醫(yī)院辦公室文書檔案電子化管理方法研究

吳妙霞

摘 要：我國醫(yī)院辦公室業(yè)務(wù)正不斷向著現(xiàn)代化方向發(fā)展，工作內(nèi)容與文書交流方式變得更加復(fù)雜，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不再適用，本文將結(jié)合電子化檔案管理特點，討論規(guī)范管理流程、人才隊伍建設(shè)、轉(zhuǎn)變電子化思想、維護信息安全、建立大數(shù)據(jù)庫等醫(yī)院文書檔案的管理策略，為提高辦公室工作效率做出參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室;文書檔案;電子化管理

隨著我國社會經(jīng)濟水平的不斷提升，各行各業(yè)都增加了對信息技術(shù)的應(yīng)用比重，醫(yī)院也不外乎如此。但是目前仍有一部分醫(yī)院的辦公室在開展檔案管理工作時，對電子化理念的應(yīng)用范圍不夠充分，對于互聯(lián)網(wǎng)、新媒體等現(xiàn)代化技術(shù)的特點理解不充分。為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，需要盡快落實電子化管理工作。

1 電子化檔案管理特點

早在1987年，黨中央就出臺了《中華人民共和國檔案法》，為檔案工作提供了理論依據(jù)與法律保護，檔案管理工作形式隨著我國經(jīng)濟社會的發(fā)展也在不斷改變，直到21世紀(jì)，大數(shù)據(jù)時代來臨，人們在日常工作與生活時，無時無刻被爆炸的數(shù)據(jù)所包圍，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求，人工管理模式在效率與質(zhì)量上有所有缺失，而且檔案人員也會面臨著較大的工作壓力。因此檔案管理工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)是必然趨勢，在使用數(shù)字化檔案后，企業(yè)與單位能夠?qū)崿F(xiàn)“無紙化”辦公，有效節(jié)省成本投入，僅需要建設(shè)信息化平臺，就可以完成存檔、調(diào)度、修改等操作，資源的利用率也在對應(yīng)提升。辦公室文書檔案是醫(yī)院在運行過程中執(zhí)行的各項活動中匯總、提煉出的重要文件，對于醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展有重要的參考價值，辦公室文書檔案也僅僅是對已經(jīng)發(fā)生的事件的真實記錄，更是醫(yī)院管理者在制定單位長遠(yuǎn)發(fā)展策略時，需要參考的重要參考資料。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的深入，醫(yī)院檔案落實電子化管理已經(jīng)成為辦公室業(yè)務(wù)處理的必然發(fā)展形勢，辦公室內(nèi)的相關(guān)工作人員應(yīng)提高自我意識，并及時創(chuàng)新工作形式，加強對文書檔單的管理能力。

2 醫(yī)院辦公室的文書檔案電子化管理方法

2.1 規(guī)范管理流程

醫(yī)院在落實辦公室文件檔案信息化管理時，首先需要認(rèn)識到制度對工作順利開展的作用，完善的制度能夠為員工開展工作提供基本的依據(jù)。目前仍有一部分辦公室的檔案管理制度于醫(yī)院實際發(fā)展形勢存在差異性，在嚴(yán)肅性、全面性、科學(xué)性有待提升。為保證電子化檔案管理工作的順利開展，需要進一步規(guī)范檔案的管理流程。制度內(nèi)容應(yīng)結(jié)合醫(yī)院實際發(fā)展形式，根據(jù)辦公室管理的具體情況來劃分崗位職責(zé)，建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，要求人員在工作時嚴(yán)格按照制度進行，減少檔案管理失誤的風(fēng)險。

2.2 做好電子化宣傳

思想是行為的“指揮官”，想要充分發(fā)揮出電子化檔案管理的高效率與高質(zhì)量等作用，就需要不斷轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的檔案管理思想。對此，辦公室領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)加大對電子化管理思想的宣傳工作，加強全體員工對于電子化檔案管理的認(rèn)知。一直以來，醫(yī)院在開展檔案管理工作時，都是采用紙質(zhì)保存的方式，很多人員在崗時間比較長，對于新鮮事物的理解力與認(rèn)識度都不夠完善，無法正確看待數(shù)字化管理對提高工作效率的意義。因此，在開展工作，態(tài)度仍比較守舊，辦公室文件檔案處理的“循規(guī)蹈矩”。這種形勢下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)發(fā)揮出引導(dǎo)作用，做好自上而下的宣傳工作，例如：邀請專家學(xué)者定期進入醫(yī)院開展講座，將電子化管理的理念融合到員工績效考核中，提高員工轉(zhuǎn)變思想的積極性，在潛移默化中激發(fā)自主學(xué)習(xí)能力，在醫(yī)院內(nèi)全方面的落實電子化管理意識。

2.3 維護信息安全

眾所周知，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境基本可以實現(xiàn)“零門檻”，在空間開放性更大的電子化信息數(shù)據(jù)中，人們對檔案信息的閱讀、傳播、應(yīng)用等行為都更加自由，這也導(dǎo)致很多不確定因素的出現(xiàn)。如：虛假咨詢、黑客攻擊、木馬病毒等等，這些風(fēng)險無時無刻不在影響著醫(yī)院所有人員使用文書檔案時的信息可靠性與信息穩(wěn)定性。雖然防護硬件、殺毒軟件的開發(fā)為網(wǎng)絡(luò)安全提供了一定的保障，但是信息泄露、檔案遺失等問題卻時常發(fā)生。對此辦公室的檔案管理人員應(yīng)加強對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的監(jiān)控力度，例如：可以通過架構(gòu)安全的數(shù)據(jù)庫防火墻系統(tǒng)，提高檔案信息管理的安全性，防火墻能夠?qū)τ脩粼L問信息進行監(jiān)控，如果發(fā)現(xiàn)有惡意進行檔案調(diào)用或病毒入侵，防火墻會立刻識別并攔截，將分析后的情況反饋給檔案管理人員。檔案管理人員要做好對重要文件的加密處理，如：可使用密鑰加密、節(jié)點加密等技術(shù)，提高辦公室文書檔案在使用與保存時的安全性。

2.4 人才隊伍建設(shè)

目前我國仍有很多醫(yī)院辦公室受傳統(tǒng)人工檔案管理模式的影響過深，在進行檔案管理時習(xí)慣使用傳統(tǒng)存檔、調(diào)用的方式。工作效率與工作質(zhì)量都無法滿足醫(yī)院日益更新的檔案管理需求。工作人員對于電子化檔案管理平臺認(rèn)知比較淺顯，無法正確展開管理操作。從檔案管理工作的實際運作情況來看，高質(zhì)量、高素質(zhì)、高能力的人才是保證檔案工作順利開展的不竭動力，當(dāng)前我國醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展形勢正不斷落實現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。辦公室日常所需要處理的業(yè)務(wù)的種類也越來越多，為了保障檔案管理工作的順利進行，相關(guān)工作人員應(yīng)該及時更新自我對電子化管理的認(rèn)知，能夠熟練使用科學(xué)化、現(xiàn)代化的數(shù)字化平臺與管理技術(shù)。為了提高醫(yī)院檔案的管理質(zhì)量，最大化的發(fā)揮出檔案資源的作用，領(lǐng)導(dǎo)人員需要制定一些列的人才培訓(xùn)計劃，并對在職的檔案管理人員展開專業(yè)化的培訓(xùn)。例如：派遣員工進入到先進企業(yè)或醫(yī)療單位進行學(xué)習(xí)，做好知識的進修，邀請精通電子化檔案管理技術(shù)的專家學(xué)者進入醫(yī)院辦公室開展專題講座，從而讓更多的員工認(rèn)識到電子化管理的優(yōu)勢，并及時更新數(shù)字化管理意識，學(xué)習(xí)并掌握專業(yè)技能，更好的為辦公室工作而服務(wù)。

綜上所述，醫(yī)院辦公室的檔案管理工作向著電子化方向發(fā)展已經(jīng)是必然趨勢，而隨著辦公室日常業(yè)務(wù)數(shù)量與種類的增加，文件量也在增加，為了更加安全、高效的保存，醫(yī)院應(yīng)盡快建立大數(shù)據(jù)庫，組件專門人員搭建信息化平臺，并做好檔案的分類工作，以便人們在數(shù)據(jù)庫中快速查找文件，提高信息交流效率。

參考文獻

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