試論機(jī)構(gòu)改革后檔案工作宏觀管理的初步思考

江春香

摘要：伴隨事業(yè)單位分類改革和新一輪黨政機(jī)構(gòu)改革的推進(jìn)，事業(yè)單位檔案管理工作為適應(yīng)機(jī)構(gòu)改革的進(jìn)程也應(yīng)作出相應(yīng)的變化，如何制定適用于新時(shí)期機(jī)構(gòu)改革發(fā)展變化的檔案管理方法，其必要性顯而易見(jiàn)。本文就事業(yè)單位分類改革和新一輪黨政機(jī)構(gòu)改革大環(huán)境下，機(jī)構(gòu)檔案管理工作如何更好地開展進(jìn)行討論。

Abstract： With the classification and reform of public institutions and the reform of the new round of party and government institutions， the archives management of institutions should be adapted to the process of institutional reform， and it is necessary to formulate an archives management method applicable to the development and changes of institutional reform in the new era. In the context of the reform of the classification of public institutions and the reform of the new round of party and government institutions， this paper discusses how the organization archives management work can be better carried out.

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)改革;檔案工作;宏觀管理

Key words： institutional reform;archives work;macro management

中圖分類號(hào)：G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1006-4311（2019）30-0071-02

0 ?引言

我國(guó)檔案管理工作已經(jīng)發(fā)展了很長(zhǎng)一段時(shí)間了，在多年的檔案管理工作進(jìn)程中，實(shí)踐總結(jié)了大量的、有益于服務(wù)機(jī)構(gòu)改革的檔案管理工作豐富經(jīng)驗(yàn)，但隨著我國(guó)機(jī)構(gòu)改革進(jìn)程的大步推進(jìn)，之前的檔案管理方法也就在一定程度上存在局限性，這制約了我國(guó)機(jī)構(gòu)體制改革進(jìn)一步的優(yōu)化。新時(shí)期檔案管理工作應(yīng)如何開展呢？

1 ?建立信息化的檔案管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)信息化在我們的日常生活中有著方方面面的影響，信息化的利用既豐富了我們的生活也便利了我們的工作。同樣我們機(jī)構(gòu)的改革推進(jìn)離不開信息化網(wǎng)絡(luò)，服務(wù)于機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案管理工作，也要順應(yīng)潮流全面進(jìn)行升級(jí)。這樣既符合新時(shí)代機(jī)構(gòu)改革精簡(jiǎn)、便捷的要求又順應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)革新大潮的手段更新。檔案管理工作在工程實(shí)施進(jìn)展中發(fā)揮著重要作用，它所提供的可參考、可查閱等功能，大大提高了工作效率與工作質(zhì)量。在機(jī)構(gòu)檔案管理信息化的過(guò)程中，大多機(jī)關(guān)部門在思想上不夠重視檔案管理工作，很少會(huì)專門將檔案工作納入總體工作部署，我們應(yīng)始終恪守國(guó)家對(duì)檔案管理工作信息化的各方面標(biāo)準(zhǔn)規(guī)章，又不拘泥于條條框框，結(jié)合自身進(jìn)程的特點(diǎn)，制定符合實(shí)際情況的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，合理地管理本單位檔案資料。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有較多難以避免的缺陷，例如：隨著時(shí)間的延伸，檔案材料會(huì)越積越多，對(duì)空間的需求會(huì)越來(lái)越大，部分檔案也會(huì)因?yàn)殚L(zhǎng)期裸露在空氣中慢慢老舊、更具有怕水怕火等等問(wèn)題。事業(yè)單位檔案工作實(shí)現(xiàn)信息化管理，正好是填補(bǔ)老舊檔案管理方式的種種不足。不僅如此檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的優(yōu)勢(shì)還有，將老檔案數(shù)字化儲(chǔ)存在云端的保險(xiǎn)，更加方便、科學(xué)、系統(tǒng)。通過(guò)實(shí)行這樣的檔案管理模式就可以對(duì)原有的檔案管理模式進(jìn)行一個(gè)深刻的優(yōu)化，為如火如荼的機(jī)構(gòu)改革，提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持，完善合規(guī)管理體系，構(gòu)建應(yīng)有的檔案建設(shè)格局，形成責(zé)權(quán)明確、流程清晰、監(jiān)督有力、運(yùn)行高效的合規(guī)管理工作機(jī)制是檔案工作的必由之路，但是，現(xiàn)在我國(guó)檔案信息化僅是處于一個(gè)懵懂的起步階段，這首先就要高層領(lǐng)導(dǎo)的重視度，還要儲(chǔ)備這方面人才。檔案管理堅(jiān)持引用信息化技術(shù)，不斷完善檔案管理系統(tǒng)，改進(jìn)提升檔案管理工作模式的一條必經(jīng)之路。

2 ?提升管理人員素質(zhì)規(guī)范交接制度

2.1 提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

信息化檔案管理需要一大批較為專業(yè)的人員，而目前儲(chǔ)備方面存在極大的不足，大多數(shù)機(jī)構(gòu)現(xiàn)有的檔案管理人員，技術(shù)能力不能很好地適用于我國(guó)機(jī)構(gòu)改革的發(fā)展。因此，檔案管理人員專業(yè)化的問(wèn)題已經(jīng)迫在眉睫。這個(gè)問(wèn)題的根本解決途徑就是，對(duì)各機(jī)構(gòu)檔案管理人員從思想上、從知識(shí)結(jié)構(gòu)上、從技術(shù)水平這三方面進(jìn)行全面提升。提升的途徑是進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，明確保管責(zé)任。在進(jìn)行檔案交接工作時(shí)，要及時(shí)做好臺(tái)賬，將資料名稱、數(shù)量、單位、年度等信息詳細(xì)記錄，并由交接雙方各自留存由移交人、接交人簽字的憑證。規(guī)范移交程序不僅方便檔案管理，同時(shí)也是對(duì)相關(guān)人員的一種保護(hù)。培訓(xùn)指導(dǎo)第一步加強(qiáng)機(jī)構(gòu)檔案管理人員思想的轉(zhuǎn)變，促使其認(rèn)識(shí)到自身檔案知識(shí)體系的不足，并真正認(rèn)識(shí)到新技術(shù)的重要性;第二步是對(duì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)培訓(xùn)，不斷提高其個(gè)人素養(yǎng)，才能更好的開展檔案管理工作;第三步是強(qiáng)化檔案管理人員信息技術(shù)能力，使其掌握可以滿足于機(jī)構(gòu)改革不斷發(fā)展所需要的技能。

2.2 檔案內(nèi)容與互聯(lián)網(wǎng)+相結(jié)合

目前，越來(lái)越多的領(lǐng)域在跟互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行著融合，我們正進(jìn)入由互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)信息能源+各個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)的經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要時(shí)期。檔案部門也不可避免地卷入“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的浪潮，我們應(yīng)該并且也可以借此浪潮發(fā)出自己的光彩。檔案管理工作搭載上互聯(lián)網(wǎng)這一巨大的信息傳播快車道，借助互聯(lián)網(wǎng)這一平臺(tái)來(lái)對(duì)企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行全方位的檔案服務(wù)業(yè)務(wù)，以互聯(lián)網(wǎng)為檔案管理服務(wù)的主體線路，來(lái)構(gòu)架一個(gè)全方位，多元化，反應(yīng)靈敏的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理體系。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”說(shuō)的就是將檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來(lái)，利用網(wǎng)絡(luò)的便利將檔案管理工作做到更加貼近服務(wù)者。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理工作的深層次優(yōu)化升級(jí)力主打造檔案管理工作系統(tǒng)的加強(qiáng)版。自從“互聯(lián)網(wǎng)+”的概念提出以來(lái)，各個(gè)領(lǐng)域都展開了相應(yīng)的研究。在綜合檔案學(xué)界各學(xué)者關(guān)于“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的研究成果基礎(chǔ)上，得出自己的理解：“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”是指?jìng)鹘y(tǒng)的檔案信息服務(wù)行業(yè)借助現(xiàn)代信息技術(shù)，通過(guò)新媒體、社交網(wǎng)絡(luò)等互 聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)形成新的管理和服務(wù)體系，使傳統(tǒng)的檔案服務(wù)業(yè)充分利用互聯(lián)網(wǎng)低成本、高效率的特點(diǎn)，打破地域、時(shí)間甚至行業(yè)壁壘，將檔案信息服務(wù)在新 的聯(lián)盟下（與政府、企業(yè)、公眾生態(tài)圈的融合）實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化，發(fā)揮檔案服務(wù)的最優(yōu)化。

2.3 加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理

檔案管理工作中檔案資料的安全問(wèn)題一直是檔案管理工作互聯(lián)網(wǎng)化的一大難題，檔案數(shù)據(jù)很有可能會(huì)受到計(jì)算機(jī)病毒的破壞從而造成資料的丟失，制定可行的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，改進(jìn)安全防護(hù)技術(shù)，強(qiáng)化安全責(zé)任，保障數(shù)據(jù)交換、信息傳遞、資料共享安全和有效利用。為加強(qiáng)組織企事業(yè)單位計(jì)算機(jī)安全管理，保障計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的正常運(yùn)行，發(fā)揮辦公自動(dòng)化的效益，保證工作正常實(shí)施，確保涉密信息安全，一般需要指定專人負(fù)責(zé)機(jī)房管理，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定計(jì)算機(jī)安全管理制度每一份工作必須責(zé)任到個(gè)人，每一份檔案的具體歸屬應(yīng)做好詳細(xì)的數(shù)據(jù)備份，備份的同時(shí)應(yīng)做到可以在一定權(quán)限下信息查閱。假如說(shuō)一旦出現(xiàn)管理人員離職的情況，要求離職人員與繼任者做一個(gè)詳細(xì)的資料交接，特別是信息化數(shù)據(jù)的交接，同時(shí)留下有效聯(lián)系方式方便以后出現(xiàn)問(wèn)題可以進(jìn)行及時(shí)的交流，這樣也是對(duì)檔案管理的一個(gè)制度的保證。另外，一些需要保密的檔案文件管理，應(yīng)做到一份檔案對(duì)應(yīng)一個(gè)檔案責(zé)任人，這樣在保證檔案的機(jī)密性，確保了檔案的安全性。

3 ?加入新的工作內(nèi)容

3.1 預(yù)防設(shè)備故障問(wèn)題

將檔案管理工作互聯(lián)網(wǎng)化，就需要相關(guān)部門時(shí)刻防范網(wǎng)絡(luò)設(shè)備出現(xiàn)故障，進(jìn)而造成檔案數(shù)據(jù)的丟失與破壞。這就需要網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在建設(shè)初期就必須要考慮到此類安全隱患問(wèn)題的發(fā)生，并做好相應(yīng)的應(yīng)急準(zhǔn)備措施。假設(shè)當(dāng)儲(chǔ)存著檔案資料的計(jì)算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)技術(shù)故障時(shí)應(yīng)如何做出應(yīng)急處理。數(shù)據(jù)資料為了防止丟失、遺漏、破壞等問(wèn)題就需要將儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行云端上傳，并在備用儲(chǔ)存庫(kù)進(jìn)行相應(yīng)資料的備份這就對(duì)數(shù)據(jù)資料的保護(hù)提供了三重保險(xiǎn)。

3.2 檔案信息應(yīng)做到加密嚴(yán)謹(jǐn)

檔案信息的加密工作應(yīng)做到態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)，加密工作的主要目的是通過(guò)數(shù)據(jù)加密的手段來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行安全防護(hù)。預(yù)防一切試圖通過(guò)利用通信設(shè)施的漏洞來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行竊聽(tīng)目、泄漏、篡改和破壞等違法問(wèn)題，將一些需要保密的信息進(jìn)行嚴(yán)密的保護(hù)起來(lái)。任何需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑來(lái)傳輸?shù)臋n案資料在傳輸之前必須經(jīng)過(guò)特殊的加密算法進(jìn)行加密，要對(duì)檔案信息制定特別嚴(yán)格的信息知情范圍篩查以防止一些保密信息通過(guò)非法渠道在未授權(quán)的情況下被泄露或篡改。通過(guò)對(duì)資料的層層加密以及對(duì)資料接收者的信息嚴(yán)格審查才能更好地確保檔案信息不被泄露與破壞。

3.3 控制訪問(wèn)的權(quán)限

對(duì)訪問(wèn)用戶的權(quán)限進(jìn)行限制，是當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)最根本的安全防范與自我保護(hù)手段，這樣做的主要目的是保護(hù)檔案資源以及相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)資料不被非法利用或者非法傳播。具體說(shuō)來(lái)既需要對(duì)訪問(wèn)人員進(jìn)行訪問(wèn)限制。例如說(shuō)可以設(shè)定為哪個(gè)類型的用戶、哪種區(qū)域的網(wǎng)絡(luò)、哪個(gè)時(shí)間段可以對(duì)資源進(jìn)行登錄訪問(wèn)。還有就是控制用戶的訪問(wèn)權(quán)限，用戶可以訪問(wèn)哪類的資源不可以接觸到哪類的信息。一旦出現(xiàn)對(duì)保密信息進(jìn)行搜索或者非法入侵就需要安全系統(tǒng)立刻進(jìn)行追蹤并將泄密信息進(jìn)行第一時(shí)間的反饋，以尋求降低遭受的損失。同時(shí)也應(yīng)該對(duì)網(wǎng)站信息進(jìn)行特定設(shè)置以防檔案信息被非法拷貝、篡改和破壞。加強(qiáng)利用防火墻來(lái)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行防護(hù)，可以允許登錄客戶瀏覽其經(jīng)常需要瀏覽的檔案資料，禁止用戶對(duì)資料進(jìn)行刪除、更改或者備份。進(jìn)而達(dá)到防止網(wǎng)絡(luò)中的不法分子入侵檔案部門的數(shù)據(jù)保護(hù)屏障，又或者可以理解為雙向控制數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪M(jìn)出流向，設(shè)置不同的準(zhǔn)入門檻。這樣做既可以阻止對(duì)本機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問(wèn)，又可以阻止機(jī)要信息、專利信息從該機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。

3.4 計(jì)算機(jī)設(shè)備要進(jìn)行病毒防治

當(dāng)檔案工作實(shí)現(xiàn)檔案資料網(wǎng)絡(luò)化后，這就意味著檔案管理工作就需要面對(duì)計(jì)算機(jī)病毒這一無(wú)處不在的敵人。計(jì)算機(jī)病毒是附在計(jì)算機(jī)軟件中的隱蔽的小程序，它和計(jì)算機(jī)其他工作程序一樣，但會(huì)破壞正常的程序和數(shù)據(jù)文件。惡性病毒可使整個(gè)計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)崩潰，數(shù)據(jù)全毀。要防止病毒侵襲主要是加強(qiáng)管理，不訪問(wèn)不安全的數(shù)據(jù)，使用殺毒軟件并及時(shí)升級(jí)更新。當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境網(wǎng)絡(luò)病毒泛濫這樣的情況對(duì)計(jì)算機(jī)的安全問(wèn)題造成了巨大的困擾，它以各種格式存在，無(wú)處不在的想要破壞計(jì)算機(jī)設(shè)備的安全運(yùn)行，從而達(dá)到破壞檔案資料完整性的破壞影響。為了應(yīng)對(duì)此列事情的發(fā)生，應(yīng)積極采用國(guó)家網(wǎng)絡(luò)安全部門批準(zhǔn)的查毒、殺毒軟件，時(shí)刻將網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題放在心上，著重關(guān)注各種對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備存在隱患的網(wǎng)絡(luò)病毒，及時(shí)應(yīng)對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害。

4 ?結(jié)論

總之，隨著我國(guó)機(jī)構(gòu)改革的不斷深入，檔案管理工作越來(lái)越突出其重要性。我們應(yīng)該抓住時(shí)機(jī)，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，切實(shí)履行檔案職責(zé)，深化檔案法制建設(shè)，狠抓檔案規(guī)范管理、強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，立足實(shí)際，銳意進(jìn)取，圓滿完成了各項(xiàng)工作任務(wù)，切實(shí)推進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)穩(wěn)步提升，按照社會(huì)主義體制改革發(fā)展的基本趨勢(shì)，采取切實(shí)可行的有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，更好地為機(jī)構(gòu)改革服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]薛君妍.試論對(duì)檔案管理模式改革的若干建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（05）.

[2]楊玉榮.公共管理環(huán)境下檔案管理實(shí)踐研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（04）.

[3]陳健民.檔案管理工作運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新[J].延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（01）：104-106.

[4]劉雅偉.淺談檔案管理信息化建設(shè)的必要性[J].價(jià)值工程，2018，37（22）：139-140.