人力資源管理中人事檔案管理出現的問題研究

郭欣

摘 要：人力資源管理在任何一個企業(yè)單位中都發(fā)揮著重要的作用，對今后的生產經營、日常運轉等等提供了豐富的人力支持。作為人力資源管理中的重要組成部分，人事檔案是人力資源管理中的關鍵環(huán)節(jié)和中心任務，做好人事檔案管理工作，對人力資源管理工作作用的發(fā)揮至關重要。就目前的人事檔案管理工作來看，其中還存在著一些問題需要馬上解決。本文就人事檔案管理中存在的問題進行了總結，并提出了改進的方法和對策。

關鍵詞：人力資源管理;人事檔案管理;問題;原因;對策

在人力資源管理工作當中，人事檔案發(fā)揮著重要的作用，它詳細記錄了一個單位、一個企業(yè)所有人員的信息，包括每個人的基本信息、工作崗位的變化、學習提高的過程等等，對優(yōu)化人員配置，充分發(fā)揮每個人的作用起著重要的參考作用。因此，在人力資源管理工作當中，要高度重視人事檔案管理的作用，對工作中存在的問題進行細致分析、深入研究，運用現代化的管理思想和工作方法，破解難題，提高管理水平，充分發(fā)揮人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用，進而為整個部門、單位的發(fā)展服務提供有力的支撐。

1 當前人事檔案管理中存在的問題

經過長時間的發(fā)展，人事檔案管理工作取得了卓越的成效，但是對照當前社會經濟的發(fā)展形勢，對照企業(yè)、單位的發(fā)展需要，仍存在著很多需要改進的地方。

1）領導者對人事檔案管理工作在當前形勢下重要性的認識還不夠充分。隨著社會經濟的不斷發(fā)展進步，人事檔案管理工作被賦予了新的要求和內容，其發(fā)揮的作用也與以往大有不同。但是從實際情況來看，部分單位和企業(yè)的管理者，尤其是高層的管理者，對人事檔案管理的認識仍然停留在以往的觀念和認識，認為只要把具體的文字資料保存好，沒有出現大的問題就可以了。在這樣的指導思想下，人事檔案管理部門就成了安排閑富人員的崗位，導致人事檔案的作用沒有充分的發(fā)揮出來，影響了企業(yè)管理效率和水平的提高。

2）現代化的信息處理技術在人事檔案管理中的應用程度不到?，F代信息化處理技術的出現和飛速發(fā)展，為提高人事檔案管理工作的質量和水平提供了豐富的基礎和方法。通過將現代信息技術應用到人事檔案管理工作當中，不僅可以大大提高工作的效率，同時也使各類人事檔案的歸檔整理工作更加科學化、規(guī)范化。但是就目前人事檔案管理工作的實際情況來看，信息處理技術的應用推廣程度并不理想。主要表現在，雖然有些企業(yè)、單位為人事檔案管理部門配備了相應的計算機以及配套的系統(tǒng)軟件，但是在實際運用的過程中，很多時候都是僅僅把一些簡單的檔案目錄、數量等信息錄入了系統(tǒng)，一些詳細的比如人員的學習經歷、工作經歷等等，仍然才有紙質的方式進行保存和管理，不僅不利于檔案資料的整理保存，同時也大大影響了工作的效率。

3）檔案管理隊伍的建設還難以滿足檔案管理工作的需要。檔案管理人員的素質直接影響著檔案管理工作的水平。就目前檔案管理人員隊伍的建設來看，主要存在著以下幾方面的問題。一方面，管理者對檔案管理人員隊伍的建設不夠重視，一些掌握現代管理思想和管理方法的檔案管理人員被安排到了其他的工作部門，或者在從事檔案管理工作的同時，又身兼數職，難以把時間和精力完全投入到檔案管理工作當中來。另一方面，從現有檔案管理人員的業(yè)務素質來看，部分檔案管理人員沒有接受過專業(yè)的技術培訓，對相關的標準要求理解不深刻，使一些標準要求沒有能夠充分執(zhí)行到位，而且，作為管理者來講，對加強檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓工作不夠重視，在日常的工作當中也疏忽了對檔案管理人員的積極培訓工作，制約了檔案管理工作水平的進一步提升。

4）檔案管理的硬件設施建設配套難以滿足工作開展需要。現代信息技術是在以計算機技術為代表的基礎上逐漸發(fā)展上來的，已經滲透到了人們生活和工作的方方面面。在這樣的情況下，將以計算機為基礎的信息管理技術融入到人事檔案管理當中是必須的也是必然的。但是就目前認識檔案管理工作的現狀來看，一些部門和企業(yè)只是為檔案管理部門配備了基礎的信息化處理設備，而且相應的使用機制、維護保養(yǎng)機制以及配套的軟件處理系統(tǒng)沒有能夠及時配備到位，大量的設備在處理著基本的信息錄入等工作任務，信息處理的效率，信息共享的范圍還沒有達到相應的水平。

2 改進人事檔案管理工作的對策和方法

1）轉變指導理念，充分認識人事檔案管理工作的重要作用。嚴密細致、高效快捷的檔案管理制度，不僅可以大大提高工作的效率，同時也可以為人力資源管理工作以致整個單位和企業(yè)的正常運轉發(fā)揮著積極的不可替代的作用。作為管理者，尤其是高層的主要管理者，要高度重視人事檔案管理工作的重要性，充分發(fā)揮人事檔案在人才引進、培養(yǎng)、調整等方面的重要參考作用，進一步健全和完善各項管理制度，使人事檔案管理工作的科學化、制度化、規(guī)范化程度進一步提升。

2）加強工作支持，為人事檔案管理工作配備先進的信息化管理設備。信息化是當前社會發(fā)展的一個重要方向，同時也是提高工作質量和效率的重要方法。通過實施信息化，可以到人事檔案的利用效率，同時也解決了以往檔案管理工作中易丟失、易毀損等諸多問題。因此，要加強人事檔案管理工作，就必須要提高檔案管理的信息化程度，在資金、設備等方面給予有效的支持，提高設備的專業(yè)化、信息化程度，完善各項支持保障機制，優(yōu)化各項安全管理機制，確保檔案安全。

3）加強技能培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質能力。人是做好各項工作的最關鍵、最基礎的因素。在檔案管理人員的培訓教育當中，要把引進和培養(yǎng)同時抓起來。第一，引進專業(yè)的現代人事檔案管理人才，對檔案實行科學專業(yè)的管理，更要注重不間斷的培養(yǎng)檔案專業(yè)管理知識，持續(xù)性為人事檔案管理注入新鮮理念;第二，企業(yè)日常管理要重視人員的配置情況，投入足夠的人力保障現代人事檔案管理建設工作;第三，加強對人事檔案的重視度，不僅要加強檔案管理人員的職責意識，提升工作責任心，更要重視全體工作人員對檔案的重視程度，嚴格執(zhí)行檔案借閱、管理制度。

3 結語

檔案管理是一項基礎性的工作，對做好人力資源管理工作有著積極的作用。所以要針對單位人事檔案管理中存在的等問題，積極采取提高對人事檔案管理的認識，加強領導和加強培訓，強化隊伍綜合素質以及引入技術，建設信息化系統(tǒng)，不斷提高管理效率和質量。

參考文獻

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