基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

宜玉琴

摘 要：隨著科技的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，我們的檔案管理工作也需要發(fā)生轉(zhuǎn)變，新的時(shí)代背景給我們的管理工作提出了新的要求。在檔案管理的過程中，我們要利用先進(jìn)的科技手段，對(duì)電子信息技術(shù)多加利用，同時(shí)要注意提升專業(yè)人員的素質(zhì)，提高他們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，這樣才能提高我們的工作水平。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;創(chuàng)新;基層單位

在當(dāng)今社會(huì)各項(xiàng)制度不斷完善、社會(huì)生產(chǎn)力不斷發(fā)展、科學(xué)技術(shù)與電子信息技術(shù)不斷進(jìn)步的時(shí)代背景下，人才成了提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)機(jī)要素之一。在這種情況下，我們?nèi)羰窍雽?duì)人才施行一個(gè)行之有效的管理制度，那么就必須做好檔案的工作。在人才流動(dòng)范圍大、速率快，人們?cè)絹碓街匾晜€(gè)人信息安全性的社會(huì)條件下，人們?cè)絹碓街匾暀n案的作用。在新時(shí)代的社會(huì)背景下，檔案管理工作的重要基礎(chǔ)性表現(xiàn)的尤為突出，其高質(zhì)量管理的常態(tài)化進(jìn)行也是需要我們多多關(guān)注并足夠重視的，這就要求相關(guān)的管理人員不僅要把日常的、傳統(tǒng)的工作完成好，還要具有極高的前瞻性，又有較強(qiáng)的創(chuàng)新性思維和新的工作思路，在實(shí)際的工作中切實(shí)的完善人員檔案的管理制度，提升相關(guān)工作的工作水平。在這樣的過程中，檔案管理工作者要提升三方面的水平——保證與完善相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施、充分提供相關(guān)的資源與建立健全相關(guān)的信息制度，這樣才能切實(shí)的提高我們檔案管理工作的質(zhì)量與相關(guān)從業(yè)人員的服務(wù)水平。

1 創(chuàng)新檔案管理方法的重要性

大眾創(chuàng)業(yè)與創(chuàng)新的時(shí)代背景下，企業(yè)人員的管理工作也應(yīng)該得到發(fā)展與突破。結(jié)合到檔案管理的方面，在相關(guān)工作中最為重要的創(chuàng)新就應(yīng)該是管理理念的轉(zhuǎn)變與管理模式的變革。在信息化高速發(fā)展的今天，我們所能掌握的科技手段與技術(shù)手段與過去已經(jīng)迥然不同了。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，我們可以通過現(xiàn)代化的科技手段調(diào)整檔案的管理結(jié)構(gòu)與管理方法，讓我們的檔案管理工作盡量做到“以人為本”，利于員工信息的優(yōu)化結(jié)合與存儲(chǔ)。這樣，我們就可以使日常的檔案管理工作擺脫一些傳統(tǒng)觀念的束縛與制約，使我們的工作再不僅僅只是一個(gè)信息的整合與相關(guān)文件的存儲(chǔ)。我們可以通過科學(xué)有效的方法，使相關(guān)的檔案得以再利用，從而在原有工作的基礎(chǔ)之上，再創(chuàng)造出一些新的價(jià)值。通過這樣的轉(zhuǎn)變，我們可以糾正和改變先前工作中的一些錯(cuò)誤的方法，總結(jié)以前管理工作中出現(xiàn)的問題，這樣可以使我們更好的彌補(bǔ)自身工作的不足，進(jìn)而提高我們的工作效率、實(shí)現(xiàn)我們的管理目標(biāo)。

創(chuàng)新檔案管理工作方法的另一項(xiàng)重要作用在于開創(chuàng)新的思維模式。我們要認(rèn)識(shí)到，檔案的管理工作不再僅僅只是一個(gè)人的事，而是大家的事情。在當(dāng)今社會(huì)，檔案是我們每個(gè)人，個(gè)人履歷的縮影，亦是重要的證明材料。我們每個(gè)人都應(yīng)對(duì)自己的檔案負(fù)責(zé)任，并不是交予單位就可以棄之不管了。在新的檔案管理方法中，管理人員可以充分調(diào)動(dòng)大家的積極性，讓大家也參與管理。這種管理并不是一種對(duì)管理人員的“分權(quán)”，而是要提升員工的責(zé)任感與參與感。例如，可以讓員工定期與管理人員溝通，看看有什么材料需要補(bǔ)充。尤其是在員工的調(diào)任、入黨等重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，員工對(duì)自己相關(guān)材料的熟悉程度一定是要強(qiáng)于管理人員的。這時(shí)就需要管理人員與員工兩方之間相互溝通、及時(shí)補(bǔ)充，這樣可以最大程度的保證員工檔案的完整性與準(zhǔn)確性。

2 現(xiàn)存的檔案管理的缺點(diǎn)

伴隨著科技的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，中國的經(jīng)濟(jì)得到了長足的發(fā)展，我們的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也得到了廣泛的應(yīng)用，這些新技術(shù)的使用給各行各業(yè)都帶來了全新的變化。然而就是在這樣的時(shí)代背景下，我們對(duì)新技術(shù)的利用與使用都做的并不好，在檔案管理的過程中，我們的相關(guān)管理工作也要跟隨著科技的進(jìn)步作出改變。但是在實(shí)際的工作過程中，單位的檔案管理工作往往跟不上科技的進(jìn)步的步伐。在現(xiàn)行的條件下，還有很多的單位沿用著較為傳統(tǒng)的檔案管理手段，并且相關(guān)的設(shè)施也較為陳舊，管理的方式也較為單一。

并且，相關(guān)從業(yè)人員的素質(zhì)也有待提升。隨著時(shí)間的變化與技術(shù)的進(jìn)步，涉及到檔案管理的客觀環(huán)境也發(fā)生了較大的變化，然而，相關(guān)從業(yè)人員的水平卻不一定有顯著的提升。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，大多數(shù)企業(yè)都較為看中“實(shí)物”材料的管理，因而主要是對(duì)紙質(zhì)檔案的管理較為嚴(yán)格，在實(shí)際的工作過程中，相關(guān)的人員也多采用“手動(dòng)”的方式對(duì)相關(guān)的文件進(jìn)行整理、分類與歸檔。在日常檢索的過程中，也主要是依靠“肉眼”進(jìn)行查找，相關(guān)的從業(yè)人員并沒有受到過相對(duì)專業(yè)的信息化訓(xùn)練。這些管理人員并沒有被要求使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)進(jìn)行操作，更不需要掌握高效便捷的管理方法。因而在工作中，這些有關(guān)的人為因素，會(huì)在一定程度上阻礙管理工作的發(fā)展。

3 創(chuàng)新工作思路的分析

3.1 提升管理人員的素質(zhì)與專業(yè)技能

在新的社會(huì)背景與新的社會(huì)形勢(shì)下，我們的工作要盡可能的滿足數(shù)字化的要求，要盡力的做到與時(shí)代接軌。在企業(yè)的工作中，我們也要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。在實(shí)際的培訓(xùn)過程中，我們要通過組織學(xué)習(xí)、專業(yè)指導(dǎo)互相考察等方式，提升相關(guān)管理人員的職業(yè)能力與專業(yè)技術(shù)水平。同時(shí)我們也要嚴(yán)把思想關(guān)，要通過各種手段嚴(yán)格把握從業(yè)者的思想，爭(zhēng)取在實(shí)際工作中建立一支政治觀念強(qiáng)、專業(yè)水平高，思想覺悟高、職業(yè)紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。

首先，相關(guān)的單位要積極組織各項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)與專業(yè)技能的培訓(xùn)活動(dòng)，要不定期的組織相關(guān)的專項(xiàng)培訓(xùn)，要制定學(xué)習(xí)時(shí)間的要求。在思想教育的過程中，我們可以激發(fā)相關(guān)人員的工作熱情，提升他們的使命感與參與感。在這之中，最重要的是要樹立相關(guān)人員的責(zé)任心。在檔案管理工作中，最為重要的就是責(zé)任心。只要樹立了良好的責(zé)任意識(shí)，才能保證后續(xù)工作的高質(zhì)量完成。在實(shí)際的工作中，我們要注重要求的確立，要按照相關(guān)的各項(xiàng)規(guī)定，不打折扣的堅(jiān)決執(zhí)行。而在工作中的核心人員更是要強(qiáng)化培訓(xùn)的，要比普通員工的強(qiáng)度更大、要求更高。

3.2 改變傳統(tǒng)的檔案管理模式

在當(dāng)今社會(huì)高速進(jìn)步的時(shí)代背景下，信息技術(shù)已經(jīng)被逐步完善的應(yīng)用在了各個(gè)領(lǐng)域，在檔案管理的過程中，我們也要對(duì)新型的技術(shù)有所應(yīng)用。我們?cè)趯?duì)檔案進(jìn)行管理的工作中，要使用先進(jìn)的技術(shù)手段，將員工的檔案進(jìn)行錄入與歸檔。電子檔案與其說是紙質(zhì)檔案的替代，不如說是對(duì)紙質(zhì)檔案的補(bǔ)充。電子的檔案具有簡(jiǎn)明清晰、檢索高效與不易遺失的特點(diǎn)，而這些特點(diǎn)更是我們檔案管理工作的關(guān)鍵。因此，有效的利用現(xiàn)代化的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理也是我們應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注的。電子檔案的缺點(diǎn)是容易被人修改，而這點(diǎn)也是我們?cè)趯?shí)際的工作中需要注意的。而這些息技術(shù)的掌握，也需要相關(guān)從業(yè)人員素質(zhì)的提升。

3.3 建立完備的檔案管理系統(tǒng)

檔案的管理工組系統(tǒng)是一個(gè)十分龐大的綜合性系統(tǒng)。我們?cè)趯?shí)際管理的過程中，既要保證檔案相關(guān)信息的機(jī)密性，又要保證我們進(jìn)行管理的便捷性，這就需要我們建立一個(gè)完整的保障體系。由于電子信息設(shè)備的加入，我們可以建立一個(gè)層級(jí)化的管理體系。在實(shí)際的管理過程中，我們可以將管理層定級(jí)，根據(jù)管理人員級(jí)別的差異，賦予不同的管理權(quán)限。這樣既能保證管理的便捷性又可以提升檔案信息的安全性。我們的員工，每人都要對(duì)檔案負(fù)責(zé)任，要形成完善的監(jiān)督機(jī)制，遇到管理不恰當(dāng)?shù)牡胤揭掠谥赋?而相關(guān)的管理人員也要及時(shí)聽取正確的意見，在工作中及時(shí)的查缺補(bǔ)漏，這樣才能完善我們的工作。

參考文獻(xiàn)

[1]汪向東.農(nóng)村電商新進(jìn)展[J].農(nóng)業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息，2017（3）.

[2]張鴻，何軍，魏延安.陜西追趕超越中農(nóng)村電商精準(zhǔn)扶貧問題[J].新西部，2017（Z1）.

[3]張鴻，董偉.陜西縣域電子商務(wù)發(fā)展啟示與趨勢(shì)[J].新西部，2017（29）.