科技報告規(guī)范撰寫問題分析及其對策

夏艷紅 黃曉林

摘 要：科技報告是科技項目技術(shù)研究內(nèi)容的學(xué)術(shù)性完整表述。然而，由于科技報告類型眾多、提交環(huán)節(jié)繁雜、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等原因，使得提交上來的科技報告質(zhì)量良莠不齊，其科技含量和應(yīng)用價值大大降低。本文以湖南省科技報告審核數(shù)據(jù)為樣本，對科技報告中的常見問題統(tǒng)計分析，并提出了提高科技報告撰寫質(zhì)量的針對性對策和建議。

關(guān)鍵詞：科技報告;撰寫規(guī)范;問題分析;對策建議

引言

科技報告起源于美國，相較于美國、歐盟，我國科技報告工作雖然起步較晚[1]，但是發(fā)展較快。自2014年啟動國家科技報告制度以來，我國科技報告工作體系已基本建立，科技報告收藏量增長迅速。

科技報告是科學(xué)技術(shù)報告的簡稱，一般由科研人員撰寫完成的，為了描述其從事的科研、設(shè)計、工程、試驗和鑒定等活動的過程、進(jìn)展和結(jié)果，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式編寫而成的特種文獻(xiàn)[2]。眾所周知，科技報告的質(zhì)量影響著科技報告的積累、傳播、交流和使用的有效性，并影響著后續(xù)科技成果的轉(zhuǎn)化、挖掘和利用。目前，我國科技報告工作開展時間不長，科技報告質(zhì)量良莠不齊，如何提高科技報告的質(zhì)量，是亟需解決的重要問題。

本文對湖南省2018年上半年的科技報告審核情況及退回修改原因進(jìn)行了統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)規(guī)范科技報告培訓(xùn)有利于提高科技報告的質(zhì)量。

一、湖南省科技報告審核情況

自2018年科技報告呈交納入湖南省科技管理信息系統(tǒng)公共服務(wù)平臺，截止2018年8月底，湖南省科技管理信息系統(tǒng)公共服務(wù)平臺審核員共審核科技報告372篇，其中已審核通過275篇，正在審核97篇。在審核通過的科技報告中，1次性審核通過的86篇，占31.27%，經(jīng)退回修改再次審核的189篇，占68.73%。每篇科技報告平均被審核2.35次/篇。被審核的科技報告具體情況按照單位性質(zhì)、項目申報單位、項目類型和項目所屬地區(qū)等情況具體如下：（1）撰寫科技報告的單位性質(zhì)主要是事業(yè)單位（42.7%）和企業(yè)（56.5%）。（2）提交超過10篇科技報告的單位有湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)提交21篇、中南大學(xué)湘雅醫(yī)院提交（17篇）、湖南大學(xué)（14篇）和中南林業(yè)大學(xué)（14篇）。（2）按照項目類型分?jǐn)?shù)量前三的分別為，省重點研發(fā)計劃-農(nóng)業(yè)領(lǐng)域重點研發(fā)項目一共106篇，省重點研發(fā)計劃-工業(yè)領(lǐng)域重點研發(fā)項目一共98篇，省重點研發(fā)計劃-國際與區(qū)域科技創(chuàng)新合作重點研發(fā)項目一共56篇。（3）科技報告項目所屬地區(qū)主要是長沙地區(qū)，共236篇，其他地區(qū)共136篇。

二、科技報告規(guī)范撰寫問題統(tǒng)計分析

（一）問題分類

在審核的科技報告中，被退回重新修改的原因多種多樣。筆者根據(jù)科學(xué)技術(shù)報告編寫規(guī)則 （GB/T 7713.3-2014）、科學(xué)技術(shù)報告編號規(guī)則 （GB/T 15416-2014）、科技報告元數(shù)據(jù)規(guī)范 （GB/T 30535-2014）等科技報告質(zhì)量的相關(guān)規(guī)范要求，以及筆者的工作經(jīng)驗，對科技報告規(guī)范撰寫常見問題進(jìn)行了歸類。科技報告規(guī)范撰寫常見問題如下表。

（二）問題統(tǒng)計分析

1.總體情況

2.結(jié)構(gòu)和內(nèi)容問題

通過對不合格的報告中的問題進(jìn)行相關(guān)性分析，發(fā)現(xiàn)正文結(jié)構(gòu)問題和內(nèi)容問題的關(guān)聯(lián)較大，具體情況如圖2，正文結(jié)構(gòu)和正文內(nèi)容均有問題的占51.4%（圖2A）。通過對正文結(jié)構(gòu)和內(nèi)容問題進(jìn)一步細(xì)分，結(jié)果如下圖2B和圖2C。不合格報告中出現(xiàn)正文結(jié)構(gòu)不正確的問題比例（81.18%）遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于正文結(jié)構(gòu)不完整的比例（9.81%）。不合格報告中出現(xiàn)正文內(nèi)容不完整的比例（79.7%）也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過正文內(nèi)容不適宜（17.8%）。結(jié)果顯示，正文結(jié)構(gòu)不正確和內(nèi)容不完整是科技報告纂寫過程中最容易出現(xiàn)的錯誤。

3.目錄索引問題

目錄清單具體包括目錄、插圖清單和附表清單。如圖3所示，因目錄索引問題被退回的報告多是因為目錄和圖表清單缺少（18.7%），或者格式（75.8%）上存在問題，如目錄索引內(nèi)容無對應(yīng)的頁碼、不能跳轉(zhuǎn)到正文對應(yīng)位置等。

4.基本信息問題

通過對不合格報告中基本信息中存在的問題進(jìn)行統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，報告類型填寫錯誤（41.34%， 圖4）和延期公開的報告未注明延期公開的理由（41.34%， 圖4），這兩個問題在填寫基本信息表時最容易出現(xiàn)。

5.不當(dāng)措辭和事務(wù)性內(nèi)容問題

在實際審核過程中，我們發(fā)現(xiàn)被退回修改的報告中經(jīng)常出現(xiàn)“本項目”、“課題組”等不當(dāng)措辭，以及人才培養(yǎng)、團(tuán)隊介紹、經(jīng)費使用等應(yīng)刪除的事務(wù)性內(nèi)容表述。而且，這兩類問題在被退回的報告中有一定的關(guān)聯(lián)。為此，我們將這兩類問題提出來進(jìn)行統(tǒng)計分析。兩者關(guān)聯(lián)情況如下圖5，其中事務(wù)性內(nèi)容問題占14.6%，不當(dāng)措辭問題為44.2%。

6.不足之處

由于審核習(xí)慣的問題，審核員一般不會對科技報告字體字號、行距、頁邊距等對科技報告質(zhì)量影響較小的問題提出修改意見，而是在加工過程中直接修正，導(dǎo)致一些細(xì)小但比較普遍的問題可能未被統(tǒng)計出來，這是本文研究的不足之處。

三、結(jié)語

科技報告既是科技管理部門進(jìn)行科技項目監(jiān)督管理的重要工具，又是科研工作者開展后續(xù)科研活動的有益參考[3; 4]?？萍紙蟾嫖墨I(xiàn)質(zhì)量將直接影響科技報告的可讀性和內(nèi)容的完整度。同時，科技報告質(zhì)量受科技報告政策制、研究者的認(rèn)識和撰寫水平、項目屬性、項目實施情況及審核控制等因素的影響。由于，科研人員是科技報告資源形成的核心主體[5]，因此，為避免科技報告規(guī)范撰寫中出現(xiàn)的常見問題，提高科技報告文獻(xiàn)質(zhì)量[6]，應(yīng)做到以下幾點。（1）完善相關(guān)政策文件，建立激勵機(jī)制?？萍紙蟾婕顧C(jī)制可包括：對報告撰寫者和報告組織管理者的激勵機(jī)制[7]。（2）優(yōu)化和明確科技報告形式規(guī)范。從科技報告的內(nèi)涵出發(fā)，對科技項目中需納入科技報告陳述范圍的內(nèi)容進(jìn)行明確界定，并分別制定適用不同類型科技項目的科技報告撰寫模板或參考指導(dǎo)。（3）對科研人員進(jìn)行科技報告規(guī)范化培訓(xùn)。強(qiáng)化科研人員科技報告撰寫能力，培養(yǎng)科研人員的科技報告意識，加強(qiáng)科技報告撰寫差異性培訓(xùn)[7]，有利于提高科技報告的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1] 喬振，高巍，吳艷艷.國內(nèi)科技報告質(zhì)量控制與評價研究：以山東省科技計劃科技報告為例[J].現(xiàn)代情報，2016，36（4）：124-127.

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[3] 朱麗波，裴雷，孫建軍.科技報告質(zhì)量評價指標(biāo)體系研究[J].圖書情報工作，2015（23）：80-84.

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