城建紙質(zhì)檔案和電子檔案的并行管理探究

尹輝

摘 要：信息化技術(shù)的快速發(fā)展，使我國城建檔案管理產(chǎn)生了較大改變，在對檔案管理過程中不再采用統(tǒng)一紙質(zhì)檔案管理，而是開始應(yīng)用電子檔案管理模式。需要相關(guān)工作人員注意的是，紙質(zhì)檔案并未被完全舍棄，目前紙質(zhì)檔案和電子檔案處于共存狀態(tài)。在城建檔案管理期間，如何做好紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理工作是一項(xiàng)需要人們探討的問題。下面，針對該項(xiàng)問題進(jìn)行分析，希望文中內(nèi)容能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供借鑒。

關(guān)鍵詞：城建紙質(zhì)檔案;電子檔案;并行管理

一、引言

紙質(zhì)檔案和電子檔案的特點(diǎn)不同，在城建工作中應(yīng)對兩種檔案進(jìn)行合理應(yīng)用，對兩種檔案進(jìn)行并行管理，保證檔案管理的合理性。紙質(zhì)檔案能夠精準(zhǔn)、準(zhǔn)確地反映城市建設(shè)的真實(shí)信息內(nèi)容，而電子檔案在具體應(yīng)用過程中的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在信息保存、傳輸、檢索等多個(gè)方面。近幾年，我國電子信息技術(shù)得到了快速發(fā)展，電子檔案和紙質(zhì)檔案也隨著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)展，也為日后城市的順利建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在未來城市的發(fā)展過程中，紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者在應(yīng)用過程中必然會呈現(xiàn)互補(bǔ)趨勢，相互促進(jìn)發(fā)展。

二、并行管理城建紙質(zhì)檔案和電子檔案的重要性

信息化的持續(xù)發(fā)展使社會中的各個(gè)行業(yè)發(fā)展都發(fā)生了一定的變化，尤其是傳統(tǒng)檔案管理模式發(fā)生了顯著改變，主要體現(xiàn)在管理機(jī)制和方法上，各項(xiàng)內(nèi)容在信息化的沖擊下，將會呈現(xiàn)出一個(gè)新的姿態(tài)，即電子檔案。電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比存在一定優(yōu)勢，但是，紙質(zhì)檔案自身存在的優(yōu)勢也是電子檔案在應(yīng)用期間無法比擬的[1]。通過對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行對比可以發(fā)現(xiàn)，兩者有著一定的聯(lián)系。在信息化社會快速發(fā)展的背景下，電子檔案在具體應(yīng)用過程中具有一定的優(yōu)勢，紙質(zhì)檔案相對來說比較傳統(tǒng)，但是記錄信息內(nèi)容的效果較好，能夠直接保存歷史記錄內(nèi)容;電子檔案在具體應(yīng)用期間，無論是在檔案管理還是在檔案檢索上都具有一定的優(yōu)勢[2]。目前，城建檔案管理期間面臨著許多挑戰(zhàn)，在該背景下，應(yīng)合理將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行融合，充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢，推動經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展。

三、紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者的具體特點(diǎn)

（一）紙質(zhì)檔案特點(diǎn)

所謂紙質(zhì)檔案就是將紙張作為檔案信息內(nèi)容的載體，其是具有保存價(jià)值的文件通過轉(zhuǎn)存獲取的，通常不會被篡改，因此，確保了檔案信息內(nèi)容的原始性和檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。紙質(zhì)檔案在具體應(yīng)用期間的一項(xiàng)關(guān)鍵優(yōu)點(diǎn)就是載體穩(wěn)定，通過對符合要求的紙張載體進(jìn)行應(yīng)用，完成對材料內(nèi)容書寫后，將其保存在合理的環(huán)境中，其通常并不會遭到破壞，因此，可以長時(shí)間記錄資料的原始情況，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供合理的考察依據(jù)，進(jìn)而為企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持[3]。紙質(zhì)檔案具有自身的優(yōu)勢，同時(shí)，其劣勢也十分明顯，在對其進(jìn)行保存時(shí)，紙張檔案信息內(nèi)容占用的庫存面積大，容易受外界因素影響，紙張檔案在多次應(yīng)用后，會遭出現(xiàn)一定的磨損，同時(shí)，應(yīng)用正副本同時(shí)入庫管理模式會浪費(fèi)大量的紙;在實(shí)際利用方面，在同一時(shí)間點(diǎn)，紙質(zhì)檔案只能被一個(gè)使用對象使用，無法共享信息資源，這也就降低了檔案的利用率。

（二）電子檔案特點(diǎn)

所謂電子檔案就是利用計(jì)算機(jī)磁盤等電子設(shè)備對信息進(jìn)行存儲，其與紙質(zhì)檔案對應(yīng)。電子檔案利用計(jì)算機(jī)磁盤對信息進(jìn)行存儲，因此，實(shí)際保存環(huán)境與紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境會存在一定的差別，也具有自身的特點(diǎn)。其特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.處理起來相對容易

通過計(jì)算機(jī)可以直接對電子檔案進(jìn)行處理，針對定制文件信息內(nèi)容進(jìn)行分類，并且做好相應(yīng)的匯總工作，將涉及的各項(xiàng)信息內(nèi)容都轉(zhuǎn)變?yōu)樗栊问?，省去了手工環(huán)節(jié)，使處理變得更加簡單。

2.容易實(shí)現(xiàn)共享

電子檔案在實(shí)際應(yīng)用過程中不會受到空間和時(shí)間的限制，能夠通過異地網(wǎng)上信息查詢、借閱，通過互聯(lián)網(wǎng)完成對各項(xiàng)信息內(nèi)容的查詢、瀏覽、下載，可以使多人同時(shí)對信息進(jìn)行應(yīng)用，打破了紙張檔案在應(yīng)用過程中的局限性，電子檔案信息在具體應(yīng)用過程中具有共享性好重復(fù)利用率特點(diǎn)[4]。其在具體應(yīng)用期間缺點(diǎn)為，對技術(shù)過于依賴，載體在應(yīng)用過程中的穩(wěn)定性較差，載體容易遭到破壞。

四、并行管理城建紙張檔案與電子檔案的有效措施

（一）并行管理原則

科學(xué)的管理體系是實(shí)現(xiàn)城建工作體系建設(shè)強(qiáng)化管理、規(guī)范、有序、科學(xué)的基礎(chǔ)。利用層次分明、分工詳細(xì)的檔案管理體系，一方面可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，另一方面也可以保證城建工作順利進(jìn)行。由此可見，從目前我國城市的發(fā)展情況來看，在城建檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)通過并行管理方式對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行管理，在實(shí)際應(yīng)用期間，要對兩種檔案進(jìn)行分析，發(fā)揮不同檔案的優(yōu)勢，通過先進(jìn)技術(shù)操作層面和管理層面，完成相應(yīng)的推進(jìn)工作[5]。并行管理中，每一名工作工作人員、城建檔案參與者在開展各項(xiàng)工作時(shí)，都能夠做到有據(jù)可依，依據(jù)實(shí)際情況，打造一支專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。

（二）做好并行管理的具體措施

1.適當(dāng)更新檔案管理理念，培訓(xùn)管理人員

一些地區(qū)在開展城建檔案管理工作期間，配置的工作人員都為傳統(tǒng)檔案管理人員，他們在實(shí)際工作期間，仍然沿用傳統(tǒng)的方式對檔案進(jìn)行管理，針對現(xiàn)代化電子檔案管理沒有太多操作績效，這也就造成實(shí)際檔案管理效率偏低，對具體工作開展或造成不良影響。因此，為了使這一情況能夠得到改變，城建檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加大對管理人員的培訓(xùn)力度，提高專業(yè)能力，對傳統(tǒng)檔案管理理念進(jìn)行適當(dāng)更新，樹立合理的檔案管理意識，同時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子單位作為整個(gè)管理工作中核心內(nèi)容。

檔案管理人在實(shí)際工作期間要對電設(shè)備在具體應(yīng)用過程中的操作技巧進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而使自身的基礎(chǔ)能力能夠得到進(jìn)一步提高，使其可以更好地勝任相應(yīng)的工作。電子檔案涉及的內(nèi)容十分廣泛，對相應(yīng)工作人員的能力提出了較高的要求，檔案管理人員不僅要具有較強(qiáng)的文字功底，而且還要掌握一定的外語知識和計(jì)算機(jī)知識，只有這樣的工作人員才能夠勝任電子檔案信息管理工作，可見，工作人員要不斷提升自身的綜合性質(zhì)，迎合檔案管理的具體需求。

2.健全基礎(chǔ)檔案管理機(jī)制

在開展新型檔案管理工作的過程中，計(jì)算機(jī)智能化管理是一項(xiàng)重要工作。目前，城建檔案管理工作在具體開展的過程中，仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，這一情況導(dǎo)致檔案管理工作在開展期間會存在許多問題，影響檔案管理工作的順利開展，以及最終工作質(zhì)量[6]。實(shí)際作業(yè)期間，為了使這一情況得到改善，應(yīng)當(dāng)從檔案管理機(jī)制入手，采用合理的方式完成相應(yīng)的調(diào)整工作。在檔案管理機(jī)制內(nèi)容中需要人們健全的內(nèi)容有統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、信息存儲卡標(biāo)準(zhǔn)等多項(xiàng)內(nèi)容。與此同時(shí)，針對電子檔案的整理、保存等各項(xiàng)工作，都要實(shí)時(shí)完成相應(yīng)的優(yōu)化作業(yè)。需要注意的是，電子檔案管理自身存在一定的缺點(diǎn)，因此，在對其應(yīng)用期間，要在體制中彰顯電子檔案自身的明確性和真實(shí)性，從而使電子檔案的作用可以得到合理發(fā)揮。

3.創(chuàng)新管理模式

近幾年，我國信息科學(xué)技術(shù)得到了飛速發(fā)展，在該背景下，城建檔案管理的發(fā)展要緊跟時(shí)代的發(fā)展腳步，針對檔案管理內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)創(chuàng)新，并且要做好相應(yīng)的吸收工作，主動依據(jù)實(shí)際情況，制定一套合理的電子檔案管理體系，同時(shí)，在該過程中要將紙張作為信息內(nèi)容的基本載體，檔案管理模式可以通過長時(shí)間的積累，不斷拓展。相關(guān)工作人員在具體作業(yè)期間，優(yōu)化管理模式時(shí)，可以通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)完成對大部分管理工作。例如，對于電子檔案整理工作，工作人員利用計(jì)算機(jī)就能夠?qū)Ω鳈n案進(jìn)行劃分，并不需要對文件載體進(jìn)行轉(zhuǎn)移。管理內(nèi)容實(shí)現(xiàn)方面，電子檔案也要形成較好的規(guī)律，各方面要做好文件組合，構(gòu)建一套完善的電子檔案。

一些地區(qū)雖然制定了電子檔案制度，但是受實(shí)際工況情況影響，針對同一內(nèi)容的紙質(zhì)檔案和電子檔案要同步歸檔，通過該操作方式，一方面可以保證檔案信息內(nèi)容的完整性，另一方面也可以共享網(wǎng)絡(luò)資源，使紙張檔案和電子檔案在應(yīng)用期間能夠?qū)崿F(xiàn)互補(bǔ)。

五、結(jié)語

在開展城建檔案工作的過程中，紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者都發(fā)揮著重要作用，兩種檔案在實(shí)際應(yīng)用期間具有著不同的意義和作用，這應(yīng)當(dāng)引起相關(guān)工作人員的注意。因此，在城建檔管理工作發(fā)展期間，要采用合理方式制定一套合理的措施，從而使紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種不同的管理模式可以并行發(fā)展，進(jìn)而使城建檔案管理效益能夠得到進(jìn)一步提高。

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