作訪談）要善于抓重點，從談話中，審計人員可以獲得更直觀的審計線索或證據(jù)，提高了審計工作效率，為后續(xù)審計人員深挖證據(jù)，還原問題全貌，提供了審計方向。

4.根據(jù)審計現(xiàn)場情況，應(yīng)適時調(diào)整審計方案，方案的核心就是抓住三條主線，一是資金線，緊跟資金鏈條，從資金的金額及數(shù)量、資金的流向找證據(jù)；二是時間線，從時間的先后順序，理清個人銀行卡中公款私存的資金占用金額及時間；三是原始單據(jù)線，將租賃合同與財務(wù)賬進行對比等，從多個維度進行查證，確保審計證據(jù)鏈的完整性。