談談中專學校的檔案利用

陳秋鳳

摘 要：檔案工作作為一項服務性的工作，已經日益滲透到社會生活的方方面面，各項工作的開展已經離不開檔案的利用。學生檔案是記錄和反映學生在學?；顒又挟a生的個人經歷、學習成績和活動表現(xiàn)的可備查考的文件形式的歷史記錄。中專學校檔案利用工作是學校基礎性工作的重要組成部分，檔案人員需要牢記檔案的工作使命，一切從師生出發(fā)，對學校的檔案進行合理的收集與整理，有效歸檔以便今后能順利地查找與利用。

關鍵詞：中專學校;檔案利用;軟性措施;硬性措施

中圖分類號：G273.5 文獻標識碼：A 收稿日期：2019-06-17 文章編號：1674-120X（2019）32-0016-02

一、引言

檔案是校園事務活動中不可缺少的重要信息，有效性地對其開發(fā)與利用是檔案工作的最終目標。中專學校檔案的開發(fā)利用是學校檔案工作的重要環(huán)節(jié)，檔案對于中專學校的建設與發(fā)展，具有多方面的價值和作用。就當前情況而言，中專學校檔案部門作為中專學校的一個重要部門，需要為學校做好檔案收集、整理工作，并對學校檔案進行一定程度的開發(fā)與利用，從而為學校師生詳細了解學校的歷史記錄與發(fā)展服務，以促進學校教學和管理工作的優(yōu)質化提升，也更好地服務于學校今后未來全局的發(fā)展動向。

二、目前中專學校檔案利用的現(xiàn)狀

（一）手續(xù)不健全

有的師生因為沒有履行登記借閱手續(xù)，借了檔案若沒有及時歸還，時間長了，檔案人員忘記及時追討回外借檔案，故而遺失了檔案，便使得有些檔案無法循環(huán)利用。

（二）畢業(yè)生的今后動向沒有加以跟蹤利用

中專生畢業(yè)之后的未來走向比較復雜，有選擇工作的，有選擇入黨的，有選擇入伍的，還有選擇繼續(xù)深造的，學生即使離開學校，也經常需要學校提供相關的檔案材料。也有些畢業(yè)生當時沒在意中專畢業(yè)證書，將其遺失，需要到學校申請學歷證明。也有部分從中專學校畢業(yè)的學生來查詢學籍檔案和畢業(yè)證書的有關信息，這就需要學校檔案部門能及時、全面、準確地提供相關材料。

（三）特殊載體檔案普遍利用率不高

現(xiàn)在學校檔案的利用主要是紙質稿的查詢，像照片檔案、光盤檔案、實物類檔案基本都是塵封在檔案室?guī)旆浚械年惲性跈n案室，也是常年得不到利用。

（四）檔案開發(fā)利用水平低

一方面，由于一些輔助材料或是教案都是教師花費大量時間完成的，甚至是在實際教學中取得的一些不錯的成果，這些都是屬于個人取得的成績。如果這些材料或教案被檔案部門歸檔后個人成績就會被抹殺，故教師一般不愿意配合檔案室搞編研工作。另一方面，學校檔案人員無暇顧及對某些有價值的檔案進行開發(fā)利用。

三、原因分析

首先，檔案工作的重點在于對學校的各項教學事務進行收集與整理，并沒有對中專學校的教學產生極大的影響，也只是作為教學的輔助工作。因而學校的領導以及教師都沒有在意識上對學校的檔案工作引起足夠的重視，從而檔案部門的建設進程比較緩慢，檔案工作在整個學校的信息上更新不夠及時，各部門之間的配合度也不是很高，檔案工作的質量在這樣的環(huán)境中也就得不到應有的保障，不能為將來參考與查閱檔案提供便利。

其次，學校的檔案工作硬件設施不達標，沒有單獨的閱檔室，檔案存放的條件差，容易造成霉變、蟲蛀或出現(xiàn)丟失情況，有些獎牌等實物檔案沒有專門存儲。再者是檔案數(shù)字化沒有完全地建立起來，檔案工作人員由于重復性工作而產生大量的工作量，耗費大量的時間和人力成本，工作效率低下。一旦有人來查閱檔案資料時，檔案員不得不費力地從一大摞檔案中翻找出所查詢的檔案，造成檔案員的查全率和查準率相對偏低。

再次，檔案工作中存在兼職檔案員，兼職檔案員由于不是長期工作，對整個檔案工作流程只是大概了解，另外，檔案里的管理人員也缺乏對檔案員進行系統(tǒng)性地培訓和管理，也就難免會在日常的檔案工作中出現(xiàn)各種各樣的問題。就中專學校的整體的法制意識來講，學校的領導也缺乏足夠的檔案法治意識，檔案工作團隊也缺乏一定的檔案法律法規(guī)知識，最主要的還是檔案部門里沒有建立健全的檔案法律法規(guī)，檔案管理人員也沒有加強對整個學校的檔案法律法規(guī)的宣傳，使得檔案部門容易產生很多的不可控因素，從而很難使檔案工作走向規(guī)范化。

四、中專學校檔案利用的軟性措施

一是需要檔案部門建立完善的檔案管理機制。首先，檔案部門要加強對《檔案法》的認識與學習，加大對檔案法律法規(guī)的宣傳和學習，從而使檔案部門的工作人員意識到檔案工作對中專學校建設與發(fā)展的重要性。另外，要建立并完善《中專學校檔案分類和分類號編制說明》，從而使檔案的整理、分類與編號更加規(guī)范化與秩序化，檔案工作也能真正地落到實處。

二是中專學校領導工作要落實到細節(jié)，領導要先了解學校檔案的相關工作，然后針對檔案工作在實施時遇到的問題尋找具體可行的解決方案，建立良性的檔案管理機制。使得學校中存在的如學籍、設備、教案、科研項目、管理文件等各種門類的綜合性檔案得以規(guī)范化收集與存儲，有效推動檔案部門的工作進程。

三是檔案部門的人員的選擇也要有一定的基準，檔案人員必須要有很強的責任心，并具有良好的政治素養(yǎng)，大致了解學校的一些工作，能夠在較短時間內熟悉檔案部門的相關工作責任。同時，檔案的管理人員也要加強對檔案工作人員的培訓與管理，促使檔案部門人員工作的規(guī)范化。真正的檔案管理者要持有認真嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，在這樣的工作態(tài)度上為自己爭取有利的現(xiàn)實條件。第一，在日常學校事務中領導的工作比較多，不可能對檔案的工作進程進行整體和及時地了解，檔案部門需要定期向領導主動匯報近階段的檔案工作，讓領導也能大致了解檔案工作進程，同時，還要加強與教務部門、學生工作處、就業(yè)招生處等相關部門之間的協(xié)調與溝通。第二，加速檔案網絡化進程，推動檔案部門軟硬件的更新升級，使得檔案部門今后的工作更加便利化。加強檔案部門工作人員的工作素質，提升檔案部門的整體工作形象。通過各種方式的建設與發(fā)展，內部建設也能更加完善化。第三，推動學校學籍檔案在線查詢與遠程查詢的建設，方便中專學校各師生能夠隨時隨地查詢學籍檔案，以免因為煩瑣的查詢工作耽誤了之后事務的進行。

四是學校依然堅持立卷歸檔的原則，著重對與本校有關的活動記錄進行收集并形成有效的材料。例如，學校重要會議產生的材料、與本校相關的協(xié)議或是勞動合同等，然后根據(jù)年月日等其他有效性標志編號整理歸入檔案部門，方便今后學校相關人員對材料的查閱與修改。

五、中專學校檔案利用的硬性措施

（一）學校的檔案開發(fā)利用，需要制度保障

在思想上應盡量做到放開但不放任，手續(xù)簡化但不弱化，服務到位但不失位。利用檔案要遵循一定的程序，不能違反規(guī)章制度，堅決做到不經批準不能借出，借出去的檔案時間一到必須歸還。

（二）做好各項基礎性工作，促進室藏的優(yōu)質化轉變

隨著學校的不斷發(fā)展，室藏的數(shù)量也在不斷增加，為加快檔案開發(fā)的利用，檔案部門的工作人員需嚴格按照檔案工作要求，加強對材料的歸檔鑒定、收集與整理的管理，從而使室藏從數(shù)量的增加向優(yōu)質化轉變升級。一方面，檔案室要和教學部門加強溝通協(xié)調，了解檢查學生學籍檔案的收集情況。另一方面，檔案室人員要向教學部門宣傳檔案業(yè)務知識，不斷提高學生學籍檔案的質量。對于已經歸檔的學生學籍檔案，檔案員要做到如數(shù)家珍，以便查檔時能夠高效、迅速、及時、準確，為檔案的利用奠定扎實的基礎。

（三）加強安全管理，推進數(shù)字化優(yōu)質發(fā)展

多媒體信息技術的快速發(fā)展，使得檔案管理數(shù)字化的可能性成為現(xiàn)實。學校需要購置相關的專業(yè)設備如掃描儀、數(shù)碼相機等，為檔案管理數(shù)字化提供現(xiàn)實性的條件，方便數(shù)字化管理更加規(guī)范化，檔案部門的材料能夠上傳到系統(tǒng)上，以供學校內部人員共享與利用。另外，檔案部門需要加強對檔案系統(tǒng)的維護與升級，以免檔案的丟失造成更加嚴重的后果。

（四）中專學校檔案編研需發(fā)揮學校師資優(yōu)勢，強強聯(lián)合

檔案的生命在于利用，如果不積極開展檔案的利用工作，那檔案就失去了它的價值。檔案利用工作的重要組成部分是檔案的編研工作，編研工作要想順利完成，需要有良好的編研力量，中專學校的檔案工作如果只靠檔案員的力量是無法完成檔案編研工作的。檔案部門的工作是服務于中專學校的，中專學校的每一份子都可以為檔案部門的工作奉獻自己的力量，從而促進檔案部門更好地發(fā)展。學校綜合檔案室不能只是注重室藏數(shù)量的增加和外在式樣的擴充，僅僅只是將室藏當成一種裝飾工具，而要真正充實室藏的內涵，對教學檔案進行良好歸檔，方便學校廣大師生查找與利用。檔案室的發(fā)展也少不了學校各有關人員提供有效的材料，這樣的方式也是為了廣大師生以后能更好地利用。如筆者所在學校的教師編寫的《茶藝》《數(shù)控機床維修技術》等材料都具有相當鮮明的地方特色和學校專業(yè)特色，對學校和教師都有很強的利用價值。

另外，檔案部門的工作人員也要加強對檔案工作的認識與學習，不斷提升自身的價值，提高自身的編研水平以更好地適應今后的檔案工作。檔案管理人員要特別加強對兼職檔案人員的業(yè)務培訓，從而使檔案管理人員能夠更加適應今后的檔案管理工作。

六、結語

總之，檔案工作的開展，不僅要將檔案收存好、保管好，而且要研究和利用好。為用而管，有效開發(fā)和利用檔案信息資源，讓“死檔案變成活資源”，將塵封的檔案打造成凝聚校友的紐帶、啟迪學生愛國榮校的基石，把檔案庫建設成為資料保管基地、愛國主義教育基地，充分發(fā)揮檔案“資政育人”的功能，為學校中心工作服務、為師生服務、為社會服務，做到利用方便，管理規(guī)范。

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